เตรียมรับมือ กับ ความท้าทายใหม่ ของ งาน HR
| ปีเก่าผ่านไปพร้อมกับผลงานที่น่าพอใจบ้าง ไม่น่าพอใจบ้าง แต่ถึงอย่างไรก็คงจะไปแก้ไขอะไรไม่ได้แล้วนะครับ สิ่งที่ดีที่สุด ณ ตอนนี้คือ ทำอย่างไรจึงจะสามารถนำเอาความผิดพลาดในปีที่ผ่านมามาเป็นบทเรียน นำเอาสิ่งดีๆ ในปีที่ผ่านมา มาเป็นมาตรฐานในการบริหารงานและพัฒนางานให้ดียิ่งๆ ขึ้นในปีต่อไป ความกังวลของหลายๆ คนในตอนนี้คือ แล้วปีหน้าจะเกิดอะไรขึ้นบ้าง เราจะต้องเตรียมตัวปรับเปลี่ยนการบริหาร "งาน" บริหาร "คน" อย่างไร จึงจะไม่เกิดอาการ "เสียดาย" เหมือนในปีที่ผ่านมา อะไรคือโจทย์เก่าที่เราต้องเผชิญหน้ากับมันอีก อะไรคือโจทย์การทำงานที่ท้าทายใหม่ๆ ที่กำลังจะเข้ามาประชิดองค์กรของเราหรือการบริหารงานของเราบ้าง ถ้าเราเริ่มคิดถึงสิ่งเหล่านี้ในตอนนี้ถือว่ายังไม่สายเกินไปที่จะเตรียมวางแผนและรับมือกับปัญหาเก่าและความท้าทายใหม่ๆ ดังกล่าว ก่อนที่เราจะวางแผนเพื่อรับมือกับความท้าทายใหม่ๆ ทางด้านการบริหารคนนั้น สิ่งสำคัญที่เราต้องพิจารณาก่อน คือ ปัญหาที่เกิดขึ้นในปีที่ผ่านมาและส่งผลกระทบต่อองค์กร ส่งผลกระทบต่องานของ HR ในสายตาของผู้บริหารหรือหน่วยงานอื่นนั้นมีอะไรบ้าง เราต้องทำการซ่อมแซมและแก้ไขให้ได้ก่อน เพื่อให้เราสามารถแก้ไขจุดบกพร่องในเชิงการบริหารงานของ HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผมจะขอแนะนำขั้นตอนการวิเคราะห์และแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ ดังนี้ 1. องค์กรคาดหวังอะไรจากงานนั้นๆ (Expected Results) ให้ลองวิเคราะห์ดูว่างานที่เรามีปัญหาในปีที่ผ่านมานั้น จริงๆ แล้วองค์กรคาดหวังอะไรจากงานนั้น เช่น ถ้าเรามีปัญหาเรื่องการสรรหาพนักงานใหม่ เมื่อเราวิเคราะห์แล้ว เราจะพบว่า สิ่งที่องค์กรคาดหวังจากงานสรรหา คือ หาคนที่มีคุณภาพ (Quality) ทันเวลา (Delivery) ด้วยต้นทุนการสรรหาต่ำ (Minimize Cost) 2. เรายังอยู่ห่างจากสิ่งที่ผู้บริหารคาดหวังมากน้อยเพียงใด (Strategy Gap) เพื่อให้เห็นว่าช่องว่างระหว่างสิ่งที่องค์กรคาดหวังกับผลงานที่เราทำได้นั้นมีมากน้อยเพียงใด เราจึงควรกำหนดเป็นเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ว่าในปีต่อไปเราจะต้องตั้งเป้าในเรื่องนั้นๆ เท่าไหร่ เช่น องค์กรคาดหวังว่าเราจะต้องหาคนให้ได้ภายใน 1.5 เดือน แต่ปัจจุบันเราหาได้เฉลี่ยต่อคนอยู่ที่ 2 เดือน ดังนั้น เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ในเรื่องเวลาของการหาคนคือ 0.5 เดือน 3. ปัจจัยอะไรที่นำเราไปสู่ความสำเร็จ (Critical Success Factors) เมื่อเราทราบเป้าหมายเชิงกลยุทธ์แล้ว ให้วิเคราะห์ต่อไปว่าปัจจัยอะไรที่จะทำให้เราหาคนได้เร็วขึ้น เช่น การหาใบสมัคร การสัมภาษณ์ การตรวจร่างกาย การทำสัญญา การยื่นใบลาออกจากที่อื่นของผู้สมัคร ฯลฯ 4. เราจะทราบได้อย่างไรว่าผลที่เกิดขึ้นเป็นอย่างไร (Measurements) สิ่งสำคัญที่จะช่วยให้เรารับทราบและสามารถติดตามความคืบหน้า ของผลงานได้ คือ ตัวชี้วัด เช่น วัดเวลาในการคัดเลือกใบสมัคร วัดเวลาในการสัมภาษณ์ ฯลฯ 5. ทางเลือกในการแก้ปัญหามีอะไรบ้าง (Strategic Option) แต่ละทางเลือกมีข้อดีข้อเสียอย่างไร ให้ลองระดมสมองหรือใช้ความคิดสร้างสรรค์แบบต่างๆ เพื่อหาทางเลือกในการแก้ไขปัญหาการสรรหาคน เช่น การรับสมัครทางอินเตอร์เน็ต การจ่ายค่านายหน้าให้แก่ผู้แนะนำ การสรรหาคนสำรองไว้ก่อน เมื่อถึงเวลาจะสามารถเรียกได้ทันที ฯลฯ และให้วิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือกไว้ 6. เลือกทางเลือกในการแก้ปัญหา (Select Stategic Options) เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียในด้านต่างๆ เช่น ต้นทุน ความเป็นไปได้ ความเหมาะสม ความสะดวก ฯลฯ ว่าทางเลือกใดเหมาะกับการแก้ปัญหาการสรรหาคนที่ล่าช้า หรืออาจจะเลือกทางเลือกผสมกันได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละองค์กร 7. จัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan) การจัดทำแผนปฏืบัติการเปรียบเสมือนแผนที่ที่จะนำเราไปสู่เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่ได้กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นว่า ใคร (Who) จะต้องทำอะไร (What) เมื่อไหร่ (When) อย่างไร (How) และแผนปฏิบัติการนี้จะช่วยให้เราเกิดความมั่นใจว่าปัญหาที่เราเคยประสบนั้นจะลดลงหรือหมดไปในที่สุด เมื่อเราได้แก้ไขปัญหาคาใจที่เกิดขึ้นในปีที่ผ่านมาเรียบร้อยแล้ว เราลองมาดูว่าปีหน้า เรา (HR) จะต้องเตรียมรับมือกับความท้าทายใหม่ๆอะไรบ้าง ผมขอสรุปเป็นประเด็นพร้อมคำแนะนำ ดังนี้ * มาตรฐานสากล (International Standards) มาตรฐานสากลในรูปแบบต่างๆ จะแห่กันเข้ามาในองค์กรของเรามากขึ้นตามกระแสของโลก ไม่มีทีท่าว่าจะชะลอตัว มีแต่จะเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ระบบต่างๆ ที่เข้ามาย่อมหนีไม่พ้นที่จะต้องส่งผลกระทบต่อการบริหาร "คน" เพราะคนคือตัวแปรที่สำคัญที่จะทำให้ระบบนั้นๆ ประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว สิ่งที่สำคัญ คือ เราในฐานะกุนซือด้านการบริหารคนได้เตรียมพร้อมกับข้อกำหนดของมาตรฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับตัวคนไว้พร้อมหรือยัง สิ่งที่เราควรจะเตรียมตัวในเรื่องนี้คือ เราจะต้องศึกษาดูว่า จะมีระบบอะไรบ้างที่จะเข้ามาในองค์กรในบ้านเราในปีหน้าหรือในปีต่อๆ ไป เช่น SA 8000 (Social Acountability) และระบบนั้นๆ เขามีข้อกำหนดอะไรบ้าง เรามีพร้อมแล้วหรือยัง ถ้ายังเราควรจะวางแผนไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ ถึงแม้ว่าองค์กรของเรายังไม่ได้มีการกำหนดเป้าหมายไว้อย่างชัดเจนว่า จะขอการรับรองในระบบนั้นๆ หรือไม่ การเตรียมตัวไว้ก่อนไม่เสียหายอะไร * บรรษัทภิบาล (Good Governance) กระแสนี้ดูเหมือนว่าเกิดขึ้นมานานพอสมควรแล้ว แต่เราจะสังเกตเห็นว่าตั้งแต่ปีนี้เป็นต้นไป เรื่องนี้จะกลายเป็นเรื่องฮิตขึ้นมาภายในระยะเวลาอันสั้น เพราะนักลงทุนเขาต้องการลงทุนในองค์กรที่โปร่งใส ตรวจสอบได้ มีความเป็นธรรม ไม่เอาเปรียบฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับองค์กร รวมถึงจะต้องเป็นองค์กรที่สังคมให้การยอมรับ เพราะความอยู่รอดขององค์กรในอนาคตจะขึ้นอยู่กับการสนับสนุนจากสังคมมากกว่าความมั่นคงภายในองค์กร ในส่วนนี้เราควรจะเตรียมศึกษาดูว่า องค์กรที่จะเป็นบรรษัทภิบาลได้นั้นจะต้องมีอะไรบ้าง เช่น บริษัทที่ดีจะต้องมีจรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจ (Code of Ethics) ที่ชัดเจน การเข้าไปตรวจสอบการบริหารของผู้ขายวัตถุดิบหรือสินค้าให้กับเรา การแสดงค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการจ้างงานให้ผู้ถือหุ้นรับทราบ เรามีข้อมูลพร้อมหรือยัง ถ้ายังให้รีบจัดเตรียมให้พร้อม * การเป็นผู้เล่นตัวจริง (Business Player) แนวคิดนี้ดูเหมือนจะเกิดขึ้นมานานแล้วเหมือนกัน ในปีหน้า HR จะถูกเรียกร้องให้เข้าไปเล่นในบทนี้มากขึ้น เพราะผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารงานในด้านอื่นๆ จะไม่ปล่อยให้เราเป็นตัวลอยอีกต่อไป นอกจากนี้การแข่งขันทางธุรกิจจะเป็นตัวบังคับให้ทั้งเราและเขาต้องมาเล่นบทเป็นพระเอก (Player) ไปด้วยกัน จะขาดใครคนใดคนหนึ่งไปไม่ได้ เมื่อถึงเวลานั้นเราพร้อมที่จะพูดภาษาเดียวกับเขาแล้วหรือยัง แนวคิดในการบริหารธุรกิจของเรามีบ้างหรือยัง หรือเรามีเพียงความรู้ด้าน HR เพียงอย่างเดียว ผมอยากแนะนำให้ HR ที่ต้องเล่นเป็นพระเอกร่วมกับผู้บริหารงานด้านอื่นๆ เข้าไปศึกษางาน ศึกษาระบบการบริหารธุรกิจขององค์กรให้มากยิ่งขึ้น เพื่อให้เข้าใจว่าจุดไหนบ้างที่เราน่าจะเข้าไปช่วยเสริมทัพขององค์กรเราให้แข็งแกร่งขึ้น นอกจากนี้ เราจะต้องมีส่วนเข้าไปร่วมกำหนดเป้าหมายและรับผิดชอบกับหน่วยงานหลักขององค์กรให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ต้องเกาะติดคิดตัง (ขอเอี่ยวด้วยคน) กับเขาไปในทุกๆ ส่วนที่มีผลต่อการสร้างกำไรให้กับองค์กร ถ้าเป็นการแข่งขันกรีฑา เขาบอกว่าให้วิ่งเกาะกลุ่มไว้ อย่าให้เขาทิ้งเราห่างมากเกินไป ไม่งั้นถึงเวลาเข้าใกล้เส้นชัย เราจะเร่งสปีดแซงเขาไม่ทันนะครับ * การบริหารบริการจากภายนอก (Out-Source Management) ทุกธุรกิจเริ่มกลับมามองดูตัวเองมากขึ้นว่ารอยรั่ว ตัวถ่วงหรือกิจกรรมที่ไม่สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรมีอะไรบ้าง หรือกิจกรรมใดที่เราชำนาญน้อยกว่าคนอื่น และจะพิจารณาเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียกับการใช้บริการจากหน่วยงานภายนอก (Out-Source) บางองค์กรถึงกับแยกงานบางส่วนไปตั้งเป็นธุรกิจใหม่เลยก็มี จากหน่วยงานที่ไม่สร้างกำไร ก็จะกลายเป็นบริษัทที่สามารถทำกำไรได้ งานที่เหลือก็จะเป็นงานที่มีความสำคัญและจำเป็นต่อธุรกิจหลักขององค์กรเท่านั้น สิ่งที่ HR จะต้องเตรียมตัวคือ การคัดเลือกและการบริหารจัดการกับหน่วยงานภายนอกให้เกิดประสิทธภาพสูงสุดและองค์กรได้ผลตอบแทนสูงสุด ด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด และเราต้องเตรียมวางแผนรองรับคนที่เกิดจากการใช้บริการจากภายนอก เรามีแผนพัฒนาคนให้สามารถย้ายไปทำงานอื่นได้หรือไม่ เรามีแผนลดกำลังคนแบบค่อยเป็นค่อยไปหรือยัง (ออกแล้วไม่รับใหม่) เรามีแผนในการ Lay-Off คนหรือยัง มีโปรแกรมจูงใจอย่างไรบ้าง * การจ่ายผลตอบแทนตามผลงาน (Performance Based Compensation) ในอนาคตทุกองค์กรจะต้องเปลี่ยนแปลงการจ่ายผลตอบแทนให้อยู่ในรูปของ "Incentive" มากกว่า "สวัสดิการ" เช่น โบนัส แทนที่จะจ่ายตามอายุงาน หรือจ่ายในอัตราเท่ากันทุกคน จะถูกเปลี่ยนไปจ่ายตามผลงานขององค์กร ผลงานของหน่วยงาน และผลงานของแต่ละบุคคลมากขึ้น การแข่งขันที่รุนแรงจะเป็นแรงกดดันให้องค์กรต้องเปลี่ยน เพราะถ้าองค์กรใดยังขืนจ่ายผลตอบแทนแบบ "ประกันราคา" เหมือนกับการประกันราคาข้าวหรือราคาสินค้าเกษตรอื่นๆ ของรัฐบาลไทยแล้ว อนาคตองค์กรนั้นจะอยู่ไม่รอด สิ่งที่เราควรจะเตรียมตัวคือ ศึกษาดูว่าระบบต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการวัดผลงานมีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะก้าวไปจ่ายผลตอบแทนตามผลงานแล้วหรือยัง เช่น ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน ยังเป็นระบบ "การประเมินพฤติกรรมคน" อยู่หรือไม่ นอกจากนี้ ควรศึกษารูปแบบการจ่ายผลตอบแทนในลักษณะต่างๆ ว่าแต่ละองค์กรใช้แบบใดกันบ้าง แต่ละรูปแบบมีข้อดีข้อจำกัดอย่างไร เหมาะสมกับองค์กรของเราหรือไม่ เราควรจะวิเคราะห์สิ่งเหล่านี้ไว้ตั้งแต่ตอนนี้ เพราะเมื่อถึงเวลาจะสามารถตอบคำถามของผู้บริหารได้ทันทีและทันใจ * การประสานวัฒนธรรมองค์กร (Corporate Culture) แนวโน้มการควบรวมกิจการของธุรกิจต่างๆ มีมากขึ้น ธุรกิจจะขยายตัวทั้งในแนวตั้งและแนวนอนมากขึ้น มีการซื้อกิจการบริษัทอื่นๆ เข้ามา เพื่อเสริมความแข่งแกร่งเชิงของการแข่งขัน และสิ่งที่ติดตามมาจากการควบและรวมกิจการ คือ การวมเอาวัฒนธรรมองค์กรที่แตกต่างเข้าด้วยกัน และสิ่งสำคัญของวัฒนธรรมคือ ไม่ใช่สิ่งที่เปลี่ยนได้ภายในวันสองวัน เหมือนกับการย้ายสำนักงานหรือโรงงาน แต่ต้องใช้ระยะเวลาและความระมัดระวังเป็นพิเศษ มิฉะนั้น อาจจะถึงขั้นเจ๊งก็ได้นะครับ คนที่เป็น HR ควรจะใช้โอกาสนี้ในการแสดงบทบาทในการเป็นพระเอกได้ เพราะเรื่องนี้น่าจะเป็นเรื่องที่เราน่าจะถนัดกว่าใครในองค์กร เราจะต้องศึกษารูปแบบ ลักษณะของวัฒนธรรมองค์กรประเภทต่างๆ ให้มากที่สุด ต้องรู้ว่าจุดอ่อนจุดแข็งของวัฒนธรรมองค์กรแต่ละประเภทอยู่ตรงไหน แล้วจุดล่อแหลมของการรวมวัฒนธรรมที่แตกต่างกันนั้นอยู่ตรงไหน จะต้องมีการวางแผนถ่ายเทและผสมวัฒนธรรมทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ถ้าใครยังไม่ค่อยลึกซึ้งเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร ขอแนะนำให้ไปอ่านบทความของอาจารย์สมิต สัชฌุกร ในวารสาร "คน" ฉบับที่ 3/2544 นะครับ * การบริหารในระดับภูมิภาค (Regional Management) ธุรกิจในอนาคตไม่ว่าจะเป็นธุรกิจของต่างชาติหรือของคนไทยก็ตาม จะไม่ถูกจำกัดพื้นที่อยู่เพียงประเทศไทยเท่านั้น แต่จะไปทุกที่ที่มีศักยภาพในการสร้างกำไร แต่ก่อนนี้คนที่จะต้องไปบริหารงานในประเทศอื่นมักจะมีเฉพาะสานงานหลักเท่านั้น เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายโรงงาน แต่ในอนาคตแม้แต่ HR ก็ต้องไปกับเขาด้วย เราต้องไปดูแลพนักงานไทยที่ทำงานในประเทศอื่น เราต้องไปบริหารคนในประเทศอื่น เพราะทุกประเทศต้องอยู่บนพื้นฐานของหลักการบริหารที่เหมือนกัน จะแตกต่างกันไปเพียงแนวปฏิบัติของแต่ละท้องถิ่นเท่านั้น เราจะเดินเคียงคู่ไปกับหน่วยงานอื่นออกไปสู่ภูมิภาคต่างๆ นั้น เราจะต้องเตรียมตัวอย่างน้อยที่สุด คือ ภาษา วัฒนธรรมของท้องถิ่นนั้นๆ กฏหมายแรงงาน จารีตประเพณี รวมถึงลักษณะของคนในท้องถิ่นนั้นๆ ด้วย ต้องถามตัวเราเองว่าเราพร้อมที่จะมีเพียงกระเป๋าใบเดียว แล้วเดินทางได้ทุกเมื่อแล้วหรือยัง หรือการเดินทางไปต่างประเทศยังจะต้องแจ้งล่วงหน้าเป็นเดือนๆ * การบริหารทุนปัญญา (Intellectual Asset) เราอย่าเพิ่งไปตื่นเต้นตกใจกับคำๆ นี้ให้มากนัก เพราะเรายังอยู่ห่างกับมันอีกมาก ในปีหน้าผมคิดว่าเราปีถึงแค่คำว่า "ทักษะ (Skill)" หรือ "ความสามารถ (Competency)" ก็น่าจะเพียงพอแล้วครับ แต่ที่เขียนมาให้ดูเท่านี้ก็เพียงเพื่อจะบอกว่า จุดเป้าหมายปลายทางในอนาคตอยู่ตรงนี้เท่านั้นเอง โจทย์ที่สำคัญของเราในปีหน้า คือ เราจะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานของเรามีทักษะหรือความสามารถอะไรบ้าง ในระดับไหน เราจะวัดมันอย่างไร อย่างน้อยที่สุดคนที่ต้องเจอกับการตรวจสอบ ISO 9000 ฉบับปี 2000 จะต้องได้ตอบคำถามนี้แน่ๆ ผมอยากแนะนำให้เราเริ่มคิดหาวิธีการในการกำหนดว่า งานในแต่ละตำแหน่งนั้นจะต้องมีทักษะหรือความสามารถอะไรบ้าง มีทักษะหรือความสามารถอะไรบ้างที่พอจะวัดได้ เราอาจจะอาศัยมาตรฐานที่มีอยู่ในหน่วยงานต่างๆ เช่น สถาบันพัฒนาฝีมือแรงงานมาประยุกต์ใช้ก็ได้ และควรจัดทำเฉพาะทักษะที่เป็นทางด้านเทคนิคก่อน จะง่ายกว่าการวัดทักษะด้านการบริหารหรือการจัดการ และเราต้องพัฒนาระบบการพัฒนาคนในองค์กรให้ตอบโจทย์ที่ว่า "อบรมแล้วได้อะไร" กับ "อบรมแล้วมีความสามารถเพิ่มขึ้นหรือไม่" ให้ได้ * การบริหารคนออนไลน์ (E-HR) ธุรกิจเข้าสู่การค้าขายที่เรียกว่า E-Commerce การเรียนรู้เข้าสู่ E-Learning แล้วเราจะเข้าสู่ E-HR บ้างไม่ได้เชียวเหรอ ความหมายของ E-HR ในที่นี้หมายถึง เราต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่องาน HR ไม่ว่าจะเป็นการจัดการภายในองค์กร การติดต่อกับบุคคลหรือหน่วยงานภายนอก รวมถึงการเชื่อมโยงไปสู่เวที HR ระดับสากล HR จะต้องเรียนรู้แข่งกับการเกิดขององค์ความรู้ที่มากมายมหาศาล ถ้าเรามัวแต่บริโภคข้อมูลข่าวสารแบบเดิมๆ เราจะไม่ทันคนอื่นเขา หรือเราอาจจะสำลักข้อมูลตายไปเสียก่อน การรู้จักใช้เทคโนโลยีสารสนเทศจะช่วยทุ่นแรงเราไปมาก เราต้องไม่ลืมว่าบทบาที่สำคัญอย่างหนึ่งของ HR คือ การเป็นผู้นำแห่งการเปลี่ยนแปลง (Change Agent) ดังนั้นเราจึงต้องแสวงหาสิ่งใหม่ๆ เข้ามาสู่องค์กรเป็นคนแรกเสมอ สุดท้ายนี้ ขอถือโอกาสอวยพรให้เพื่อนๆ พี่ๆ น้องๆ ชาว HR และท่านผู้อ่านทุกท่านสามารถฝ่าฟันปัญหาอุปสรรคและความท้าทายได้อย่างสบายๆ นะครับ ผมเชื่อว่าไม่มีปัญหาและความท้าทายใดจะเกินความสามารถของเราๆ ท่านๆ ไปได้ ถ้าเราตั้งใจและมุ่งมั่นที่จะทำอย่างจริงจัง ผมเชื่อว่าไม่มีความสำเร็จใดที่ได้มาอย่างง่ายดายปราศจากปัญหาและอุปสรรค ขอให้ใช้สายใยแห่งคุณค่าของบทความนี้และคนอ่านด้วยกันให้เป็นประโยชน์ต่อการบริหารงานและบริหารคนในองค์กรของท่านให้มากที่สุดนะครับ...สวัสดีครับ |
| ณรงค์วิทย์ แสนทอง |