อบรมพนักงานใหม่...อย่างไรดี

พอถึงฤดูการส่งงบประมาณประจำปี ผมจะได้รับคำถามมากมายเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของโครงการต่างๆที่แต่ละหน่วยงานคิดขึ้นมาสำหรับอนาคต เช่นเดียวกัน ในปีนี้มีคำถามหนึ่งที่น่าสนใจเขียนมาถามผม
อีเมล์ของผู้ถามระบุว่า เขาเป็นหัวหน้างานอยู่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลขององค์กรแห่งหนึ่งที่มีขนาดขององค์กรอยู่ในระดับกลางๆ และที่สำคัญมีรายได้อยู่ในระดับกลางๆ ด้วยเช่นกัน อย่างไรก็ดี ปีนี้เป็น ปีแรกที่เขาได้มีโอกาสจัดทำงบประมาณประจำปีสำหรับหน่วยงานของเขา
คำถามของเขาคือว่า ในปีนี้เขาคิดจะจัดทำโครงการเกี่ยวกับการจัดอบรมหรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่เพื่อให้พนักงานใหม่มีความคุ้นเคยกับองค์กรและบุคคลต่างๆภายในองค์กรได้เร็วขึ้น ปัญหาของเขาก็คือควรทำอย่างไรจึงจะดีและมีประสิทธิภาพ คุ้มค่า เพราะการจัดอบรม ไม่ว่าจะจัดอบรมอะไรก็แล้วแต่ ย่อมมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นค่าเสียเวลาคนที่เป็นวิทยากร (ถึงแม้จะเป็นคนข้างในก็เถอะ) ค่าอาหารและค่าเอกสารต่างๆ เป็นต้น
การอบรมหรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่หรือที่เราเรียกกันเป็นภาษาอังกฤษอย่างติดปากว่า Employee Orientation นั้นมีด้วยกัน 2 รูปแบบหลักๆ โดยแบบแรกที่เราเห็นกันบ่อยที่สุด โดยเฉพาะในองค์กรเล็กๆ จะเป็น รูปแบบของการอบรม หรือ ปฐมนิเทศอย่างไม่เป็นทางการ กล่าวคือ พนักงานใหม่ที่เข้ามาจะถูกส่งไปที่แผนกที่ตนเองสังกัดอยู่ จากนั้นในแผนกนั้นๆ ก็จะให้ใครสักคนหนึ่งหรืออาจจะเป็นคนของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเอง เป็นคนพาพนักงาน ใหม่ ไปแนะนำให้ได้รู้จักกับแผนกอื่นๆ รวมถึงสถานที่ต่างๆ ภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น ห้องครัว ห้องน้ำ ห้องอาหาร เป็นต้น
ส่วนแบบที่สอง เป็นรูปแบบของการอบรมหรือปฐมนิเทศอย่างเป็นทางการ กล่าวคือมีการจัดอบรมอย่างเป็นทางการในห้องประชุมโดยมีวิทยากรที่มาให้ความรู้เกี่ยวกับองค์กรอย่างเป็นขั้นเป็นตอน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของโครงสร้างองค์กร ใครเป็นใครในองค์กร แบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้ สวัสดิการต่างๆที่พนักงานพึงได้รับ รวมถึงสินค้าและบริการขององค์กร เป็นต้น
การอบรมอย่างเป็นทางการนั้น มีตั้งแต่การอบรมกันภายในบริเวณบริษัทหรือในห้องประชุมขององค์กร จนไปถึงการอบรมนอกสถานที่ ที่กินเวลา 1-3 วัน
เมื่อพูดถึงเหตุผลของการจัดอบรม หรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่แล้ว ประโยชน์หลักๆ ของการจัดปฐมนิเทศ คือ การลดเวลาในการปรับตัวของพนักงานใหม่ให้เข้ากับองค์กร เพื่อให้เขาสามารถสร้างผลงานให้กับองค์กรได้เร็วที่สุด
นอกจากนี้ยังมีผลพลอยได้อีกอย่างหนึ่งคือ การลดจำนวนการเข้า-ออกของ พนักงาน หรือ staff turnover rate เพราะการจัดอบรมจะทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่า องค์กรใส่ใจและให้ความสำคัญกับตัวพนักงานแต่ละคน และเมื่อพนักงานรู้สึกดีกับองค์กร ความต้องการที่จะอยู่กับองค์กรก็จะมีมากขึ้นเช่นกัน
ส่วนสาเหตุหลักๆ ที่ทำให้หลายๆ องค์กรไม่จัดอบรมหรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่อย่างเป็นทางการ อย่างแรกเลยก็คือปัญหาในเรื่องของงบประมาณค่าใช้จ่าย ตามมาด้วยการขาดผู้รับผิดชอบเรื่องนี้โดยตรง และสุดท้ายคือ มองไม่เห็นหรือไม่ตระหนักถึงความสำคัญและความจำเป็นในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เพราะคิดว่าเดี๋ยวหัวหน้างานก็คงจัดการเอง และถ้าอยู่ไปๆ เดี๋ยวก็คุ้นเคยและปรับตัวได้เอง
การอบรมหรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่จะให้ได้ผลคุ้มค่าต้องทำอย่างต่อเนื่อง ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ เพราะการทำอย่างเป็นทางการจะทำให้ พนักงานรับรู้ถึงความใส่ใจของ
องค์กร แต่การทำอย่างเป็นทางการคงไม่สามารถทำได้ต่อเนื่องเป็นเวลาหลายเดือน ในขณะที่การปฐมนิเทศแบบไม่เป็นทางการจะมีความยืดหยุ่นกว่า ดังนั้นจึงทำได้ในระยะที่ยาวนานกว่า ที่สำคัญ การปรับตัวและการเรียนรู้ของพนักงานไม่ใช่ใช้เวลาเพียงวันหรือสองวันในช่วงเวลาปฐมนิเทศเท่านั้น
ตัวอย่างขององค์กรที่ให้ความสำคัญและประสบความสำเร็จในการจัดอบรมหรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่มีให้เห็นมากมาย ในวันนี้ขอยกตัวอย่างองค์กรที่ให้ความสำคัญในเรื่องของการจัดอบรมพนักงานใหม่ได้ดีมากแห่งหนึ่ง คือ บริษัท ปูนซิเมนต์ไทย จำกัด (มหาชน)
ที่ปูนซิเมนต์ไทย เค้ารับพนักงาน เข้าทำงานทุกวันที่ 1 และ 16 ของเดือนเท่านั้น ไม่ใช่รับทุกวัน โดยพนักงานจะเข้างานวันไหนก็ได้ ทั้งนี้เพื่อให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีระบบระเบียบ
ดังนั้นพนักงานใหม่ที่เข้ามาจะไม่ กะปริดกะปรอยทีละคนสองคน ซึ่งทำให้ยากต่อการจัดอบรมหรือปฐมนิเทศ
เมื่อพนักงานใหม่เข้ามา สิ่งแรกที่ได้รับคือ พนักงานใหม่ทุกคนจะมีพี่เลี้ยงเป็นตัวเป็นตน หน้าที่ของพี่เลี้ยงคือแนะนำการใช้ชีวิตในองค์กร พาไปกินข้าว เป็นที่ปรึกษาปัญหา รวมไปถึงเป็นตัวกลางระหว่าง พนักงานกับองค์กรหากพนักงานมีข้อข้องใจ พี่เลี้ยงพนักงานใหม่นี้เป็นกุศโลบายที่แยบยลในการปลูกฝังวัฒนธรรมองค์กรให้กับ พนักงานใหม่ได้เป็นอย่างดี
ส่วนการอบรมปฐมนิเทศนั้น ทำทั้งในห้องเรียน โดยมีผู้ใหญ่ระดับสูงมาพูดคุยสร้างความเป็นกันเองกับพนักงาน และนอกห้องเรียน คือการหมุนเวียนเรียนงานแผนกละครึ่งค่อนวัน อยู่สักอาทิตย์ หลังจากเพาะบ่มได้ที่ จึงปล่อยไปรับมือกับโลกของความเป็นจริง แต่ตลอดระยะเวลา 1 ปีแรก พี่เลี้ยงยังคอยเฝ้าดูและให้การสนับสนุนอยู่ตลอด
แนวทางนี้ ปูนซิเมนต์ไทยใช้มานานเป็นสิบๆ ปี ได้ผลดี สามารถสร้างบุคลากรเก่งๆ ออกมามากมาย และผมเชื่อว่าใครจะเลียนแบบบ้าง เค้าคงไม่หวง
เพราะว่าของเขาดีจริงๆ ?
หน้า 25
โดย อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา apiwut@riverorchid.com

ที่มา : matichon.co.th