ทำไมต้องจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน ?

            มีผู้บริหารท่านหนึ่งได้เล่าให้ผม(ผู้เขียน) ฟังว่าตลอดชีวิตการทำงานเกือบ 20 ปี ถึงแม้เขาเคยได้ยินชื่อของ JD มาบ้าง เขายอมรับตรงๆว่าไม่เคยเขียนและไม่เคยเห็นใบกำหนดหน้าที่งานของตัวเองเลย แต่เขาก็ยังทำงานประสบความสำเร็จได้มาจนถึงปัจจุบัน เขาก็เลยไม่แน่ใจว่าจริงๆแล้ว JD นั้นสำคัญอย่างไรต่อองค์การและต่อความก้าวหน้าในอาชีพของคนทำงาน

            ผม (ผู้เขียน) เองไม่ได้คัดค้านความเห็นของผู้บริหารท่านนี้ แต่อยากจะบอกว่าสิ่งทีเหมาะสมในอดีต สิ่งที่เคยใช้ได้ผลดีในอดีต สิ่งที่ไม่จำเป็นในอดีต วันนี้ ...... มันอาจจะต้องมี ต้องทำ และอาจจะใช้ได้ผลดีก็ได้ เมื่อยุคสมัยเปลี่ยนแปลงไป การบริหารก็ต้องเปลี่ยนแปลงไปให้เหมาะสม ถ้าเรายังคงยึดเอาความสำเร็จในอดีตเป็นที่ตั้ง แน่นอนว่า ...... "มันไม่สามารถการันตีความสำเร็จในอนาคตให้กับเราได้มากเท่ากับการวางแผนวันนี้ เพื่อการบริหารจัดการในอนาคต"

            บางครั้งเรามอง JD แบบแยกส่วน คือมองเฉพาะเอกสารชุดหนึ่งที่ระบุถึงหน้าที่ความรับผิดชอบและคุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่ง  ในความเป็นจริงแล้วเราต้องมองไปถึงใบกำหนดหน้าที่ขององค์การ  ถ้าเป็นธุรกิจเขาจะเรียกกันว่า ภารกิจ (Mission)  และมองย่อยลงไปถึงใบกำหนดหน้าที่ของหน่วยงาน หรือที่เรียกกันว่า กิจกรรมหลัก (Key Business Activities)  แล้วค่อยลงมาถึงใบกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงาน (Job Description)

            เราจะเห็นว่าใบกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่ง เป็นเพียงผลพวงสุดท้ายของระบบการบริหารหน้าที่งานในองค์การเท่านั้น ถ้ากำหนดหน้าที่งานในระดับองค์การไม่ดี ไม่ครบถ้วนหรือเกิดความซับซ้อน การกำหนดหน้าที่งานในระดับหน่วยงานไม่ชัดเจน แน่นอนครับว่า มันคงจะเป็นไปไม่ได้ที่ใบกำหนดหน้าที่งานในระดับตำแหน่งงานจะมีประสิทธิภาพ

                ใบกำหนดหน้าที่งานเปรียบเสมือนการออกแบบโครงสร้างภายในบ้านว่าเราจะมีกี่ห้อง  และแต่ละห้องจะทำอะไรบ้าง ใครจะอยู่ห้องไหน ซึ่งก่อนที่เราจะออกแบบห้องนั้น เราจะต้องเริ่มจากจุดที่ว่าเราสร้างบ้านสไตล์ไหน ขนาดไหน เราต้องการให้บ้านเรามีประโยชน์ใช้สอยอะไรบ้าง ใช้สำหรับรับแขกหรือไม่ หรือใช้เป็นสำนักงานด้วย (เหมือนกับการกำหนด Mission  ของบ้านเรานั่นเอง)

            หลังจากนั้น เราจะต้องมาเริ่มกำหนดว่าโครงสร้างของบ้านของเราเป็นอย่างไร จำเป็นต้องมีเขาเข็มหรือไม่ ขนาดไหน เพื่อให้สามารถรองรับน้ำหนักของสิ่งอำนวยประโยชน์ที่เราต้องการ ต้องมีฐานรากเป็นอย่างไร ต้องมีคานรับน้ำหนักเป็นอย่างไร จำเป็นต้องมีระเบียงบ้านหรือไม่ ต้องมีระบบไฟฟ้าเป็นอย่างไร ต้องมีระบบบำบัดน้ำอย่างไร ต้องมีระบบถ่ายเทอากาศอย่างไร (เหมือนกับการที่จะกำหนดว่าองค์การเราจะมีระบบงานอะไรบ้าง ควรมีความหน่วยงานอะไรบ้าง)

            เมื่อมาถึงการออกแบบห้องต่างๆ ภายในบ้าน แน่นอนว่ามันจะต้องออกแบบให้สอดคล้องกับอรรถของบ้านที่เราต้องการ  ไม่มีห้องรับแขก (ตำแหน่งงานประชาสัมพันธ์) ก็คงไม่ได้ ไม่มีห้องนั่นเล่นและสนามกีฬา (ตำแหน่งผู้จัดการแรงงานสัมพันธ์) ก็คงไม่ได้  ไม่มีห้องครัว (ผู้จัดการฝ่ายผลิต) คงไม่ได้

            การออกแบบห้องต่างๆ จะต้องสอดคล้องกับระบบต่างๆ ภายในบ้านด้วย เช่นมุมที่วางทีวี วางตู้เย็น ฯลฯ จะต้องอยู่ที่มีปลั๊กไฟ อ่างล้างหน้าจะต้องอยู่กับท่อเมนของท่อน้ำทิ้ง

             และอีกประเด็นหนึ่งที่มักจะเกิดขึ้นกับบ้านเราคือ เราไม่ค่อยมองการไกลที่เขาเรียกว่า Vision ว่า อีก 5 ปี 10 ปีข้างหน้า เราจะขยายบ้านหรือไม่ จะมีการต่อเติมบ้านหรือไม่ เมื่อถึงเวลาจริงๆขยายไม่ได้ จะต่อเติมก็ไม่ได้ เพราะโครงสร้างที่ออกแบบไว้ไม่เอื้ออำนวย

ทั้งหมดที่กล่าวมานี้คงไม่แตกต่างอะไรไปกับการออกแบบหน้าที่งานขององค์การ  การออกแบบโครงสร้างการบริหาร และการออกแบบหน้าที่ของตำแหน่งงาน ถ้าระบบทั้งสามไม่สัมพันธ์กันเมื่อไหร่ นอกจากจะไม่สวยงามเหมือนบ้านแล้ว ยังทำให้ประสิทธิภาพการบริหารงานและการจัดการต่ำไปด้วย

            สรุป ใบกำหนดหน้าที่งานที่หลายคนมองข้ามหรือมองว่าเป็นเรื่องเล็กๆเป็นเพียงหน้าที่หนึ่งของฝ่าย HR  คงคิดเช่นนี้ต่อไปอีกไม่ได้แล้วนะครับ ระบบการบริหารหน้าท่านภายในองค์การนั้นจะสำคัญหรือไม่นั้นไม่ได้อยู่ที่ตัวใบกำหนดหน้าที่งานเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่การออกแบบและการนำระบบไปใช้ในงานมากกว่า

อ้างอิงจาก : หนังสือเทคนิคการจัดทำ  Job Description บนพื้นฐานของ Competency และ KPI
โดยคุณ ณรงค์วิทย์  แสนทอง