การเขียนจดหมาย

การเขียนจดหมาย
          การเขียนจดหมายเป็นวิธีสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรแทนการพูด  ถึงแม้ในปัจจุบันเทคโนโลยีสื่อสารมีให้เลือกสื่อสารได้หลายช่องทาง  แต่จดหมายก็ยังมีความจำเป็นอยู่มาก
          ประเภทของจดหมาย   แบ่งออกเป็น 4 ประเภท  ดังนี้
          1.  จดหมายส่วนตัว  เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อระหว่างบุคคลที่คุ้นเคยกัน  อาจเป็นญาติสนิท  ครู  อาจารย์  เพื่อไต่ถามทุกข์สุขส่วนตัว  เล่าเรื่องราวที่พบเห็นมา  แสดงความเสียใจ  แสดงความยินดี  หรือขอบคุณ  หรือแจ้งกิจธุระบางอย่างที่มีความเกี่ยวข้องกันระหว่างผู้ส่งกับผู้รับ
          2.  จดหมายธุรกิจ  เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อกันระหว่างบริษัท  ห้างร้าน  และองค์กรต่าง ๆ เพื่อติดต่อกันในเรื่องเก่ยวกับธุรกิจ  พาณิชยกรรม  และการเงิน
          3.  จดหมายกิจธุระ  เป็นจดหมายที่บุคคลเขียนติดต่อกับบุคคลอื่น  หรือระหว่างบุคคลกับบริษัท  ห้างร้าน  องค์กร  เพื่อแจ้งธุระต่าง ๆ เช่น  นัดหมาย  ขอสมัครงาน  ขอทราบผลการสอบบรรจุพนักงาน  ขอความช่วยเหลือ  และขอคำแนะนำเพื่อประโยชน์ในด้านการงานต่าง ๆ
          4.  จดหมายราชการหรือที่เรียกว่าหนังสือราชการ  เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อกันระหว่างส่วนราชการต่าง ๆ หรือบุคคลเขียนไปถึงส่วนราชการ  หรือส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการด้วยกันเอง  ตลอดจนส่วนราชการนั้นเขียนจดหมายไปถึงตัวบุคคล  การเขียนจดหมายราชการต้องคำนึงถึงแบบของหนังสือราชการตามระเบียบงานสารบรรณ ด้วย  ข้อความในหนังสือดังกล่าวถือว่าเป็นหลักฐานทางราชการ  มีสภาพผูกมัดถาวร  ดังนั้นจึงควรเขียนให้กระจ่างและชัดเจน

          1.  จดหมายส่วนตัว  เป็นแบบจดหมายที่คนทั่วไปใช้กันมาก  ซึ่งอาจจะเขียนถึงเพื่อน  ญาติผู้ใหญ่  หรือบุคคลที่สนิทคุ้ยเคยกันดี
                    คำขึ้นต้น  คำลงท้าย  และสรรพนามที่ใช้ในการเขียนจดหมายส่วนตัวที่นิยมกัน  มีดังนี้
                              ผู้รับจดหมาย                    บิดา  มารดา  ญาติผู้ใหญ่  
                                                                  ผู้ที่สนิทกัน  เสมอกัน  หรือต่ำกว่า
                                                                  บุคคลทั่วไป
                              คำขึ้นต้น                          กราบเท้า...........ที่รักและเคารพยิ่ง
                                                                   ...........ที่รัก  ............ที่คิดถึง
                                                                  เรียน..................ที่นับถือ
                              คำลงท้าย                        ด้วยความเคารถอย่างสูง
                                                                  รักและคิดถึง  ด้วยความรักเสมอ
                                                                  ขอแสดงความนับถือ  ด้วยความนับถือ
                              สรรพาม                              บุรุษที่ 1  ลูก  ผม  ดิฉัน
                                                                     บุรุษที่ 2  คุณพ่อ  คุณแม่  คุณตา  คุณย่า

                                                                      บุรุษที่ 1  ผม  ฉัน  พี่  ป้า  ครู
                                                                      บุรุษที่ 2  คุณ  เธอ  หลาน

                                                                      บุรุษที่ 1  ผม  ดิฉัน  ข้าพเจ้า
                                                                      บุรุษที่ 2  ท่าน

          2.  จดหมายกิจธุระ  เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อกับบุคคลหรือองค์กรต่าง ๆ เช่น  ห้างร้าน  บริษัท  สมาคม  เพื่อติดต่อกิจธุระต่าง ๆ  เช่น  เขียนจดหมายขอลาหยุดเรียนเมื่อเจ็บป่วยหรือมีกิจธุระจำเป็น  หรือเชิญวิทยากรมาบรรยายขอเข้าชมกิจการของสถานประกอบการต่าง ๆ เป็นต้น  การเขียนจดหมายกิจธุระมีแบบของการเขียนตามแบบของหนังสือราชการ

          3.  จดหมายธุรกิจ  แบ่งตามลักษณะด้านการติดต่อทางธุรกิจเป็น 2 ประเภท  คือ
                    1.  จดหมายเกี่ยวกับธุรกิจโดยตรง  ได้แก่  จดหมายขายสินค้าและบริการ  จดหมายสอบถามและตอบแบบสอบถาม  จดหมายขอเปิดเครดิตและจดหมายตอบรับการขอเปิดเครดิต
                    2.  จดหมายที่เกี่ยวกับการซื้อขายโดยตรง  ได้แก่  จดหมายสมัครงาน  จดหมายขอบคุณ  จดหมายแสดงความยินดี

          4.  จดหมายราชการ  หรือเรียกว่า  หนังสือราชการ  เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อกันระหว่างส่วนราชการต่าง ๆ หรือบุคคลต่าง ๆ เขียนไปถึงส่วนราชการ  หรือส่วนราชการมีไปถึงตัวบุคคล  การเขียนจดหมายราชการต้องคำนึงถึงแบบของหนังสือราชการตามระเบียบของงาน สารบรรณ  ข้อความในหนังสือดังกล่าวถือเป็นหลักฐานทางราชการ  หนังสือราชการมี 2 ประเภท  คือ
                    1.  หนังสือภายนอก  ได้แก่  จดหมาย  หรือหนังสือที่ทำขึ้นตามแบบวิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑอยู่กลางกระดาษส่วนบน  ใช้เป็นหนังสือติดต่อระหว่างราชการ  หรือส่วนราชการต่อหน่วยงานอื่น ๆ และบุคคลภายนอก
                    2.  หนังสือภายใน  ได้แก่  จดหมาย  หรือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก  เป็นหนังสือที่มีการติดต่อระหว่างส่วนราชการในหน่วยงานเดียวกัน  ตามปกติใช้กระดาษบันทึกข้อความหรือใช้กระดาษตราครุฑ
                    หนังสือราชการทั่วไปแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ  การเลือกใช้ลักษณะใดลักษณะหนึ่งนั้น  ผู้ออกหนังสือจะเป็นผู้พิจารณา  ได้แก่
                    ข้อความลับ  การกำหนดขั้นความลับ  หมายถึง  กำหนดความสำคัญของเอกสารหรือข่าวสารว่า  เรื่องใดมีความสำคัญมากน้อยเพียงใด  และควรมีความลับขั้นไหน  เพื่อให้ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องได้ระมัดระวังให้เหมาะสมกับคำหรือความสำคัญ  ขั้นความลับแบ่งออกเป็น 4 ขั้น  คือ  ลับที่สุด,  ลับมาก,  ลับ  และปกปิด  (การดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารลับไม่ว่าระดับชั้นใดก็มีความสำคัญเช่นเดียว กัน  จะแตกต่างเพียงแค่ระดับผลของความเสียหายที่เกิดจากการรั่วไหลของระดับชั้น ที่มีความแตกต่างกันเท่านั้นเอง)
                    ขั้นความเร็ว  เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการด้วยความเร็วเป็นพิเศษ  แบ่งเป็น 3 ประเภท  คือ 
                              ด่วนที่สุด                    ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
                              ด่วนมาก                     ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
                              ด่วน                          ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ  เท่าที่จะทำได้

ที่มาและได้รับอนุญาตจาก :
บุญลักษณ์  เอี่ยมสำอางค์  เกื้อกมล  พฤกษประมูล และโสภิต  พิทักษ์. ภาษาไทย  หลักการใช้ภาษาและการใช้ภาษา ม.4. พิมพ์ครั้งที่ 1. กรุงเทพฯ : อักษรเจริญทัศน์.