HRIT นำองค์กร ต้องเริ่มจากนำตนเอง

HRIT นำองค์กร ต้องเริ่มจากนำตนเอง

HRIT นำองค์กร ต้องเริ่มจากนำตนเอง
โดย ศักดิ์ดา หวานแก้ว
Human Resource Manager
TIPS Co.,Ltd.: Terminal B4 Laemchabang Port

สวัสดีครับฉบับนี้พบกันอีกครั้ง เกี่ยวกับเรื่องไอทีกับงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ อย่างที่ทราบกันโดยทั่วไปว่าองค์กรที่มีความสามารถและปรับตัวได้ดีเท่านั้น จึงจะสามารถอยู่รอดได้ คงไม่แตกต่างอะไร หากจะเปรียบเทียบกับ สิ่งมีชีวิตที่เรียกว่า คน เพราะคนที่มีความสามารถ จะทำงานได้ตามที่องค์กรต้องการเสมอ มีคำกล่าวกันว่า สัตว์ที่ใหญ่ที่สุด ตายไปหมดแล้ว เช่น ไดโนเสาร์ เพราะเป็นสัตว์ที่ปรับตัวช้า แต่สัตว์ตัวเล็กๆ อย่างแมลงสาบ นั้นยังคงอยู่รอดมาให้เห็นจนถึงทุกวันนี้ คำตอบคงไม่ต้องบอกนะครับว่าทำไม

องค์กร กับ บทบาทของการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจะมีมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับนโยบาย และพฤติกรรมการทำงานของพนักงานเป็นประการสำคัญ องค์กรใดที่พนักงานมีศักยภาพ มีความเชี่ยวชาญในเรื่องไอทีสูง มักจะได้เปรียบในการแข่งขัน ดังนั้นงานสรรหาบุคลากรในสมัยใหม่ จึงต้องมีการวัดความสามารถหลักทางด้านไอทีของผู้สมัครงาน เพิ่มขึ้นอีกทางหนึ่งอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ในเมื่อเรายอมรับว่าไอที ได้มาเข้าพลิกโฉมการทำงานให้ดีขึ้น ทำไมเราจึงจะนิ่งเสียอยู่กับที่โดยไม่ทำอะไร ผู้เขียนเชื่อว่าทุกวันนี้ มีนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ในสายวิชาชีพอีกหลายท่าน ที่ยังเชื่อมั่นว่า เรื่องของคน เป็นเรื่องซับซ้อน ใช้ไอที มาแก้ปัญหาไม่ได้หมดทุกเรื่อง ผู้เขียนเห็นด้วยเป็นอย่างยิ่ง และยอมรับว่า “จริง” ดังนั้นในประเด็นที่จะขอนำเสนอต่อไปนี้ จึงจะขอกล่าวถึงในส่วนที่คิดว่า แล้วอะไรบ้าง ที่สามารถนำไอทีมาแก้ปัญหาเรื่องคนได้บางเรื่อง มาเล่าสู่กันฟังก็แล้วกันนะครับ

ผู้เขียนทำงานในวิชาชีพมาสิบกว่าปี ปัญหาซ้ำซากที่เกิดขึ้นบ่อยมาก คือ เรื่อง การบริหารเวลา และจัดตารางทำงานให้พอดี อยากให้ตัวเองทำงานสบายบ้าง ให้เราคุมงาน ไม่ใช่ให้งานเป็นนายเรา งาน HR โดยธรรมชาติ คือ งานเยอะเหมือนทำแล้วไม่รู้จักหมด มีเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ แบบฟอร์มของ HR มีทั้งส่วนของบริษัทและส่วนของรัฐ ไม่ต่ำกว่า 50 แบบ ระเบียบ สวัสดิการ ก็มีการปรับปรุงปีละ 2-3 เรื่องเพื่อให้ทันสมัย รายงานเปลี่ยนหน้าตาไปตามความต้องการของผู้ใช้ งานประเภทมีกำหนดระยะเวลา ได้แก่ สัญญาทดลองงาน หนังสือบรรจุ คำสั่ง/ประกาศ สัญญาจ้างแรงงาน ประกันสุขภาพ ตรวจร่างกายประจำปี ประเมินผลทดลองงาน จดหมายปรับค่าจ้าง หนังสือเตือน ฯลฯ ทุกอย่างเป็นงานที่จำเป็นต้องมีการวางแผนล่วงหน้า ถ้าวางแผนได้ก็จะสามารถควบคุมได้ แต่ถ้าเป็นงานบางประเภทที่ต้องตามไปเช็ด หรือรอให้ไฟไหม้ฟางเสียก่อนแล้วค่อยทำ ก็ยิ่งมีปัญหามาก

ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมานี้ ผู้เขียนรู้สึกว่าตนเองทำงานได้มากขึ้น มีเวลาเยอะขึ้น เนื่องจากได้ใช้ไอทีในการทำงานอย่างจริงจัง ทุกอย่างใช้ไอที เป็นผู้ช่วยส่วนตัว ทุกวันนี้ยังแปลกใจอยู่เลยว่าทำไม “นาย(บางองค์กร)” ยังมีเลขาฯ นั่งทำงานแทนทุกเรื่อง โดยยึดมั่นอย่างแข็งแรงในสโลแกนที่ว่า “บอกคนได้ ใช้คนเป็น” แต่ในบางองค์กรที่ผู้เขียนได้สัมผัสกับ “นาย” อีกมิติหนึ่ง พบว่า “นาย” กลุ่มนี้ ไม่มีเลขาฯ ส่วนตัว แต่มีเลขาฯ ส่วนกลาง นิยมชมชอบ คำสโลแกนว่า “บอกคนได้ ใช้คนเป็น .. แต่ใช้ไม่เปลือง” เจ้านายสมัยใหม่ มักมีแนวคิดก้าวหน้า มีทักษะในเรื่องไอที ใช้โปรแกรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศได้ดี เช่น งานพิมพ์ เขียนเอกสาร ส่ง Email ทำสไลด์พาวเวอร์พอยน์สำหรับการประชุม ด้วยตนเอง แก้ไขความผิดพลาดจากฮาร์ดแวร์หรือโปรแกรมสำเร็จรูปเบื้องต้นได้ด้วยตนเอง ใช้ไอทีในการบริหารงานประจำวันของตนเองได้คล่องแคล่ว งานประเภทจรดปากกาเซ็นชื่อก็น้อยลง แต่ใช้ลายเซ็นดิจิตอลแทน หรือมอบหมายความรับผิดชอบไปสู่คนอื่นมากขึ้น เป็นต้น

ที่กล่าวมาทั้งหมดนั้น เพียงต้องการกระตุ้นในส่วนของการแก้ปัญหาเรื่องการบริหาร คน ในองค์กร หากมองจากภาพรวมลงไป ถ้างาน HR ของเราสามารถทำให้ผู้บริหารระดับสูง ระดับกลาง หรือพนักงานระดับคีย์แมน สามารถนำไอทีที่มีอยู่แล้ว มาบริหารงานประจำวันให้ตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปัญหาอื่นๆ ที่เคยเกิดในอดีตอาจจะหายไปได้เยอะ เช่น การติดต่อข่าวสารจะลื่นไหลมากขึ้น การบริหารการจัดเก็บเอกสารจะสะดวกขึ้น การตัดสินใจจะรวดเร็วขึ้น ความเสียหายจากการสื่อสารผิดพลาดลดน้อยลง หลายท่านคงจำกันได้ในช่วงที่เกิดโรคซาร์ (ไข้หวัดมรณะ) ใหม่ๆ มีธุรกิจกลุ่มหนึ่งได้รับโอกาสทองไปโดยปริยาย คือ ธุรกิจบริการติดตั้งวิดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ หรือ การประชุมทางไกลข้ามทวีป นี่ก็เป็นตัวอย่างหนึ่งของงานประยุกต์ใช้ไอทีที่น่าสนใจ และคนที่นั่งประชุมทางไกล ส่วนใหญ่ก็คือ ผู้บริหารระดับสูง ทั้งนั้น แสดงว่าบริษัทนี้ ผู้บริหารมีนโยบายและวิสัยทัศน์ด้านไอทีดีทีเดียว หรือว่าเรื่องนี้เหตุการณ์มันพาไป จะดีหรือไม่ คาดว่าตอนนี้คงทราบผลกันแล้ว

ถ้าจะหันกลับมาในวิชาชีพ การบริหารงานทรัพยากรมนุษย์กันบ้าง ผู้เขียนก็ยังเชื่อมั่นว่า มีนักบริหารทรัพยากรมนุษย์จำนวนมากเช่นกัน ที่ตื่นตัวในเรื่องไอที และไม่ใช่เป็นการตื่นตัวแบบตามกระแส แต่เป็นการตื่นตัวที่มีเหตุผลและมีคำอธิบายที่รับฟังได้

การเริ่มต้นทางไอทีที่ดี ผู้เขียนอยากจะขอแนะนำให้เริ่มต้นที่ตนเองเสียก่อน หากพวกเราจะนำองค์กรในเรื่องไอทีให้ก้าวไกล พวกเราชาว HR ทั้งหลาย ก็ต้องก้าวหน้า ไม่ล้าหลัง จนตามคนอื่นๆ ไม่ทัน วิธีการที่เหมาะสมคือ การเรียนรู้ด้วยตนเอง( Self Learning ) ถือเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะหากการเรียนรู้นั้นสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กรด้วย ถือว่า เยี่ยมยอด การพัฒนาการเรียนรู้ด้วยตนเอง สามารถเรียนรู้ได้ในขอบข่ายที่กว้างขวาง ไม่มีมิติของเวลา ระยะทางและแหล่งความรู้ และที่สำคัญการเรียนรู้ที่ดี ต้องเป็นแบบ Learn to know คือ เรียนเพื่อการเพิ่มพูนความรู้ และ Learn to do คือ เรียนเพื่อเพิ่มทักษะ เปลี่ยนพฤติกรรม และทัศนคติเชิงบวก

เราจะเริ่มต้นในเรื่องไอที กันอย่างบ้าง สำหรับผู้เขียนเองนั้น มีแนวปฏิบัติในการทำงาน ดังนี้

1. ไม่วิ่งหนีไอที แต่จะวิ่งเข้าใส่ โดยจะสนใจศึกษาหาความรู้ใหม่อยู่ตลอดเวลา เช่น การอ่านหนังสือ คู่มือ เกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างสม่ำเสมอ เมื่ออ่านเข้าใจแล้วจะทดลองปฏิบัติทันที โดยนำไปใช้ในการทำงาน และหากติดขัดก็จะสอบถามจากผู้อื่นที่รู้มากกว่า โดยไม่รู้สึกละลายว่าตนเองไม่รู้ และสิ่งที่ได้ผลอย่างหนึ่งก็คือ ตนเองจะเป็นนักเรียนเพียงครั้งเดียวเท่านั้น เพราะเรียนครั้งเดียวก็จำได้ ทำอย่างนี้มาไม่ต่ำกว่า 8 ปี ทุกวันนี้จึงสามารถใช้โปรแกรมได้เกือบทุกประเภท

2. ใช้มือถือพีดีเอ(PDA Phone) เป็นอาวุธประจำกาย ด้วยเหตุผล คือ รู้สึกว่าใช้แล้วคุ้มค่า ดีกว่าเรา เปลี่ยนโทรศัพท์ไปเรื่อยๆ ตามแฟชั่น แต่ไม่ได้นำมาช่วยทำอะไรได้มากเท่าไร ปัจจุบันผู้เขียนใช้มือถือพีดีเอ เป็นเลขานุการส่วนตัวที่ช่วยทำงานได้ทุกอย่าง โดยไม่ต้องพกพาสมุดบันทึกติดตัวไปให้หนัก ไม่ต้องเก็บกล่องใส่นามบัตรของเพื่อนติดตัวไว้ในรถหรือโต๊ะทำงาน ไม่ต้องห่วงว่าอยู่นอกบริษัทแล้วจะเปิดอ่าน E-Mail ไม่ได้ ไม่ต้องกลัวว่าจะเปิดดูเอกสารจำพวก Word / Excel / Acrobat ไม่ได้ ไม่ต้องถึงกับพกโน้ตบุ้กติดตัวไปทุกสถานที่ ไม่ต้องกลัวว่าจะจ่ายค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ไม่ทัน ผิดนัดเพื่อน อ่านข่าวตามหน้าหนังสือพิมพ์ไม่ได้ ตกข่าวหุ้น ตื่นนอนตอนเช้าไม่ทันเพราะไม่มีนาฬิกาปลุก ค้นหาข้อมูลจากอินเตอร์เน็ตไม่ได้ ไม่ต้องกลัวว่าเวลาที่ลงจากเครื่องของประเทศที่เดินทางเป็นเวลาเท่าไร ไม่ต้องกลัวว่าจะเตรียมสัมภาระการเดินทางไปไม่ครบ เพราะทุกสิ่งที่กล่าวมานั้น อาวุธประจำกายที่ใหญ่กว่าโทรศัพท์มือเล็กน้อย ช่วยคุณได้

3. นำเอกสารทุกอย่างที่รับผิดชอบ ใส่ไว้ในฐานข้อมูลของโปรแกรมช่วยงานบนคอมพิวเตอร์ เช่น แผนงานประจำปี แผนฝึกอบรม แผนงานประจำวัน แบบฟอร์มทุกชนิด เอกสารสัญญา ระเบียบแนวปฏิบัติ กฎหมายด้านแรงงานทุกฉบับที่เป็นดิจิตอลไฟล์ ตางรางนัดหมาย ข้อมูลนามบัตร ฐานข้อมูลค่าจ้าง ฐานข้อมูลพนักงาน เอกสารบนระบบ ISO ของงาน HR ทั้งหมด บันทึกรายงานการประชุม รายงานสารสนเทศของ HR ..ยังมีอีกหลายเรื่อง... เป็นต้น และที่สำคัญยังมี Removable Disk ขนาด 30 กิกะไบท์ สำหรับเก็บข้อมูลและนำไปใช้งานได้ในทุกสถานที่ เมื่อต้องการจะใช้งานก็ต่อผ่าน USB Port ที่ โน้ตบุ้ค หรือเครื่องพีซี ที่ไหนก็ได้ ซึ่งมีความสะดวกสบายเป็นอย่างมาก เมื่อจะติดต่องานกับใครก็สามารถหยิบใช้ได้ทันที เหมือนกับมีองค์ความรู้ติดตัวอยู่ตลอดเวลา ทำให้รู้สึกว่าเรามีความเป็น Specialist มากกว่าแต่ก่อน (บางท่านอาจจะเลือกใช้ Memory Stick หรือ Thumb Drive แต่ขนาดบรรจุก็มูลก็ยังไม่มากพอที่จะเก็บตามเขียนมาทั้งหมดได้)

4. พยายามคิดค้นและหาวิธีการแปลงข้อมูลของ HR ให้เป็นข้อมูลสารสนเทศสำหรับผู้บริหารอยู่เสมอ เช่น จะมีรายงานที่สามรถดูได้ในหลายมิติ ไม่ว่าเป็นตารางข้อมูล กราฟ หรือเก็บไว้เป็น Database เมื่อจะใช้งานก็เพียงคลิกปุ่มเดียวก็สามารถดู Report ได้ทันที เช่น ข้อมูลค่าจ้างเฉลี่ย ข้อมูล Turn Over Rate ข้อมูล Absent Rate รายงานสถานะกำลังพล ข้อมูลค่าใช้จ่ายทางด้านแรงงาน ข้อมูลโครงสร้างค่าจ้างในแต่ละกระบอกเงินเดือน ดูประวัติพนักงานเป็นรายตัว รายกลุ่ม ทั้งในเชิงของ Competencies หรือ Career ดูข้อมูลย้อนหลัง หรือพยากรณ์ข้อมูลล่วงหน้า เป็นต้น

5. ติดต่อสื่อสารกับพนักงานในระดับ Knowledge User ด้วย Paperless ทั้งหมด จะใช้กระดาษในการทำงานน้อยมาก ซึ่งการทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ จะเป็นเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการทำงานและสร้างวัฒนธรรมใหม่ขององค์กรอีกรูปแบบหนึ่ง

6. ออกแบบระบบงานใหม่ ด้วยวิธีการ Redesign ทั้งแบบ Enrichment และ Enlargement เพื่อให้งาน HR มี Value Added เพิ่มมากยิ่งขึ้น ทำฐานข้อมูลของ HR ให้เป็น Data Warehouse และมุ่งสู่ การเป็น Web Application ซึ่งบริษัทของผู้เขียนขณะนี้สามารถพัฒนาไปได้หลายระบบแล้ว ไม่ว่าจะเป็น โอทีออนไลน์ ลางานออนไลน์ บันทึกเวลาทำงานออนไลน์(Finger Scan) ตารางกะออนไลน์ เปลี่ยนแปลงวันลา ย้าย วันหยุด เปลี่ยนตารางกะออนไลน์ จองห้องประชุมออนไลน์ โพสต์ข่าว HR ออนไลน์ ระบบใบสมัครงานออนไลน์ เป็นต้น ปัจจุบันผู้เขียนกำลังพัฒนาระบบ JD Competencies / Training Road Map ออนไลน์ และที่สำคัญกว่านั้น ทุกระบบ HR ร่วมทำงานกับหน่วยงานไอที ออกแบบและพัฒนาระบบเอง ด้วยการอาศัยความเป็น Specialist ของแต่ละคน โดยไม่ต้องซื้อซอฟท์แวร์ตัวเลขหลักล้าน แถมได้ตรงความต้องการ และสามารถแก้ไขปรับปรุงไปเรื่อยๆ ทีละระบบโดยไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายสูงนัก (ที่กล่าวมานี้ อาจทำไม่ได้ทุกองค์กร คงขึ้นอยู่กับนโยบายและความมุ่งมั่นของผู้เกี่ยวข้องตั้งแต่ระดับผู้บริหารจนถึงผู้ปฏิบัติ)

7. ใส่ความรู้ไอทีให้ทีมงาน ถ้าคนไหนไม่ผ่าน จะต้องมีการวางแผนพัฒนาให้โดยมีกำหนดระยะเวลาที่แน่นอน และบางครั้งต้องลงมือสอนเพื่อนร่วมงานด้วยตนเอง ทำอย่างนี้ไปเรื่อยๆ เมื่อถึงจุดหนึ่งจะรู้สึกว่าตนเองทำงานสบายขึ้น เพราะมีแขนขาที่แข็งแรงหลายมือ หลายสมอง มาช่วยกันทำงานและมีทีมงานที่มีคุณภาพทางด้านไอทีในฝ่าย HR ของเรา

8. สมัครเป็นสมาชิกเพื่อรับข่าวสารทางด้าน HR จาก Website ต่างประเทศ ที่ผ่านการคัดเลือกแล้วว่าน่าสนใจไว้หลายแห่ง โดยแบ่งเป็นหมวดหมู่ให้ชัดเจน เช่น Strategic Management , Leadership, E-Learning, Balance Score Card, HRIS, HR Tools, Knowledge Management, ข้อมูลเกี่ยวกับการฝึกอบรมสัมมนาทั้งในและต่างประเทศ เป็นต้น การทำอย่างนี้ จะทำให้ไม่ตกข่าวสารเชิงวิชาการของ HR และบางทีไม่ต้องไปซื้อหนังสือใหม่เพิ่มให้เปลืองเงิน เพียงแต่ขอให้ขยันอ่านภาษาอังกฤษกันหน่อยก็เท่านั้น

9. Search หาข้อมูลข่าวสารจากอินเตอร์เน็ตวันละ 30 นาที แทนการอ่านหนังสือพิมพ์ทุกหน้าบนโต๊ะทำงาน เพราะปัจจุบันเพียงแค่คุณใช้ Advance Search ของ Google ก็อาจจะได้เอกสารประเภท Word, Excel, PDF, หรือ Power Point มาใช้งานได้ทันที โดยไม่เสียเวลามากนัก เท่าที่ผู้เขียนได้ข้อมูลมาอ่านจนถึงปัจจุบันมีไม่ต่ำกว่า 200 เรื่อง และเจ้าของข่าวสารเหล่านี้จะเป็นบุคคลระดับ ดอกเตอร์ / โปรเฟสเซอร์ ของมหาวิทยาลัยชั้นนำของโลก หรือเป็นผู้บริหารระดับสูงของบริษัทระดับเวิลด์คลาส โดยส่วนใหญ่

10. ฝึกฝนการเขียนรายงาน และส่งข่าวสารให้ผู้บริหาร ทั้งภายในและภายนอก เป็นภาษาอังกฤษ เนื่องจากตนเองไม่เรียนโรงเรียนฝรั่งมาตั้งแต่เด็ก จึงมักจะเกรงว่าเขียนไม่ได้ หรือไม่ก็เกรงว่าจะใช้ถ้อยคำ ไวยากรณ์ไม่ถูกต้อง วิธีแก้ไขของผู้เขียนก็คือ นำตัวอย่างงานเขียนภาษาอังกฤษที่ดี ซึ่ง Download มาจากอินเตอร์เน็ตโดยจัดเก็บไว้เป็นหมวดหมู่ เช่น จดหมายเชิญประชุม จดหมายแสดงความยินดี จดหมายแสดงความเสียใจ ตัวอย่างสุนทรพจน์ จดหมายการสั่งซื้อสินค้า จดหมายแจ้งข้อร้องเรียน บันทึกการประชุมหลายรูปแบบ เป็นต้น มาเป็นต้นแบบและตัวอย่างประกอบงานเขียน ส่วนการสะกดคำผิดก็ใช้เครื่องมือตรวจคำผิดและแก้ไขจากโปรแกรมสำเร็จรูป หรือใช้โปรแกรมดิกชันนารี่มาช่วยเขียนก็ได้ เมื่อใช้แบบนี้ไปบ่อยๆ ก็จะจำได้ และไม่ต้องกลับมาเปิดดูใหม่อีกให้เสียเวลา

11. ไปสมัครเป็นสมาชิก Free E-Mail ไว้หลายๆ ที่ เพื่อความสะดวกในการเลือกติดต่อกับกลุ่มคน จะทำให้ไม่ต้องมานั่งปวดหัวกับบริหาร E-Mail ขยะ หรือมีเนื้อที่สำหรับใช้งาน Mail ไม่เพียงพอ แต่ที่สำคัญต้องใช้ให้เป็น คือ ต้องใช้โปรแกรมดึง Mail จากหลายๆ ที่มาไว้ที่เดียวกัน เผื่อบางครั้งเราจำเป็นต้องการดึงจากที่หนึ่งมาอ่านอีกที่หนึ่งจะทำให้สะดวกยิ่งขึ้น ปัจจุบันนี้มีโปรแกรม Shareware ประเภทดึง Mail เยอะในตลาดเยอะ เช่น Group Mail Free, IncrediMail หรือ Out Look ที่พวกเรารู้จักกันดีอยู่แล้ว เป็นต้น

12. ให้ความสำคัญกับงานวางแผน งานบริหาร และงานติดตามผลแก้ไขมากๆ โดยยึดหลักการแบบ PDCA และการคิดเชิงระบบแบบไอที เพราะเท่าที่ลองปฏิบัติจริงมาหลายเรื่อง พบว่า เห็นผลได้จริงในทางปฏิบัติ และดีกว่าการใช้ประสบการณ์แก้ไขปัญหาไปเรื่อยๆ แม้จะเป็น Specialist ในสายงานก็ยังรู้สึกว่าใช้เวลากับงานนั้นมากจนเกินไป

ฉบับนี้ขออนุญาตเล่าเรื่อง HRIT เพียงแค่นี้ก่อนนะครับ ฉบับต่อไปเนื้อหาคงจะเข้มข้น เจาะลึกลงในเชิง HRIT เรื่อยๆ และหากผู้อ่านท่านใด อยากแลกเปลี่ยนประสบการณ์ความรู้ ร่วมกัน สามารถส่ง mail มาทักทายกันได้ที่ hrburapa@yahoo.com หรือ sakda@e-hrit.com นะครับ

..........................................................................................................................................................................