ปัญหาเรื่องขวัญและกำลังใจของพนักงาน

คอลัมน์ ถามมา-ตอบไปสไตล์คอนซัลต์
โดย อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา apiwut@riverorchid.com

วันก่อนเพื่อนของผมคนหนึ่งโทร.มาปรึกษาเกี่ยวกับขวัญและกำลังใจของพนักงานในองค์กร เขาเล่าให้ฟังว่า เขาเพิ่งย้ายเข้ามาทำงานเป็นผู้บริหารระดับสูงขององค์กรแห่งนี้ หลังจากทำงานได้ประมาณ 2 สัปดาห์ เขามีความรู้สึกว่า พนักงานของเขาอยู่อย่าง เฉา ๆ และดูเหมือนจะมีปัญหาเรื่องขวัญและกำลังใจเป็นสำคัญ
ถ้าพูดถึงเงินเดือนและสวัสดิการแล้ว ดูเหมือนว่าองค์กรนี้จะจ่ายอยู่ในระดับที่สูงกว่าค่าเฉลี่ยในอุตสาหกรรม ซึ่งเพื่อนผมสรุปว่า ปัญหาไม่น่าจะมาจากเรื่องนี้ เขาควรจะทำอย่างไรดี
เป็นอะไรที่ตอบยากมาก เพราะขวัญและกำลังใจที่หายไปของพนักงานมีได้หลายสาเหตุ แต่มีบางอย่างที่ผู้บริหารสามารถทำได้ และผมอยากแนะนำให้ผู้บริหาร ทุกคนที่องค์กรกำลังมีปัญหาเรื่องขวัญและกำลังใจของพนักงานลองทำดู คือ
เข้าไปหาพวกเขา - โดยปกติแล้ว ผู้บริหารระดับสูงโดยส่วนมากมักชอบนั่งอยู่บนหอคอย แล้วมองดูพนักงานทำงาน พูดจริง ๆ แล้ว พนักงานทุกคนล้วนต้องการได้รับความสนใจจากผู้บริหาร ทั้งสิ้น ยกตัวอย่างผู้บริหารคนหนึ่งที่ผมรู้จัก องค์กรของเขามีคนประมาณ 200 คน แต่เขาสามารถจำชื่อพนักงานได้ทุกคน อาจจะจำได้แค่ชื่อเล่นหรือชื่อจริงอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่ที่แน่ ๆ ไม่มีพนักงานคนไหนกลัวที่จะขึ้นลิฟต์ไปกับผู้บริหารคนนี้
แต่สำหรับองค์กรที่ใหญ่มาก ๆ ผู้บริหารอาจจะไม่สามารถจำพนักงานได้ ทุกคน แต่อย่างน้อยคุณต้องรู้จักจัดสรรเวลาในการไปเยี่ยมเยียนพวกเขาบ้าง เดินไปคุยกับฝ่ายโน้นนิด ฝ่ายนี้หน่อย เดินทางไปเยี่ยมโรงงานโน้น ผลัดมาโรงงานนี้ เข้าไปคุยกับสายการผลิต เพราะการทำเช่นนี้จะทำให้พนักงานรู้สึกว่า เขามีความสำคัญสำหรับคุณและสำหรับองค์กร
ยืนยันความสำคัญ - ไม่มีใครในโลกนี้ที่ไม่ชอบให้คนเห็นความสำคัญของตนเอง เช่นเดียวกันกับพนักงานของคุณ เขาต้องการจะได้ยินคำชื่นชมจากหัวหน้างาน ยิ่งถ้าเป็นผู้บริหารระดับสูงด้วยแล้ว เขายิ่งรู้สึกถึงความสำคัญของตนเองที่มีต่อองค์กร
หลายคนคงเริ่มสงสัยว่า ถ้าพนักงานไม่ได้ทำอะไรดีเด่นจะให้ชมเชยได้อย่างไร ผมไม่ได้บอกให้คุณไปชื่นชมเขาอย่างลม ๆ แล้ง ๆ แต่ผมอยากให้คุณได้มีโอกาสเข้าไปพูดคุยกับพนักงาน และชี้ให้เขาเห็นว่า เขามีความสำคัญอย่างไรกับองค์กร ยกตัวอย่าง คำพูดของท่านประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา บารัก โอบามา ที่ได้พูดกับหน่วยราชการ CIA ว่า คุณเป็นด่านหน้าในการป้องกันประเทศจากความท้าทายที่ไม่ถูกต้อง งานของคุณคือการสนับสนุนและค้ำจุนกองทัพ ทำลายล้างแผนและเครือข่ายของพวกผู้ก่อการร้าย ดังนั้นเราต้องภูมิใจในสิ่งที่เราทำ และภูมิใจในความเป็น CIA
ยืนหยัดเคียงข้างพวกเขา - คำว่า ผู้บริหาร มันมาพร้อมกับคำว่า ภาวะผู้นำและความรับผิดชอบต่อองค์กรและพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีคำว่าระดับสูงตามมาด้วยแล้ว ภาระหน้าที่ต้องหนักไปกว่าเดิม ถ้าสังเกตให้ดีจะเห็นว่าหัวหน้างาน และผู้บริหารบางคนจะไม่กล้าที่จะตัดสินใจ ทั้งที่ตนเองมีอำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจเหล่านั้น เหตุผลหนึ่งและเป็นเหตุผลหลักคือ เพราะถ้าสิ่งที่ตัดสินใจออกไปมีความผิดพลาดเกิดขึ้น เขาไม่กล้าพอที่จะรับผิดชอบ
เมื่อหัวหน้างานและผู้บริหารเป็นเช่นนี้ คงไม่ต้องพูดถึงพนักงานว่าเขาจะเป็นอย่างไร หลาย ๆ ครั้งที่มีการตัดสินใจผิดพลาดขึ้น ผู้ที่ต้องรับผิดชอบกลับกลายเป็นพนักงาน ดังนั้นในฐานะผู้บริหารระดับสูง ถ้าต้องมีการตัดสินใจอะไรที่สำคัญ ๆ คุณต้องกล้าที่จะเข้าไปมีบทบาทร่วม และกล้าที่จะรับผิดชอบร่วมเช่นกัน
สร้างความชัดเจนภายในองค์กร - หนึ่งในเหตุผลของขวัญและกำลังใจที่หายไปของพนักงานคือความไม่ชัดเจนภายในองค์กร ยกตัวอย่างง่าย ๆ อย่างการมอบหมายนโยบายที่ไม่ชัดเจนออกไป ในฐานะพนักงานหลายคนเริ่มมองแล้วว่า นโยบายนั้น ๆ มีความเกี่ยวข้องกับตนเองอย่างไร ถ้านโยบายไม่ชัด เขาจะไม่สามารถรู้ได้ว่าเขาต้องปฏิบัติตัวอย่างไร
ในฐานะผู้บริหารระดับสูง คุณต้องสร้างความชัดเจนให้เกิดขึ้นภายในองค์กร การสื่อสารจึงกลายมาเป็นประเด็นสำคัญในครั้งนี้ นอกจากนี้แล้วการแสดงออกก็เป็นอีกประเด็นหนึ่งที่ผู้บริหารพึงระวัง เพราะอย่าลืมว่าการสื่อสารไม่ใช่แค่สักแต่ว่าพูดให้ฟัง การแสดงออกต่างหากจะเป็นตัวกำหนดว่า สิ่งที่พูดออกไปเป็นจริงหรือไม่
นอกจากในเรื่องของความชัดเจนในนโยบายแล้ว ผู้บริหารควรสร้างความชัดเจนในเรื่องของมาตรฐานการทำงาน ค่านิยมภายในองค์กร และพฤติกรรมที่ควรจะเป็น เพราะสิ่งเหล่านี้จะเป็นตัวส่งเสริมให้เกิดวัฒนธรรมภายในองค์กร ดังนั้นผู้บริหารจึงควรที่จะสร้างความชัดเจนให้พนักงานเห็น
ในช่วงที่องค์กรอยู่ในสถานการณ์ลำบาก ผู้บริหารระดับสูงจึงกลายเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงาน อย่าคิดเอาเองว่าพนักงานไม่ต้องการพบ หรือได้ยินอะไรจากคุณ ยิ่งในสถานการณ์ที่ลำบากด้วยแล้ว พนักงานทุกคนล้วนต้องการได้ยิน และรับทราบข้อมูลต่าง ๆ จากผู้บริหารทั้งสิ้น
จงเข้าไปหาพวกเขา กล่าวทักทายพูดคุยกัน รับรู้และตอบคำถามที่เขาข้องใจ ฟังในสิ่งที่เขาอยากบอก และถ้าเป็นไปได้จงให้สัญญาในการที่จะกลับมาพบพวกเขาอีก โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ลำบาก การปรากฏตัวของผู้บริหารระดับสูง มีแต่จะทำให้พนักงานรู้สึกดีและมีกำลังใจมากยิ่งขึ้น
หน้า 25

ที่มา : ประชาชาติธุรกิจออนไลน์