บทสัมภาษณ์ที่ปรึกษาเกี่ยวกับแนวคิดการบริหารผลงาน (PMS)

1. ในมุมมองของท่าน ท่านคิดว่า PMS หมายถึงอะไร
                   PMS เป็นระบบที่วัดความสำเร็จของพนักงาน หน่วยงาน และองค์การ ซึ่งประกอบไปด้วยขั้นตอนหลักที่สำคัญได้แก่
   • การวางแผนงาน: เป็นขั้นตอนที่ต้องมีการพูดคุยกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อกำหนดเป้าหมายร่วมกัน
   • การการตรวจสอบ : เป็นการตรวจสอผลการปฏิบัติงานระหว่างทางเพื่อค้นหาเหตุผลว่าทำไมพนักงานทำงานไม่ได้เป้าตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ และในกรณีที่พนักงานทำงานเกินกว่าเป้าหมายที่กำหนด ผู้บังคับบัญชาจะต้องตรวจสอบว่าเป้าหมายที่กำหนดไว้ต่ำเกินไปหรือไม่
   • การประเมินผลการปฏิบัติงาน : เป็นการประเมินผลงานในภาพรวมเพื่อนำไปใช้กับระบบการบริหารบุคลากรในเรื่องอื่นๆ  ไม่ว่าจะเป็นระบบการบริหารผลตอบแทน หรือระบบการพัฒนาพนักงานในองค์การ
     
2. การเชื่อมโยงระหว่าง KPIs และ Competency ในการวัดผลงานของพนักงานเป็นอย่างไร
                  KPIs (Key Performance Indicators) หรือตัวชี้วัดผลงานหลัก และ Competency หรือความสามารถ มีส่วนเกี่ยวพันกันไม่อาจจะใช้ระบบใดระบบหนึ่งแยกจากกันได้ เนื่องจากCompetency เปรียบเสมือนพฤติกรรมการปฏิบัติงาน  สำหรับ KPI เปรียบเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดขึ้น ดังนั้น Competency จึงเป็นเส้นทางนำไปสู่เป้าหมายการปฏิบัติงานให้สำเร็จตามที่องค์การคาดหวังไว้
                  อย่างไรก็ตามเมื่อ KPIs และ Competency มีความสัมพันธ์กัน แต่การกำหนดน้ำหนักของปัจจัยทั้งสองด้านมีความแตกต่างกันขึ้นอยู่ช่วงเวลา (Stage) ในการดำเนินธุรกิจขององค์การที่แบ่งเป็น 4 ช่วง ดังนี้
   
   Stage A ช่วงธุรกิจเพิ่งเริ่มต้น การทำงานจะเน้นไปที่ Competency ในสัดส่วนที่มากกว่า KPIs
   Stage B ช่วงที่ธุรกิจกำลังเจริญเติบโต การกำหนดน้ำหนักจะเน้นไปที่ KPIs สูงกว่า Competency
   Stage C ชวงที่ธุรกิจอยู่แบบนิ่งๆ ให้ KPIs และ Competency มีสัดส่วนที่เท่ากัน
   Stage D ช่วงธุรกิจที่อยู่ในระหว่างขาลง ให้เน้น Competency ในสัดส่วนที่มากกว่า KPIs
   
3. เมื่อนำ KPIs มาใช้ประเมินผลงาน ท่านคิดว่าระบบโควต้ายังจำเป็นหรือไม่
                  ในทัศนะของผม ผมคิดว่าระบบโควต้าอาจจะยังจำเป็นอยู่ในบางองค์การ แต่สัดส่วนของโควต้าไม่จำเป็นจะต้องเข้มงวด เช่น กรณีที่การประเมินผลงานยังคงใช้ระบบโควต้าเดิมที่ใช้อยู่ สัดส่วนดีเลิศจะอยู่ที่ 15% ดีอยู่ที่ 70% และต่ำกว่ามาตรฐานอยู่ที่ 15% ถ้านำระบบ KPIs มาใช้อาจจะหย่อนสัดส่วนลงไปโดยไม่ต้องเข้มงวดมากนัก แต่ให้ขึ้นอยู่กับผลการปฏิบัติงานของพนักงานเป็นหลัก
   
4. PMS ที่มีประสิทธิภาพเป็นอย่างไร
                   PMS เป็นเรื่องที่ต่างจากระบบประเมินผลงานอื่นๆ เนื่องจากมีการเรียนรู้ถึงผลดีและผลเสียในการออกแบบระบบ PMS ที่เกิดขึ้นเป็นเวลานาน ซึ่งระบบ PMS เป็นระบบที่เน้นในแง่ของการพูดคุยกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับพนักงาน และการให้คำปรึกษาในระหว่างทางเพื่อช่วยให้พนักงานทำงานได้สำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดขึ้น ซึ่งต่างจากระบบอื่นๆ ที่ไม่เน้นเรื่องของการสอนงานและการสื่อสารระหว่างทาง
                  นอกจากนี้ระบบ PMS ยังมีประสิทธิภาพในการเชื่อมโยงกับการบริหารผลตอบแทนเพื่อให้การจ่ายพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสมเหตุสมผล รวมถึงช่วยลดปัญหาข้อขัดแย้งที่เกิดขึ้นและการไม่ยอมรับผลปฏิบัติงานจากพนักงาน อย่างไรก็ตามพบว่าประสิทธิภาพของ PMS ยังนำมาเชื่อมโยงกับระบบ Competency เพื่อจัดทำระบบการบริหารคนเก่ง (Talent Management) และการทำแผนทดแทนตำแหน่งงาน (Succession Planning) เพื่อรักษาคนดีมีฝีมือให้อยู่กับองค์การต่อไป
   
5. ความยากที่สุดของกระบวนการ PMS คือเรื่องใด
                  ในการกำหนดเป้าหมายกรณีที่เป็นงาน Production หรืองานขายและการตลาดจะไม่ค่อยมีปัญหา แต่ปัญหาจะอยู่ในกลุ่มของงานสนับสนุนที่ต้องกำหนดเป้าหมายให้เป็นรูปธรรม ซึ่งเป็นเรื่องที่เข้าใจยาก และเป็นเรื่องที่หนักใจของกลุ่มพนักงานที่ทำงานในส่วนงานสนับสนุน เช่น งานบุคคล งานบัญชีและการเงิน งานเลขานุการ งานกฎหมาย เป็นต้น ดังนั้นผู้บริหารควรจะกำหนดนโยบายในเรื่องนี้ให้ชัดเจนเพื่อเป็นแนวทางการตั้งเป้าหมายสำหรับคนกลุ่มนี้        
                  ความยากของการนำ PMS มาใช้ในองค์การอีกเรื่องหนึ่งที่สำคัญคือการรวบรวมเป้าหมายจากทุกหน่วยงาน ซึ่งมีทั้งกลุ่มงานหลักและกลุ่มงานสนับสนุน เป็นการนำเป้าหมายที่รวบรวมได้มาใช้เป็นผลประกอบการโดยภาพรวมของหน่วยงานและขององค์การ ซึ่งเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยากและต้องใช้เทคนิคความเข้าใจเป็นอย่างมากในการรวบรวมเป้าหมายจากทุกกลุ่มงาน รวมถึงปัญหาการสื่อสารให้พนักงานทุกคนทุกระดับเข้าใจถึงความสำคัญและขั้นตอนการจัดทำของ PMS
   
6. ปัญหาและอุปสรรคของ PMS คืออะไร
                   ความเข้าใจร่วมกันตั้งแต่ผู้บริหารจนกระทั่งถึงผู้ปฏิบัติงานต้องเข้าใจ PMS ให้ตรงกันโดยมองเป็นเรื่องเดียวกัน ไม่ใช่ว่าผู้บริหารพูดว่าต้องการเพิ่มผลผลิตทุเรียน 10% ต่อปี แต่พนักงานกลับไปผลิตแตงโม 10% แทน เป็นต้น ซึ่งเป็นเรื่องที่หลาย ๆ องค์การได้ประสบปัญหานี้ขึ้นแล้ว ดังนั้นผมขอเสนอให้มีการจัดระบบการกระจายนโยบาย  (Policy Deployment) โดยการสร้างความเข้าใจในเรื่องของเป้าหมายกับพนักงานในทุก ๆ ระดับ และให้พนักงานทุกคนในองค์การมีแผนปฏิบัติการ (Action Plan) และเป้าหมายในการทำงานที่ชัดเจน ซึ่งแผนปฏิบัติการที่กำหนดขึ้นนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเชื่อมโยงกับเป้าหมายในทุกระดับ
   
7. การนำแนวคิด PMS มาใช้ในบริษัท SME ท่านมีความเห็นเป็นอย่างไร
                   ในทัศนะของผม ผมมองว่าขึ้นอยู่กับความพร้อมขององค์การ ปัจจุบัน SME จะต้องดิ้นรนหรือทำ
   ธุรกิจให้อยู่รอด การนำ PMS มาใช้อาจจะต้องรอเวลาอีกช่วงหนึ่งจนกว่าระบบงานต่างๆ เกิดความพร้อมก่อน เช่น โครงสร้างองค์การ การทำใบพรรณาหน้าที่งาน (Job Description: JD) และ KPIs เป็นต้น รวมถึงการทำความเข้าใจกับพนักงานถึงแนวคิดและประโยชน์ของการนำ PMS มาใช้ในองค์การ เพื่อสร้างการรับรู้ของพนักงานให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันก่อน  
                   อย่างไรก็ตามการนำ PMS มาใช้ในธุรกิจ SME ผมเชื่อว่ามุมมองของเถ้าแก่หรือผู้ประกอบการต้องการนำระบบ PMS มาใช้ แต่ถ้าระบบงานอื่นๆ ไม่พร้อม จะทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกต่อต้านมากขึ้น และในแง่มุมของการรับรู้ของพนักงาน คิดว่าพนักงานจะต้องยอมรับจากนโยบายการนำ PMS มาใช้ในองค์การ นอกจากนี้การนำ PMS มาใช้ในองค์การจำเป็นจะต้องผูกโยงกับระบบการจูงใจพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินเดือนและโบนัสที่ชัดเจน เพราะหากระบบการจูงใจไม่ดีอาจส่งผลให้พนักงานเกิดเฉื่อยและความวิตกกังวลในอนาคต ในทัศนะของผมการนำระบบ PMS มาใช้ในธุรกิจ SME มีความเสี่ยงอย่างมากจึงต้องดูความพร้อมขององค์การก่อน
   
8. จะรู้ได้อย่างไรว่ากระบวนการ PMS ประสบผลสำเร็จหรือไม่
                   การนำ PMS มาใช้ในองค์การจะประสบผลสำเร็จนั้น สามารถพิจารณาได้จากเงื่อนไขใน 2 เรื่อง
   ดังนี้
   • ความสำเร็จของการนำระบบ PMS มาใช้คือการประเมินระบบ (Assess) ระบบ PMS ทั้งหมดโดยบุคคลภายนอก และการวัดจากความพึงพอใจของพนักงานเพื่อให้ทราบถึงปัญหาของระบบ PMS และตรวจสอบความพอใจที่เกิดขึ้นในปัจจุบันเปรียบเทียบกับในอดีตที่ผ่านมาว่ามีแนวโน้มเพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างไรบ้าง
   • การวัดผลสำเร็จสามารถวัดจากผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริงจากการนำ PMS มาใช้ ซึ่งผมคิดว่า PMS ส่งผลทางอ้อมต่อปัญหาเรื่องของการลาออกของพนักงาน  และความผูกพันของพนักงานที่มีองค์การ สำหรับผลทางตรงของ PMS คือเป้าหมายที่กำหนดขึ้นของพนักงานทำงานได้ตามเป้าหมายของหน่วยงานและองค์การ
     
9. ในฐานะนัก HR จะต้องทำอย่างไรเพื่อช่วยให้ PMS ประสบผลสำเร็จ
                   ในฐานะนัก HR จะต้องสามารถช่วยผลักดันให้แนวคิด PMS ประสบผลสำเร็จในองค์การ ซึ่ง HR ต้องมีภารกิจที่สำคัญ ดังนี้
   • ต้องศึกษาองค์ความรู้เรื่อง PMS โดยละเอียดถึงความเชื่อมโยงในเป้าหมายขององค์การ เป้าหมายของหน่วยงานและเป้าหมายของพนักงาน
   • ต้องช่วยสื่อสารระบบนี้ โดยถือว่างานการสื่อสาร PMS เป็นงานหลักของ HR ที่จะต้องเปลี่ยนการรับรู้ (Mindset) ของพนักงานทุกคนทุกระดับตำแหน่งงานในองค์การ
   • การนำระบบไปเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ ต้องกระทำด้วยความรอบคอบ มีหลักการที่ชัดเจน เช่น การบริหารผลตอบแทนกับการนำ PMS ไปใช้งานต้องสร้างกติการโดยให้ Line Manager เข้ามามีส่วนร่วมในการจัดทำ PMS ขององค์การ เพื่อให้พนักงานทุกคนเกิดความยอมรับในระบบนี้
     
10. ท่านคิดว่าองค์กรในบ้านเรา กระบวนการ PMS ถูกนำไปใช้อย่างจริงจังมากน้อยแค่ไหน โดยเปรียบเทียบระหว่างภาครัฐ รัฐวิสหกิจ และภาคเอกชน
                   จากประสบการณ์ของผม ผมคิดว่าภาครัฐและรัฐวิสาหกิจกระบวนการของ PMS ยังอยู่ในช่วงเริ่มต้น ที่เกิดขึ้นได้ในช่วงต้นปี โดยต้องมีการศึกษาผลกระทบรอบด้าน เพราะเนื่องจากภาครัฐและรัฐวิสาหกิจเป็นองค์การที่เก่าแก่ รวมถึงวัฒนธรรมองค์การที่ไม่ได้เน้นการประเมินผลมากนัก ดังนั้นอาจจะนำมาใช้กับงานต้องมีแผนระยะยาวมารองรับ
                   สำหรับภาคเอกชน ระบบ PMS มีความพร้อมมากกว่าภาครัฐและรัฐวิสาหกิจ ซึ่งควรจะใช้ช่วงเวลานี้ดำเนินการให้เป็นไปตามระบบ แต่อย่างไรก็ตามต้องคำนึงถึงวัฒนธรรมในการทำงานของคนไทยว่าควรจะเป็นลักษณะค่อยเป็นค่อยไปให้เกิดการยอมรับ โดยสรุปคือ PMS เป็นเรื่องที่ดี ในเรื่องของหลักการ แต่การนำไปใช้ขอให้คำนึงถึงความพร้อมขององค์การและวัฒนธรรมการทำงานซึ่งจะช่วยให้ระบบนี้ประสบผลสำเร็จได้

ที่มา : hrcenter.co.th