ใบสมัคร
ใบสมัคร(Application blanks) เป็นเครื่องมือการคัดเลือกที่ใช้กันในเกือบทุกองค์กร นับเป็นหลักฐานในการแจ้งความจำนงในการขอสมัครงานของผู้ที่ประสงค์จะทำงานในแต่ละองค์กร รายละเอียดในใบสมัครจะประกอบไปด้วยคำถามซึ่งใช้ในการพิจารณาตัดสินความเหมาะสมในการจ้างงาน ฟิชเชอร์ (Fisher) เชอนเฟลท์ (Shoenfeldt) และชอว์ (Shaw) กล่าวว่า ข้อมูลที่ต้องการจะต้องเป็นความจริงและสามารถตรวจสอบได้ เช่นคุณวุฒิทางการศึกษาสูงสุดที่ได้รับ หรือวันที่ที่เริ่มงาน เป็นต้น เพราะในบางครั้งการตรวจสอบเพื่อขอคำยืนยันความถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็น
รายละเอียดข้อมูลที่ต้องการเกี่ยวกับผู้สมัคร เช่น ประวัติส่วนตัว ประวัติการศึกษา ประสบการณ์ในการทำงาน ความสามารถหรือความเชี่ยวชาญพิเศษ บุคคลรับรอง และอื่นๆ
ตัวอย่างแบบฟอร์มใบสมัครที่ใช้กันในหน่วยงานดังแสดงในแผนภาพ
ข้อมูลที่ได้จากใบสมัครได้นำไปใช้ในหลายลักษณะ ดังนี้
1. เพื่อกลั่นกรองผู้สมัครที่มีคุณสมบัติครบเกณฑ์ขั้นต่ำ เช่น คุณวุฒิด้านการศึกษา หรือ ประสบการณ์ในการทำงานเป็นต้น
2. เพื่อใช้ในการประเมินใบสมัครอย่างไม่เป็นทางการ เพื่อดูว่าผู้สมัครคนไดบ้างที่มี แวว น่าสนใจสมควรเชิญมาสัมภาษณ์
3. เพื่อใช้ข้อมูลเบื้องต้นในการเตรียมคำถามมนการสัมภาษณ์ว่าควรจะถามภูมิหลังของผู้สมัครเพิ่มเติมในเรื่องใดบ้าง
4. เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตรวจสอบประวัติจากผู้รับรองที่ระบุไว้ในใบสมัคร
5. เพื่อใช้ข้อคำถามในการกำหนดค่าน้ำหนักจากค่าสหสัมพันธ์ระหว่างข้อคำถามแต่ละข้อกับความสำเร็จในการปฏิบัติงาน ซึ่งสามารถใช้เป็นเกณฑ์ในการคัดเลือกและตัวพยากรณ์ เป็นการช่วยให้กระบวนการคัดเลือกมีประสิทธิภาพและมีความเที่ยงตรงสองชั้น
ใบสมัครที่ใช้ในการสมัครงานจะมี 2 แบบ คือ
1. ใบสมัครถามข้อมูลประวัติส่วนตัว (Biographical information blank : BIB)
ปัจจุบันนี้องค์การส่วนใหญ่จะนิยมใช้ BIB แทนใบสมัครแบบเดิม คำถามที่ถามในใบสมัครแบบ BIB จะมีรายละเอียดเติมจากใบสมัครแบบเดิม ผู้สมัครจะต้องตอบคำถามเกี่ยวกับข้อมูลชีวประวัติส่วนตัว ประวัติการศึกษา ทักษะหรือความชำนาญพิเศษ ประสบการในการทำงานที่ผ่านมา ทัศนคติ และสุขภาพคำถามจะเป็นแบบกำหนดตัวเลือกให้ผู้สมัครเลือกตอบ และคำถามจะแตกต่างจากใบสมัครแบบเดิม ตัวอย่างเช่น เกี่ยวกับการศึกษา และการทำงาน จะถามว่า
คุณจบการศึกษาระดับวิทยาลัยเมื่ออายุเท่าไร
ก. 20-21 ปี
ข. 22-23 ปี
ค. 24-24 ปี
ง. สูงกว่า 25 ปี
คุณรู้สึกอย่างไรกับการทำงานที่ต้องย้ายไปต่างจังหวัด
ก. ยินดีเป็นอย่างยิ่ง
ข. ยอมรับการย้ายถ้าจำเป็น
ค. ไม่ยอมรับการย้าย
ง. ยังไม่แน่ใจ
คุณมีประสบการกับการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์มากน้อยเพียงใด
ก. สามารถพัฒนาโปรแกรมได้
ข. สามารถใช้โปรแกรมสำเร็จรูปได้
ค. สามารถใช้โปรแกรมสำเร็จรูปได้บ้าง
ง. ไม่มีประสบการณ์
เมื่อผู้สมัครตอบคำถามในใบสมัครแล้ว ต่อจากนั้นจะมีการให้คะแนน ในการใช้ใบสมัครแบบ BIB จะต้องมีการศึกษาความสัมพันธ์ระหว่างคำถามแต่ละข้อกับเกณฑ์การคัดเลือกที่มีอำนาจเชิงพยากรณ์ความสำเร็จในการปฏิบัติงาน เพาระจะช่วยให้การคัดเลือกพนักงานประสบความสำเร็จยิ่งขึ้น
2. ใบสมัครแบบการให้น้ำหนักคะแนน (weighted application blank : WAB)
การจัดทำใบสมัครแบบ WAB จะใช้เวลานานกว่าแบบ BIB เพราะจะต้องมีกระบวนการกำหนดค่าน้ำหนักให้กับคุณลักษณะที่ส่งผลต่อความสำเร็จในการปฏิบัติงาน ค่าน้ำหนักของคุณลักษณะได้มาโดยการแบ่งพนักงานผู้ปฏิบัติหน้าที่อยู่ในขณะนั้นออกเป็นกลุ่มตามระดับผลการปฏิบัติงาน ซึ่งวัดจากข้อมูลที่รวบรวมจากสถิติผลผลิตของการทำงาน รวมถึงผลการประเมินของผู้นิเทศงาน และอัตราการลาออกจากงาน ระดับผลการปฏิบัติงานแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม ได้แก่ กลุ่มที่มีผลการปฏิบัติงานระดับสูงและกลุ่มที่มีผลการปฏิบัติงานระดับต่ำ หรืออาจแบ่งเป็น 3 กลุ่ม อันจำแนกเป็นกลุ่มระดับสูง กลุ่มระดับปานกลาง และกลุ่มระดับต่ำ คุณลักษณะต่างๆ ของแต่ละกลุ่มจะถูกตรวจสอบแล้วนำมาศึกษาเปรียบเทียบเชิงสหสัมพันธ์กับระดับผลการปฏิบัติงานของแต่ละกลุ่ม และจะกำหนดค่าน้ำหนักคะแนนตามผลความแตกต่าง ดังนี้
2.1 คุณลักษณะที่ไม่มีความแตกต่างระหว่างกลุ่มจะกำหนดค่าน้ำหนัก= 0
2.2 คุณลักษณะที่มีความแตกต่างระหว่างกลุ่มบ้างจะกำหนดค่าน้ำหนัก= +1
2.3 คุณลักษณะที่มีความแตกต่างระหว่างกลุ่มมากจะกำหนดค่าน้ำหนัก= +2
ต่อจากนั้นจะให้คะแนนตามค่าน้ำหนักที่กำหนด แล้วจึงรวมคะแนน ผู้สมัครที่มีคะแนนผลบวกสูงสุดจะได้รับการเสนอชื่อเพื่อรับการจ้างงาน เนื่องจากมีคะแนนถึงเกณฑ์ขั้นต่ำ ซึ่งพนักงานในอดีตหรือปัจจุบันได้แสดงศักยภาพเชิงประจักษ์ว่าสามารถปฏิบัติงานได้ในระดับที่ไดมาตรฐาน
อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะที่มีอำนาจเชิงพยากรณ์สำหรับแต่ละอาชีพจะแตกต่างกัน ดังนั้น ค่าน้ำหนักคะแนนจะต้องได้รับการทบทวนเป็นระยะๆ อย่างสม่ำเสมอ ใบสมัครแบบ WAB จะนิยมใช้กับการคัดเลือกในโรงงานอุตสาหกรรม โรงพยาบาล และธนาคาร
เมื่อเปรียบเทียบการใช้แบบใบสมัครที่ 2 แบบ พบว่าองค์กรส่วนใหญ่จะใช้แบบ BIB และน้อยกว่า 1/3 ใช้แบบ WAB หรือแบบอื่นๆ แต่ไม่ว่าจะเป็นแบบใดก็ตาม การตัดสินใจ การคัดเลือกยังต้องใช้ข้อมูลจากแหล่งอื่นๆประกอบด้วย เช่น การใช้แบบทดสอบ และการสัมภาษณ์ เป็นต้น