ขั้นตอนที่ 3 การจัดทำ (ITDP) : การจัดทำแผนฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานรายบุคคล

การจัดทำแผนฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานรายบุคคล (Individual Training & Development) จะถูกกำหนดขึ้นภายหลังจากการกำหนดแผนฝึกอบรมและพัฒนาของตำแหน่งงานประจำปี (Annual Training & Development Plan)  เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทั้งที่การจัดทำแผนฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานรายบุคคลนั้นจะแบ่งเป็น 3 ขั้นตอนหลักได้แก่

1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูลด้านบุคคล

    เป็นการรวบรวมข้อมูลต่างๆ ของพนักงานรายบุคคลที่เกี่ยวข้องกับผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมาและศักยภาพในการทำงานของพนักงาน รวมทั้งช่องว่างของความสามารถ (Competency Gap) ที่ต้องพัฒนาปรับปรุงตลอดจนทัศนคติ เป้าหมาย และความคาดหวังของพนักงานโดยสามารถหาข้อมูลต่างๆเหล่านี้ได้จากวิธีการดังต่อไปนี้

• แบบประเมินผลการปฏิบัติงาน : ประกอบด้วยข้อมูล 2 ส่วน หลักที่สำคัญ ได้แก่

1.  ปัจจัยที่ใช้วัดผลการปฏิบัติงาน  ซึ่งเป็นปัจจัยที่ใช้สำหรับประเมินผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา (Performance) ทั้งนี้การกำหนดปัจจัยดังกล่าวจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ซึ่งโดยส่วนใหญ่ปัจจัยที่ใช้วัดผลการปฏิบัติงานจะแบ่งเป็น 3 ส่วนหลักๆ กล่าวคือ

        -  ปัจจัยวัดความสามารถในการทำงาน (Competency) โดยเน้นการวัดพฤติกรรมการทำงาน (Behavior) ที่ประกอบ

           ไปด้วยความรู้ (Knowledge) ทักษะ(Skill)  และคุณลักษณะส่วนบุคคล (Personal Attribute)

        -  ปัจจัยวัดผลสำเร็จที่เกิดขึ้นในการทำงาน (Key Performance Indicator : KPIs)  โดยเน้นการวัดผลลัพธ์ที่ได้จาก

           การทำงาน (Output/Outcome) ที่สามารถเห็นได้ชัดเจนในเชิงของตัวเลขที่เป็นรูปธรรม เช่น ยอดขาย ผลกำไร

           หรือความรวดเร็วในการจัดทำเอกสาร เป็นต้น

        -   ปัจจัยผสม (Mixed Factors) เป็นการวัดทั้งปัจจัยด้านความสามารถ (Competency) และปัจจัยอาจแตกต่างกันตาม

            ลักษณะงานและระดับตำแหน่งงานโดยส่วนใหญ่หลายต่อหลายองค์กรนิยมวัดผลการปฏิบัติงานด้วยปัจจัยผสม 

             เนื่องจากสามารถประเมินผลการทำงานได้ทั้งพฤติกรรมที่เสี่ยงออกและผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น

2.  แนวทางในการพัฒนาพนักงานรายบุคคล (Individual Development  Guidances : IDGs) เป็นส่วนสำคัญที่จะเปิดโอกาสให้พนักงานได้ชี้แจงถึง

      -   จุดดีหรือจุดแข็ง  (Strength)

      -   จุดที่ต้องพัฒนา/ปรับปรุง (Weakness)

      -   แผนงานหรือข้อตกลงร่วมกันระหว่างพนักงานและหัวหน้าเพื่อการพัฒนาความสามารถในการ ปฏิบัติงานได้ดีขึ้น

•  แบบสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาของพนักงานรายบุคคล : ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะเป็นผู้จัดทำและแจกแบบสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาให้กับพนักงานเป็นรายบุคคล โดยจะต้องระบุหลักสูตรการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาในแต่ละตำแหน่งงานที่ได้สำรวจไว้แล้วในขั้นตอนของการกำหนดหลักสูตรฝึกอบรมและพัฒนาของตำแหน่งงานโดยกำหนดเป็น  3 หัวข้อหลัก ดังนี้

                    1.     โปรแกรมทั่วไป

                    2.     โปรแกรมด้านการบริหาร

                    3.     โปรแกรมด้านเทคนิค

นอกจากนี้ในแบบฟอร์มการสำรวจฯ ควรเปิดโอกาสให้พนักงานนำเสนอหลักสูตรหรือโปรแกรมการพัฒนาที่ต้องการและจำเป็นเพิ่มเติม  พร้อมทั้งระบุวิธีการพัฒนา  รวมทั้งเหตุผลความจำเป็นประกอบด้วย ดังตัวอย่างต่อไปนี้

ตัวอย่าง  แบบสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนา

ขอให้ท่านระบุหลักสูตรหรือโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาความจำเป็นและเหมาะสมกับขอบเขตหน้าที่งานที่รับผิดชอบ

1.  ข้อมูลทั่วไป

2. กรุณาระบุหลักสูตรหรือโปรแกรมที่จำเป็น

3. กรุณาเสนอแนะหลักสูตรหรือโปรแกรมที่จำเป็นเพิ่มเติม

หมายเหตุ :  แนวทางการพัฒนา ได้แก่

-  การฝึกอบรม                                        -   การฝึกอบรม                                       -  การสอนงาน

-  การใช้ระบบพี่เลี้ยง                              -  การให้คำปรึกษาแนะนำ                      -  การสับเปลี่ยนหมุนเวียนงาน

·        แบบวิเคราะห์หาช่องว่างของความสามารถ (Competency Gap Assessment)  :  เป็นการประเมินความสามารถของตำแหน่งงาน (Expected Competency)  เพื่อสรุปความสามารถของพนักงานที่ควรปรับปรุงและพัฒนา ซึ่งสามารถใช้เป็นแนวทางในการกำหนดหลักสูตรหรือโปรแกรมที่จำเป็นสำหรับความสามารถที่ต้องปรับปรุง

ขอให้พิจารณาวิธีการวิเคราะห์หาช่องว่างของความสามารถ (Competency  Gap Assessment)  จากบทที่ผ่านมา

3.2  การวิเคราะห์หาหลักสูตรหรือโปแกรมที่จำเป็นสำหรับพนักงานรายบุคคล

เป็นการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆของพนักงานรายบุคคลที่รวบรวมได้ เพื่อนำมาใช้ในการกำหนดโปรแกรมหรือหลักสูตรที่จำเป็นและควรได้รับการฝึกอบรมและพัฒนาเป็นรายบุคคล ทั้งนี้ขอให้พิจารณาจากข้อมูลที่สรุปได้ของการเก็บรวบรวมข้อมูลด้านบุคคลตามตัวอย่างดังต่อไปนี้

 หลังจากนั้นให้เปรียบเทียบโปรแกรมหรือหลักสูตรของพนักงานรายบุคคลกับโปรแกรมหรือหลักสูตรของตำแหน่งงาน ทั้งนี้เนื่องจากว่าบางครั้งโปรแกรมหรือหลักสูตรที่พนักงานอยากที่จะให้มีการจัดอบรมหรือพัฒนา อาจมิใช่เป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงานนั้นๆ ซึ่งการกำหนดโปรแกรมหรือหลักสูตรที่ดีนั้นควรพิจารณาจากความจำเป็น (Need)  มากกว่า ความต้องการ (Want)  ของพนักงาน เพราะมิฉะนั้นและจะทำให้องค์กรไม่สามารถควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่ายในการจัดฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานได้

ขอให้พิจารณาตัวอย่างการเปรียบเทียบโปรแกรมหรือหลักสูตรของตำแหน่งงาน กับโปรแกรมหรือหลักสูตรของพนักงานรายบุคคล ดังตัวอย่างต่อไปนี้