การเสริมสร้างแสนยานุภาพในงานฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ( ตอนที่ 3 )
ในตอนที่ 2 ผมได้กล่าวถึงการกำหนดรูปแบบหรือแบบฟอร์มหรือวิธีการสำรวจและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กร ในตอนที่ 3 นี้จะกล่าวถึง หลักการของการประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กรเพื่อนำไปจัดทำแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานครับ
หากองค์กรใด ได้จัดทำระบบ Competency ในองค์กร ก่อนการประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในองค์กร ก็จะสามารถต่อยอดหรือบูรณาการเข้าด้วยกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะจะมีการประเมินช่องว่างความสามารถของพนักงานแต่ละคน ( Competency Gap Assessment ) ซึ่งจะนำผลการประเมินช่องว่างความสามารถฯ มากำหนดเป็นแผนการฝึกอบรมและพัฒนาเป็นรายบุคคล ( Individual Development Plan ) ได้อย่างสอดคล้องกับความรู้ ความสามารถ ทักษะและคุณลักษณะส่วนบุคคลที่จำเป็นของพนักงานแต่ละคนหรือแต่ละตำแหน่งงาน และจะสอดคล้องกับวิสัยทัศน์และแผนของธุรกิจ อีกด้วย ซึ่งโดยส่วนใหญ่การกำหนดแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานเป็นรายบุคคลนั้น จะจัดทำเป็นแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานเป็นในลักษณะเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพ ( Training Roadmap ) โดยกำหนดเป็นแผนในระยะยาว ( Long Term Plan )
แต่หากองค์กรใดมิได้จัดทำระบบ Competency ในองค์กร ก็ไม่ต้องกังวลครับ หลักการของการประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานนั้น สามารถดำเนินการได้ดังต่อไปนี้
แนวทางที่ 1
- ประมวลข้อมูลทั้งในทางสถิติและในเชิงคุณภาพ
- ข้อมูลในทางสถิติ สรุปเป็นจำนวนและร้อยละ
- ข้อมูลในเชิงคุณภาพ พิจารณาโดยใช้เหตุและผล
- เรียงลำดับหลักสูตรตามความจำเป็น ทั้งหลักสูตรกลาง ( Core Courses ) และหลักสูตรเฉพาะ ( Technical Courses )
- วิเคราะห์ว่าหลักสูตรที่รวบรวมมานั้น ตอบสนองต่อความจำเป็นขององค์กร, หน่วยงานและตำแหน่งงานหรือไม่ และในเรื่องใด
- จำแนกหลักสูตรออกเป็นหลักสูตรกลาง ( Core Courses ), หลักสูตรเฉพาะ ( Technical Courses) ของแต่ละหน่วยงานและจำแนกตามกลุ่มระดับตำแหน่งงาน
ในองค์กร ( เจ้าหน้าที่, หัวหน้างาน,ผู้บริหารระดับต้น, ผู้บริหารระดับกลางและผู้บริหารระดับสูง )
แนวทางที่ 2
- ทำการจัดหมวดหมู่ หรือจัดกลุ่มความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน เช่น
| ระดับองค์กร | สิ่งที่เป็นอยู่ | สิ่งที่ควรจะเป็น |
| 1. ระดับธุรกิจ | “เป็นอย่างไร” | “อยากได้ลักษณะใดในอนาคต” |
| 2. ระดับฝ่ายงาน/กลุ่มงาน | “เป็นอย่างไร” | “อยากได้ลักษณะใดในอนาคต” |
| 3. ระดับบุคคล | “เป็นอย่างไร” | “อยากได้ลักษณะใดในอนาคต” |
- จัดแบ่งตามฝ่ายงาน โดยแยกออกเป็น
| ฝ่ายงาน | เมทริกซ์ความจำเป็น | ||
| ด้านเทคนิค | ด้านเทคโนโลยี | ด้านทักษะการจัดการ | |
| 1. ฝ่ายบุคคล | x x | x x x | x x |
| 2. ฝ่ายการตลาด | x x x | x x x | x x |
| 3. ฝ่ายคอมพิวเตอร์ | x x x x | x x x x | x x |
| 4. ฝ่ายบัญชี-การเงิน | x x | x x | x x |
3. สรุปเข้าเป็นหมวดวิชา / กลุ่มความรู้จากเมทริกซ์ความจำเป็น โดยพิจารณาประกอบกับข้อ 1 คือเปรียบเทียบระหว่าง “สิ่งที่เป็นอยู่” กับ “สิ่งที่ควรจะเป็น”
4. กำหนดลำดับความสำคัญเร่งด่วน โดยพิจารณาว่า
4.1 เป็นความจำเป็นที่เป็น “งานหลักของธุรกิจ” หรือ “หัวใจสำคัญของธุรกิจ” ใช่หรือไม่?
4.2 เป็นความจำเป็นที่สนับสนุน “งานหลักของธุรกิจ” ใช่หรือไม่?
4.3 เป็นความจำเป็นของหน่วยงานอื่นๆ ที่ยังรอได้ หรือไม่เกิดผลกระทบรุนแรงต่อธุรกิจ ( เราจะพิจารณาให้น้ำหนักเรียงตามข้อ 4.1 ไปหา 4.3)
5. สรุปเป็นกลุ่มความรู้ เช่น ด้านเทคนิควิชาชีพ ด้านเทคโนโลยี ด้านทักษะการจัดการ ด้านเทคนิคการจัดการ และด้านนโยบายประจำปี
6. กำหนดเกณฑ์หลักสูตรการฝึกอบรมและพัฒนา ดังต่อไปนี้
หลักสูตรการฝึกอบรมและพัฒนาแบ่งตามเกณฑ์ระยะเวลา
- หลักสูตรระยะสั้น : ไม่เกิน 1 สัปดาห์ โดยดูจากเนื้อหา ขอบเขตและผลลัพธ์
- หลักสูตรระยะยาว : เกิน 1 สัปดาห์
หลักสูตรการฝึกอบรมและพัฒนาแบ่งตามเกณฑ์ความยากง่าย
- หลักสูตรพื้นฐานทั่วๆ ไป ( Core Courses )
- หลักสูตรเฉพาะด้าน ( Technical Courses )
หลักสูตรการฝึกอบรมและพัฒนาแบ่งตามเกณฑ์ระดับในองค์กร
- หลักสูตรสำหรับผู้ปฏิบัติงาน
- หลักสูตรสำหรับหัวหน้างาน / หัวหน้าแผนก
- หลักสูตรสำหรับผู้บริหารระดับต้น
- หลักสูตรสำหรับผู้บริหารระดับกลาง
- หลักสูตรสำหรับผู้บริหารระดับสูง
หลักสูตรการฝึกอบรมและพัฒนาแบ่งตามเกณฑ์การเรียนรู้
1. มุ่งเน้นให้ความรู้ ความเข้าใจ ( Knowledge )
2. มุ่งเน้นการสร้างทักษะ ( Skills )
3. มุ่งเน้นการสร้างทัศนคติ ( Attitude )
แนวทางที่ 3
1. สรุปชื่อหน่วยงาน ภารกิจหลักของหน่วยงาน อัตรากำลังพลปัจจุบันและที่คาดหมาย
2. สรุปปัญหาการปฏิบัติงานที่ค้นพบ ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน
3. สรุปประเภทความจำเป็น ลำดับความเร่งด่วนที่จะต้องสนองตอบต่อธุรกิจ โดยการวิเคราะห์ภารกิจที่เป็นปัญหากับเกณฑ์
4. สรุปสิ่งที่ใช่และไม่ใช่ ( Needs & Wanted )ความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาหรือข้อมูลที่ควรจะมีการศึกษาเพิ่มเติม
5. สรุปจากการวิเคราะห์หน้าที่งาน ( Task Analysis )
6. สรุปจากเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพ ( Career Path )
7. สรุปจากแผนการสืบทอดตำแหน่งงาน ( Succession Plan )
8. สรุปจากการทำวิจัย/การสัมภาษณ์ในรูปแบบกลุ่มโฟกัส ( Focus Group )
9. สรุปจากการประเมินผลการปฏิบัติงาน ( Performance Appraisal )
10. สรุปจากแบบสัมภาษณ์การออกจากงาน ( Exit Interview )
11. สรุปจากแบบฟอร์มการสำรวจความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ( Training Needs Survey )
12. สรุปจากใบกำหนดหน้าที่งาน ( Job Description )
13. สรุปจากช่องว่างความสามารถของพนักงาน ( Competency Gap Assessment )
14. สรุปจากนโยบาย ( Policy ) ขององค์กร
15. สรุปจากข้อเสนอแนะ ( ถ้ามี )
สำหรับตอนที่ 3 นี้ ก็ขอจบคำอธิบายเพียงเท่านี้ก่อนนะครับ และหากผู้อ่านท่านใด
มีคำถามหรือข้อสงสัยประการใด ก็สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้นะครับ ตาม E-Mail หรือเบอร์โทรศัพท์ครับ แล้วมาติดตามตอนที่ 4 ต่อไปนะครับ ซึ่งจะกล่าวถึงการจัดทำแผนการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานต่อไปครับ
เขียนโดย : สมชาย หลักคงคา