ทำอย่างไรให้โครงการว่าจ้างที่ปรึกษาประสบผลสำเร็จ?
อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์
p_arporn11@hotmail.com
เนื่องจากในสถานการณ์ปัจจุบันการแข่งขันทวีความรุนแรงขึ้น ซึ่งมีผลทำให้องค์กรต่าง ๆ พยายามปรับปรุงระบบงานและกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ บางองค์กรมีความต้องการปรับปรุงระบบงานเอง แต่บางองค์กรได้ว่าจ้างที่ปรึกษามาช่วยในการออกแบบและพัฒนาระบบงานให้ดีขึ้นโดยการใช้งบประมาณในการว่าจ้างที่ปรึกษาเป็นจำนวนมาก มีบางองค์กรที่ประสบความสำเร็จ แต่บางองค์กรไม่ประสบความสำเร็จในการว่าจ้างที่ปรึกษา ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น ..
เพื่อมิให้เกิดการสูญเปล่าในการลงทุนจากการว่าจ้างที่ปรึกษา....การจัดทำแผนงานเพื่อเตรียมความพร้อมในการดำเนินงานร่วมกับที่ปรึกษาจึงเป็นสิ่งที่สำคัญและต้องทำอย่างต่อเนื่อง ดิฉันอยากจะกล่าวถึงขั้นตอนในการเตรียมความพร้อมเพื่อการทำงานร่วมกับที่ปรึกษาซึ่งท่านได้คัดเลือกไว้แล้วเป็น 3 ขั้นตอนหลัก ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 : ก่อนการดำเนินโครงการ เป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญและจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อสร้างการรับรู้และความเข้าใจร่วมกันระหว่างพนักงานในองค์กร โดยมีรายละเอียดของขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้
1.1 | การสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกัน : ความร่วมมือจะเกิดขึ้นจากการรับรู้ที่ตรงกัน เพราะจะทำให้พนักงานมีความมุ่งมั่นและมีส่วนร่วมในการดำเนินโครงการให้บรรลุผลสำเร็จ ดังนั้นองค์กรควรแจ้งหรือสื่อสารให้พนักงานรับรู้ว่าเรากำลังทำอะไร พนักงานควรเตรียมตัวอย่างไรบ้าง และสิ่งนั้นมีผลดีอย่างไรกับพนักงาน พนักงานจะได้รับอะไรหากโครงการนั้นประสบผลสำเร็จ...... มีวิธีการและสื่อมากมายในการสร้างความเข้าใจให้กับพนักงาน เช่น สื่อทางอินเตอร์เน็ต ประกาศตามบอร์ดต่าง ๆ การจัดประชุมภายในองค์กร เสียงตามสาย จดหมายข่าว เป็นต้น |
1.2 | การจัดตั้งคณะกรรมการเพื่อพิจารณาอนุมัติผลการทำงาน : ผู้บริหารเป็นบุคคลที่สำคัญ (Key Person) ในการดำเนินงานให้ประสบผลสำเร็จ และเพื่อเป็นการสร้างจิตสำนึกในการทำงานร่วมกัน จึงควรให้ผู้บริหารมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ โดยการจัดตั้งทีมงานในรูปแบบของคณะกรรมการ ซึ่งควรประกอบด้วยผู้บริหารของหน่วยงานต่าง ๆ ที่มีส่วนร่วมในการตัดสินใจและพิจารณาอนุมัติผลการดำเนินงาน ซึ่งอาจจะเป็นผู้บริหารในระดับผู้อำนวยการฝ่าย (ขึ้นอยู่กับผังโครงสร้างตำแหน่งงานของท่าน) ที่เป็นผู้ที่มีอำนาจสูงสุดของหน่วยงาน ทั้งนี้ควรหลีกเลี่ยงมิให้ผู้บริหารท่านใดท่านหนึ่งมีอำนาจสิทธิ์ขาดในการตัดสินใจแต่เพียงผู้เดียว |
1.3 | การจัดตั้งคณะทำงาน : คณะทำงานควรประกอบด้วยทีมงานจากหน่วยงานบุคคล และตัวแทนของหน่วยงานต่าง ๆ ประมาณ 7-10 คน (ขึ้นอยู่กับขนาดองค์กร) เพื่อการเรียนรู้ระบบการทำงาน ความรู้ใหม่ ๆ (Know How) และประสบการณ์ที่สำเร็จ (Best Practice) จากทีมที่ปรึกษา |
1.4 | การมีผู้ประสานงาน : เป็นเจ้าหน้าที่จากหน่วยงานบุคคลประมาณ 1-2 คนซึ่งทำหน้าที่ในการติดต่อ ประสานงานระหว่างที่ปรึกษากับหน่วยงานต่าง ๆ ภายใน รวมทั้งการจัดเตรียมข้อมูล สถานที่ และอุปกรณ์ต่าง ๆ ในการจัดประชุมและสัมมนา |
ขั้นตอนที่ 2 : ระหว่างการดำเนินโครงการ
2.1 | การสื่อสารเพื่อแจ้งความคืบหน้า : ควรมีการแจ้งพนักงานถึงความคืบหน้าในการดำเนินงาน ผลที่ได้รับ และสิ่งที่กำลังจะทำต่อไป เพื่อสร้างการรับรู้และปลุกจิตสำนึกในการทำงานร่วมกันของพนักงาน วิธีการในการสื่อสารต่าง ๆ ดิฉันไม่ขอกล่าวถึง เพราะได้กล่าวถึงไปแล้วในขั้นตอนที่ 1 |
2.2 | การจัดประชุมเพื่อติดตามผลการทำงาน : ควรมีการจัดประชุมระหว่างคณะทำงานและทีมที่ปรึกษาเพื่อติดตามความคืบหน้าในการทำงาน การรับทราบถึงปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้น และการวางแผนดำเนินการต่อไป โดยอาจจัดประชุมอาทิตย์ละครั้งหรือสองอาทิตย์ครั้ง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการ |
2.3 | การสร้างบรรยากาศในการเรียนรู้ : การทำให้เกิดการเรียนรู้ในองค์การ (Learning Organization) การถ่ายทอดความรู้และการนำความรู้ที่ได้จากการทำงานร่วมกับที่ปรึกษาไปประยุกต์ใช้ได้ภายหลังจากเสร็จสิ้นโครงการ |
ขั้นตอนที่ 3 : หลังเสร็จสิ้นโครงการ
3.1 | จัดทำแผนปฏิบัติงาน และติดตามผลเป็นระยะ : จัดทำแผนการดำเนินงานในรายละเอียด (Action Plan) ในการนำระบบที่ที่ปรึกษานำเสนอมาปฏิบัติใช้ในองค์กร โดยไม่ควรคาดหวังผล 100 % ที่จะเกิดขึ้นจากการนำไปปฏิบัติในช่วงแรก ซึ่งผลที่เกิดขึ้นอาจใช้เวลา น้อยหรือมากกว่า 1 ปี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการสร้างความเข้าใจและความร่วมมือปฏิบัติกันอย่างจริงจังของผู้บริหารและพนักงานในองค์กร |
3.2 | การสื่อสารเพื่อชี้แจงผลความสำเร็จและแผนการดำเนินงานต่อไป : ควรสื่อสารให้พนักงานเข้าใจว่าอะไรคือสิ่งที่องค์กรได้จากการว่าจ้างที่ปรึกษาพนักงานควรมีบทบาทและหน้าที่อย่างไรบ้าง และประโยชน์หรือผลตอบแทนที่พนักงานจะได้ถ้าหากร่วมมือกันนำระบบใหม่มาใช้ได้สำเร็จ |
ดิฉันเชื่อว่า......ความสำเร็จที่เกิดจากการว่าจ้างที่ปรึกษาย่อมจะเกิดขึ้นได้....ถ้าทุกท่านเตรียมแผนงานและความพร้อมในการทำงานไว้ล่วงหน้า