พรีเซนต์ อย่างไร ให้ชนะใจคนรอบข้าง

Post Today - หากคุณเป็นผู้หนึ่งที่ในชีวิตประจำวัน หรือชีวิตการทำงานจะต้องเป็นผู้ที่เข้าไปพรีเซนต์งานให้ลูกค้า ลูกน้อง หัวหน้างาน หรือ คนรอบข้างอื่นๆ ฟัง ในยุคที่ถือได้ว่าการแข่งขันนั้นสูงมาก ศิลปะของการพรีเซนต์จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง การพรีเซนต์ หรือโดยส่วนตัวดิฉันจะเรียกว่า “การขายความคิด” เพื่อเอาชนะใจคนที่ดิฉันเรียกว่า “ผู้ฟัง” หรือ “ผู้ตัดสินใจ” ให้ได้ การเตรียมตัวถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งยวดในขั้นตอนแรกของการพรีเซนต์ แต่คุณจะทราบหรือไม่ว่า คุณนั้นมีทักษะในการพรีเซนต์ดีเพียงใด ดิฉันอยากที่จะให้คุณลองทำแบบทดสอบนี้ แล้วลองมองย้อนกลับไปว่าคุณ “มี” หรือ “ขาด” อะไรบ้างที่จะสามารถทำให้คุณประสบความสำเร็จในการพรีเซนต์ได้

ด้านล้างจะมีคำถามอยู่ทั้งหมด 18 ข้อ โดยจะให้คุณลองพิจารณาตัวคุณอย่างละเอียดว่าพฤติกรรมการแสดงออกของคุณนั้นเป็นแบบ A = ทำตลอด เสมอๆ B = ทำบ้างบางครั้ง C = ทำน้อยครั้งมาก D = ไม่เคยทำเลย ในแต่ละข้อ โดยคุณจะต้องซื่อสัตย์ในการทำแบบทดสอบนี้ให้ตรงกับตัวคุณมากที่สุด คุณจะเริ่มต้นวางแผนการพรีเซนต์ โดยรวบรวมข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ ระหว่างที่คุณวางแผน คุณจะศึกษาข้อมูลของคนที่คุณจะต้องไปพรีเซนต์ก่อนเสมอ ระหว่างที่คุณวางแผน คุณจะทำการประเมินระดับของผู้ฟังของคุณว่า ผู้ฟังของคุณมีความรู้มากแค่ไหนในเรื่องที่คุณจะพูด ก่อนที่คุณจะพรีเซนต์งาน คุณจะต้องทำการศึกษาลักษณะ และวิธีใช้งานของอุปกรณ์ต่างๆ เช่น LCD หรือ Notebook ก่อน (ถ้ามี) คุณจะไม่เสียเวลามากกับหัวข้อที่เป็นปัญหา แต่จะมุ่งเน้นไปที่เรื่องของการแก้ไขปัญหา เนื่องจากเป็นส่วนที่ผู้ฟังสนใจมากที่สุด ก่อนที่คุณจะพรีเซนต์ คุณจะฝึกโดยการพูดหน้ากระจก อัดเทป หรือพูดให้เพื่อนคุณฟังก่อน เพื่อที่จะเป็นการฝึกฝน อีกทั้งคุณยังจะได้ทราบข้อควรปรับปรุง หรือได้รับข้อเสนอแนะจากเพื่อนของคุณ ก่อนที่คุณจะพรีเซนต์ หากเป็นไปได้ คุณจะต้องทำการศึกษาลักษณะของห้อง รวมไปถึงตำแหน่งที่คุณยืน เพื่อให้ผู้ฟังสามารถเห็นคุณ และสิ่งที่คุณต้องการจะพรีเซนต์ได้อย่างชัดเจนที่สุด คุณจะทำการศึกษาลักษณะของการแต่งตัวให้เหมาะสมกับสถานการณ์ หรือสถานที่ที่คุณจะไปพรีเซนต์เสมอ ในกรณีที่คุณไม่สามารถทราบว่าองค์กรที่คุณจะเข้าไปพรีเซนต์ มีวัฒนธรรมการแต่งตัวแบบใด คุณจะใส่เสื้อผ้าสีสุภาพ และใส่สูทตอนไปพรีเซนต์เสมอ ระหว่างการพรีเซนต์ คุณจะพยายามยกตัวอย่างที่ตรง หรือเกี่ยวข้องกับประสบการณ์ของผู้ฟังของคุณ หากคุณต้องมี Power Point ในการพรีเซนต์ คุณจะพยายามสรุปเป็นคำสำคัญในแต่ละหัวข้อมากกว่าจะใส่คำอธิบายทั้งหมดที่คุณจะพูด คุณจะมีการฝึกฝนในการออกเสียงให้มีการเน้นคำพูด หากหัวข้อนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญที่คุณต้องการให้ผู้ฟังสนใจมากขึ้น ระหว่างการพรีเซนต์ คุณจะสังเกตว่าผู้ฟังคนไหนสนใจ และให้ความร่วมมือกับคุณมากเป็นพิเศษ เพื่อที่คุณจะได้ดึงเขาเข้ามามีส่วนร่วมกับคุณ ขณะที่คุณต้องการผู้สนับสนุน ในขณะที่คุณยกตัวอย่าง ระหว่างที่จบในแต่ละหัวข้อ คุณจะเปิดโอกาสให้ผู้ฟังถามคำถามก่อน ที่คุณจะเดินหน้าไปพูดในหัวข้อต่อไป คุณจะพยายามไม่หันหลังให้กับผู้ฟัง แม้นขณะที่คุณเดินก็ตาม ในการตอบคำถาม คุณจะพุ่งความสนใจไปที่คนที่ถามคำถามของคุณเป็นรายๆ ไป ก่อนที่คุณจะกล่าวสรุป คุณจะย้ำถึงหัวข้อหลักทั้งหมดที่คุณได้พูดทั้งหมดอีกครั้ง คุณจะพยายามควบคุมเวลาให้ได้ตรงตามแผนที่คุณได้วางเอาไว้ ถ้าคำตอบส่วนใหญ่ของคุณคือ A คุณได้แสดงให้เห็นแล้วว่าคุณได้มีการเตรียมพร้อมก่อนการพรีเซนต์เสมอๆ ซึ่งถือได้ว่าจะเป็นส่วนที่จะทำให้คุณประสบความสำเร็จในการพรีเซนต์ คุณอาจเคยเกิดอาการประหม่าก่อนการพรีเซนต์บ้าง แต่การฝึกฝนที่ดี และสม่ำเสมอ จะทำให้คุณก้าวผ่านความประหม่าเหล่านี้ได้ดีทีเดียว ถ้าคำตอบส่วนใหญ่ของคุณคือ B การพรีเซนต์ของคุณอาจที่จะไม่ประสบความสำเร็จบ้างในบางครั้ง อาจจะเกิดจากคุณไม่มีเวลาในการฝึกฝน หรือการเตรียมตัวของคุณนั้นไม่เพียงพอ หากคุณให้ความสำคัญกับมันมากๆ ความประหม่าก่อนการประชุมก็จะหมดไป ถ้าคำตอบส่วนใหญ่ของคุณคือ C คุณเคยสังเกตหรือไม่ว่า ทุกสายตาที่จ้องมองผ่านคุณเวลาคุณพรีเซนต์นั้น อาจเต็มไปด้วยความไม่เชื่อถือในตัวคุณ หรือคุณอาจคิดว่า คุณไม่ได้เกิดมาเพื่อเป็นนักพรีเซนต์ที่ดี แต่เชื่อเถิดค่ะ หากคุณรู้จักปรับตัวให้มีการวางแผนล่วงหน้า หรือหมั่นฝึกฝนให้มาก คุณอาจจะพบว่า คุณนั้นมีความสามารถที่เยี่ยมยอด ไม่ต่างจากนักพูดมืออาชีพเลยก็ว่าได้ ถ้าคำตอบส่วนใหญ่ของคุณคือ D หากคุณได้ข้อนี้ ก็ถือได้ว่า เกือบ 100 เปอร์เซ็นต์ของงานที่จะต้องมีการพรีเซนต์ของคุณนั้น อาจไม่ประสบความสำเร็จเลย อาจเป็นเพราะคุณไม่ทราบถึงหลักการที่จำเป็น และความสำคัญของการพรีเซนต์ หรืออาจเป็นเพราะคุณไม่ใส่ใจกับการพรีเซนต์เลยก็ว่าได้ โดยสรุปแล้ว หลักของการพรีเซนต์ที่ดีนั้น จะเกิดได้จาก 3 ส่วนคือ การเตรียมตัวก่อนพรีเซนต์ ทักษะการสังเกต และการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าระหว่างการพรีเซนต์ และการนำคำติชมต่างๆ มาปรับปรุงในครั้งต่อไป ดิฉันมีข้อเสนอแนะที่นำมาจากหลักสูตร “Strategies for Developing Effective Presentation Skills” คุณจะเห็นว่าผังด้านบนนั้นเป็นหัวใจของทักษะการพรีเซนต์เบื้องต้น ที่คุณสามารถนำมันมาเป็นตัวช่วยในการเตรียมแผนงานก่อนการพรีเซนต์ได้ ซึ่งหากคุณทำมันอย่างจริงจัง คุณอาจจะประหลาดใจว่า การพรีเซนต์ครั้งต่อไปของคุณดูง่าย และประสบผลสำเร็จมากขึ้นได้ แต่ต้องอย่าลืมคำว่า “ฝึกฝน” เป็นอันขาด เพราะถึงจะมีตัวช่วยมากแค่ไหน หากคุณไม่ฝึกฝนแล้วละก็ คุณอาจประหม่าจนเสียงสั่นระหว่างการพรีเซนต์เลยก็ได้ สอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับหลักสูตร Strategies for Developing Effective Presentation Skills ของสถาบัน American Management Association โดย APMLearning ได้ที่ IDM Team หมายเลขโทรศัพท์ 02-656-9310 หรือ idm@apm.co.th / www.apm.co.th

ที่มา : Bangkokpost.co.th