| ยกตัวอย่างการไม่มีมารยาทในการพูด | มารยาทในการพูด มีกี่ข้อ |
ศิลปะการพูดและมารยาทการใช้โทรศัพท์
ตามที่ผมได้ไปเข้าร่วมฝึกอบรมหลักสูตร "การพัฒนาและเสริมสร้างประสิทธิภาพพนักงานธุรการ" ณ จังหวัดขอนแก่น มานั้น กระผมเห็นว่ามีหัวข้อหนึ่งที่น่าจะนำมาเล่าสู่กันฟังก็คือ ศิลปะการพูดและมารยาทการใช้โทรศัพท์ นั้นเองครับ ก่อนอื่นเราจะมาพูดเกี่ยวกับศิลปะในการใช้โทรศัพท์ก่อนน่ะครับ ศิลปะในการใช้โทรศัพทย์ มีทั้งหมด 20 ข้อดังนี้ครับ
1. ควรมีปากกา ดินสอ สมุดโน๊ต ข้างๆโทรศัพท์ เพื่อบันทึกข้อความได้ทันที
2. เมื่อมีเสรียงกริ่งโทรศัพท์ดังขึ้น ควรรีบรับสายทันที (ไม่ควรให้ดังเกิน 3 ครั้ง) พร้อมกล่าวคำทักทาย "สวัสดีครับ/ค่ะ"
3. รับโทรศัพท์ด้วยความกระตือรือร้น ยิ้มแย้มแจ่มใส เสียงที่พูดออกมาจะฟังดูรื่นหู
4. บอกชื่อ คณะ สังกัดฝ่าย / ส่วน / แผนก และชื่อของตนเองทันทีเมื่อรับสาย
5. ขณะเมื่อรับโทรศัพท์ ควรใช้เสียงให้เป็นไปตามธรรมชาติ ทำตัวตามสบายไม่เกร็ง บีบเสียง พูดดังหรือค่อยเกินไป
6. อย่าขบเคี้ยวอาหาร ขนม ขณะรับโทรศัพท์
7. ถ้าคุณจะต้องละสายไปชั่วครู่ ควรบอกให้ผู้พูดอีกฝ่ายหนึ่งทราบและอย่าปล่อยให้เขาคอยนานเกินไป
8. เสนอการช่วยเหลือในทันทีหากมีโอกาส......."จะให้ผม/ดิฉัน ช่วยอะไรได้บ้างครับ/ค่ะ"
9. ไม่ควรหายใจแรงๆ ลงในกระบอกโทรศัพท์
10. การตอบปัญหา คำถาม ต้องตอบด้วยเหตุผล และกระทำด้วยอารมณ์เย็นที่สุด ค่อยพูด ค่อยชี้แจง
11. ไม่ควรขัดจังหวะหรือพูดแทรกในขณะที่เขากำลังพูดอยู่เป็นอันขาด
12. เวลาพูดโทรศัพท์ จิตใจจะต้องมุ่งฟังอยู่กับผู้พูด และฟังอย่างตั้งอกตั้งใจ
13. ควรทบทวน (Double Check) เรื่องราวที่เป็นสาระสำคัญกับผุ้พูดทุกครั้ง ทั้งนี้เพื่อความ ถูกต้อง
14. ขณะโอนสายไปให้อีกคนหนึ่ง ควรกล่าวคำว่า "กรุณารอสักครู่นะครับ/ค่ะ ขอบคุณครับ/ค่ะ" เสมอ
15. อย่าทิ้งให้ผู้เรียกต้องคอยสายนาน อาจจะชวนคุยเล็กน้อยเพื่อสร้างมิตรสัมพันธ์ หรือคอย แจ้งหใทราบอยู่เสมอว่า "สายยังไม่ว่างนะค่ะ/ครับ" เพื่อให้เขารู้สึกว่าเราไม่ได้ทอดทิ้งเขา
16. เมื่อผู้เรียกต้องคอยนาน อาจจะโอนไปยังสายข้างเคียง และควรแจ้งผู้รับสายนี้คอยนานแล้วไม่ว่างสักทีช่วยตามให้ด้วย
17. ควรวางหูโทรศัพท์หลังผู้เรียกมาเสมอ
18. ไม่ควรกระแทกหูโทรศัพท์แรง
19. ควรกล่าวคำอำลา "สวัสดีครับ/ค่ะ" ทุกครั้ง
20. ก่อนวางหู ควรกล่าวคำว่า "ขอบคุณครับ/ค่ะ" เสมอ
ศิลปะในการใช้โทรศัพท์ก็มีแค่นี้ครับ ทีนี้ผมจะมาพูดถึงมารยาทการใช้โทรศัพท์กันต่อน่ะครับ มาดูการรับสายโทรศัพท์มีดังนี้ครับ
พนักงานรับโทรศัพท์
(Operater)
กริ๊ง.............กริ๊ง..............กริ๊ง.................
* สวัสดีค่ะ....................คณะ............................
- ขอพูดกับคุณ..................................หน่อยครับ
* กรุณารอสักครู่นะค้ะ..........................ขอบคุณค่ะ
1. กรณีสายไม่ว่าง
* สายยังไม่ว่างนะค้ะ กรุณา (ถือสาย) รอสักครู่ค่ะ
ค่ะ...........ค่ะ
* ขออภัยค่ะ สายยังไม่ว่างเลย เดี๋ยว (ดิฉ้น) จะลองต่อไปสายข้างเคียงนะค้ะ ขอบคุณค่ะ
พนักงานในแต่ละฝ่าย
(Staff)
2. สายข้างเคียง
* สวัสดีครับ / ค่ะ ฝ่าย / ส่วน.....................
- ขอพูดกับ คุณ........................หน่อยครับ
* กรุณารอสักครู่ครับ / ค่ะ (โอนสายให้)
* สายยังไม่ว่างครับ / ค่ะ
ขอประทานโทษนะครับ / ค่ะ ด่วน ไหมครับ / ค่ะ
- ไม่ด่วนครับ
* ขอประทานโทษครับ / ค่ะ
1. จากไหนครับ / ค่ะ
2. ใครกำลังพูดสายอนู่ครับ / ค่ะ
3. จะให้เรียนว่าใครโทรมาครับ / ค่ะ
4. ผม / ดิฉันกำลังเรียนสายอยู่กับคุณ (ผมประสิทธิ์ครับ)
5. ...........................................
* สายว่างแล้วครับ / ค่ะ กรุณารอสักครู่ ขอบคุณครับ / ค่ะ
3. กรณีไม่อยู่ (แต่จะติดต่อไปเองอีกครั้งหนึ่งหรือไม่มีธุระเร่งด่วน)
* สวัสดดีครับ/ค่ะ ฝ่าย/ส่วน..........................
- ขอพูดกับ คุณ...............................หน่อยค่ะ
* คุณ...........................เหรอครับ / ค่ะ
ตอนนี้ท่าน ติดประชุม
- ไปสัมมนาต่างประเทศ ครับ / ค่ะ
- พักร้อน ครับ / ค่ะ
- อื่นๆ ครับ / ค่ะ
* ขอประทานโทษครับ/ค่ะ
1. จากไหนครับ / ค่ะ
2. ใครกำลังพูดสายอยู่ครับ / ค่ะ
3. จะให้เรียนว่าใครโทรมาครับ / ค่ะ
4. ผม/ดิฉัน กำลังเรียนสายอยู่กับคุณ
5. ............................................
* มีธุระด่วนไหมครับ/ค่ะ
ท่านให้เบอร์ที่บ้านไว้ (ติดต่อนะ) ครับ / ค่ะ
กรุณาโทรไปที่เบอร์นี้ครับ / ค่ะ 055-261935
และจะฝากข้อความอะไรไว้ให้ทางผม / ดิฉันบ้างไหมครับ / ค่ะ
ขอบคุณครับ / ค่ะ สวัสดีครับ / ค่ะ
4. กรณีไม่อยู่ (แต่จะโทรกลับ)
* สวัสดีครับ / ค่ะ...................ฝ่าย / ส่วน..................
- ขอพูดกับ คุณ..............................หน่อยครับ
* คุณ....................ขณะนี้กำลังติดประชุม ครับ / ค่ะ
ไม่ทราบมีอะไรสั่งไว้ไหมครับ / ค่ะ
ขอประทานโทษครับ / ค่ะ
1. จากไหนครับ / ค่ะ
2. ใครกำลังพูดอยู่ครับ / ค่ะ
3. จะให้เรียนว่าใครโทรมาครับ / ค่ะ
4. ผม / ดิฉัน กำลังเรียนสายอยู่กับคุณ
5................................................
* มีอะไรสั่งไว้ไหมครับ / ค่ะ หรือ จะให้โทรกลับ ครับ / ค่ะ
* ครับ / ค่ะ (ผม/ดิฉัน)
* ครับ / ค่ะ
- ให้โทรกลับที่คุณ............................
- เบอร์..........................นะครับ / ค่ะ
กรณีอยู่
* สวัสดีครับ / ค่ะ.......................ฝ่าย / ส่วน
- ขอพูดกับ คุณ.........................หน่อยครับ
* ขอประทานโทษครับ / ค่ะ
....................................จะให้เรียนท่านว่าใครโทรมา ครับ / ค่ะ
.....................................จะให้เรียนท่านว่าจากไหนครับ / ค่ะ
(โอนสายไปยังห้อง)
ท่านคณบดีครับ / ค่ะ
สายคุณประจินต์ เมฆสุธีพิทักษ์ ผู้อำนวยการกองบริการการศึกษา
ครับ / ค่ะ
ศิลปะการพูดและมารยาทการใช้โทรศัพท์ก็มีเท่านี้ครับ
โทรศัพท์มือถือในยุคปัจจุบันกลายเป็นปัจจัยที่4 ของคนเราไปเสียแล้ว ไม่ว่าเราจะนั่งชิลุกอยู่กับบ้าน หรือแม้กระทั่งต้องออกนอกบ้านก็ไม่สามารถอยู่ห่างมือถือได้เลย และเมื่อยิ่งต้องไปพบปะผู้คน เพื่อนฝูง ตามที่ชุมชนต่างๆ การรู้จักใส่ใจสิ่งเล็กๆน้อยๆ เกี่ยวกับการใช้โทรศัพท์มือถือ ก็จะทำให้เราดูดีในสายตาของคนรอบข้างอย่างไม่น่าเชื่อ..
1. เคารพสถานที่
ในแหล่งที่ชุมชน มือถือของเราควรเก็บไว้ในที่มิดชิด เช่น กระเป๋าเสื้อ กระเป๋ากางเกง ไม่ควรนำออกมาถือไว้ที่มือ (เพื่อโชว์เหนือ โชว์พาวน์) นอกจากจะไม่เป็นจุดสนใจของมิจฉาชีพแล้ว (โปรดระวัง: ปัจจุบันสมาร์ทโฟนโดยโจรฉกต่อหน้า มีทั้งทำร้ายร่างกาย โดยที่เป็นข่าวและไม่เป็นข่าวมากมาย) นอกจากนี้แล้วเรายังได้ชื่อว่าเคราพและให้เกียรติสถานที่อีกด้วย
2. เงียบ
ไม่ควรเปิดหรือรับโทรศัพท์ขณะประชุม หรือคนรอบข้างกำลังสนทนากัน เราอาจจะปิดมือถือ หรือตั้งเป็นระบบสั่นแทน
3. อย่าพูดแบบตะโกนเสียงดัง
ขณะรับโทรศัพท์ไม่ควรสนทนากันอย่างเสียงดัง จนคนรอบข้างหันมามองอย่างสงสัย…
4. ดับเบิ้ลเช็ค
ให้ตรวจสอบคู่สนทนาฝ่ายตรงข้ามของเรา ว่าพร้อมที่จะรับโทรศัพท์ในขณะนี้หรือไม่ (ตัวอย่าง ^^) เช่น ไม่ทราบ..น้องสต็อป หรือพี่อนันดา ตอนนี้สะดวกรับโทรศัพท์มั้ย ครับ/ค่ะ เป็นต้น
5. เก็บไว้ให้เราสองคน
การรับโทรศัพท์ในพื้นที่สาธารณะ ไม่ควรพูดเนื้อหาของบทสนทนาให้คนอื่นได้ยิน ไม่มีใครต้องการฟังกัน..(นะ) ให้รู้กันเพียงแค่สองคนก็เพียงพอแล้ว ดังนั้นควรพูดเสียงเบาๆเข้าไว้ (จะทำให้เราดูดี มีมารยาท เช่น บนรถเมล์ รถไฟฟ้า รถไฟไต้ดิน เป็นตัน)
6. SMS
ในพื้นที่สารธารณะ การส่งเมสเซสแทนการรับโทรศัพท์ ก็เป็นหนทางแก้ไขปัญหาที่ดีได้เหมือนกัน
7. อย่าเห็นโทรศัพท์ดีกว่าเพื่อน
ในขณะบนโต๊ะอาหาร ไม่ควรใช้โทรศัพท์มือถือ เราควรหันมาพูดคุยหรือใส่ใจเพื่อนร่วมโต๊ะคนรอบข้างของเรา จะทำให้เราดูดี มีมารยาท เป็นที่ต้องตาต้องใจของคนที่ได้พบเห็น (ไม่เชื่อให้ลองดูกัน..)
8. พูดไป ดูมือถือไป
ขณะสนทนา ไม่ควรพูดไป เล่นมือถือไปด้วย
9. ยกสมบัติให้คนอื่น
ปัจจุบันมีแอพต่างๆ มากมาย หากเราไม่แน่ใจว่าฝ่ายตรงข้ามสนใจหรือไม่ ไม่ควรส่งเมสเซส รบกวนคนอื่น
10. คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า
ในระหว่างนั่งหรือยืนอยู่กับคู่สนทนาของเรา บางคนอาจเซ้นซิทีฟ กับความถี่ของคลื่นแม่เหล็กไฟฟ้าที่ส่งออกมาจากมือถือ (ปัญหาเทคนิคขั้นสูง..) การรับโทรศัพท์ หรือการขอตัวออกไปข้างนอกเพื่อพูดคุยโทรศัพท์ จึงถือได้ว่าเป็นมารยาทที่ดี…ชนิดที่เรียกได้ว่า..ยิงปืนนัดเดียวได้นกสอง ตัวไปพร้อมๆ กัน..