ข่าวที่น่าสนใจ : หลักการเขียน job description (รวบรวมบทความน่ารู้ - ลิงค์ตัวอย่าง)

หลักการเขียน job description (รวบรวมบทความน่ารู้ - ลิงค์ตัวอย่าง)

ข้อคิดและสิ่งที่ควรทำก่อนการเขียน Job Description

ถ้าต้นไม้ที่เราปลูกไว้ดอกไม่สวย สีไม่สด เหมือนกับพันธุ์ที่เราได้มา หลายครั้งที่เราตัดแต่งกิ่ง กำจัดเพลี้ยซึ่งเป็นศัตรูพืชไปแล้ว ย้ายที่ปลูกก็แล้ว ตัดต้นไม้ใหญ่บดบังแสงอาทิตย์แล้ว และทำหลายๆอย่างแล้ว แต่ก็ยังไม่ดีขึ้น ดอกไม้ก็ยังไม่สวยเหมือนเดิม หรือถ้าบ้านใครก็ตามที่มีปัญหาเรื่องกลิ่นจากห้องน้ำ แม้ว่าจะใช้น้ำยาดับกลิ่นอย่างดีแล้ว เจาะรูระบายอากาศเพิ่มขึ้นแล้ว รวมถึงมีการย้ายประตูห้องน้ำก็ทำมาแล้ว แต่...กลิ่นอันไม่พึงประสงค์ก็ยังไม่หาย

กรณีดังกล่าวนี้ให้สันนิษฐานไว้ก่อนเลยว่าปัญหาที่เกิดขึ้นไม่ใช่เป็นปัญหาที่มองเห็นได้ด้วยตาเปล่าเสียแล้ว ไม่ใช่ปัญหาที่เกิดจากส่วนใดส่วนหนึ่งเสียแล้ว แต่....น่าจะเป็นปัญหาที่เกิดจากฐานราก เช่น ต้นไม้ที่ออกดอกไม่สวยอาจจะเกิดจากดินไม่ดี ธาตุที่เป็นประโยชน์ต่อต้นไม้ชนิดนั้นไม่เพียงพอ หรือในกรณีกลิ่นของห้องน้ำอาจจะเกิดจากการวางระบบท่อและแผนผังของห้องน้ำไม่ดีก็ได้ 

 ปัญหาการบริหารคนในองค์กรก็เช่นเดียวกัน หลายครั้งที่เราไปแก้ปัญหากันที่ปลายเหตุเหมือนกับการแก้ปัญหาของดอกไม้สวย กลิ่นเหม็นของห้องน้ำ แก้ไปแก้มาก็ไม่มีวิธีไหนที่สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างถาวร แก้ได้เพียงชั่วครั้งชั่วคราวเท่านั้น สาเหตุสำคัญอย่างหนึ่งที่ทำให้เกิดปัญหาในการบริหารคนขององค์กรคือ ปัญหาเชิงโครงสร้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงสร้างของการแบ่งหน้าที่งานหรือเรามักจะเรียกกันว่า Job Description (JD) หลายองค์กรฮิตเขียน JD กันตามกระแส เช่น ช่วงนี้กระแสของการเขียน JD บนพื้นฐานของตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicator) และความสามารถ (Competency) กำลังฮิต ก็เฮละโลทำกันเสียเงินเสียทองเสียเวลากันไปมากมายแต่สุดท้ายก็ได้แค่กระดาษที่ไม่ได้นำไปใช้ประโยชน์อะไร เพราะอะไรจึงเป็นเช่นนั้น.....ก็เพราะว่าเราไปแก้ไขปัญหาที่ปลายเหตุนั่นเอง  

 แล้วทำอย่างไรจึงจะเรียกว่าแก้ไขปัญหาได้ตรงจุด เพื่อให้องค์กรต่างๆนำไปใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาใบกำหนดหน้าที่งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผมจึงขอเสนอแนะแนวทางดังนี้  

  • ทบทวนภารกิจหลักขององค์กร หลายครั้งที่เราเริ่มต้นเขียนใบกำหนดหน้าที่งานจากตำแหน่งงาน ซึ่งในความเป็นจริงต้องเริ่มเขียนตั้งแต่หน้าที่หลักขององค์กรก่อน อะไรคือภารกิจหลัก อะไรคือภารกิจรอง อะไรคือภารกิจสนับสนุนที่ต้องทำเอง อะไรคือภารกิจสนับสนุนที่สามารถจ้างคนอื่นทำงาน การจัดโครงสร้างการบริหารงานดีอยู่แล้ว หรือมีจุดไหนบ้างที่ควรปรับปรุง
  • กระจายภารกิจหลักสู่หน่วยงาน เมื่อรับทราบภารกิจหลักขององค์กรแล้ว ควรจะกระจายภารกิจเหล่านั้นไปสู่หน่วยงานต่างๆ เพื่อดูว่าหน่วยงานไหนมีปริมาณงาน(Workload) มากน้อยกว่ากัน หน่วยงานไหนมีงานที่ซ้ำซ้อนกัน หน่วยงานไหนบ้างที่เป็นตัวคอยตรวจสอบหรือถ่วงดุลการทำงานกัน
  • ทบทวนชื่อตำแหน่งงาน ประเด็นสำคัญที่สุดสำหรับองค์กรที่มีคนอยู่แล้วคือ จงจำไว้ว่า “อย่าเขียน JD ตำแหน่งของผู้ดำรงตำแหน่ง” ที่กล่าวเช่นนี้ก็เพราะว่าหลายองค์กรคิดว่าตำแหน่งของแต่ละคนคือตำแหน่งงาน ตัวอย่างเช่น หน่วยงานหนึ่งมีตำแหน่งดังนี้ ผู้จัดการแผนก ผู้ช่วยผู้จัดการแผนก หัวหน้าหน่วย ผู้ช่วยหัวหน้าหน่วย หัวหน้างานอาวุโส หัวหน้างาน เขาก็มักจะคิดว่ามีตำแหน่งทั้งหมด 6 ตำแหน่ง ทั้งๆที่จริงแล้วมีเพียง 3 ตำแหน่งคือ ผู้จัดการแผนก หัวหน้าหน่วย และหัวหน้างาน ส่วนตำแหน่งที่เหลือนั้นเมื่อวิเคราะห์กันจริงๆแล้วปรากฏว่าไม่ใช่ตำแหน่ง แต่...เป็นชื่อยศของผู้ดำรงตำแหน่ง เพราะถ้าวิเคราะห์ดูเนื้องานกันแล้วจะพบว่างานเกือบร้อยเปอร์เซ็นต์เหมือนกัน เพียงแต่คนที่มีชื่อยศสูงว่ามีอำนาจดำเนินการบางอย่างเพิ่มเติมเท่านั้น ถ้าองค์กรยังเคลียร์จุดนี้ไม่ได้ รับรองได้เลยว่าจะเขียน JD ให้ดีขนาดไหน จะเขียนอีกสักกี่รอบ ก็ยังไม่มีประสิทธิภาพอยู่ดี
  • กระจายภารกิจหลักของหน่วยงานสู่ตำแหน่งงาน เมื่อเคลียร์เรื่องชื่อยศของผู้ดำรงตำแหน่งกับชื่อตำแหน่งงานเรียบร้อยแล้ว ควรจะจัดทำตารางการกระจายความรับผิดชอบให้ชัดเจนก่อน แล้วค่อยไปลงมือจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน ตัวอย่างของการกระจายหน้าที่งานมีดังนี้  

งานสรรหาพนักงาน (Recruitment) 

 

 ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ผู้จัดการแผนกสรรหา

เจ้าหน้าที่สรรหา

  • · วางแผนกำลังคนประจำปี   ·  อนุมัติงบประมาณการสรรหา ·  สัมภาษณ์ร่วมกันต้นสังกัด(เฉพาะตำแหน่งระดับผู้จัดการขึ้นไป)  ·   อนุมัติการจ้างงาน ·    ฯลฯ
  • วางแผนการสรรหา 
  • สัมภาษณ์ร่วมกับต้นสังกัด(ตำแหน่งต่ำกว่าผู้จัดการ) 
  • ตรวจสอบสัญญาจ้างงาน 
  • ฯลฯ
  • ติดต่อสื่อโฆษณารับสมัครงาน 
  • ประสานงานการนัดสัมภาษณ์ 
  • จัดทำเอกสารการจ้างงาน 
  • ฯลฯ
   

 

สุดท้ายนี้ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าองค์กรไหนที่กำลังจะทบทวนใบกำหนดหน้าที่งานหรือมีแผนที่ทบทวนในอนาคตอันใกล้นี้ ขอให้ลองหยุดคิดเพื่อทบทวนประเด็นต่างๆที่ผมได้นำเสนอมาก่อนนะครับ อย่างน้อยก็น่าจะทำให้ท่านพอมองเห็นจุดอ่อนเชิงโครงสร้างในปัจจุบันที่คนจริงกำลังนั่งทับกันอยู่หรือเงาของผู้ดำรงตำแหน่งบังอยู่ได้ชัดเจนและรอบด้านมากยิ่งขึ้นนะครับ 

 

สรุป การทบทวนภารกิจหลัก โครงสร้างตำแหน่งงานและกิจกรรมหลักของหน่วยงานและตำแหน่งงาน ถือเป็นเรื่องสำคัญที่จะส่งผลต่อประสิทธิภาพของการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานและการบริหารงานด้านต่างๆขององค์กร ดังนั้น สิ่งแรกที่องค์กรควรจะทำนอกเหนือจากการจัดฝึกอบรมและหาที่ปรึกษาจากภายนอกคือ การทบทวนภารกิจ โครงสร้าง ตำแหน่งงานและการกระจายหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจนก่อน  

คลิกลิงค์ เพิ่มเติม

-----------------------------------------------

สนั่น เถาชารี

.

.

การพรรณนางาน (Job Description) หมายถึง ชุดของข้อมูลหรือรายละเอียดที่ได้มาจากการวิเคราะห์งาน ข้อมูล ซึ่งรายละเอียดดังกล่าวจะถูกนำเสนออย่างเป็นขั้นตอนเพื่อชี้ให้เห็นและอธิบายถึงสาระสำคัญหรือลักษณะของงาน หรือตำแหน่งงานนั้น ๆ การพรรณนางานที่ดีนั้นจะต้องสามารถใช้เปรียบเทียบกับงานอื่น ๆ ในหน่วยงานเดียวกันได้ ทั้งนี้เพื่อที่จะได้ใช้ประโยชน์ในการสำรวจอัตราค่าจ้าง หรือใช้เปรียบเทียบกับงานใหม่ที่ตั้งขึ้น โดยทั่ว ไปเนื้อหาสาระของการพรรณนางาน เพื่อใช้สำหรับประเมินค่างานจะครอบคลุมสาระสำคัญอยู่ 7 ประการคือ

.

1.การระบุงาน (Job Identification) เป็นการแจ้งให้ทราบถึงลักษณะทั่วไปของงาน เช่น ชื่อตำแหน่งงาน และรหัสงาน
2.การสรุปงาน (Job Summary) เป็นการแจ้งให้ทราบว่ากิจกรรมในตำแหน่งงานนั้น ๆ มีอะไรบ้างที่จะต้องปฏิบัติโดยระบุอย่างกะทัดรัดและชัดเจน ดังนั้นในส่วนนี้จึงเป็นการระบุถึงสาระสำคัญของงานในตำแหน่งนั้นว่าเป็นงานประเภทอะไร เช่น งานบริการ งานประมวลผลข้อมูล งานออกแบบกระบวนการผลิต งานซ่อมบำรุงรักษา

.

3.หน้าที่หรืองานที่จะต้องทำ (Duties of Work Performed) เป็นการระบุถึงว่ามีภารกิจอะไรบ้างที่จะต้องปฏิบัติ เพื่อให้ทราบถึงรายละเอียดของการทำงานว่ามีอะไรที่ผู้ปฏิบัติงานนั้น ๆ ต้องรับผิดชอบ ถ้าละเลยการปฏิบัติงานนั้น ๆ จะถือว่ามีความผิด นอกจากนั้นยังระบุขอบเขตความรับผิดชอบด้วย เช่น เรื่องการประสานงาน การควบคุมดูแล การอำนวยการ

.

4.ปัจจัยเฉพาะที่เกี่ยวข้อง (Specific Factors Involved) เป็นการระบุว่างานนั้น ๆ โดยธรรมชาติจะมีลักษณะอย่างไร เช่น เป็นงานที่ใช้สมองและใช้ความคิด หรือเป็นงานใช้กำลังเป็นสำคัญ เพื่อที่จะได้ใช้เปรียบเทียบกับงานอื่น ๆ และใช้ประกอบการประเมินค่างานในการกำหนดค่าจ้างและเงินเดือน

.

5.เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง (Equipment Involved) เป็นการระบุว่างานนั้น ๆ ต้องมีเครื่องมือ เครื่องจักรอะไรบ้างประกอบการทำงาน เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องเย็บหนัง เครื่องกลึงโลหะ
6.วัสดุที่ดำเนินการ (Material Handled) เป็นการระบุว่างานที่ทำนั้นจะต้องเกี่ยวข้องกับวัสดุอะไร เช่น เสื้อสารเคมี ไม้อัด

.

7.สภาพการทำงาน (Working Conditions) เป็นการระบุเกี่ยวกับสถานที่ทำงาน สภาพแวดล้อม ความตึงเครียด ความอ่อนล้า ความสว่าง ระยะเวลาในการทำงาน ทั้งนี้เพื่อเป็นการเปรียบเทียบระหว่างส่วนงานว่ามีสภาพการทำงานแตกต่างกันอย่างไร ควรจะได้รับผลตอบแทนมากน้อยเพียงใด

.

อย่างไรก็ตามอาจจะพบว่าในบางองค์กร หรือบางบริษัทอาจจะเขียนการพรรณนางานไม่เหมือนกัน เช่น ในบางหน่วยงานเขียนการพรรณนางานเพื่อใช้ประโยชน์ในการรับสมัครและคัดเลือกพนักงาน ขณะที่อีกหน่วยงานจะมุ่งใช้ประโยชน์เพื่อการประเมินค่างานเป็นสำคัญ หรือในกรณีของหน่วยงานราชการที่มุ่งใช้การพรรณนางานเพื่อจำแนกตำแหน่งงานก็อาจจะเน้นในเรื่องหน้าที่ความรับผิดชอบและลักษณะงานที่ปฏิบัติโดยให้ความสำคัญแก่สภาพการทำงานน้อยมาก นอกจากนั้นค่าจ้างและเงินเดือนก็ถูกกำหนดโดยวุฒิการศึกษาเป็นหลัก 

.

ซึ่งการจัดทำใบพรรณนางาน (Job Description) ถือเป็นส่วนที่สำคัญในการนำไปใช้สัมพันธ์ หรือออกแบบระบบการบริหารงานบุคคลในด้านต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการสรรหาบุคลากร การพัฒนาฝึกอบรม การบริหารผลตอบแทน หรือเรื่องความก้าวหน้าในสายอาชีพของบุคลากร

.
1. วัตถุประสงค์ของใบพรรณนางาน
การจัดทำใบพรรณนางาน มีวัตถุประสงค์ที่สำคัญดังต่อไปนี้
1.1 เพื่อกำหนดขอบเขตหน้าที่ ความรับผิดชอบให้สอดคล้องกับตำแหน่งงาน 
1.2 เพื่อป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่งงานต่าง ๆ ในองค์กร 
1.3 เพื่อเป็นพื้นฐานในการประเมินค่างาน การสรรหา การพัฒนาฝึกอบรม และการประเมินผลการปฏิบัติงาน 
1.4 เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานได้รับทราบขอบเขตหน้าที่งานที่ชัดเจน และเป็นลายลักษณ์อักษร 
.
2. หลักการ/แนวคิดของใบพรรณนางาน

การจัดทำใบพรรณนางาน ถือเป็นปัจจัยสำคัญของการออกแบบระบบต่าง ๆ ในเรื่องการบริหารคนในองค์กรธุรกิจเลยทีเดียว เพราะถ้าไม่มีการจัดทำใบพรรณนางาน องค์กรก็ไม่สามารถทราบได้เลยว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ มีความสำคัญมากกว่าหรือน้อยกว่าตำแหน่งงานอื่น ๆ ไม่สามารถเปรียบเทียบได้ว่าค่าตอบแทนของตำแหน่งงานนั้น ๆ แข่งขันกับตลาดได้หรือไม่ ไม่ทราบว่าตำแหน่งงานนั้น ๆ ต้องการคนแบบไหน ไม่สามารถประเมินผลงานของผู้ปฏิบัติงานได้ และอาจจะทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงานได้

.

นอกจากนี้ใบพรรณนางานยังเป็นเครื่องมือที่ดีในการบริหารจัดการโครงสร้างองค์กรและการวางแผนกำลังคนให้เหมาะสมกับงาน เพราะใบพรรณนางานจะเป็นเครื่องมือช่วยให้ทราบว่าตำแหน่งงานไหนควรอยู่กับหน่วยงานใด               

.

งานบางงานควรจะรวมอยู่ด้วยกันจึงจะทำให้เกิดความเหมาะสมในเรื่องกำลังคนและเกิดประสิทธิภาพมากกว่า งานบางงานควรแยกกันคนละตำแหน่งงานหรือคนละหน่วยงานเพราะลักษณะของงานเป็นแบบที่เรียกว่า ผลประโยชน์ขัดกัน (Conflict of Interest) เช่น งานด้านอนุมัติจัดซื้อ จัดจ้าง เบิกจ่าย ควรอยู่คนละหน่วยงานกับงานฝ่ายบัญชี เพื่อให้เกิดการตรวจสอบ หรือถ่วงดุลอำนาจซึ่งกันและกันขึ้นภายในองค์กรธุรกิจ

.

ใบพรรณนางานเป็นเอกสารที่เขียนขึ้นเพื่อพรรณนาเกี่ยวกับงานและหน้าที่ต่าง ๆ ที่ต้องทำในงานนั้น ๆ รูปแบบของใบพรรณนางานไม่ได้กำหนดไว้แน่นอน หากแต่ปรับเปลี่ยนไปตามความเหมาะสมของแต่ละหน้าที่งาน และแต่ละองค์กร แต่อย่างน้อยใบพรรณนางานต้องประกอบไปด้วยส่วนประกอบที่สำคัญ 3 ส่วนด้วยกันคือ 1.ชื่องาน (Job Title) 2.รายละเอียดที่ระบุเกี่ยวกับงาน (Job Identification) และ 3.หน้าที่งาน (Job Duties) โดยมีรายละเอียดสำคัญของแต่ละส่วนประกอบดังต่อไปนี้

.

(1) ชื่องาน (Job Title) เป็นส่วนที่มีความจำเป็นอย่างมาก ซึ่งในการกำหนดชื่องานที่ดีนั้นควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1) ควรมีการระบุให้เห็นหน้าที่งาน (Functional) คือ ต้องสามารถเป็นตัวชี้นำให้เห็นได้อย่างชัดเจนว่าลักษณะส่วนประกอบที่เป็นเนื้อหาของงานมีอะไรบ้าง
2) มีการแยกออกจากกันอย่างชัดเจน (Distinct) คือ ต้องสามารถแยกงานที่มีความแตกต่างจากงานอื่นที่อยู่ในกลุ่มได้อย่างชัดเจน
3) เข้ากันได้ (Familian) คือ ชื่อของงานที่ตั้งขึ้นต้องสอดคล้องกับวัฒนธรรม (Culture) ขององค์กรนั้น
4) ต้องเป็นมาตรฐาน (Standard) คือ ต้องเป็นเครื่องช่วยสนับสนุนการเปรียบเทียบค่าจ้าง และเงินเดือนในระหว่างกิจการต่าง ๆ หรือในตลาดแรงงานได้

.

(2) รายละเอียดที่ระบุเกี่ยวกับงาน (Job Identification) เป็นส่วนที่จะทำให้ผู้อ่านได้ทราบถึงแผนกที่งานนั้นสังกัดอยู่ รหัสของงาน ตำแหน่งที่บังคับบัญชา ค่าจ้าง และจำนวนผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชา

.

(3) หน้าที่งาน (Job Duties) เป็นส่วนที่ต้องระบุอย่างชัดเจนเกี่ยวกับรายละเอียดของหน้าที่ต้องปฏิบัติ โดยหลักการทั่วไปแล้ว จะเรียงลำดับหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติเป็นข้อ ๆ และขึ้นด้วยคำกริยา โดยอาจจะระบุน้ำหนักของงานหรือระยะเวลาในการปฏิบัติงานเป็นร้อยละด้วยก็ได้ และเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานในหน้าที่งานนี้     

.
3. ผู้ที่มีหน้าที่จัดทำใบพรรณนางาน

ผู้ที่มีหน้าที่จัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ ผู้บริหารระดับสูง ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงาน และผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ โดยมีรายละเอียดของหน้าที่ดังต่อไปนี้

.

3.1 ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ
(1) กำหนดภารกิจ (Mission) หลักขององค์กร ให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ (Vision) 
(2) กำหนดภารกิจหลักของหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กร
(3) ออกแบบโครงสร้างการบริหาร (Organization Chart)
(4) ชี้แจงผู้บริหารระดับบริหารรับทราบ และเข้าใจร่วมกัน

.

3.2 ฝ่ายทรัพยากรบุคคล มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ
(1) ช่วยให้ผู้บริหารทบทวนการจัดทำใบพรรณนางานของทุกหน่วยงานภายในองค์กร
(2) ทำความเข้าใจ แนะนำ ให้คำปรึกษากับผู้ที่เกี่ยวข้องในการจัดทำใบพรรณนางาน
(3) ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของใบพรรณนางาน
(4) ควบคุมระบบ รวมถึงการจัดเก็บ และการนำไปใช้ประโยชน์ต่าง ๆ ของใบพรรณนางาน เช่น การสรรหา การประเมิน การฝึกอบรม และการปรับค่าตอบแทน        

.

3.3 ผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงาน มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ
(1) รับผิดชอบในการจัดทำใบพรรณนางานของผู้ใต้บังคับบัญชาทุกตำแหน่งงาน โดยใช้แนวทางที่สำคัญคือ
- ผู้บังคับบัญชาสามารถกระจายหน้าที่หลักไปสู่ผู้ใต้บังคับบัญชาโดยพิจารณาจากความรับผิดชอบหลัก
- ทบทวนการกระจายหน้าที่หลักให้สอดคล้องและเหมาะสมกับพนักงาน
ดังตัวอย่างการกระจายหน้าที่หลักไปสู่ผู้ใต้บังคับบัญชาในตารางที่ 1

.
ตารางที่ 1 แสดงการกระจายหน้าที่หลักไปสู่ผู้ใต้บังคับบัญชา

 

.

3.4 ผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ มีหน้าที่ในการจัดทำใบพรรณนางานที่สำคัญคือ
(1) มีหน้าที่รับทราบ และปฏิบัติตามความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ในใบพรรณนางาน
(2) ทำหน้าที่ให้ข้อข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) ต่อผู้บังคับบัญชาในกรณีที่ทำงานไม่ตรงกับที่กำหนดไว้ในใบพรรณนางาน เพื่อการปรับระบบการทำงานให้สอดคล้องกับการทำงานจริง

.
4. วิธีการเขียนบรรยายรายละเอียดในใบพรรณนางาน

ใบพรรณนางานที่ดีควรจะมีลักษณะ 4C คือ Correct (ถูกต้อง) Clear (ชัดเจน) Concise (รัดกุม) Complete (สมบูรณ์) โดยมีรายละเอียดที่สำคัญของแต่ละ C คือ

.
4.1 Correct (ถูกต้อง) ต้องไม่มีข้อโต้แย้งใด ๆ ในเรื่องของความถูกต้องจากทุกฝ่ายทั้งผู้เขียน ผู้รับรอง และบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้อง
.

4.2 Clear (ชัดเจน) สามารถเขียนให้เข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบได้โดยแจ่มแจ้ง ชัดเจน ปราศจากข้อกังขาสงสัย หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำ คำถามที่ไม่สื่อความหมาย เช่น ยากมาก ค่อนข้างยาก ต้องพยายามชี้แจงให้ได้ว่าประกอบด้วยอะไร ยากหรือง่ายอย่างไร เนื่องจากอะไร ถ้าจำเป็นต้องใช้ถ้อยคำทางวิชาการ ควรมีคำอธิบายขยายความให้เข้าใจไว้ในหมายเหตุ

.

4.3 Concise (รัดกุม) การบรรยายเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบของงานอย่างละเอียดชัดเจนในหลักการข้างต้น ต้องไม่ใช่การอธิบายเกินความเป็นจริง แต่หมายถึง การพรรณนางานในลักษณะที่สั้นและเข้าใจง่าย ทุกถ้อยคำมีความหมายไม่อธิบายอย่างวกไปวนมา

.

4.4 Complete (สมบูรณ์) การบรรยายลักษณะงานจะต้องครอบคลุมงานทุกด้านในตำแหน่งงานนั้น ทั้งงานที่ต้องปฏิบัติเป็นประจำและงานที่ต้องปฏิบัติเป็นครั้งคราว โดยเรียงลำดับตั้งแต่งานหลัก งานรอง โดยบรรยายตามกระบวนการปฏิบัติของงานแต่ละงาน

.

5. ขั้นตอนการนำไปใช้
ขั้นตอนการนำใบพรรณนางานไปใช้แบ่งออกเป็น 8 ขั้นตอนดังนี้
1. กำหนดกลุ่มงานหลัก (Key Result Areas)
2. กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)
3. กำหนดผลความคาดหวัง (Expected Results)
4. กำหนดตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators)
5. กำหนดความท้าทายและความสามารถในงาน (Challenges and Job Competencies)
6. กำหนดวุฒิการศึกษา (Education)
7. กำหนดประสบการณ์ (Working Experience)
8. กำหนดคุณสมบัติอื่น ๆ (Other)
โดยมีรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนที่สำคัญดังต่อไปนี้

.

5.1 กำหนดกลุ่มงานหลัก (Key Result Areas) หมายถึง ลักษณะงานย่อย ๆ ของตำแหน่งงานนั้นสามารถแบ่งออกได้เป็นกี่กลุ่ม เช่น ตำแหน่งงานพนักงานขับรถบริษัทแบ่งงานย่อย ๆ ออกเป็นกลุ่ม ๆ ได้ดังนี้
- การบำรุงรักษารถ
- การรับส่งเอกสาร
- การรับส่งพนักงาน

.

ในกรณีที่เป็นตำแหน่งงานใหม่ หรือตำแหน่งงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน แต่ไม่สามารถทราบว่ากลุ่มงานหลักของตำแหน่งงานนั้น ๆ ว่ามีกี่กลุ่ม สามารถวิเคราะห์หากลุ่มงานหลักได้ดังนี้ 

- กำหนดกิจกรรมหรืองานที่ตำแหน่งงานนั้น ๆ จะต้องทำว่ามีอะไรบ้าง
- จัดกลุ่มของกิจกรรมที่มีลักษณะเหมือนกันอยู่ด้วยกัน
- ตั้งชื่อกลุ่มงาน
ดังแสดงการวิเคราะห์เพื่อหากลุ่มงานหลักของตำแหน่งงานพนักงานขับรถบริษัทในตารางที่ 2

.
ตารางที่ 2 แสดงการวิเคราะห์เพื่อหากลุ่มงานหลักของตำแหน่งงานพนักงานขับรถบริษัท

.

5.2 กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) เป็นการกำหนดว่าในแต่ละกลุ่มงานหลักนั้น จะต้องทำกิจกรรมหลักอะไรบ้าง ทั้งนี้เพื่อให้ทราบขอบเขต หน้าที่ของแต่ละกลุ่มงาน 

.

5.3 กำหนดผลความคาดหวัง (Expected Results) คือ การวิเคราะห์ว่าองค์กรต้องการอะไรจากกลุ่มงานหลักและกิจกรรมที่ทำในกลุ่มงานหลักนั้น ๆ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ องค์กรให้ทำงานนั้นทำไม องค์กรอยากได้อะไรจากการปฏิบัติงานในเรื่องนั้น 

.

5.4 ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators) คือ การกำหนดตัวชี้วัดที่จะบ่งบอกว่าองค์กรได้ในสิ่งที่คาดหวังหรือไม่ การกำหนดตัวชี้วัดหลักจะกำหนดจากผลที่คาดหวังเป็นหลัก

.

ตารางที่ 3 แสดงหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก ผลความคาดหวังและตัวชี้วัดผลงานหลัก ของตำแหน่งงานพนักงานขับรถของบริษัท

กลุ่มงานหลัก
(Key Result Areas)

หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก
(Key Responsibilities)

ผลความคาดหวัง
(Expected Results)

ตัวชี้วัดผลงานหลัก
(KPIs)

การบำรุงรักษาเครื่องจักร *ศึกษาคู่มือการบำรุงรักษาเครื่องจักร
* ตรวจสอบสภาพเครื่องจักรทุกครั้งก่อนและหลังการใช้งาน
* นำเครื่องจักรเข้าศูนย์ซ่อมฯ
* ซ่อมบำรุงรักษาด้วยตนเอง
* เครื่องจักรมีอายุการใช้งานนาน
* มีความปลอดภัย
*เครื่องจักรได้รับการซ่อมตรงเวลา
*ประหยัดค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงรักษาเครื่องจักร
*ระยะทางเฉลี่ยต่อการเสียหนึ่งครั้ง
*จำนวนครั้งในการเกิดอุบัติเหตุอันเนื่องมาจากสภาพเครื่องจักร
*จำนวนครั้งในการนำเครื่องจักรเข้าซ่อมตรงเวลาต่อจำนวนครั้งกำหนดซ่อมเครื่องจักร
*ค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงเฉลี่ยต่อกิโลเมตร
การรับส่งเอกสาร *.การรับเอกสารจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
* การตรวจสอบความถูกต้อง
* การส่งเอกสารให้ผู้รับ
* การแจ้งผลการส่งเอกสาร
* รับเอกสารได้ตรงเวลา
* ส่งเอกสารได้ถูกต้อง
* ส่งเอกสารได้ตรงเวลา
* เอกสารไม่เสียหาย/สูญหาย
*จำนวนครั้งการรับเอกสารล่าช้าต่อจำนวนครั้งการรับเอกสารทั้งหมด
*จำนวนครั้งการส่งเอกสารผิดพลาดต่อจำนวนครั้งการส่งเอกสารทั้งหมด
*จำนวนครั้งการส่งเอกสารล่าช้าต่อจำนวนครั้งการส่งเอกสารทั้งหมด
*จำนวนข้อร้องเรียนของผู้รับ-ส่งเอกสาร
การรับส่งพนักงาน *รับใบขอรถจากเจ้าหน้าที่ธุรการ
*รอรับ-ส่งพนักงาน
*แจ้งการคืนรถพร้อมนำใบคืนรถให้เจ้าหน้าที่ธุรการ
*เบิกรถได้ถูกคันที่ต้องการใช้งาน
* ส่งพนักงานได้ทันเวลา
* ส่งพนักงานถูกสถานที่
*พนักงานพึงพอใจต่อบริการ
*จำนวนครั้งการเบิกรถได้ถูกคัน/จำนวนครั้งการเบิกรถทั้งหมด
*จำนวนครั้งการส่งพนักงานตรงเวลาต่อจำนวนครั้งการส่งพนักงานทั้งหมด
*จำนวนครั้งการส่งพนักงานถูกสถานที่ต่อจำนวนครั้งการส่งพนักงานทั้งหมด
* คะแนนการสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้รถ
* จำนวนข้อร้องเรียนของผู้ใช้รถ