ลด OT ทั้งบริษัท

Q :
       ตอนนี้ที่ทำงานกำลังเจอภาวะที่ต้องควบคุมต้นทุน มีการลดค่าใช้จ่ายรวมทั้งการควบคุมในเรื่องค่าล่วงเวลา ในฐานะที่เป็นผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน ผู้ใหญ่ได้มอบหมายให้ผมเป็นหัวหน้าโครงการทำกิจกรรมลด OT ทั้งบริษัท อยากขอแนวทางว่า จะเริ่มต้นอย่างไร และเดินไปแบบไหนถึงจะได้ประโยชน์สูงสุด - พงษ์เทพ
       
       A :
       เรื่องการลดค่าทำงานล่วงเวลา เป็นประเด็นที่จะกระทบกับพนักงานทั้งบริษัท และต้องอาศัยการเข้าไปแก้ไขที่ต้องใช้ความร่วมมือจากทุกคน โดยเฉพาะคนที่เป็นหัวหน้าหน่วยงานแต่ละหน่วยงาน จะต้องมองเห็นว่า ปัญหาค่าล่วงเวลากำลังเป็นปัญหาที่กำลังส่งผลกระทบอย่างมากต่อทั้งบริษัท ดังนั้น ถ้าจะให้ได้ผล ผมอยากเสนอแนวทางให้กับคุณพงษ์เทพดังนี้นะครับ
       
       อย่างแรก สร้างทีมทำงานโครงการก่อนเลย โดยเน้นให้เป็นระดับผู้อำนวยการฝ่ายด้วยกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้อำนวยการฝ่ายที่คุมกำลังคนมากๆ จะต้องให้อยู่ในทีม เมื่อรวมทีมได้อย่างที่ต้องการแล้ว ผมอยากให้มีการประกาศอย่างเป็นทางการโดยเบอร์หนึ่งของบริษัทว่า เรากำลังจะทำอะไร เพราะอะไร แล้วจะเกิดประโยชน์อย่างไร แต่มีเรื่องที่ต้องระวังนิดหนึ่งก็คือ ผมไม่รู้ว่าวัฒนธรรมองค์กรของบริษัทคุณพงษ์เทพในเรื่องการที่เราไปแตะเรื่องค่าล่วงเวลาเป็นอย่างไร เพราะบางที่พนักงานจะมองว่า นั่นเป็นรายได้ประจำเขาเลยละ การไปแตะเรื่องนี้ก็เหมือนไปลดรายได้ประจำเขา ถ้าเป็นอย่างนี้ก็อาจจะไม่ต้องตีปิ๊บอะไรมาก แต่ให้เตรียมการสื่อสารสำหรับแต่ละหน่วยงานเอาไว้ให้พร้อมเท่านั้น
       
       ต่อมา ก็สร้างความรู้สึกร่วมกันว่า เรื่องค่าล่วงเวลากำลังเป็นปัญหาใหญ่ โดยขอให้ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลและทำข้อมูลที่จะกระตุกความรู้สึกของคนที่ได้เห็นข้อมูลว่า มันเป็นปัญหาจริงๆ จากนั้นก็ให้ช่วยกันกำหนดภารกิจและสิ่งที่อยากเห็นร่วมกัน ตรงนี้ถ้าคุณพงษ์เทพทำได้ดีก็จะสร้างการยอมรับร่วมกันในเบื้องต้นได้แล้ว
       
       จากนั้น ในทีมก็จะต้องมาวิเคราะห์ร่วมกันว่า สาเหตุของการที่ทำงานล่วงเวลาสูงเกิดจากอะไรบ้าง โดยจะต้องคุยกันบนพื้นฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้วนำมาสังเคราะห์หรือวิเคราะห์เพื่อยืนยันข้อสังเกตที่ในทีมได้ช่วยกันระดมความคิดกันออกมา ซึ่งโดยทั่วไปของสาเหตุการเกิดปัญหาค่าล่วงเวลาสูงก็จะมาจากเรื่องหลักๆเช่น
       
       * เกิดจากกติกาเรื่องการจ่ายค่าล่วงเวลาที่อาจจะมุ่งเน้นทำตามกฎหมายแรงงานอย่างตรงๆ โดยไม่ได้กำหนดรายละเอียดบางอย่างเพื่อให้เหมาะสม และไม่จำเป็นต้องจ่ายสำหรับบางตำแหน่ง
       
       * เกิดจากการควบคุม ตั้งแต่กระบวนการวางแผนทำงานล่วงเวลา การอนุมัติให้ทำ การตรวจสอบติดตามว่าทำจริงหรือเปล่า
       
       * เกิดจากกระบวนการทำงานที่ทำซ้ำซาก ทำในสิ่งที่ไม่ได้สร้างมูลค่าให้กับงานทั้งหมด หรือมีการกระจายงานที่ไม่ทั่วถึงทำให้ปริมาณงานไปกระจุกอยู่กับบางกลุ่มบางคน หรือการจัดสรรการทำงานล่วงเวลาที่น่าจะให้พนักงานใหม่ที่ยังมีเงินเดือนไม่มากนักทำ กลับไปมอบหมายให้คนที่อยู่มานานเงินเดือนสูงกว่าทำ เป็นต้น
       
       และเมื่อได้สาเหตุมาแล้ว ก็จะต้องมาหาแนวทางการแก้ปัญหาร่วมกัน อาจจะเป็นออกกติกาที่กำหนดแนวทางกระบวนการเท่าที่ไม่ขัดกับกฎหมายแรงงาน อาจเป็นการรณรงค์ให้มีสักวันเป็นวันไม่ทำ OT เพื่อคุณภาพชีวิต หรืออาจตั้งเป้าหมายของแต่ละกลุ่มงานว่าจะต้องไม่เกินกี่ชั่วโมงหรือกี่บาทต่อเดือน ซึ่งจะเป็นวิธีการไหน มีกี่วิธีการก็ขึ้นอยู่กับว่าในทีมจะวิเคราะห์ได้สาเหตุไปในทิศทางไหน ซึ่งถ้าคุณพงษ์เทพสร้างให้เขามองเห็นว่าเป็นปัญหาร่วมกันตั้งแต่ต้นแล้ว การได้วิธีการที่จะนำไปสู่การดำเนินการก็จะง่ายขึ้น
       
       ท่านสามารถส่งคำถามหรือร่วมแสดงความคิดเห็นที่ dilok_tue@yahoo.com ด้วยความร่วมมือจากสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย

โดย : โดย ผู้จัดการรายสัปดาห์