การกรอกข้อมูลลงใบแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่งานอย่างไร

ขั้นตอนนี้ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก  สำหรับการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานเพราะ ถ้ากรอกข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วนแล้ว จะทำให้คุณค่าของใบกำหนดหน้าที่งานนั้นลดลงไปทันที และจะส่งผลกระทบต่อการนำใบกำหนดหน้าที่งานไปใช้งานในอนาคตต่อไป  นอกจากนี้การกรอกข้อมูลต้องอาศัยเทคนิคและวิธีการหลายอย่างสนับสนุน  ไม่ใช่ว่าอยู่อยู่แล้วจะกรอกข้อมูลมูลลงทันที บางเรื่องอาจจะต้องมีกระบวนการหรือขั้นตอนในการวิเคราะห์ข้อมูลมาก่อนที่จะนำมากรอกลงในแบบฟอร์ม   เพื่อให้ท่านทราบเทคนิคต่างๆในการกรอกข้อมูลลงในใบกำหนดหน้าที่งานอย่างละเอียดทุกขั้นตอน ผมจะขออธิบายเป็นข้อๆ ตามลำดับของข้อมูลในแบบฟอร์มดังนี้

ข้อมูลทั่วไป  (Job  Title)

    ·  ชื่อตำแหน่ง   สังกัด   ( ฝ่าย /  ส่วน )

ควรระบุชื่อทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ   และชื่อควรมีความสัมพันธ์กับระดับตำแหน่งที่กำหนด  และชื่อเป็นที่เข้าใจง่าย  บ่งบอกถึงลักษณะงานที่รับผิดชอบ

    ·  ผู้บังคับบัญชา

ให้กรอกชื่อตำแหน่งผู้บังคับบัญชา   ไม่ต้องระบุชื่อผู้บังคับบัญชา

    · ระดับ

ระบุระดับของตำแหน่งงานนั้นๆ  ว่าอยู่ในระดับใด

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน   (Job  Purpose)

    ให้เขียนขอบเขตความรับผิดชอบโดยรวมของตำแหน่งงานนี้   พร้อมกับอธิบายว่าวัตถุประสงค์ของงานที่รับผิดชอบนั้นทำเพื่ออะไร  ทั้งนี้เพื่อให้เห็นว่าองค์กรมีตำแหน่งงานนี้ขึ้นมาเพื่อวัตถุประสงค์อะไร

ความรับผิดชอบหลัก

 กำหนดผลความคาดหวัง  (Expected  Results)

        หมายถึง  การวิเคราะห์ว่าองค์การต้องการอะไรจากหน้าที่งานหลักและกิจกรรมที่ทำในหน้าที่งานนั้นๆ

 ความยากของงาน  (Major   Challenges)

        

ให้วิเคราะห์งานในตำแหน่งนี้มีความยากกว่างานอื่นๆในองค์การอย่างไร เช่น

ตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ  ยากตรงที่

    1.  ต้องสร้างผลประโยชน์สูงสุดให้กับองค์การ และต้องรักษาสัมพันธ์ภาพที่ดีกับผู้ขาย

    2.  ต้องทำงานตอบสนองความต้องการของทุกหน่วยงานภายในเงื่อนไขเวลา

    3.  ต้องระมัดระวังในการติดต่อสัมพันธ์กับผู้ขาย เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดซื้อที่ไม่โปร่งใส

ตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์  ยากตรงที่

     1.  ต้องทำงานภายใต้ความกดดันระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง ซึ่งมีความขัดแย้งเรื่องผลประโยชน์

     2.  ต้องสามารถร่วมงานกับทุกคนในองค์การได้

     3.  ต้องรับผิดชอบดูแลพนักงานทุกคนในองค์การทั้งในและนอกเวลางาน

     4.  เป็นคนกลางในการถ่ายทอดเจตนารมณ์ฝ่ายหนึ่งไปยังฝ่ายหนึ่ง

การกำหนดความยากของงานนี้ จะถูกนำไปใช้ในการวิเคราะห์หาความสามารถ (Competency) ของตำแหน่งงาน ต่อไป

ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา  (Subordinate’s  Responsibilities)

    ให้เขียนสรุปงานในภาพรวมของผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละตำแหน่งงานว่า  แต่ละตำแหน่งรับผิดชอบงานด้านไหน  ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ดำรงตำแหน่งใหม่สามารถมองเห็นภาพรวมของหน่วยงานได้

 

 

ผังการบริหารงาน   (Organization  Chart)

    

        ถ้าองค์การใดมีผังการบริหารงานที่ดีอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องใส่ไว้ในใบกำหนดหน้าที่งานก็ได้ หรืออาจจะใส่ไว้ แต่อาจอ้างอิงเอกสารผังการบริหารที่มีอยู่ในระบบก็ได้ แต่ถ้าไม่มีผังการบริหารงานที่ละเอียดรองรับ ขอแนะนำว่าควรจะใส่ไว้ในใบกำหนดหน้าที่งาน ซึ่งถ้าระบุไว้ในใบกำหนดหน้าที่งาน อาจจะมีข้อเสียบ้างสำหรับองค์การที่มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการบริหารงานบ่อยๆ เพราะต้องแก้ไขใบกำหนดหน้าที่งานของทุกตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง

        ถ้าจะใส่ผังการบริหารงานไว้ในใบกำหนดหน้าที่ ผังการบริหารงานควรจะตอบคำถามดังนี้ได้

        -    ตำแหน่งงานนี้ขึ้นตรงต่อตำแหน่งใดบ้าง

        -    มีตำแหน่งอะไรบ้างที่ต้องทำงานร่วมกับตำแหน่งงานนี้

        -    ตำแหน่งงานนี้ต้องควบคุมดูแลตำแหน่งใดบ้าง

ขอแนะนำเพิ่มเติมว่าผังการบริหารงานควรจะใส่เฉพาะตำแหน่งในบางระดับ โดยเฉพาะระดับที่มีผู้ใต้บังคับบัญชา

การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น  (Working  Relationship)

 

        -  องค์กร/หน่วยงาน  (ภายใน/ภายนอก)

            ให้กรอกชื่อองค์กร / หน่วยงาน  ซึ่งอาจจะเป็นหน่วยงานภายในหรือภายนอกก็ได้   โดยเลือกหน่วยงานที่ต้องติดต่อบ่อยๆ  หรือหน่วยงานหลักที่ตำแหน่งงานนั้นต้องติดต่อ

        -  งานที่ต้องติดต่อ

            ให้ระบุว่าต้องติดต่องานเรื่องอะไรกับแต่ละหน่วยงาน  เช่น  ส่งเอกสาร  เก็บเงิน  ฯลฯ

        -  ความถี่

            ให้ระบุความถี่ในการติดต่องานแต่ละงานว่าบ่อยแค่ไหน  เช่น  ทุกวัน  ทุกสัปดาห์  ทุกเดือน  ฯลฯ

คุณสมบัติผู้ดำรงตำแหน่ง

การกำหนดวุฒิการศึกษา  (Education)

 

    ให้กำหนดวุฒิการศึกษาขั้นต่ำที่ต้องการ  ไม่ใช่กำหนดจากวุฒิการศึกษาของผู้ดำรงตำแหน่งในปัจจุบัน ควรระบุให้ชัดเจนว่าวุฒิการศึกษาอะไร  สาขาอะไร   เช่น   ปริญญาตรีบริหารธุรกิจ   สาขาการบัญชี

การกำหนดวุฒิการศึกษา  ไม่ควรกำหนดว่า  “สาขาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง”  เพราะจะทำให้เกิดความสับสนในการนำเอาคุณสมบัติข้อนี้ไปสรรหาคน    เพราะต้องไปตีความกันอีกว่า  “สาขาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง”  คืออะไร

กำหนดประสบการณ์   (Working  Experience)

    ควรกำหนดประสบการณ์โดยพิจารณาจากลักษณะงานในตำแหน่งงานนั้นๆ  ไม่ควรกำหนดจากประสบการณ์ของผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ    หากต้องการคนที่มีประสบการณ์ควรระบุให้ชัดเจน  หากไม่จำเป็นไม่ต้องระบุ

 

ความสามารถประจำตำแหน่ง  (Job  Competencies)    

   ความสามารถประจำตำแหน่งพิจารณาจาก

1.  กำหนดความสามารถที่น่าจะมี   (Competencies)

     โดยการตั้งคำถามว่า   ถ้าจะให้ได้ผลงานตามที่คาดหวังแล้ว  ผู้ดำรงตำแหน่งงานนี้จะต้องมีความสามารถอะไรบ้าง

2.  คัดเลือกความสามารถหลัก   (Key   Competencies)

       เมื่อวิเคราะห์ได้แล้วว่าความคาดหวังแต่ละกลุ่มนั้น มีความสามารถอะไรบ้าง  ให้หาตัวชี้วัดความสามารถหลักของตำแหน่งงาน  โดยดูจากภาพรวมของความสามารถ  ดังนี้

        1.1   พิจารณาจากความสามารถที่ซ้ำกันมากที่สุด   หมายถึง  ความสามารถที่เป็นความต้องการของทุกกลุ่มผลความคาดหวัง

        1.2   พิจารณาจากความท้าทายหรือความยากของงานที่ระบุไว้ในช่วงแรก เพื่อดูว่าความท้าทายทุกตัวมีความสามารถรองรับครบหรือยัง

จากการวิเคราะห์ความสามารถตัวที่ซ้ำกันจะพบว่ามีอยู่  4  ตัวหลัก  คือ

        ·  การวางแผน

        ·  การเจรจาต่อรอง

        ·  การติดตามงาน

        ·  การประสานงาน  

        นำเอาความสามารถที่วิเคราะห์ได้  ไปตรวจสอบกับความท้าทาย หรือความยากของงานอีกครั้งหนึ่งว่า  ความท้าทายหรือความยากทุกตัวมีความสามารถรองรับเพียงพอแล้วหรือยัง

    จากตารางจะเห็นว่า ความสามารถที่วิเคราะห์ได้จากผลที่คาดหวังของตำแหน่งงานยังไม่สามารถครอบคลุม หรือรองรับความท้าทาย / ความยากของงานทั้งหมดได้   จึงต้องมีการเพิ่มความสามารถเพิ่มเติมอีก 2 ข้อ  คือ 

        -   มนุษยสัมพันธ์   ไม่ได้เป็นตัวซ้ำในการวิเคราะห์จกผลที่คาดหวัง   แต่มีความสำคัญต่อการรักษาสัมพันธภาพ 

    ที่ดีกับผู้ขาย

        -   ความละเอียดรอบคอบ  เป็นความสามารถที่เข้ารองรับเรื่องความยากในการระมัดระวังในการติดต่อกับผู้ขาย   เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาจัดซื้อที่ไม่โปร่งใส 

ดังนั้น  ความสามารถประจำตำแหน่ง  ของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ  มีทั้งหมด 6  ตัว  คือ

        -   การวางแผน

        -   การเจรจาต่อรอง

        -   การติดตามงาน

        -   การประสานงาน

        -   มนุษยสัมพันธ์

        -   ความละเอียดรอบคอบ

 กำหนดคุณสมบัติอื่นๆ  (Other)

 

    ไม่จำเป็นต้องระบุไว้ในทุกตำแหน่ง  ควรระบุเฉพาะตำแหน่งที่ต้องการคุณสมบัติพิเศษอื่นๆ  ควรระบุเฉพาะตำแหน่งที่ต้องการคุณสมบัติพิเศษอื่นๆ  นอกเหนือจากความสามารถประจำตำแหน่งนั้นๆ  วุฒิการศึกษา  และประสบการณ์การทำงานเท่านั้น       เช่น    -   มีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์

                                       -  ทักษะการใช้ภาษาอังกฤษ

ข้อควรระวัง

1.  การกำหนดวุฒิการศึกษาควรกำหนดให้เป็นมาตรฐาน ไม่ต้องกำหนดไว้ว่า “สาขาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง”  เพราะจะทำให้สับสนในการนำเอาคุณสมบัติข้อนี้ไปสรรหาคน เราะต้องตีความกันไปอีกว่า “สาขาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง” คืออะไร ถ้าตีความถูกก็ดีไป แต่ถ้าตีความผิด อาจทำให้ท่านต้องเสียเวลาในการสรรหาคนก็ได้

2. การกำหนดคุณสมบัติที่เราต้องการไม่มีทางเป็นไปได้  เพราะบางคนกำหนดคุณสมบัติผู้ดำรงตำแหน่งสูงเสียจน ผู้ที่ทำหน้าที่สรรหานึกไม่ออกเลยว่าในโลกนี้จะมีคนแบบนี้หรือไม่ เช่น

วุฒิการศึกษาปริญญาตรีบริหารธุรกิจ สาขาบัญชีต้นทุน และปริญญาโท ด้านการจัดการระบบสารสนเทศ ประสบการด้านจัดซื้อเครื่องจักรในอุตสาหกรรมเหล็ก  ไม่ต่ำกว่า 10 ปี

 

3. การกำหนดประสบการณ์ อย่ากำหนดจากประสบการณ์ของผู้ดำรงตำแหน่งงานในปัจจุบันเป็นเกณฑ์ เช่น วุฒิการศึกษา ปวช. ประสบการณ์ทำงานจัดซื้อไม่ต่ำกว่า 15 ปี อย่างนี้คงจะหาใครไม่ได้เลยนอกจากคนปัจจุบัน

ดังนั้น   จึงควรกำหนดประสบการณ์โดยพิจารณาจากลักษณะงานในตำแหน่งงานนั้นๆว่าจำเป็นหรือไม่ที่จะต้องหาคนที่มีประสบการณ์เข้ามาทำงานถ้าไม่จำเป็น ก็ไม่ต้องระบุ แต่ถ้าต้องการคนที่มีประสบการณ์ ควรระบุให้ชัดเจนว่าเป็นประสบการณ์ในการทำงานเพียงอย่างเดียวหรือ ต้องการระบุว่าประสบการณ์ทำงานในด้านไหน อุตสาหกรรมใด เช่น

        -  ประสบการณ์ด้านงานจัดซื้อไม่ต่ำกว่า 8 ปี และ

        -  เคยดำรงตำแหน่งระดับผู้จัดการด้านจัดซื้อมาแล้วไม่น้อยกว่า 2 ปี และ

        -  เคยผ่านงานด้านการจัดซื้อในโรงงานอุตสาหกรรมมาแล้วอย่างน้อย 2 ปี

---

อ้างอิงจาก : หนังสือเทคนิคการจัดทำ  Job Description บนพื้นฐานของ Competency และ KPI
โดยคุณ ณรงค์วิทย์  แสนทอง