วิธีการรวบรวมข้อมูล เพื่อวิเคราะห์ หาความจำเป็นในการฝึกอบรม

 1. การสังเกต ซึ่งต้องเป็นการสังเกตอย่างมีระบบ คือมีการวางแผนไว้ล่างหน้า มีการสังเกตหลายครั้ง เพื่อให้ได้ข้อมูล ครบ และอาจต้องมีการตั้งสมมติฐาน แล้วสังเกตในเวลาและสภาพแวดล้อมหรือปัจจัยองค์ประกอบต่างๆ กัน เพื่อทดสอบสมมติฐาน ว่าสภาพการณ์ที่สังเกตเห็นนั้นว่าเกิดจากสาเหตุใด

2. การสำรวจ ส่วนใหญ่จะเป็นการสำรวจข้อคิดเห็น โดยอาจทำการสำรวจได้ 2 วิธี คือ 

                        2.1 การออกแบบสอบถาม เป็นวิธีที่สะดวก และนิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย แต่มักจะมีปัญหาในการที่จะได้รับ แบบสอบถามคืน จำเป็นต้องวางแผนหาวิธีการติดตามเพื่อให้ได้แบบสอบถามคืนให้ได้จำนวนตามที่ต้องการ มิฉะนั้น จะประสบความล้มเหลว คือ จะไม่ได้รับข้อมูลตามที่ต้องการ 

                        2.2 การสัมภาษณ์ เป็นวิธีที่แน่ใจมากกว่าว่าจะได้รับข้อมูลตามที่ต้องการ ส่วนใหญ่ถึงแม้ว่าข้อมูลที่ได้อาจเป็น ข้อคิดเห็น มากกว่าข้อเท็จจริงก็ตาม แต่จำเป็นใช้เวลาในการดำเนินการมาก และควรจะต้องจัดเตรียมการอย่างมีประสิทธิภาพ และข้อมูลที่ได้ อาจเป็นข้อคิดเห็นมากกว่าข้อเท็จจริง การสัมภาษณ์อาจแบ่งได้เป็น 3 ประเภท คือ 1) การสัมภาษณ์แบบไม่ได้ควบคุมการตอบ 2) การสัมภาษณ์แบบกึ่งควบคุมการตอบ และ 3) การสัมภาษณ์แบบควบคุมการตอบเต็มที่ แต่ละแบบมีลักษณะและข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน ผู้ใช้จะต้องพิจารณาเลือกใช้ให้เหมาะสมตามจุดประสงค์ของการสัมภาษณ์ และลักษณะของผู้ตอบ

ตารางแสดงลักษณะและข้อดีข้อเสียของการสัมภาษณ์แบบต่างๆ

หัวข้อ	1. การสัมภาษณ์แบบไม่ได้ ควบคุมการตอบ	2. การสัมภาษณ์แบบกึ่ง ควบคุมการตอบ	3. การสัมภาษณ์แบบควบ คุมการตอบเต็มที่
บทบาทของผู้สัมภาษณ์	ให้ผู้ถูกสัมภาษณ์นำทาง เพียงแต่ให้เข้าเข้าเรื่องเอง ผู้สัมภาษณ์ถามคำถามกว้าง ๆ และเปิดโอกาสให้ตอบได้โดยอิสระ	เตรียมเค้าโครงของคำถาม และช่วยถามนำเพื่อให้ได้ ประเด็นสำคัญ ๆ	เตรียมคำถามโดยละเอียด และครบถ้วน
การจดบันทึก	จดตามที่พูดทันที	จดย่อ ๆ ขณะสัมภาษณ์	ใช้แบบฟอร์มช่วยในการ จดได้
ผลดี	เปิดโอกาสให้ผู้ตอบแสดง ความรู้สึกและความคิดเห็น อย่างเต็มที่	ได้ทั้งการแสดงความรู้สึก และปัญหาที่สำคัญ ๆ	ง่ายที่จะแยกเรื่องและจัด กลุ่มข้อมูลที่ได้
ผลเสีย	อาจได้ข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือ อาจไม่ตรงตามที่ต้องการ ยาก ในการแยกประเภทข้อมูลที่ได้	ต้องแยกประเภทข้อมูลที่ได ้อย่างระมัดระวัง	ได้รับข้อมูลเฉพาะที่ตั้งคำ ถาม จะไม่ได้รับข้อมูลที่  เกี่ยวข้องและข้อคิดเห็น อื่นที่เป็นประโยชน์

  ในการสำรวจเพื่อรวบรวมหาความจำเป็นในการฝึกอบรม ทั้งโดยการสอบถามและสัมภาษณ์นั้น อาจมีแนวทางในการตั้งคำถาม แก่บุคคลซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมายในการสำรวจได้ดังนี้

                      ก. เมื่อถามตัวผู้ปฏิบัติงาน
                       - ท่านมีความเห็นอย่างไรเกี่ยวกับงานของท่าน
                      - ท่านชอบอะไรเกี่ยวกับงานของท่านมากที่สุด และอะไรน้อยที่สุด
                     - งานส่วนไหนที่ท่านเห็นว่าลำบากหรือยากที่สุด
                     - งานที่ส่วนที่ว่านี้มีผลกระทบต่อตัวท่านและการปฏิบัติงานของทั้งหน่วยงานเพียงใด
                       - ท่านคิดว่าอะไรเป็นสาเหตุของปัญหาดังกล่าว
                      - ท่านคิดว่ามีงานใด เรื่องใดบ้างที่ควรปรับปรุง
                       - ท่านเองได้พยายามแก้ไขปรับปรุงไปแล้วบ้างหรือยัง
                       - ท่านต้องการความช่วยเหลือบ้างไหม ถ้าต้องการ ต้องการลักษณะใด จากใคร

                       ข. ประเด็นในการสำรวจความเห็นของผู้บังคับบัญชา
                      - ท่านเห็นว่า ควรปรับปรุงผู้ใต้บังคับบัญชาของท่านในด้านใดบ้าง
                       - การทำงานในด้านใดบ้างที่มีปัญหา
                       - ลักษณะของปัญหาเป็นอย่างไร
                      - ปัญหาเหล่านี้มีผลกระทบต่อแผนการดำเนินงานของหน่วยงานอย่างไร
                       - มีความรู้หรือความสามารถในการทำงานด้านใดบ้าง ที่ท่านประสงค์จะให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของท่านมี หรือทำได้ แต่เขายังไม่มี หรือยังไม่ได้ทำ
                       - ท่านช่วยปรับปรุงความรู้ความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชาของท่านหรือไม่ ด้วยวิธีใด และท่านคิดว่าเขายังต้องการ ความช่วยเหลืออีกบ้างหรือไม่ ถ้าต้องการ ต้องการ ลักษณะใด จากใคร
                       ค. ประเด็นในการสำรวจความเห็นของผู้บริหารระดับสูง
                       - นโยบายขององค์การในขณะนี้มุ่งเน้นในด้านใด
                      - ท่านต้องการให้กำลังคนหรือบุคลากรในหน่วยงาน/ฝ่าย………..มีลักษณะเป็นอย่างไร จึงจะสามารถรองรับ แผนงานขององค์การได้ดี
                      - งานตรงไหนบ้างที่คิดว่าควรจะได้รับการปรับปรุง
                      - ท่านคิดว่าบุคลากรที่มีอยู่ในปัจจุบัน จะสามารถรองรับได้หรือไม่ และควรจะได้รับการพัฒนาไปในทิศทางใด

3. การทดสอบ - เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลที่เหมาะสมเฉพาะเพื่อใช้กับงานทางเทคนิคหรืองานที่ต้องใช้ทักษะ มีการลงมือปฏิบัติให้เป็นผลงานได้ชัดเจน ถ้าเป็นงานในลักษณะอื่น ๆ เช่น งานบริหารทั่วไป หรืองานที่ต้องอาศัยการติดต่อประสานงาน หรืองานบริการทั่วไป อาจใช้วิธีการนี้ไม่ได้ผล นอกจากนั้น การทดสอบจะใช้ได้ผลก็ต่อเมื่อมีมาตรฐานสำหรับใช้เปรียบเทียบ ว่าผลการทดสอบที่ได้แสดงว่า ระดับการปฏิบัติที่ทดสอบได้ แสดงถึงความจำเป็นที่จะต้องฝึกอบรมเพื่อปรับปรุงหรือไม่ 

4. การประชุมในลักษณะการระดมสมอง - เป็นการขอให้ทุกคนในที่ประชุมเสนอความคิดเห็นให้มากที่สุด โดยไม่คำนึงถึงความถูกผิด เพื่อให้ได้แนวคิดอย่างกว้างขวางที่สุด และรวบรวมนำมาวิเคราะห์โดยละเอียด แบ่งแยกประเภท และควรจะนำมาพิจารณาร่วมกับข้อมูลที่รวบรวมได้จากวิธีการอื่น ๆ ด้วย

5. การประชุมสัมมนา เพื่อขอความคิดเห็นจากผู้บริหารหรือผู้แทน จากหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร โดยต้องมีการแจ้ง จุดประสงค์ของการประชุมให้เข้าใจถึงความสำคัญในการหาความจำเป็นของการฝึกอบรม ว่าเพื่อให้การฝึกอบรม สามารถแก้ปัญหา ขององค์การได้ตรงจุด โดยอาจมีการแบ่งกลุ่มอภิปรายแสดงความคิดเห็น แล้วเสนอต่อที่ประชุมใหญ่ และมีการสรุปผลการประชุมด้วย

6. การตั้งคณะกรรมการศึกษาวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรม หรืออาจเป็นคณะกรรมการที่ตั้งขึ้นมา เพื่อพิจารณาในด้านการพัฒนาบุคลากรโดยรวม และทำหน้าที่วิเคราะห์ถึงความจำเป็นในการฝึกอบรมรวมอยู่ด้วย โดยอาจมีกรรมการ ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญภายนอกมาร่วมด้วย เพื่อที่จะได้มีมุมมองที่แตกต่างออกไป และอาจมีข้อมูลเปรียบเทียบ ทำให้เห็นปัญหาได้ชัดเจน ขึ้นก็ได้