กลวิธีการทำงานร่วมกับ เจ้านาย(ฝรั่ง)

         คำถามนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานร่วมกับชาวต่างชาติ แต่ถึงคุณจะไม่ได้ทำงานกับชาวต่างชาติจริงๆ ก็สามารถนำกลวิธี หรือวิธีการที่จะกล่าวต่อไปนี้ไปใช้กับ เจ้านายคนไทยก็ได้เช่นกัน เราลองมาดูกันซิว่าวิธีหรือกลวิธีที่ว่ามีอะไรกันบ้าง

เคล็ดลับในการทำงานร่วมกับชาวต่างชาติ

1. จะรับปากอะไรก็ตามขอให้แน่ใจว่าเราสามารถทำได้

        การที่คุณทำงานกับเจ้านายที่เป็นชาวต่างชาติ ประเด็นสำคัญของการทำงานร่วมกันคือ ผลงานที่ออกมา หลาย ๆ คนไม่กล้าจะปฏิเสธคำสั่งหรือกล้าจะพูดและแสดงความคิดเห็นเมื่องานที่ได้รับมอบหมายมันยากที่จะปฏิบัติให้สำเร็จตาม แผนงานได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องของเวลา (เส้นตาย) ขอให้คุณแสดงความคิดเห็นออกมาอย่างสุภาพและตรงไปตรงมา

        อย่าเกรงใจโดยการพยักหน้าและบอกว่า Yes ซึ่งนั่นอาจจะหมายถึง "เรากำลังรับฟัง" หากแต่ชาวต่างชาติเขาจะตีความหมายว่า "เราเห็นด้วยและตกลง" ตามนั้น ซึ่งเป็นการ "รับปาก (Promise)" สำหรับชาวต่างชาติเมื่อเรารับปากอะไรก็ตามแล้วเราไม่สามารถทำได้ นั่นหมายถึงคุณได้ทำลายความเชื่อถือ (Trust) ในตัวคุณลงโดยไม่รู้ตัว และในคราวต่อไปเราคงต้องใช้ความพยายามมากขึ้นอย่างมหาศาลเพื่อเรียกความเชื่อถือกลับมา เพราะขาดความไว้วางใจกันเสียแล้ว  

        ดังนั้น หากจะรับปากอะไรก็ตามขอให้แน่ใจว่าเราสามารถทำได้ตามที่รับปากเช่นนั้นจริง ๆ

2. กล้าที่จะถาม เมื่อมีปัญหา

        ชาวต่างชาติส่วนใหญ่จะรู้สึกยินดีเมื่อมอบหมายงานแล้วลูกน้องมีคำถาม เพราะเป็นการแสดงถึงว่าเราให้ความสนใจกับรายละเอียดของงาน และเรายังแสดงออกถึงความต้องการที่จะเข้าใจเพื่อจะได้ทำงานให้สำเร็จลุล่วง

        หลาย ๆ คน ไม่ชอบถาม อาจจะกลัวเสียหน้าหรืออายที่จะถาม จงระลึกอยู่เสมอว่าเราอาจจะเสียหน้าบ้าง แต่ว่าดีกว่าสูญเสียความน่าเชื่อถือจากหัวหน้างานหรืออาจจะตกงานได้ง่าย ๆ หากเราเข้าใจผิด เพราะเราจะทำอะไรในคนละเรื่องกับสิ่งที่เขาต้องการก็เป็นได้ ฉะนั้น ต้องกล้าที่จะถามเมื่อไม่เข้าใจหรือมีปัญหา

3. เกิดความผิดพลาดในงาน ต้องรีบบอกเจ้านาย

        กรณีที่คุณทำงานแล้วเกิดข้อผิดพลาดแล้วปกปิดเรื่องนั้นไว้ เพราะเกรงว่าจะทำให้ตัวเองถูกตำหนิหรือด้วยเหตุอื่นๆ แต่ว่าความจริงแล้วหากคุณบอกเจ้านายแต่เนิ่น ๆ ความเสียหายที่เกิดขึ้นและโอกาสของการแก้ไขปัญหาก็ง่ายขึ้นกว่าการปล่อยให้เนิ่นนานออกไป

        แน่นอนที่สุด คุณอาจจะถูกเจ้านายของคุณโกรธบ้าง แต่แน่ใจได้เลยว่าเขาจะยิ่งโกรธมากขึ้นแน่ ๆ หากปล่อยให้เนิ่นนานออกไป หรือละเลยให้ความเสียหายยิ่งบานปลาย

        มีคนเคยกล่าวไว้ในสมรภูมิการรบว่า "วันใดที่ทหารของคุณเลิกนำปัญหามาปรึกษากับคุณ แสดงว่าคุณไม่ได้เป็นผู้นำของเขาแล้ว เพราะเขาคงคิดว่าคุณไม่สามารถช่วยเขาได้หรือคุณไม่แคร์ ไม่ว่าจะเป็นเหตุผลใดก็ตามถือว่าคุณล้มเหลวในความเป็นผู้นำ" คำกล่าวนี้น่าจะทำให้คุณกล้าที่จะเผชิญกับปัญหาแต่เนิ่น ๆ แล้วโดนตำหนิบ้างนิดหน่อย ดีกว่าปล่อยให้กลายเป็นเรื่องใหญ่

4. การสื่อสารระหว่างคุณกับเจ้านายต้องชัดเจน

        สำหรับคนไทย การพูดตรงไปตรงมามักจะต้องระมัดระวังคำพูดมิให้คำกระทบกระทั่งความรู้สึกของคนอื่น บ่อยครั้งทำให้เราพูดอ้อมค้อมเกินไปและไม่ตรงประเด็น แต่กับเจ้านายหรือชาวต่างชาติการพูดหรือสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาจะทำให้เขาพอใจมาก

        สัญญาณที่จะได้รับเมื่อเจ้านายคุณไม่เข้าใจคือ "คุณหมายความว่าอย่างไรที่บอกว่า...(What do you mean by that...?)" เมื่อเจออย่างนี้ต้องรีบแก้ไข

        สำหรับเคล็ดลับหรือวิธีการที่ดีที่สุด คือ คุณต้องลำดับความคิดของคุณก่อน อาจจะเป็นการนั่งลงพร้อมกับกระดาษ แล้วเขียนความคิดของคุณว่าคุณต้องการคุยเรื่องอะไร มีที่มาหรือภูมิหลังว่าอย่างไร เกิดปัญหาอะไรขึ้นอะไรเป็นสาเหตุ มีข้อมูลอะไรสนับสนุน สุดท้ายมีข้อเสนอแนะอะไรสำหรับปัญหานั้นบ้าง และควรจเสนอแนะหลาย ๆ ทางเลือก รวมทั้งเสนอทางเลือกในความเห็นของคุณ หากจะให้ดีก็คววิเคราะห์ต่อเนื่องถึงผลลัพธ์ หากตัดสินใจเลือกทางเลือกนั้นจะเกิดผลกระทบหรือความเสี่ยงอะไรตามมาได้บ้าง

5. รายงานความคืบหน้าของงานเป็นระยะ

       เจ้านายหรือหัวหน้างานส่วนใหญ่ต้องการทราบผลความคืบหน้าของงานเป็นระยะ ๆ เราควรจะรายงานเจ้านายอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ

       ในเรื่องของความถี่และรายละเอียด รูปแบบการสื่อสารก็อาจจะต้องศึกษาเจ้านายของคุณว่าเขาชอบให้รายงานทางโทรศัพท์ คนบางคนต้องรายงานเป็นลายลักษณ์อักษร คนบางคนต้องรายงานด้วยวาจาทุกวัน หรือทุกสัปดาห์ ดูตามสไตล์ของแต่ละคนแล้วปรับประยุกต์ใช้

6. บันทึกสิ่งที่คุณทำเป็นลายลักษณ์อักษร

       การบันทึกสิ่งที่คุณทำ บันทึกความเข้าใจ (MEMO) บันทึกการประชุม หรือรายละเอียดของงานจะช่วยคุณได้หลายกรณี เช่น ช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

        นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่บันทึกผลงานและความสำเร็จต่างๆ ของเรา เราสามารถนำไปใช้อ้างอิงในอนาคต หรือนำไปใช้เมื่อต้องพิจารณาผลงานของเรา และยังเป็นหลักฐานยืนยันกับหัวหน้างานคนใหม่ เพราะเราในอนาคตหากมีการเปลี่ยนแปลงหัวหน้างาน

       ทั้ง 6 ประการที่กล่าวมาข้างต้น น่าจะเป็นแนวที่ดีสำหรับผู้ที่มีเจ้านายเป็นชาวต่างชาติ แต่อย่างว่าละครับ..กลวิธีที่ได้กล่าวไปแล้วไม่เฉพาะเจ้านายที่เป็นชาวต่างชาติ คนไทย หรือคนที่ไหนก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับงานของคุณได้ทั้งหมดนะครับ

ที่มา: Career Tips โดย : มุขรินทร์ นิตยสาร Recruit Update
ฉบับที่ : 413 วันที่ 1-15 พฤศจิกายน 2547