เทคนิค การรับมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณได้รับมอบหมายจากเจ้านายให้ทำงานสักชิ้น.. แน่นอนงานนี้คุณต้องทำ..และจะต้องทำให้ได้ดีด้วย..หลากหลายวิธีที่จะทำให้คุณเข้าใจในงานที่ได้รับมอบหมายให้ทำ แต่หากคุณเคยทำให้เจ้านายผิดหวังมาแล้ว..ลองดูวิธีนี้ซิ...
1.ฟังและถาม
ก่อนที่คุณจะรับงานจากเจ้านายของคุณมาทำ..คุณต้องมีการวางแผนโดยเริ่มต้นจากการฟังและถาม การฟังและถามมีความสำคัญเป็นอันดับแรกของการรับงานที่ได้รับมอบหมาย การฟัง..คุณต้องตั้งใจฟัง ว่าขอบข่ายงานที่คุณจะทำมีมากแค่ไหนอย่างไร  ราย-ละเอียดของงานเป็นอย่างไร
ซึ่งหากมีข้อสงสัยคุณต้องใช้การซักถามให้ชัดเจน..เพราะนั่นคือกุญแจไขปัญหาที่เกิดขึ้น..อย่าเดาหรือคาดหวังว่ามันน่าจะเป็นอย่างนั้น อย่างนี้..เพราะบางครั้งอาจจะไม่เป็นอย่างที่คุณคิดก็ได้ โดยเฉพาะหากเจ้านายของคุณเป็นคนระเบียบจัด  ก็ควรระวังไว้ ..แต่อย่ากลัว..
2.สรุปเป็นระยะ
ประเด็นที่สอง คือ การสรุปเป็นระยะๆ เพราะนี่คือการย้ำเตือนให้
คุณเข้าใจในตัวงานที่ได้รับมอบหมายมากขึ้น เพราะในบางครั้งงานที่ได้รับมอบหมายอาจจะเป“นงานที่มีรายละเอียดมาก ใช้วิธีการจด และสรุปเป็นระยะๆ นั่นจะช่วยเหลือคุณให้คุณจดจำงานที่ทำได้มาก
3.หากไม่แน่ใจเรื่องเวลาขอตรวจสอบก่อนรับปาก
 งานนี้ให้เสร็จวันจันทร์นะ สมชาย กำหนดวันส่งงานหรือ Deadline เป็นสิ่งที่สำคัญมากๆ เพราะเป็นสิ่งที่ชี้ให้เห็นว่าคุณมีประสิทธิภาพในการทำงานมากน้อยขนาดไหน..สิ่งที่คุณต้องคิดคือ เรื่องของเวลาและการปฏิบัติงานทุกอย่างต้องมีความสัมพันธ์กัน.. การรับปากต้องคำนึงถึงความเป็นจริงบวกกับความสามารถของเราด้วย อย่าเพิ่งรับปากหากไม่แน่ใจว่างานทำเสร็จตรงตามเวลาหรือไม่อย่างไร..ซึ่งคุณต้องมีเหตุผลที่ดี ด้วย ไม่ใช่ใช้ความเกียจคร้านมาเป็นข้ออ้าง นั่นก็ไม่ไหวเหมือนกันนะ..
4.เสริมแนวคิดของตน
ประเด็นนี้น่าสนใจมากเพราะจะทำให้เจ้านายของคุณเห็นความสามารถ และความคิดของคุณ เป็นการแสดงไอเดียออกมา ไม่แน่การแสดงความคิดเห็นของคุณอาจจะเป็นไอเดียใหม่ ๆ แก่เจ้านายของคุณก็ได้..การแสดงความคิดเห็นจริงๆ เป็นสิ่งที่ควรเกิดขึ้นแต่ดูเหมือนว่า..หลายองค์กรไม่ค่อยจะเห็นว่ามากนัก เพราะได้เหตุผลว่า..เขาคือเจ้านาย เราเป็นลูกน้อง..หรือเพราะความกลัว..ว่าความคิดเห็นของเราจะไม่สามารถทำอะไรได้..หากคุณคิดอย่างนี้ ..คุณคิดผิดถนัด..
การแสดงความคิดเห็นเป็นเรื่องที่ดีมากในสายตาของนักบริหาร.. เป็นการรวบรวมความคิดเห็นของหลายความคิด..และเป็นสิ่งที่ผู้บริหารใช้มองหาคนที่จะเป็นนักบริหารแทนที่ของเขาตˆอไปด้วย
เอาละนั่นเป็นเพียงข้อแนะนำหลักๆ ที่คุณควรจะปฏิบัติภายหลังจากที่คุณได้รับมอบหมายงานจากเจ้านาย..อันที่จริงยังมีเทคนิคอื่นๆ อีกที่จะทำให้คุณทำงานออกมาดี..เป็นที่ยอมรับของเจ้านายและเป็นที่รักของผู้บริหาร..
ดังนั้น คุณปรับตัวเองเสียใหม่ ..โดยการกำหนดขั้นตอน มีการวางแผน
ที่ดี.. และสิ่งที่สำคัญ..คุณต้องเริ่มปฏิบัติตั้งแต่ตอนนี้เลย...

ที่มา : นิตยสาร Recruit Update ฉบับที่  410 วันที่  16-30  กันยายน  2547