การบริหารนโยบายและการบริหารงานประจําวันของการบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์กร : กรณีศึกษาบริษัท ปูนซิเมนต์ไทย (ลําปาง) จํากัด

กุมภาพันธ์ 2545

บรรพต ปันทรส

บทคัดย่อ

การบริหารนโยบายและการบริหารงานประจําวันเป็นหนึ่งในองค์ประกอบหลักของระบบ การบริหารคุณภาพทั่วทั่งองค์กรที่เป็นระบบบริหารงานซึ่งเป็นที่รู้จักแพร่หลายในหลายประเทศ
การค้นคว้าอิสระนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาวิธีการนําการบริหารนโยบายและการบริหาร ประจําวันมาใช้ของบริษัท ปูนซิเมนต์ (ลําปาง) จํากัด และผลที่ได้หลังจากที่นํามาใช้ตลอดจน ปัญหาและแนวทางแก้ไขของบริษัทฯ
ผลการศึกษาพบว่าบริษัทมีขั้นตอนและวิธีการ ดังนี้ ด้านการบริหารนโยบาย
1. ขั้นตอนการทบทวนนโยบายหรือแผนระยะกลางเป็นการปรับปรุงแผนระยะ กลางของบริษัทฯ เพื่อใช้เป็นแผนแม่บทสําหรับการดําเนินการต่างๆ
2. ขั้ นตอนการจัดทําแผนนโยบายของบริษัทฯ เป็นการจัดทําแผนนโยบาย ประจําปีของบริษัทฯ เพื่อใช้เป็นนโยบายและเป้าหมายต่างๆ ของบริษัทในปีหน้า การจัดทําแผน จะพยายามให้สอดคล้องกับระยะกลางและสถานการณ์
3. ขั้นตอนการกระจายนโยบายและการติดตามแผนงาน เป็นการกระจายนโยบาย และแผนงานของบริษัทฯ ไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบและติดตามผลการดําเนินงาน
4. ขั้นตอนการตรวจสอบและทบทวนแผนงาน เป็นการตรวจสอบผลที่ได้จากการ ดําเนินงานตามแผน เมื่อดําเนินการตามแผนเสร็จจะทําการทบทวนแผน วิเคราะห์ผลการ ดําเนินงานที่ผ่านมา เพื่อมาปรับปรุงการวางแผนงานต่อไปในอนาคต
ด้านการบริหารงานประจําวัน
1. ขั้นตอนการกําหนดหน้าที่งาน เป็นการเขียนข้อกําหนดระบุงานที่หน่วยงานต้องปฏิบัติโดยระบุขอบเขตงาน วัตถุประสงค์ ความรับผิดชอบ
2. ขั้นตอนการจัดทําผังระบบการบริหารงานประจําวัน เป็นการระบุบทบาทของ หน่วยงานที่เชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่นๆ เพื่อให้เข้าใจอย่างกว้างๆถึงความสัมพันธ์ของแต่ละงาน
3. ขั้นตอนการกําหนดจุดควบคุมและรวบรวมจุดควบคุมที่สําคัญ เป็นการกําหนด จุดควบคุมของการปฏิบัติงาน เพื่อที่จะควบคุมให้ได้ตามวัตถุประสงค์ของงาน
4. ขั้นตอนการจัดทําผังระบบการบริหารงาน เป็นการจัดทําผังระบบบริหารงาน ใหม่ที่ระบุขั้นตอน จุดควบคุม และมาตรฐานให้ชัดเจน เพื่อใช้ควบคุมการปฏิบัติงาน
5. ขั้นตอนการปฏิบัติตามมาตรฐานการทํางาน เป็นการปฏิบัติตามขั้นตอนการทํางานอย่างเป็นมาตรฐาน
6. ขั้นตอนการจัดการความผิดปกติและการทบทวนวิธีการทํางาน เป็นการตรวจสอบผลหลังจากการปฏิบัติงาน หากพบว่าผลที่เกิดขึ้นไม่เหมาะสมจะทําการวิเคราะห์ สาเหตุ และค้นหามาตรการแก้ไขและป้องกัน
ผลที่ได้ หลังจากนําการบริหารนโยบายและการบริหารงานประจําวันมาใช้ ทําให้ ผู้บริหารสามารถกระจายนโยบายสู่หน่วยงานต่างๆได้อย่างเป็นระบบ และอย่างทั่วถึง มีการ พัฒนาอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่การวางแผนจนถึงการปฏิบัติงาน และหน่วยงานระดับปฏิบัติการมี การทํางานอย่างเป็นระบบ มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเช่นกัน
ปัญหาการนําการบริหารนโยบายและการบริหารงานประจําวันมาใช้ ส่วนใหญ่คือ ผู้บริหารไม่ได้ติดตามแผนงานอย่างจริงจัง พนักงานขาดแรงจูงใจที่จะปรับปรุงงานและรู้สึกสับสนกับระบบต่างๆที่ซ้ำซ้อน ซึ่งบริษัทได้แก้ไข โดยกําหนดให้มีจุดวัดผลการดําเนินงาน ให้ผู้บริหารระดับกลางทําเป็นตัวอย่าง และจัดให้มีที่ปรึกษามาช่วยแนะนําการบริหารของหน่วยงาน

Abstract

The policy management and the daily management are the main parts of the total quality management which are known worldwide in many countries. The proposes of this independent study are to explore the process of the policy management and the daily management, and to review the results and problems that occur during the process and how to solve those problems.
The study shows that the Siam Cement (Lampang) Co.,Ltd has 4 major steps of the policy management as follows:
1) Review policy or medium term plan: review the medium term plan of company and use as the master plan for any activities of company.
2) Set up the company policies: make annual company policies , create activities and. target.
3) Deploy policies and follow up : distribute the policies to involved persons and follow up the results of these activities.
4) Check and review the plan: checking the result after activities finish , review of plan and analysis of the results in order to improve the next plan.
In addition, there are 6 main steps of the daily management that show as
follows:
1) Job description: set up the requirement, objectives, and responsibility of department.
2) Job operation route: set up the roles of department that deal with others and understand the relation of each works.
3) Finding Control points and collect the essential control points: point out the control points that are used to control the activities in order to obtain the working objectives.
4) Control system charts: make the controlled plans which state the control points and standard works.
5) Operations follow by the standard works: to operate the procedure according to the standard.
6) Abnormality treatment and review: check the result of activities, finding analyze some abnormal in order to do the correction and prevention.
The results after bringing the policy management and the daily management to company show that managers can totally distribute the policy to each departments to create the continuous improvements from planning to operation for each departments systematically.
On the other hand, problems are mainly from managers who are not collectedly follow up the plan, lack of motivation from employees to improve operation and the confusion during the work. However, the company responds to those problems by setting up the key performance index in each plans, middle managers perform the good practices and arrange supervisors to assist each department.

ที่มา : สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (ก.พ.)