5 ขั้นตอนในการคัดเลือกซอฟท์แวร์ HR

5 ขั้นตอนในการคัดเลือกซอฟท์แวร์ HR

โดย อ.เสกสิทธิ คูณศรี

          สำหรับผู้ที่ทำงานอยู่ในระบบโรงงาน ที่ทำงานเป็นกะ คงจะสนับสนุนได้ดีนะครับว่า การมีโปรแกรมมาช่วยในการทำงาน สามารถลดเวลาในการทำงานลงไปได้เยอะมาก ทั้งการแก้ไขเวลารูดบัตรมาทำงาน การขอแก้ไขเวลาในการทำงานล่วงเวลา การแก้ไขข้อมูลการลางานต่างๆ ตลอดจนการจัดการข้อมูลของพนักงาน

          ดังนั้น การนำซอฟท์แวร์มาช่วยในการทำงาน จึงสามารถช่วยลดเวลาในการทำงานลงไป อีกทั้งข้อมูลก็จะมีความถูกต้อง และแม่นยำมากขึ้นอีกด้วย

          ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนสำคัญ 5 ขั้นตอนเบื้องต้นที่ควรกระทำ หากคุณคิดจะซื้อซอฟท์แวร์มาใช้ในบริษัท

1. ระบุความต้องการขององค์กรและหน่วยงาน
ระบุให้ได้ว่าบริษัทเราต้องการอะไรจากระบบ ความต้องการของผู้ใช้งานระบบ ทั้งฝ่าย HR และผู้ใช้คนอื่นๆ คืออะไรบ้าง และที่สำคัญ มีอะไรบ้างที่บริษัทของเราขาดไม่ได้ เช่น รายงานการมาปฏิบัติงานทุก 8 โมงเช้า เพื่อให้หัวหน้างานเช็คชื่อลูกน้อง เป็นต้น

2. ทำการวิเคราะห์และเปรียบเทียบซอฟท์แวร์ในตลาด
โดยกำหนดช่วงราคาที่เรามีงบประมาณตั้งไว้ จากนั้นก็ส่งสิ่งที่เราต้องการให้บริษัทผู้ผลิตซอฟท์แวร์ เพื่อให้เขามา Demo ให้เราดู และเขาควรจะบอกเราได้ว่า ระบบที่เขามีกับสิ่งที่เราต้องการ มีอะไรบ้างที่ตรงกัน และมีอะไรบ้างที่ต่างกัน

3. ทดลองใช้ระบบ
ทดลองใช้ระบบจริงๆ ตามที่เราได้เขียนไว้ในข้อแรก ว่าจริงๆ แล้ว ระบบสามารถทำงานได้อย่างที่เขียนไว้ มากน้อยเพียงใด

4. ต่อรองราคาจากบริษัทผู้ผลิต
สอบถามและขอใบเสนอราคาจากบริษัทผู้ผลิตซอฟท์แวร์ ทั้งในเรื่องของแพ็คเกจ การให้บริการกรณีมีปัญหา การนำระบบไปติดตั้งและใช้งาน และที่สำคัญราคาเป็นอย่างไร

5. คัดเลือกซอฟท์แวร์
ทำการตัดสินใจ ว่าจะเลือกซื้อซอฟท์แวร์ของผู้ผลิตรายไหน

          จะเห็นได้ว่า สิ่งที่สำคัญที่สุดคือข้อแรกครับ เพราะต้องให้ได้ความต้องการของเราจริงๆ แต่จากประสบการณ์ของ HR ไทยๆ ของเรานี่ ส่วนใหญ่จะคิดว่า การเลือกซื้อซอฟท์แวร์ HR คงไม่ต่างจากการไปเดินซื้อแผ่นโปรแกรมแถวพันธ์ทิพย์กระมังครับ เพราะจะทำกันก็ประมาณ 3 ขั้นตอนเท่านั้น คือ

          พอทำแบบนี้แล้วก็เห็นว่า หลายๆ บริษัทพอใช้ไป ไม่เห็นเหมือนอย่างที่พูดเลยนี่ ซื้อมาแพงก็แพง ของบประมาณก็ยาก เปลี่ยนกันได้ง่ายๆ เรอะ ไม่มีทาง และแล้วก็มีทางออกครับ จ้างเขียนโปรแกรมเพิ่มครับ ท้ายที่สุด พอรวมๆ งบประมาณที่ใช้ไปในการแก้ไขเพิ่มเติม เพื่อให้ระบบทำงานได้อย่างที่เราต้องการ งบก็บานปลายเรียบร้อยครับ ลองเอาวิธีการข้างต้นไปใช้ดูนะครับ

ที่มา : E-HRIT