บทบาทHR กับ Line Manager (ตอนที่ 1)

ถ้าหากจะถามว่างานด้าน HR หรือ Human Resource ซึ่งเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการหรือการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ควรจะเป็นหน้าที่ของใคร…แน่นอนว่าจะต้องเป็นหน้าที่ของหน่วยงานที่ทำงานด้านการบริหารและพัฒนา ทรัพยากรมนุษย์ซึ่งทำหน้าที่ดูแลงานในส่วนนี้ (ในบทความนี้ ขอเรียกหน่วยงานนี้ว่า HR Dept.) …. และมีเพียงหน่วยงานเดียวเท่านั้นหรือที่ทำหน้าที่ตรงนี้ ? ….. ไม่ใช่อย่างแน่นอน… Line Manager ซึ่งเป็นผู้ควบคุมดูแลการทำงานของแต่ละหน่วยงานจะต้องมีบทบาทที่เกี่ยวข้องด้วยโดยตรงในแง่มุมของการบริหารและพัฒนาทีมงาน เหตุผลเนื่องจาก

1. ความแตกต่างที่หลากหลาย :
2. การตอบสนองได้ตรงจุด :
3. สร้างความได้เปรียบในเชิงการแข่งขัน :
องค์กรแต่ละองค์กรย่อมประกอบไปด้วยหน่วยงานต่าง ๆ ที่แตกต่างกันไป แต่ก็หนีไม่พ้นการจัดหน่วยงานที่เป็นสายงานหลัก "Line" ซึ่งเป็นสายงานที่สร้างกำไรและรายได้ให้กับบริษัท หรืออาจเรียกได้ว่าเป็นศูนย์สร้างกำไรและรายได้ให้กับบริษัทโดยตรง "Profit Center" เช่น หน่วยงานด้านการขายและการตลาด หน่วยงานด้านการผลิต เป็นต้น …. และหน่วยงานที่เป็นสายงานสนับสนุน "Staff" ซึ่งอาจเรียกว่าเป็นศูนย์ต้นทุนของบริษัท "Cost Center" เช่น หน่วยงานด้านบัญชีการเงิน หน่วยงานด้านจัดซื้อ หน่วยงานด้านธุรการ เป็นต้น และเมื่อองค์กรมีความหลากหลายของหน่วยงาน ย่อมเป็นที่แน่นอนว่าความต้องการที่แตกต่างกันของแต่ละหน่วยงานจึงเกิดขึ้น เมื่อมีความหลากหลายของหน่วยงานเกิดขึ้นในองค์กร จะพบว่าในหน่วยงานแต่ละหน่วยงานย่อมมีความต้องการความสามารถของบุคลากรที่ทำงานในทีมที่แตกต่างกันไป บางหน่วยงานต้องการหาและพัฒนาคนให้เป็นช่าง แต่บางหน่วยงานต้องการหาและพัฒนากำลังให้เป็นนักบัญชี….. HR Dept. คงไม่สามารถบริหารและพัฒนาคนได้ตรงตามวัตถุประสงค์ของหน่วยงานทุกหน่วยงานได้ทันที และถึงแม้ทำได้ แต่ก็อาจไม่สามารถสนองตอบต่อวัตถุประสงค์ที่ต้องการให้เกิดขึ้นอย่างแท้จริงของแต่ละหน่วยงาน คงไม่มีใครปฏิเสธว่า "คน" จัดเป็น 1 ในทรัพยากรที่มีความสำคัญมากที่สุดซึ่งสามารถสร้างองค์กรให้มีความได้เปรียบในเชิงของการแข่งขันกับธุรกิจภายนอกได้ และคงไม่ทันการณ์ที่จะรอให้ HR Dept. เพียงหน่วยงานเดียวในการทำหน้าที่บริหารและพัฒนากำลังคน … องค์กรต้องมีการขับเคลื่อน ซึ่งส่งผลโดยตรงให้หน่วยงานแต่ละหน่วยงานต้องมีการขับเคลื่อนและวิ่งให้ทันกับความต้องการของผู้บริหารระดับสูงที่ต้องการสร้างธุรกิจให้มีความได้เปรียบในเชิงของการแข่งขันกับธุรกิจภายนอก

พูดมาถึงตรงนี้…ฟังดูแล้วเหมือนกับว่า HR Dept. จะผลักภาระการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ให้กับ Line Manager ซึ่งเป็นผู้ควบคุมดูแลหน่วยงานต่าง ๆ โดยตรง (ถ้าเป็นเช่นนี้คนที่ทำงานด้าน HR คงไม่มีงานทำ และอาจเสี่ยงกับการถูกยุบฝ่ายหรือแผนก)… HR Dept. มีบทบาทอย่างมากทีเดียว… จะเห็นได้ว่าในอดีตเราเรียก HR Dept. ว่าเป็นหน่วยงาน Personal Administration เพราะงาน HR โดยส่วนใหญ่จะเน้นการทำงานในรูปแบบของการบริหารและจัดการข้อมูลด้านบุคคลากร เช่น บันทึกการลา การมาทำงาน การจ่ายสวัสดิการ เงินเดือน เป็นต้น หรือการทำงานในเชิงรับสนองตอบต่อความต้องการของแต่ละหน่วยงานเมื่อมีหน่วยงานร้องขออะไร ถึงลงมือดำเนินการ เช่น การสรรหาคัดเลือกตามใบขอกำลังคน การจัดส่งคนไปอบรมตามใบขอเข้าฝึกอบรม เป็นต้น แต่ในปัจจุบันบทบาทของ HR มีมากขึ้น ซึ่งชื่อเรียกก็จะเปลี่ยนมาเป็น Human Resource Management / Development โดยทำงานในเชิงรุกมากขึ้น และ HR Dept. จะมีบทบาทอย่างมากต่อการวางแผนกลยุทธ์เพื่อการบริหารและพัฒนากำลังคนให้มีความสามารถและศักยภาพที่สูงขึ้น….แล้วหน้าที่ของ HR Dept. ทำอะไรในการช่วยให้ Line Manager บริหารและพัฒนาทีมงานของเค้าได้ง่ายขึ้น… มีมากมายทีเดียวคะ….ดังต่อไปนี

Planning การวางแผนงาน
บทบาทของ HR เปลี่ยนไปจากผู้ปฏิบัติตามกลยุทธ์และนโยบายขององค์กร มาเป็นผู้คิดริเริ่มและวางแผนกลยุทธ์ โดยเฉพาะแผนกลยุทธ์ด้านงานบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์…จะเห็นได้ว่าเครื่องมือการบริหารและจัดการทรัพยากรมนุษย์ได้เริ่มเปลี่ยนไปและมีพัฒนาการอยู่ตลอดเวลา เช่น การนำเครื่องมือ BSC "Balanced Scorecard" เข้ามาใช้วัดผลการทำงาน การนำแนวคิด Competency เข้ามาใช้ในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร เป็นต้น.. ซึ่งเครื่องมือต่าง ๆ เหล่านี้ HR Dept. ต้องศึกษาและทำความเข้าใจให้ลึกซึ้ง เพราะว่าหากจะนำเสนอระบบหรือเครื่องมือใหม่ ๆ มาใช้ในองค์กร….เพื่อไม่ให้ตกม้าตายตอนนำเสนอขอความเห็นชอบและพิจารณาอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูงในการนำระบบใหม่ ๆ มาใช้ในการบริหารและพัฒนาคนในองค์กร HR Dept. ควรมีข้อมูลสนับสนุนและมีเหตุผลเพียงพอที่จะริเริ่มและวางแผนนำระบบหรือแนวคิดใหม่ ๆ มาใช้ปฏิบัติในองค์กร….ผู้เตรียมพร้อม ย่อมได้เปรียบ

Doing การดำเนินการ
หากแผนที่นำเสนอได้รับอนุมัติเรียบร้อยแล้ว….การดำเนินการของ HR Dept. เป็นขั้นตอนที่สำคัญในการชักจูงและจูงใจให้ Line Manager เข้ามามีส่วนร่วมในระบบด้านการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ใหม่ ๆ ที่นำเสนอ….เป็นขั้นตอนที่ไม่ง่าย แต่ก็ไม่ยากซะทีเดียว…บทบาทของ HR Dept. คือการสร้างความตระหนักให้ Line Manager เห็นความสำคัญของการนำเอาระบบใหม่ ๆ มาใช้ การจัดระบบการสื่อสารภายในองค์กรที่ดีจึงเป็นสิ่งที่ช่วยได้อย่างมาก ทั้งนี้นอกจากจะสื่อสารให้ Line Manger เห็นถึงความสำคัญของระบบที่นำเสนอ เช่น การทำ Poster ติดประกาศตามบอร์ด การสื่อสารทาง Intranet การจัดสัมมนา การใช้เสียงตามสาย การใช้จุลสารหรือวารสารภายใน เป็นต้น…ระบบการสื่อสารภายในองค์กรที่ดีย่อมมีส่วนช่วยให้ Line Manger รู้และเข้าใจ และเห็นถึงความสำคัญของการนำระบบใหม่ ๆ มาใช้ในองค์กร

Checking (การตรวจสอบ)
ความสมบูรณ์แบบของระบบด้านการบริหารและพัฒนาทพรัยากรมนุษย์คงไม่มีแน่นอน ดังนั้น HR Dept. จึงต้องคอยตรวจสอบจาก Line Manager ว่าเกิดปัญหาหรืออุปสรรคใด ๆ บ้างไหม และเป็นเพราะเหตุใด… เหตุเพราะความไม่คล่องตัวของระบบไม่ว่าจะเป็นขั้นตอน กระบวนการ แบบฟอร์มเอกสารต่าง ๆ ที่นำเสนอ หรืออาจเป็นเพราะตัวบุคคลซึ่งเป็นผู้ใช้งานโดยตรงไม่เข้าใจและไม่เห็นความสำคัญของระบบ ทั้งนี้ควรตรวจสอบจาก Line Manager และพนักงานที่เกี่ยวข้องโดยตรง ซึ่งมีหลากหลายวิธีในการตรวจสอบ เช่น การสอบถามโดยตรง การใช้แบบสอบถาม การใช้อีเมล์ การใช้กล่องแสดงความคิดเห็น การถามผ่านทาง Intranet Website ของบริษัท เป็นต้น

Improving (การปรับปรุงแก้ไข)
ระบบการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์จะสามารถนำมาใช้ได้อย่างจริงจัง ระบบนั้นย่อมต้องมีการแก้ไขและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง HR Dept จึงต้องคอยทบทวนและแก้ไขปรับปรุงให้สามารถนำมาใช้ได้ การนำเอาแนวคิดหรือระบบหนึ่งๆ มาใช้ อาจต้องใช้เวลา บางระบบใช้เวลาเป็นปีกว่าจะนำมาใช้ได้ แต่บางระบบใช้เวลาไม่ถึงปีในการแก้ไขปรับปรุงและนำมาใช้ ซึ่งในช่วงที่ระบบมีการแก้ไขปรับปรุงนั้น HR Dept. จึงต้องทำงานร่วมกับ Line Manager เป็นระยะ ๆ อยู่เสมอ ทั้งนี้ก็เพื่อให้ระบบด้านการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์สามารถถูกนำไปใช้ให้ได้ตรงกับความต้องการและวัตถุประสงค์ที่ต้องการของแต่ละหน่วยงาน

จะเห็นได้ว่า HR Dept. จึงมีภาระหน้าที่ที่สำคัญที่จะช่วยคิด ออกแบบ วางแผนกลยุทธ์ในการนำเอาระบบการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ที่ดีและเหมาะสมกับรูปแบบและโครงสร้างขององค์กรมาใช้ให้เกิดประโยชน์… แล้วบทบาทของ Line Manger ต้องเข้าไปมีส่วนร่วมในเรื่องอะไรบ้างกับงานด้าน HR … ขอให้พิจารณาจากภาพแสดง - การเชื่อมโยงงานด้านการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ที่มีต่อ Line Manager ดังนี้

จะเห็นได้ว่า Line Manager จะมีบทบาทเกือบทุกด้านในงานการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งในบทความถัดไปจะขอกล่าวถึงงานแต่ละส่วนที่ Line Manager จะต้องเข้าไปมีส่วนเกี่ยวข้อง… ถ้าจะให้ได้รับประโยชน์อย่างมากในการนำไปใช้ จึงขอให้ผู้อ่านติดตามและพยายามอ่านให้ต่อเนื่องกัน เพราะจะได้เข้าใจภาพของความเชื่อมโยง… โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานด้าน HR จะต้องทำความเข้าใจเพื่อที่ว่าจะได้มีข้อมูลในการโน้มน้าวชักจูงให้ Line Manager มีบทบาทร่วมกันในการสร้างคนให้มีความสามารถ และศักยภาพในการทำงาน

****ความสำเร็จในการบริหารและจัดการกับคน อยู่ที่ความร่วมมืออย่างจริงจังของ Line Manager และ HR Dept. ****

ผู้เขียนบทความ : คุณอาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์