นำเสนออย่างไรให้น่าสนใจ ?

คอลัมน์ ถามมา-ตอบไป สไตล์คอนซัลต์
โดย อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา [email protected]
ถ้าพูดถึงการนำเสนอสินค้าหรือการนำเสนองานแล้ว หลายคนคงรู้สึกกลัว และถ้าเป็นไปได้คุณคงอยากจะร้องเพลงช่างฉันเถิด ปล่อยฉันไป ให้หัวหน้าคุณได้ฟัง แต่บางครั้งมันก็เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังเช่นคุณมือใหม่ที่ส่งอีเมล์มาถามผมว่า เขามีเวลา 10 นาที ในการนำเสนองานชิ้นใหม่ให้ผู้บริหารระดับสูงฟัง เขาควรจะนำเสนออย่างไรเพื่อให้ได้ใจผู้บริหาร และยอมเซ็นอนุมัติงานชิ้นนี้
ถ้าพูดถึงการนำเสนอแล้ว ผมว่าหนึ่งในบุคคลที่สามารถนำเสนอสินค้าได้ดีที่สุด คือ สตีฟ จ็อบส์ CEO ของบริษัท Apple ที่เป็นผู้คิดค้นคอมพิวเตอร์ Mac เครื่องเล่น iPod หรือแม้แต่ iPhone ผมมีโอกาสได้ดูวิธีการนำเสนอของสตีฟ จ็อบส์ ในงาน Macworld 2008 ซึ่งเป็นอะไรที่น่าทึ่งมาก และจากแนวทางการนำเสนอของเขา ผมพอจะสรุปวิธีการนำเสนอที่เร้าใจของเขาได้สัก 10 วิธี เผื่อคุณ "มือใหม่" จะสามารถนำไปใช้ได้
1.สร้างบรรยากาศ-ในการนำเสนอแต่ละครั้ง จำเป็นต้องมีแก่นหรือสาระสำคัญของสิ่งที่ต้องการนำเสนอ แต่ไม่จำเป็นจะต้องบอกออกไปโต้งๆ ตั้งแต่ต้น "There is something in the air today. (ปัจจุบันนี้ มันมีบางสิ่งบางอย่างอยู่ในอากาศ)" สตีฟ จ็อบส์ พูดในการเปิดงาน Macworld ซึ่งสิ่งที่เขาพูดออกมานั้นเป็นการเริ่มสร้างบรรยากาศให้กับงาน และเป็นการบอกใบ้ถึงสินค้าใหม่ที่กำลังจะนำเสนอ ซึ่งก็คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก MacBook Air
2.แสดงความกระตือรือร้นให้เห็น-สตีฟ จ็อปส์ เป็นคนที่หลงใหลกับการออกแบบและสร้างคอมพิวเตอร์มาก ซึ่งความหลงใหลของเขาได้ถ่ายทอดลงมาสู่การนำเสนองานของเขา คนส่วนมากเมื่อต้องนำเสนอบางสิ่งบางอย่าง เขาจะพยายามพูดทุกสิ่งทุกอย่างออกไป หรือบางทีก็จะท่องหรือพูดตามบทที่เขียนไว้ เหมือนกับนกแก้ว นกขุนทอง อย่าลืมว่า ที่คุณนำเสนอเพราะคุณต้องการให้ผู้ฟังเข้าใจและรับทราบในสิ่งที่คุณพูด ไม่ใช่เพื่อให้เขาเข้ามานั่งหลับ ดังนั้นในครั้งต่อไปที่คุณต้องนำเสนอ ลองนำสิ่งที่คุณต้องการนำเสนอมาผสมรวมกับบุคลิกลักษณะของคุณเอง และนำเสนออย่างที่เป็นตัวคุณเองแต่ใส่ความกระตือ รือร้นเข้าไป
3.แจ้งกรอบการพูดให้ผู้ฟังทราบโดยสังเขป-ในตอนต้นของการนำเสนอ สตีฟ จ็อบส์ แจ้งให้ทุกคนทราบเลยว่ามี 4 เรื่องด้วยกันที่ผมจะพูดในวันนี้ เราจะมาเริ่มกันที่...การพูดโดยมีการเปิดและการปิดในแต่ละเรื่อง จะช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจถึงการ เชื่อมต่อของเรื่องต่างๆ ได้ดีขึ้น ยกตัวอย่างที่สตีฟ จ็อบส์ พูด นั้นเป็นสิ่งที่ผมต้องการจะพูดเป็นเรื่องที่สองของวันนี้ เรื่องที่สามจะเป็นเรื่องของ...
4.ทำให้ตัวเลขมีความหมาย-ตอนที่สตีฟ จ็อบส์ พูดถึงยอดจำหน่าย iPhone ว่ามีถึง 4 ล้านเครื่อง เขาก็ได้พูดต่อว่า นั้นหมายถึง 20,000 เครื่องต่อวัน หรือ 35 เครื่องต่อนาที ตัวเลขจะไม่มีความหมายใดๆ เลยต่อผู้ฟัง ถ้ามันไม่ได้รับการเชื่อมต่อให้เห็นภาพถึงความหมายของมัน
5.ทำในสิ่งที่ผู้ฟังจะต้องจดจำ-นี่เป็นช่วงเวลาที่ผู้ฟังต้องจดจำและพูดเกี่ยวกับเรื่องนี้ต่อไป ในการนำเสนอสินค้าของสตีฟ จ็อบส์ ทุกครั้ง จะต้องมีช่วงเวลาที่ทุกคนต้องจดจำ อย่างในงาน Macworld ครั้งนี้ เขาก็สร้างช่วงเวลาของการจดจำสินค้าของเขาโดยการเปิดตัว MacBook Air เขาพูดถึงความบางของ MacBook Air ว่า สามารถใส่ลงไปในซองเอกสารได้ แล้วเขาก็หยิบซองเอกสารออกมา พร้อมทั้งหยิบ MacBook Air ออกมาจากซองเอกสาร ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นคือผู้ฟังแทบทุกคนอึ้งและทึ่งไปกับสิ่งที่ได้เห็น ดังนั้นในการนำเสนองานหรือสินค้าครั้งต่อไปของคุณ ลองมองหาดูว่า ช่วงไหนของการนำเสนอที่คุณจะสามารถสร้างการจดจำให้กับผู้ฟังได้บ้าง
6.สร้าง powerpoint สำหรับการนำเสนอที่กระชับ-คนนำเสนองานโดยส่วนมากจะชอบสร้าง powerpoint ที่เต็มไปด้วยข้อมูลมากมาย แต่ในทางกลับกัน คนที่ สามารถนำเสนองานได้ดีนั้นจะสร้าง powerpoint ที่มีข้อมูลสำคัญจริงๆ แบบสั้นๆ เพื่อที่จะบอกถึงหนึ่งประเด็นที่ต้องการจะสื่อเท่านั้น ซึ่งผู้ฟังจะสามารถเก็บประเด็นจากที่เห็นและจากที่ฟังได้อย่างง่ายใน powerpoint (จริงๆ ต้องเรียกว่า keynote เพราะเป็นโปรแกรม
powerpoint ใน Mac น่าจะถูกต้องกว่า) ของสตีฟ จ็อบส์ มีเพียงข้อความสั้นๆ ในแต่ละหน้าหรือแค่ตัวเลขเพียงเพื่อบอกว่ากำลังพูดถึงหัวข้อที่ 1 หรือหัวข้อที่ 2 และเมื่อเขาพูดถึงสินค้า keynote ของเขาก็จะแสดงให้เห็นแค่รูปของตัวสินค้านั้นๆ เท่านั้น
7.ทำให้เป็นการแสดงมากกว่าการฟังปาฐกถา-ในการนำเสนอของสตีฟ จ็อบส์ นั้น จะมีการใช้วิธีการนำเสนอหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการให้ดูวิดีโอแบบสั้นๆ การสาธิตต่างๆ และการให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอ ซึ่งทำให้คนฟังรู้สึกเหมือนมาดูการแสดงมากกว่าการมานั่งฟังเฉยๆ
8.อย่าตระหนกกับปัญหาที่เกิด-ไม่ว่าคุณจะเตรียมตัวมาดีแค่ไหน แน่นอนว่าในการนำเสนอ ความผิดพลาดเกิดขึ้นได้เสมอ แต่สิ่งสำคัญคือ อย่าแสดงออกมาว่าความผิดพลาดนั้นเป็นเรื่องใหญ่ ในการนำเสนอของสตีฟ จ็อบส์ ที่จะต้องนำรูปจากเว็บไซต์มานำเสนอบน keynote ปรากฏว่าสิ่งที่แสดงออกมาที่หน้าจอคือความว่างเปล่า สิ่งที่เขาทำคือ ยิ้มแล้วพูดว่าสงสัยเว็บไซต์จะไม่ทำงานวันนี้ แล้วเขาก็พูดเรื่องต่อไปโดยไม่ได้แสดงอาการหงุดหงิดหรือตื่นตระหนกแต่อย่างใด ดังนั้นถ้าคุณเจอปัญหาระหว่างการนำเสนอ อย่าคิดมาก ทำให้มันดูตลก แล้วผ่านมันไป
9.ขายประโยชน์ของสินค้า-คนส่วนมากชอบขายคุณลักษณะของสินค้ามากกว่าประโยชน์ของมัน แต่สตีฟ จ็อบส์ ทำในทางกลับกัน เขาขายประโยชน์ของสินค้า ตอนที่เขานำเสนอ iTunes movie rentals เขาพูดไปเลยว่า เราไม่นำเสนอการเช่ายืมเพลงเพราะคนส่วนมากต้องการเป็นเจ้าของเพลงมากกว่า คุณสามารถฟังเพลงที่คุณชอบได้เป็นพันครั้งในชีวิตของคุณ แต่คนส่วนมากจะดูหนังแค่ครั้งเดียวหรืออย่างมากก็ 3-4 ครั้ง ดังนั้นการให้เช่ายืมหนังจึงเป็นแนวทางที่ดี แนวทางที่ไม่แพง และมันก็ไม่ได้ใช้หน่วยความจำอะไรมากมาย ผู้ฟังส่วนมากชอบถามตนเองว่าฉันจะได้อะไรจาก สิ่งเหล่านี้ ดังนั้นตอบคำถามให้ตรงประเด็น อย่าให้ผู้ฟังต้องเดาเอาเอง
10.ซ้อม ซ้อม และซ้อม-สตีฟ จ็อบส์ คงไม่สามารถนำเสนอได้ดีเช่นนี้ถ้าเขาไม่ได้ผ่านการซ้อมมาก่อน การนำเสนอที่จะทำให้การพูดลื่นไหลไปได้อย่างเหมาะเจาะกับ keynote และวิดีโอสั้นๆ รวมทั้งการสาธิตต่างๆ สิ่งเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความมุมานะและการฝึกซ้อมอย่างมากมาย ดังนั้นการนำเสนอที่ไม่มีการซ้อม คงเป็นได้แค่การพยายามพูดให้อยู่ในเรื่องที่ต้องการจะพูดเท่านั้น
ผมหวังว่า 10 วิธีการนำเสนอนี้จะสามารถช่วยให้คุณ "มือใหม่" สามารถนำเสนองานได้อย่างราบรื่นและน่าสนใจ แต่เรื่องที่ว่าผู้บริหารจะอนุมัติหรือไม่อนุมัตินั้น ผมคงต้องบอกว่า...เอ่อ...ตัวใคร
ตัวมันครับ
หน้า 31

ทีมา : matichon.co.th