HR Solutions : เมื่อฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ต้องช่วยลดขนาดองค์กร

Q
        โรงงานที่ผมทำอยู่เป็นบริษัทร่วมทุนกับสิงคโปร์ เป็นสินค้าด้านอิเลคทรอนิคส์ส่งออก 100% มีพนักงานประมาณ 600 กว่าคน ตั้งแต่ปีที่ผ่านมา โรงงานเราเจอวิกฤติค่าเงินบาท แล้วปัญหาก็ค่อยๆ สะสมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากสายป่านเราไม่ได้ยาวมากนัก ทำให้เกิดปัญหาทางการเงินค่อนข้างมาก ความสามารถในการแข่งขันก็ดูถอยๆลงไป ผู้บริหารระดับสูงตัดสินใจที่จะลดขนาดองค์กรให้เล็กลง โดยต้องลดต้นทุนแรงงานให้ได้ 30% ก่อนสิ้นปีนี้ เนื่องจากที่บริษัทไม่เคยทำกิจกรรมพวกนี้ และตัวผมเองแม้จะทำงานมานาน ก็ไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน อยากได้แนวทางว่าจะต้องทำอย่างไร - วิเชียร ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล
       
       A
        การลดขนาดองค์กรเป็นเรื่องที่ไม่ว่าใครก็ไม่อยากเกิดกับองค์กรที่ตนทำงานอยู่ โดยเฉพาะคนที่ทำงานด้านบริหารทรัพยากรมนุษย์ เพราะเป็นเรื่องที่จะกระทบกับคน และต้องออกแรงในการจัดการปัญหาค่อนข้างมาก แต่ในโลกของความเป็นจริง การบริหารองค์กรในยุคปัจจุบันการต้องรับมือกับความเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เป็นเรื่องที่ทุกคนจะต้องเผชิญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในฐานะที่รับผิดชอบเรื่องคน การลดขนาดองค์กรที่คุณวิเชียรจะเข้าไปเป็นตัวหลักก็ไม่พ้นต้องรับมือเรื่องคนโดยตรง โดยประสบการณ์แล้วผมมองว่า การดูแลเรื่องคนเมื่อต้องทำการลดขนาดองค์กร จะต้องมองจากภาพใหญ่ไปสู่ภาพย่อย และต้องดำเนินการในลักษณะที่เชื่อมโยงกันทั้งหมดโดยไม่ให้เกิดการสะดุด
       
       ภาพใหญ่ที่ผมบอกว่าต้องมองก่อน ต้องเข้าใจก่อนก็คือ กลยุทธ์หลักของบริษัทของคุณวิเชียรในการลดขนาดองค์กรว่าจะรีบเร่ง หรือค่อยเป็นค่อยไป เพราะแต่ละที่ก็มีความเร่งด่วนไม่เท่ากันขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมการแข่งขันภายนอกกับความพร้อมภายในของแต่ละองค์กรเอง
       
        เป็นต้นว่า ถ้าหากองค์กรเริ่มมีปัญหาเรื่องความสามารถในการแข่งขัน แต่สภาพแวดล้อมของการแข่งขันทางธุรกิจยังไม่ดุเดือดมากนัก ก็อาจจะใช้กลยุทธ์แบบค่อยเป็นค่อยไป แต่ถ้าสภาพแวดล้อมภายนอกกำลังเกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และทำให้เราต้องเสียเปรียบอย่างหนัก ก็อาจจะต้องใช้กลยุทธ์แบบฉับไวรีบเร่ง ที่ผมให้ความเห็นว่าต้องมองตรงนี้ ต้องเข้าใจตรงนี้ให้ขาดก่อน เพราะเรื่องนี้จะเป็นตัวกำหนดกิจกรรมที่ตามมา แต่ทีนี้ถ้าบอกว่าบริษัทของคุณวิเชียรก็ไม่ได้กำหนดชัดว่าต้องการแบบไหนกันแน่ ผมขอแนะให้คุณวิเชียรใช้วิกฤตเป็นโอกาส โดดเข้าไปเล่นบทหุ้นส่วนกลยุทธ์ทำวิเคราะห์ประเมินสภาพแวดล้อม แล้วกำหนดกลยุทธ์ร่วมกับผู้บริหารระดับสูงเสียเลย
       
        และเมื่อเห็นภาพใหญ่ชัดแล้วก็มากำหนดภาพเชิงปฏิบัติ ตอนนี้ละที่คุณวิเชียรจะต้องงัดเอาทักษะหลายเรื่องเข้ามาดำเนินการทั้งเรื่องการสื่อสาร การงวางแผน การแรงงานสัมพันธ์ การกำหนดตัวผู้ที่เกี่ยวข้องกับแผนงานให้ลงตัวและเป็นไปอย่างเหมาะสม โดยถ้าหากทำการลดขนาดองค์กรแบบรวดเร็ว ก็คงจะมีทางเลือกอยู่สองทาง คือ ทางแรก การเลิกจ้างพร้อมจ่ายค่าชดเชยตามกฎหมาย พร้อมกับอาจเพิ่มเงินช่วยเหลือด้านมนุษยธรรม และทางที่สอง การจัดทำโครงการสมัครใจลาออก โดยไม่ว่าจะเลือกทางไหน คุณวิเชียวก็ต้องมีขั้นตอนที่คล้ายกันคือ ต้องสร้างความเข้าใจให้คนทั้งบริษัทได้เห็นว่า เรากำลังเจอปัญหาอะไร มีความจำเป็นต้องทำการลดขนาดองค์กรไปเพื่ออะไร การดำเนินการมีรายละเอียดอย่างไร เราใช้เกณฑ์อะไรในการเลิกจ้าง หรือเปิดโอกาสให้คนกลุ่มไหนมีสิทธิขอสมัครใจลาออก ออกแล้วจะได้ผลตอบแทนเป็นกี่เดือน โดยจะต้องทำให้เขารู้สึกมีค่า ปฏิบัติต่อเขาอย่างให้เกียรติฐานะที่เขาเป็นผู้เสียสละอย่างมากต่อองค์กร เรื่องเล็กๆน้อยๆอะไรที่ช่วยได้ก็ทำให้ เช่น จัดวันรับสมัครงาน หรือแนะนำงานที่ใหม่ให้ แต่ถ้าหากทำการลดขนาดองค์กรแบบค่อยเป็นค่อยไป คุณวิเชียรก็ยังพอมีเวลาที่จะปรับเปลี่ยนเรื่องคน ผมขอแนะว่า ให้ทำทีละขั้น เริ่มจากการไม่รับคนใหม่มาแทนคนที่ลาออกไป แล้วให้ใช้การโยกย้ายกันภายในให้ได้มากที่สุด เมื่อหาไม่ได้จริงๆ ก็ให้รับคนที่มีอาวุโสน้อยกว่า หรือคนที่ระดับที่ต่ำกว่าผู้ที่ลาออกไป ขั้นต่อไปถ้ายังไม่ได้ตามเป้า ก็ให้กำหนดกลุ่มเป้าหมายที่เราคงต้องให้เขาเสียสละ ส่วนใหญ่ก็มักจะเป็นกลุ่มที่ผลการทำงานเป็นปัญหา หรือคนที่อยู่นาน รับเงินเดือนที่สูง แต่มีความรับผิดชอบต่ำกว่าค่าจ้างที่ได้รับ เมื่อได้กลุ่มเป้าหมายที่ชัดแล้วก็ใช้การ "สะกิด" เพื่อให้เขาไปเริ่มต้นชีวิตใหม่ พร้อมให้เงินช่วยเหลือเพื่อการตั้งตัวติดไม้ติดมือไปบ้าง แต่ถ้าทำแล้วยังไม่ได้ตามเป้าอีก ก็ค่อยเปิดโครงการสมัครใจลาออกที่เปิดกว้างมาอีกนิดหนึ่งในเรื่องเงื่อนไขคุณสมบัติ แต่ถ้ายังไมได้อีก ก็คงต้องใช้ยาแรงขั้นสุดท้าย คือ การเลิกจ้างพร้อมจ่ายค่าชดเชยบวกกับเงินช่วยเหลือตามความเหมาะสม
       
        แต่ไม่ว่า ใช้วิธีการไหน เมื่อจบกิจกรรมการลดคนแล้วก็อย่าลืมคนที่ยังอยู่ คุณวิเชียรควรสร้างกิจกรรมหรือบรรยากาศที่สร้างขวัญกำลังใจให้กับคนที่อยู่สู้ต่อไป เป็นต้นว่า มีการจัดแข่งกีฬาสีนัดพิเศษ มีการทำบายศรีเรียกขวัญ มีการจัดเงินตอบแทนพิเศษตอนปลายปีเพิ่มจากโบนัสปกติ
       
        ลองดูนะครับ และถ้าอยากทราบรายละเอียดมากกว่านี้เนื่องจากข้อจำกัดของพื้นที่ จะส่งอีเมล์มาถามผมเป็นการส่วนตัวก็ยินดีช่วยเหลือครับ
       
        ท่านสามารถส่งคำถามหรือร่วมแสดงความคิดเห็นที่ [email protected] ด้วยความร่วมมือจากสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย

โดย ผู้จัดการรายสัปดาห์