เทคนิคการวางแผนและจัดทำงบประมาณประจำปีของ HR อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดทำโครงการหรือแผนงานต่างๆ ควรจะจัดทำไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ อย่าไปคิดโครงการตอนของบประมาณ เพราะนอกจากจะทำไม่ทันแล้ว อาจจะส่งผลต่อเครดิตของ HR ได้ โดยเฉพาะในกรณีที่นำเสนอแล้วไม่ผ่าน ในระหว่างปีที่ทำงาน ถ้าคิดโครงการอะไรขึ้นมาได้ ไม่ต้องรอเขียนโครงการในช่วงการจัดทำงบประมาณ แต่ควรจะเขียนโครงการไว้เลย เผลอๆอาจจะลองนำเสนอผู้บริหารก่อนเลยก็ได้ว่าในปีหน้าเราจะมีโครงการอะไรบ้าง จะได้เป็นการหยั่งเสียงของผู้บริหารด้วยว่าเขาเห็นด้วยกับโครงการหรือแผนงานของเราหรือไม่ ถ้าไม่ค่อยเห็นด้วย จะได้รีบหาข้อมูลเพิ่มเติมมากขึ้น ถ้าเห็นด้วยก็สบายตอนที่ขออนุมัติงบประมาณประจำปี

เก็บข้อมูลค่าใช้จ่ายเป็นรายเดือน

เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหางานกระจุกตัว และ HR เกิดอาการสำลักข้อมูลในการจัดทำงบประมาณประจำปี จึงควรเก็บข้อมูลของรายการงบประมาณทุกตัวตั้งแต่ต้นปี อาจจะเก็บเป็นรายเดือน หรือรายไตรมาส เพื่อเปรียบเทียบดูว่าข้อมูลค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้นทุกเดือนนั้น ต่ำกว่า สูงกว่าหรือเท่ากับงบประมาณที่เราวางไว้หรือไม่ ถ้ามีตัวเลขอะไรผิดปกติ ให้จดบันทึกข้อมูลนั้นๆไว้เพื่อใช้เป็นเหตุผลประกอบการนำเสนอนำงบประมาณในปีต่อไป

เริ่มทำงบประมาณล่วงหน้าโดยให้ทุกคนมีส่วนร่วม
เมื่อถึงช่วงใกล้ๆการจัดทำงบประมาณ HR น่าจะลองทำงบประมาณของตัวเองไปก่อน โดยใช้ตัวเลขประมาณการ หรืออาจจะเขียนสูตรคำนวณเตรียมไว้ก่อน เมื่อได้ตัวเลขจริงมาก็สามารถคำนวณได้เลย และสิ่งสำคัญในการจัดทำงบประมาณคือ อย่าโยนภาระให้กับลูกน้องคนใดคนหนึ่งในหน่วยงาน HR รับผิดชอบในการจัดทำงบประมาณ ควรจะให้ทุกคนร่วมกับรับผิดชอบ โดยให้แต่ละคนเก็บข้อมูลตัวเลข และนำเสนอโครงการแผนงานในงานที่ตัวเองรับผิดชอบ แล้วอาจจะส่งให้ลูกน้องคนใดคนหนึ่งเป็นคนรวบรวมอีกครั้งหนึ่ง

สิ่งสำคัญในการจัดทำงบประมาณคือ อย่าทำตัวเลขผิด อย่าคิดเอาเองว่าน่าจะเพิ่มเท่านั้น เท่านี้ หรือลดเท่านั้น เท่านี้ คนที่เป็น HR มืออาชีพจะต้องมีเหตุผลในการสนับสนุนว่าทำไมตัวเลขตัวนี้เพิ่ม ตัวเลขตัวนี้ลด และการนำเสนองบประมาณนอกจากจะมีเหตุผลแล้ว สิ่งที่สำคัญกว่านี้คือ การนำเสนอให้ผู้บริหารเห็นว่าแผนงานโครงการและงบประมาณที่เราขอไปนั้น มันมีประโยชน์ต่อเป้าหมายขององค์กรตรงไหนบ้าง อย่างไร พูดง่ายๆคือ ถ้านำเสนองบประมาณให้เห็นต้นทุนและกำไรแล้วละก้อ เข้าตากรรมการ (ผู้จัดการ) อย่างแน่นอน

การจัดทำแผนงานและงบประมาณประจำปีนี้ ถือเป็นด่านทดสอบฝีมือของ HR ที่สำคัญด่านหนึ่ง เพราะไม่ว่า HR คนนั้น จะมีความสามารถมากเพียงใดก็ตาม แต่ถ้านำเสนอแผนงานและงบประมาณประจำปีไม่ผ่าน ก็ไม่มีความหมายอะไร เพราะปีต่อไปไม่รู้จะแสดงฝีมืออย่างไร การนำเสนอแผนงานและงบประมาณจำเป็นต้องใช้ทั้งศาสตร์ (ข้อมูลตัวเลขและเหตุผล) และศิลปะ (เทคนิคในการโน้มน้าว) เพราะคนที่มีตัวเลขพร้อม แต่เสนอไม่เป็น หรือคนที่เสนอเก่ง แต่ข้อมูลไม่พร้อม คงจะไม่สามารถฝ่าด่านของการเสนองบประมาณและแผนงานประจำปีได้

ที่มา : สมาชิก ไม่ระบุชื่อ