เทคนิคการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ

          ถ้าองค์กรขาดการวิเคราะห์กำลังคนที่มีประสิทธิภาพแล้ว ปัญหาที่เกิดขึ้นไม่เพียงแต่จำนวนกำลังคนจะเพิ่มขึ้นอย่างไม่เหมาะสมกับปริมาณงานแล้ว ยังมีปัญหาต่างๆติดตามมาอีกมากมาย เช่น ขาดประสิทธิภาพในการจัดโครงสร้างองค์กร ต้นทุนการบริหารจัดการสูงเกินความเป็นจริง เสี่ยงต่อการเกิดปัญหาทุจริตคอรัปชั่นสูง ใช้คนผิดประเภท ใช้ทรัพยากรไม่คุ้มค่า

          ดังนั้น เพื่อให้องค์กรต่างๆมีแนวทางในการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ จึงขอนำเสนอวิธีการวิเคราะห์งาน 10 ขั้นตอน ดังนี้

1. ระบุกิจกรรมหลัก
          ถ้าต้องการวิเคราะห์ของหน่วยงานหรือตำแหน่งงานใด ขอแนะนำว่าควรจะเริ่มจากการศึกษาดูว่างานหลักหรือกิจกรรมหลักของหน่วยงานนั้นๆมีอะไรบ้าง อะไรคืองานหลัก งานหลักนั้นๆมีหน้าที่หรือกิจกรรมหลักอะไรบ้าง ทั้งนี้เพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างงานหลักกับกิจกรรมหลักอย่างชัดเจนและครอบคลุม เช่น งานจัดซื้อวัตถุดิบ มีกิจกรรมย่อยๆคือ รับคำขอซื้อจากหน่วยงานผลิต วางแผนการจัดซื้อ จัดทำใบสั่งซื้อ  การตรวจสอบใบสั่งซื้อ  อนุมัติใบขอสั่งซื้อ ฯลฯ

2. วิเคราะห์ระดับของงาน
          ให้นำเอากิจกรรมหลักในแต่ละข้อมาวิเคราะห์ว่ากิจกรรมในเรื่องนั้นๆเป็นงานระดับไหน ระดับของงานแบ่งออกเป็น 3 ระดับคือ งานระดับจัดการ งาควบคุมงาน/บังคับบัญชา และงานระดับปฏิบัติการ เช่น การจัดทำใบสั่งซื้อถือเป็นงานปฏิบัติการ งานตรวจสอบใบสั่งซื้อถือเป็นงานควบคุมบังคับบัญชา และงานอนุมัติใบขอสั่งซื้อถือเป็นงานระดับจัดการ

3. วิเคราะห์ชั่วโมงงานและปริมาณงาน
          ให้วิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้นๆใช้เวลาในการทำงานกี่ชั่วโมงกี่นาทีต่อวันหรือต่อเดือน เช่น ออกใบสั่งซื้อ 300 ใบต่อเดือน ใช้เวลาในการออกใบละ 5 นาที เวลารวมต่อเดือนคือ 300 x 5 = 1,500 นาที หรือเท่ากับ 25 ชั่วโมงต่อเดือน

4. วิเคราะห์ความถี่ในการปฏิบัติงาน
          วิเคราะห์ต่อไปว่ากิจกรรมนั้นต้องทำถี่บ่อยแค่ไหน เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน เดือนละ 2-3 ครั้ง  สามเดือนครั้ง หรือปีละครั้ง

5. วิเคราะห์การใช้ทรัพยากร
          วิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้นต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง(ที่ไม่ใช่คน) เช่น ต้องใช้เครื่องมืออุปกรณ์อะไรบ้าง ใช้มากน้อยเพียงใด ใช้บ่อยแค่ไหน เพื่อจะได้นำไปใช้ในการวิเคราะห์เรื่องการจัดสรรทรัพยากรต่อไป

6. วิเคราะห์ความเสี่ยงของงานหรือกิจกรรม
          ขอให้วิเคราะห์ดูว่ากิจกรรมนั้นๆมีจุดที่ควรระมัดระวังเป็นพิเศษอะไรบ้างทั้งนี้เพื่อจะนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการกำหนดแนวทางในการป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต

7. วิเคราะห์ว่าควรจะทำเองหรือให้หน่วยงานข้างนอกทำ
          ขั้นตอนนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการบริหารงานในยุคปัจจุบันและอนาคต เพราะองค์กรจะได้เตรียมตัวไว้ก่อนว่างานใดบ้างที่สามารถใช้บริการจากภายนอกทำได้ ซึ่งต้องพิจารณาจากปัจจัยดังนี้ มีบริการภายนอกรองรับหรือไม่  ต้นทุนคุ้มหรือไม่เมื่อเทียบกับที่องค์กรดำเนินการเอง มีผลกระทบต่อความลับทางธุรกิจหรือไม่

8. ตรวจสอบผลการวิเคราะห์
         เมื่อวิเคราะห์มาทั้ง 7 ขั้นตอนแล้วให้ลองตรวจสอบอีกครั้งก่อนที่จะนำไปใช้ในการนำเสนอทางเลือกโดยให้วิเคราะห์ใน 3 ประเด็นคือ 1) งานนั้น(รวมทุกกิจกรรม)ใช้ทรัพยากรเหมาะสมหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคน เครื่องมืออุปกรณ์  2) งานนั้นมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมากน้อยเพียงใด และ 3) งานนั้นมีความเหมาะสมในหลักของการตรวจสอบภายในหรือไม่ เช่น มีการขอเอง ดำเนินการ ตรวจสอบเองหรือไม่

9. กำหนดออกหรือทางเลือก
          เมื่อทราบผลการวิเคราะห์งานนั้นๆแล้วให้ลองนำเสนอแนวทางในการจัดงาน จัดตำแหน่ง จัดกระบวนการในการทำงานที่คิดว่าควรจะเป็น และควรจะกำหนดแนวทางไว้หลายๆแนวทาง และควรวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือกไว้ เพื่อจะได้นำไปเปรียบเทียบว่าแนวทางใดเหมาะสมมากที่สุด เช่น ถ้ากิจกรรมนี้อยู่ด้วยกันก็สามารถใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันได้ หรือถ้าจัดคอมพิวเตอร์ 2-3 เครื่องมาเป็นส่วนกลางทุกคนสามารถใช้ด้วยกันได้จะเกิดประสิทธิภาพมากกว่า

10. นำเสนอผู้บริหารระดับสูง
         ขั้นตอนสุดท้ายคือการนำผลการวิเคราะห์งาน พร้อมทั้งข้อเสนอเกี่ยวกับแนวทางที่ควรจะเป็น เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาให้ความเห็นว่าควรจะดำเนินการหรือไม่ เมื่อไหร่ และจะดำเนินการอย่างไร จึงจะไม่กระทบต่อความรู้สึกและการทำงาน

         จากการวิเคราะห์งานทั้ง 10 ขั้นตอนที่กล่าวมานี้ หวังเป็นอย่างยิ่งว่า องค์กรใดที่กำลังประสบปัญหาต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคน เรื่องประสิทธิภาพของงาน เรื่องความเสี่ยงหรือล่อแหลมต่อปัญหาต่างๆ คงจะสามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนะครับ

โดย...ณรงค์วิทย์ แสนทอง
        [email protected]