ควบคุมคนชอบโกง

 คำถาม
       
       เรียน คุณดิลกตอนนี้ผมได้รับมอบหมายให้ไปดูแลด้านต้นทุนและควบคุมค่าใช้จ่ายของบริษัท ปัญหาที่เจอในเรื่องแรกๆก็คือ1. ค่าล่วงเวลาที่มีการลงเวลาที่เกินจริง โดยไม่สามารถตวจสอบการทำงานที่เป็นจริงได้ เช่นการเดินทางไปทำงาน, การทำงานใน Site งาน, หลังเลิกงานกลับมาถึงบริษัท, มาทำงานต่อที่บริษัท, ไม่ทราบเวลากลับที่ชัดเจน, หรือมีการลงใบค่าล่วงเวลาไว้ล่วงหน้าว่าวันนี้จะทำ 4 ชม. แต่ทำจริงแค่ 2 ชม.ซึ่งเรื่องดังกล่าวเรื้อรังมานานมาก จึงเป็นปัญหาที่ต้องนำเข้ามาเรียนถามว่าพอจะมีแนวทาง, ขั้นตอน, หรือวิธีการใดที่จะนำทางไปสู่การแก้ปัญหาตรงจุดนี้ได้ 2. การเข้า-ออก ในการทำงานกะกลางคืน มีการโกงเวลา เช่น เข้างาน 3 ทุ่ม เวลา เที่ยงคืน แอบกลับไปนอน แล้วตี 4 ค่อยมาแสกนนิ้วมือเครื่องบันทึกออกจากงาน 3. การเดินทางไปทำงาน ไป 3 คน แต่แอบลงกลางทาง 1 คน สรุปไปทำจริงแค่ 2 คน ข้อมูลส่วนใหญ่ที่ได้จากคำบอกเล่าของพนักงาน กระผมยังไม่ได้เจอโดยตรง จึงเรียนมาขอคำแนะนำ ที่เป็นประโยชน์ให้กับองค์กรของกระผมต่อไป - บุญรอด
       
       คำตอบ
       
       ฟังจากปัญหาของคุณบุญรอดที่ถามมา หากเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจริง ผมเห็นว่าเป็นเรื่องใหญ่ และไม่ใช่แค่ในระดับของคุณบุญรอดที่จะแก้ปัญหา และไม่ใช่ในเป็นการแก้ปัญหาที่ทำได้เพียงลำพัง แต่จะต้องมีการร่วมกันแก้ไขทั้งกระบวนการ ครบทุกองค์ประกอบ โดยผมมองว่าการจะได้วิธีการแก้ปัญหาจะต้องใช้กระบวนการวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุที่เป็นไปได้ทั้งหมด เพื่อนำไปสู่การหาทางแก้ปัญหาอย่างตรงจุด ผมขอให้เริ่มต้นจากการยกปัญหาเรื่องนี้ไปหารือผู้ใหญ่โดยชี้ให้เห็นว่ามีความเป็นไปได้ว่าจะมีการรั่วไหลเกิดขึ้นจากกรณีที่คุณยกมา จากนั้นให้ขออนุญาตนายตั้งทีมทำงานที่คุณมั่นใจว่าเขาสะอาด ไว้ใจได้ มีความสามารถในการวิเคราะห์จับประเด็นจากหลายหน่วยงานเพื่อมาวิเคราะห์ปัญหาดังกล่าว จากนั้นตั้งกรอบในการทำงานโดยเริ่มจากการระบุลักษณะปัญหา วิเคราะห์สาเหตุปัญหาของปัญหา กำหนดแนวทางแก้ปัญหา เลือกแนวทางการแก้ปัญหา และปรับใช้
       
       การระบุลักษณะปัญหา ก็เป็นเรื่องที่คุณบุญรอดยกมาแล้วในคำถาม ส่วนการเข้าสู่การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาก็ต้องใช้การระดมสมองเพื่อฟังดูว่าการเกิดเรื่องดังกล่าวได้นั้นเป็นเพราะอะไร แล้วให้แต่ละคนโยนความคิดกันเข้ามา อย่างไรก็ตามปัญหาทำนองนี้โดยทั่วไปจะสามารถจัดกลุ่มสาเหตุของปัญหาได้เป็นต้นว่า การมีกฎระเบียบที่ไม่รัดกุม ความสามารถในการบังคับบัญชา วิธีการและกระบวนการในการตรวจสอบโดยคน การควบคุมและเช็ดสอบโดยอุปกรณ์เครื่องมือ เมื่อได้สาเหตุของปัญหาแล้ว ก็กำหนดแนวทางการแก้ปัญหาที่สอดคล้องกับปัญหาที่เราวิเคราะห์ออกมา อย่างไรก็ตาม ในโลกความเป็นจริง เราคงไม่สามารถที่จะปรับใช้แนวทางการแก้ปัญหาได้ทั้งหมด ดังนั้น คุณบุญรอดก็จะต้องใช้วิธีการในการเลือกแนวทางแก้ปัญหาที่จะส่งผลสำเร็จได้มากที่สุด เป็นต้นว่า การดูจากข้อมูลที่มีอยู่เพื่อสนับสนุนทางเลือกการแก้ปัญหา การใช้การเลือกจากคณะกรรมการ การดูจากความพร้อมในเรื่องทรัพยากรของค์กร เป็นต้น
       
       ผมไม่ได้ตอบคำถามคุณบุญรอดในลักษณะที่เป็นคำตอบสำเร็จรูป เนื่องจากปรากฎการณ์ที่เกิดขึ้นดังที่เห็นในคำถามคุณบุญยอด เป็นผลที่มาจากเหตุอะไรหลายๆอย่าง ดังนั้น การวิเคราะห์โดยบุคคลที่อยู่ในองค์กรดูจะเป็นการหาแนวทางแก้ปัญหาที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตาม หากโยงไปถึงตัวอย่างสาเหตุของปัญหาที่มักจะพบบ่อยๆดังที่ผมยกตัวอย่างมา ก็อาจจะพอให้ตัวอย่างของการแก้ปัญหาได้บ้าง เช่น การตรวจสอบระเบียบที่มีอยู่และปรับเปลี่ยนให้มีความรัดกุม ชัดเจน และสื่อสารให้ทั่วถึง มีการตรวจสอบเรื่องการบังคัญบัญชาของหัวหน้างานว่าได้ทำอย่างจริงจังและครบกระบวนการหรือไม่ ปรับปรุงอุปกรณ์เครื่องมือให้มีการตรวจสอบได้ด้วยตัวเองเช่นติดตั้งกล้องวงจรปิดในจุดที่มีการแสกนนิ้วมือ มีการปรับปรุงระบบการเข้าออกของหน่วยงานรักษาความปลอดภัยโดยอาจจะเพิ่มการจูงใจด้วยรางวัลหากหน่วยงานรักษาความปลอดภัยสามมารถจับผิดได้ อย่างนี้เป็นต้น
       
       แต่อย่างที่ได้เรียนไป การวิเคราะห์ปัญหาโดยคนในองค์กร ด้วยข้อมูลที่แม่นยำ จะทำให้ได้แนวทางการแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับหน่วยงานคุณบุญรอดเอง

โดย ผู้จัดการ 360° รายสัปดาห์