ผู้จัดการ กับการตรวจตราการปฏิบัติงาน

สิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้บริหารแต่ทว่ามักถูกละเลยตลอดเวลาคือการตรวจสอบการปฏิบัติงาน สิ่งนี้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานหากต้องการให้แน่ใจว่างานทุกชิ้นจำสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี ที่จริงแล้วคนที่เป็นผู้จัดการมักมีข้ออ้างมากมาย สำหรับการที่ต้องลุกจากโต๊ะเพื่อที่จะออกไปในหน่วยงานต่างๆที่ปฎิบัติงานอย เช่นงานเอกสาร การตอบจดหมาย โทรศัพท์ต่างๆ แต่แท้ที่จริงแล้วงานโทรศัพท์ งานเอกสารนั้นไม่ใช่งานหลักของคนที่เป็นผู้จัดการแต่อย่างไร ประเด็นมักอยู่ที่การจัดสรรเวลาต่างหาก

ทำไมถึงสำคัญ

สาเหตุสำคัญที่ทำให้ผู้จัดการมักนั่งประจำที่เนื่องจากเขาไม่มีความรู้อย่างแท้จริง ในงานสำหรับการตรวจสอบงานที่ปฏิบัติอยู่ ในการที่จะสามารถบอกได้ทันทีเมื่อมีความผิดพลาด และเกรงว่าจะเสียหน้าต่อลูกน้องของตน ดังนั้นผู้จัดการจึงมักนั่งประจำโต๊ะเนื่องจากเป็นที่ที่ปลอดภัยนั้นเอง ดังนั้นในการเป็นผู้จัดการที่ดี จึงจำเป็นต้องมีความรู้ในงาน ต้องทำการศึกษา การวางแผนและการปฏิบัติงาน เพื่อที่เราจะได้รู้ปัญหาก่อนหน้าที่ทำการตรวจตราว่ามีสิ่งใดถูกต้อง และสิ่งใดผิดพลาดภายในขอบเขตความรับผิดชอบ

เราจะได้อะไรจากการเน้นการตรวจสอบพื้นที่ทำงาน

เป็นการเพิ่มผลผลิต ทั้งคุณภาพและปริมาณ

เนื่องจากการแก้ไขการดำเนินการใดๆที่ไม่เหมาะสมจะสามารถลดการสุญเสียในองค์กรได้เพื่อมุ่งสู่การเพิ่มผลผลิต

ช่วยเพิ่มสภาพความปลอดภัยในการทำงาน

จากการตรวจตราท่านจะทราบว่าข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยใดๆได้รับการปฏิบัติ สิ่งใดถูกละเลย กฏข้อใดเป็นสิ่งล้าสมัย

เพิ่มความสัมพันธ์ระหว่างท่านกับลูกน้อง

ท่านสามารถใช้โอกาสนี้ในการพูดคุย ถามไถ่ ให้ความสนใจกับลูกน้องผ่านการพูดคุยกันอย่างไม่เป็นทางการ ท่านจำเป็นต้องใส่ใจ หากท่านปฏิบัติต่อพนักงานผู้นั้นอย่างมีศักศรี ท่านจะได้รับสิ่งนี้ตอบเช่นกัน

ท่านจะทราบได้อย่างไรว่าหัวหน้างานภายใต้การบังคับบัญชาของท่านกำลังทำหน้าที่อย่างดี

ลูกน้องท่านไม่ว่าระดับหัวหน้างานหรือจะเป็นผู้จัดการโรงงาน อย่างน้อยเขาควรจะตอบคำถามของท่านได้ในงานที่เขารับผิดชอบ แม้ว่าเขายังไม่มีรายงานหรือคอมพิวเตอร์ในมือ อย่างน้อยเขาจำเป็นต้องรู้คร่าวๆและตอบคำถามให้ท่านได้ หรือแม้กระทั่งมีสมุดบันทึกส่วนตัว เช่น

• แผนกไหนที่คนขาดงานมากที่สุด
• แผนกไหนที่มีคำร้องเรียนมากที่สุด
• อัตราผลผลิตปัจจุบันเป็นอย่างไร สูงหรือต่ำกว่าเดือนที่แล้ว
• อะไรคือสาเหตุของการเกิดปัญหาด้านคุณภาพเมื่อสัปดาห์ก่อน
• ผลผลิตของหน่วยงานเขาสุงหรือต่ำกว่าหน่วยงานอื่น
• หัวหน้างานคนไหนที่มีผลผลิตจากหน่วยงานสูงสุด

หากท่านตั้งคำถามบางอย่าง ท่านสามารถทราบจากปฏิกริยาในการตอบคำถาม

• ให้คะแนนเต็มสิบ หากเขาสามารถตอบคำถามของท่านอย่างทันที
• ให้คะแนนเก้าหากเขาสามารถหันไปถามใครบางคนและสามารถหาผู้ตอบแทนได้ทันที
• ให้คะแนน ห้า ตอบว่าไม่ทราบและพยายามหาคำตอบและท่านได้รับคำตอบหลังจากนั้น
• ให้คะแนน สาม หากท่านต้องถึงกับเตือนเพื่อให้ได้คำตอบ
• ให้คะแนน ศูนย์ หากเขาไม่ทราบคำตอบ ไม่ทราบว่าจะทำอย่างไร หรือจะไปหาคำตอบจากที่ไหน และมิได้พยายามที่จะหา

ด้วยการถามคำถามเช่นนี้ท่านสามารถทราบทันทีว่าหัวหน้างานในส่วนงานนั้น ได้ทำงานหน้าที่อย่างสุดความสามารถหรือยัง

ข้อควรระวังในการตรวจตรา

1. หากสิ่งต่างๆในส่วนงานนั้นอยู่ในสภาพไร้ระเบียบ สิ่งนั้นเป็นสัญญานของปัญหาในการควบคุมดูแล
2. ให้ตรวจตราในสิ่งที่มักถูกมองข้ามเสมอ

วางแผนอย่างไรดี

1. อย่าตรวจสอบในสิ่งเดียวกันในเวลาเดียวกันซ้ำทุกวัน บางครั้งท่านควรตรวจสอบที่มักขาดการควบคุม เช่น ใกล้เวลาเลิกงาน กะงานกลางคืน เวลาเริ่มงาน
2. ต้องหาความรุ้ในสิ่งที่ท่านต้องการตรวจสอบ ในการที่จะทำให้การตรวจตราของท่านนั้นมีประสิทธิภาพ ท่านจำเป็นต้องศึกษาจุดออ่น ปัญหาต่างๆล่วงหน้า
3. ระวังลูกน้องเลื่อน ชะลอสิ่งที่ท่านต้องการตรวจสอบเพราะนั่นแสดงถึงความน่าจะเป็นของปัญหา

ข้อควรระวังระหว่างตรวจตรางานประจำวัน

1. อย่าเข้าข้างลูกน้องละดับล่างเพื่อต่อต้านผู้ควบคุมเพราะสิ่งนี้ไม่ใช่วัตถุประสงคืของการตรวจตรา
2. ให้พยายามยกย่องหัวหน้างานในส่วนนั้นต่อหน้าลูกน้องของเขา
3. หากต้องการวิจารณ์ให้กระทำเป็นการส่วนตัว
4. อย่าลืมให้เวลาหัวหน้างานในส่วนนั้นอธิบายเหตุผล
5. อย่าโจมตีหัวหน้างานเพราะสิ่งนี้มิใช่การจับผิด แต่เรากำลังทำให้องค์กรอยู่ภายใต้ภาวะควบคุมจากสายงานบังคับบัญชา

ที่มา : moodythai.com