สร้างพนักงาน สร้างองค์กร

จากผลการศึกษาองค์กรที่ประสบความสำเร็จกับองค์กรล้มเหลว การการวิจยพบว่าพนักงานในองค์กรที่มีความก้าวหน้าอย่างรวดเร็วนั้น พนักางานจะมีคุณลักษณะที่คล้ายกันดังนี้ พนักงานจะมีลักษณะขวนขวายหาทางฟันฝ่าอุปสรรคต่างๆเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ในขณะที่องค์กรที่ล้มเหลวจะแสดงแต่ความปรารถนาในการทำให้บรรลุเป้าหมาย องค์กรที่สำเร็จจะถือว่าธรรมชาติ หรือสิ่งที่นอกเหนือการควบคุมจะเป็นสิ่งที่ทำให้ต้องร่วมแรงกันขณะที่องค์กรล้มเหลวจะถือว่าเป็นโชคชะตา องค์กรที่สำเร็จจะไม่ยึดธรรมเนียมประเพณีจนเกินไป มีความกล้าเสี่ยงพอสมควร มีความรับผิดชอบในตัวเอง ต้องการทราบผลลัพธ์จากการทำงาน มีความสันทัดในการจัดระบบงาน มีความสามารถในการคาดการณ์

แล้วเราควรทำอย่างไร

เนื่องจากการเลี้ยงดูบูตรและระบบการอบรมในโรงเรียนของเรา มักเป็นการเลี้ยงลูกไม่ให้โต บทละครต่างๆมักจะมีพระเอกนางเอกที่น่าสงสารที่ซึ่งมักประสบความสำเร็จจากโชคชะตาเสียส่วนมาก ในการเรียนการสอนเราสอนให้เด็กจดจำมากกว่าการสอนให้คิดหรือฝึกให้ขวนขวาย ในฐานะผู้จัดการเราจะต้องจัดระบบอย่างไร องค์กรเราส่วนงานเราควรมีระบบอย่างไรจึงจะทำให้องค์กรประสบความสำเร็จ ภายใต้สภาวะที่ควรส่วนมากในองค์กรของเราเป็นอย่างข้างต้น

แล้วทำอย่างไรดี

1. ผู้บริหารจะต้องกำหนดเป้าหมายของงานหรือวัตถุประสงค์ของงานอย่างชัดเจน เราจะไม่สามารถจูงใจใครให้ทำงานได้เลยหากตนเองยังไม่รู้เป้าหมายของส่วนงาน ขององค์กรหรือของงานที่จะทำ เราจำเป็นต้องรู้ว่าเรากำลังมุ่งหน้าไปทางไหน และกำลังพยายามจะทำอะไร
2. จะต้องเป็นคนที่เอาใจใส่พนักงาน มองสถานการณ์ต่างไอย่างที่พนักงานมองเห็นและรู้สึกอย่างที่พนักงานรู้สึก เรา ในฐานะผู้จัดการไม่สามารถปรับพฤติกรรมหรือจูงใจพนักงานได้เลย หากเราไม่ทราบความต้องการของพนักงาน
3. ต้องปรับปรุงระบบการสื่อสารให้ดีขึ้น การประชุมในรูปแบบสองทาง การใช้บอร์ดประชาสัมพันธ์ แบบสำรวจความคิดเห็น การมอบหมายให้พนักงานแก้ไขปัญหา การติดต่อสื่อสารนี้จะทำให้เราได้รับ feed back ทั้งมุมมอง ความคิดจากพนักงาน
4. ต้องตั้งเป้าหมายขององค์กรให้เป็นอันหนึ่งอันเดียวกับความต้องการของพนักงาน
5. ผู้บริหารต้องเอื้ออำนวย โดยให้อุปกรณ์ เวลา สิ่งอำนวยความสะดวกพอสมควรในการทำงาน ให้การฝึกอบรมพนักงานอย่างดี
6. ผู้บริการต้องปรับปรุงทีมงานบริหาร ประสานงานในการตั้งเป้าหมายการทำงานให้เข้ากับการปฏิบัติงานของพนักงาน เพื่อให้เกิดความพยายามของกลุ่ม

การทำให้การปรับพฤติกรรม การจูงใจได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ผู้จัดการจำเป็นต้องรู้รายละเอียดของผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อหาพลังจูงใจที่เฉพาะตัวของพนักงานนั้นๆ

ข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO9001:2000 มีข้อกำหนดอะไรบ้างที่มีส่วนทำให้เรามีระบบงานบริหารที่ดีที่เกี่ยวข้องอะไรในส่วนนี้

5.1 ความมุ่งมั่นของฝ่ายบริหาร (Management commitment)
ผู้บริหารระดับสูงต้องทำให้เป็นที่ประจักษ์ ถึงความมุ่งมั่นของตนที่มีต่อ การพัฒนาและการนำเอา ระบบบริหารคุณภาพไปปฏิบัติใช้ รวมถึงการปรับปรุงประสิทธิผลของระบบอย่างต่อเนื่อง โดย
a) สื่อสารให้ทุกๆ คนในองค์การ ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการดำเนินงาน ให้บรรลุถึงข้อกำหนดของลูกค้า กฎหมาย และกฎระเบียบ ที่เกี่ยวข้อง
b) จัดทำนโยบายคุณภาพ
c) มั่นใจว่าวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพได้มีการจัดทำ
d) ทำการทบทวนของฝ่ายบริหาร
e) ทำให้มั่นใจถึงความพอเพียงของทรัพยากร

5.3 นโยบายคุณภาพ (Quality policy)
ผู้บริหารระดับสูงต้องทำให้มั่นใจว่า นโยบายคุณภาพขององค์กร
a) มีความเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ขององค์การ
b) ครอบคลุมถึงความมุ่งมั่นในการทำตามข้อกำหนด และการปรับปรุงประสิทธิผลของระบบบริหารคุณภาพอย่างต่อเนื่อง
c) ให้แนวทางในการกำหนด และการทบทวนวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ
d) ได้รับการสื่อสารและเป็นที่เข้าใจภายในองค์การ
e) ได้รับการทบทวนเพื่อให้มีความเหมาะสมอยู่เสมอ

5.4.1 วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ (Quality Objectives)

ผู้บริหารระดับสูงต้องทำให้มั่นใจว่า ได้มีการกำหนดวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ รวมถึงวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพที่จำเป็นในการบรรลุถึงข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ ( ดูข้อ 7.1 a) ได้มีการจัดทำในส่วนงานและระดับการบังคับบัญชาที่เหมาะสมภายในองค์การ วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพต้องสามารถวัดผลได้ และต้องสอดคล้อง กับนโยบายคุณภาพขององค์การ

5.5.3 การสื่อสารภายในองค์การ (Internal communication)
ผู้บริหารระดับสูง ต้องทำให้มั่นใจได้ว่าได้มีการกำหนดกระบวนการสื่อสารที่เหมาะสมภายในองค์การ และการสื่อสารเหล่านี้มีขึ้นเพื่อก่อให้เกิดประสิทธิผลในระบบบริหารคุณภาพ

6.1 การจัดสรรทรัพยากร (Provision of resources)
องค์การต้องกำหนดและจัดหา ทรัพยากรที่จำเป็น เพื่อ
a) นำเอาระบบบริหารคุณภาพไปปฏิบัติใช้ และดูแลรักษา และ ปรับปรุงประสิทธิผลของระบบอย่างต่อเนื่อง
b) สร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าโดยทำตามข้อกำหนดของลูกค้า

จาก : https://www.moodythai.com