กลยุทธ์การกำจัดปัญหา "งานว่างคน"

คอลัมน์ hr corner
โดย ณรงค์วิทย์ แสนทอง วิทยากร ที่ปรึกษา นักเขียนอิสระ

เรามักจะได้ยินแต่คำว่า "คนว่างงาน" หรือ "คนตกงาน" คือสถานการณ์ ที่คนพร้อมจะทำงาน แต่ไม่มีงานให้ทำ ปัญหานี้สืบเนื่องมาจากการที่องค์กรมีงานน้อยกว่าคน จึงเกิดการเลิกจ้าง หรือไม่จ้างคนเพิ่ม ทำให้คนที่จบการศึกษามาใหม่ ๆ ไม่มีโอกาสได้ทำงาน
ถ้ามองปัญหาคนว่างงานในเชิงของสังคม ถือว่าเป็นปัญหาใหญ่ระดับประเทศที่รัฐบาลจำเป็นต้องเข้ามาดูแลแก้ไขปัญหานี้โดยตรง เพราะผลกระทบของการว่างงานจะส่งผลกระทบในวงกว้างทั้งปัญหาสังคมและปัญหาด้านเศรษฐกิจของประเทศ แต่ถ้ามองปัญหาของคนว่างงานในมุมมองขององค์กรต่าง ๆ ปัญหานี้อาจจะไม่ใช่ปัญหาสำคัญขององค์กรต่าง ๆ แต่อาจจะกลายเป็นโอกาสของบางองค์กรที่สามารถหาคนเก่งเข้ามาร่วมงานได้ง่ายขึ้นเพราะมีตัวเลือกมาก ด้วยค่าจ้างที่ไม่แพงมากนักเพราะองค์กรมีอำนาจต่อรองมากกว่าคนทำงาน
แต่มีอีกหนึ่งปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อองค์กรโดยตรง แต่ไม่ค่อยมีคนพูดถึงในสังคมวงกว้างนั่นก็คือ ปัญหา "งานว่างคน" คือสถานการณ์ที่ปริมาณงานมีมากกว่าปริมาณคนทำงาน ทำให้งานบางส่วนเหลือหรือขาดคนทำงาน ปัญหานี้ส่งผลกระทบต่อองค์กรในหลาย ๆ ด้าน เช่น
* เสียโอกาส
หลายองค์กรสูญเสียโอกาสทองของการสร้างรายได้ทั้ง ๆ ที่ออร์เดอร์มาจ่ออยู่ในมือแล้ว สาเหตุสำคัญคือองค์กรหาคนมาทำงานตามออร์เดอร์ไม่ได้ทั้ง ๆ ที่เครื่องจักรพร้อม วัตถุดิบพร้อม เงินทุนพร้อม ขาดอย่างเดียวคือคนที่หาคนมาทำงานไม่ได้ อาจจะเป็นเพราะหาคนไม่ได้ หาคนไม่ทัน หาคนไม่พอกับงาน ฯลฯ
* เสียเครดิต
เมื่อคนน้อยกว่างานหรืองานไม่มีคนทำ ผลที่เกิดขึ้นคือส่งสินค้าให้ลูกค้าไม่ทัน ส่งไม่ครบ คุณภาพไม่ดี ฯลฯ สิ่งเหล่านี้ย่อมส่งผลทำให้ลูกค้าขาดความเชื่อมั่น ทำให้องค์กรเสียภาพลักษณ์เสียเครดิตในระยะยาว
* ต้นทุนค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
เมื่อเกิดปัญหางานมากกว่าคน การแก้ไขปัญหาส่วนใหญ่มักจะออกมาในรูปของการทำงานล่วงเวลา การจ้างคนเพิ่มเฉพาะกิจ การส่งงานไปให้องค์กรภายนอกทำแทน ฯลฯ ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นสิ่งที่ทำให้ต้นทุนของสินค้าเพิ่มขึ้น
* ประสิทธิภาพและคุณภาพการทำงานลดลง
เมื่อคนน้อยกว่างาน ปัญหาที่เกิดขึ้นตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้คือคนที่มีอยู่จำกัดต้องทำงานเพิ่มขึ้นมากกว่าที่ควรจะเป็น ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง อาจจะทำให้เกิดความผิดพลาดเพิ่มมากขึ้น โอกาสเกิดอุบัติเหตุสูงขึ้น และประสิทธิภาพการทำงานต่อหน่วยจะลดลงเมื่อคนต้องทำงานเกินกว่ามาตรฐานที่เคยทำได้
ถ้าวิเคราะห์กันจริง ๆ แล้วจะพบว่า ปัญหา "งานว่างคน" เกิดจากหลายสาเหตุ เช่น งานเข้ามามากกว่าและเร็วกว่าที่คาดการณ์ไว้ พัฒนาคนไม่ทันงาน คนที่มีทักษะเฉพาะลาออก คนทำงานไม่เต็มที่ ระบบการทำงานยังไม่มีประสิทธิภาพ
จากผลกระทบและสาเหตุของปัญหา "งานว่างคน" ที่มักจะเกิดขึ้นกับองค์กร ต่าง ๆ นั้น บางสาเหตุสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้บ้าง แต่บางสาเหตุไม่สามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ จึงจำเป็นต้องอาศัยแนวคิดและวิธีการด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์เข้ามาช่วย เช่น
* การจัดทำระบบ Succession Plan
องค์กรควรค้นหาดูว่ามีตำแหน่งงานใดบ้างที่เป็นงานที่ต้องอาศัยความรู้และประสบการณ์เฉพาะด้านที่หาคนจากภายนอกมาทดแทนไม่ได้ หรือหาได้แต่ต้องใช้เวลาในการพัฒนานาน และให้หาตัวตาย ตัวแทนของคนทำงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ อย่างน้อย 1 คน อาจจะรับคนภายนอกเข้ามาเรียนรู้งานก่อนหรือจะฝึกคนภายในที่ทำงานในตำแหน่งอื่นอยู่แล้วโดยการ โยกย้ายมาชั่วคราวหรือถาวรก็ได้ พูดง่าย ๆ ก็คือต้องสร้างคนมาแทนคนปัจจุบันก่อน ส่วนจะต้องสร้างก่อนนานแค่ไหนก็ให้ถามว่า ถ้าคนปัจจุบันลาออกไป วันนี้ ต้องใช้เวลานานเท่าไรจึงจะให้คนใหม่ทำงานได้เหมือนกับคนที่เคยทำงานอยู่ นั่นคือเวลาที่ต้องสร้างคนมารองรับก่อน ล่วงหน้า
* การจัดทำระบบ Skills Inventory
องค์กรควรค้นหาดูว่ามีทักษะในการทำงานจุดไหน ตำแหน่งไหน เรื่องไหนบ้างที่เป็นทักษะที่สำคัญและจำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจ หลังจากนั้นให้ประเมินดูว่าในแต่ละทักษะมีคนจำนวนกี่คนที่มีทักษะนั้น ๆ และขณะเดียวกันให้ประเมินดูว่าคนแต่ละคนมีกี่ทักษะ เพื่อนำไปเป็นข้อมูลในการวางแผนว่าในแต่ละปีองค์กรควรจะพัฒนาทักษะของคนแต่ละคนไปในแนวไหน เช่น คนนี้ต้องมีทักษะมากกว่า 1 ทักษะ (multi-skills) คนนี้ต้องมีทักษะในระดับที่สูงขึ้นกว่าเดิม (skill level) เมื่อมองเห็นข้อมูลของทักษะทั้งหมดในองค์กรและเห็นจำนวนคนที่อยู่ในแต่ละทักษะแต่ละระดับนั้นมีจำนวนเท่าไร ก็ให้วางแผนต่อไปว่าองค์กรต้องการเพิ่มทักษะของคนในเรื่องใดที่น่าจะช่วยป้องกันหรือรับมือกับปัญหา "งานว่างคน" หรือ "งานล้นคน" โดยการลองสมมติเหตุการณ์ขึ้นมาดูว่าถ้างานที่ต้องใช้ทักษะนั้นทักษะนี้เพิ่มขึ้นกว่าที่เป็นอยู่ 2 หรือ 3 เท่า เรามีคนทำงานที่มีทักษะ นั้น ๆ เพียงพอที่จะรองรับงานที่เพิ่มขึ้นแล้ว หรือยัง
* จัดทำระบบ Job Competency
เป็นการกำหนดมาตรฐานของความรู้และทักษะในงานของแต่ละตำแหน่งงาน เพื่อนำไปใช้ในการประเมินว่าคนทำงานแต่ละคนมีความรู้ทักษะในงาน ต่ำกว่า เท่ากับ หรือสูงกว่ามาตรฐาน และนำผลการประเมินไปใช้ในการวางแผนพัฒนาความรู้ทักษะเป็นรายบุคคล (individual development plan) ทั้งนี้เพื่อป้องกันปัญหา "งานว่างคน" เนื่องจากคนทำงานมีความรู้ความสามารถต่ำกว่ามาตรฐานที่กำหนดไว้
* การสรรหาแบบ Proactive Recruitment
องค์กรควรจะทบทวนระบบการสรรหาเสียใหม่ โดยการวิเคราะห์ดูว่าตำแหน่งงานไหนบ้างที่ต้องใช้ระยะเวลานานในการสรรหา ตำแหน่งไหนบ้างที่หายาก แล้วนำมาจัดทำแผนการสรรหาเชิงรุก เช่น การลดเวลาในการสรรหาโดยการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรไว้ล่วงหน้า รายชื่อผู้ที่ผ่านการคัดเลือกจะเก็บไว้ในบัญชีของผู้สมัคร ที่พร้อมจะเรียกทำงาน บางองค์กรจัดตั้งโรงเรียนหรือสถาบันการศึกษาเป็นของตัวเองเพื่อผลิตคนที่มีความรู้และทักษะเฉพาะ บางองค์กรมีการให้ทุนนักเรียนนักศึกษาและให้ทำงานพร้อม ๆ ไปกับการเรียน บางองค์กรก็สรรหาคนทดแทนจากบุคลากรภายใน
* สร้างองค์กรให้เป็น Flexi-Organization
องค์กรควรพัฒนาระบบการบริหารจัดการให้เป็นองค์กรที่มีความยืดหยุ่นสูง เช่น คนทุกคนพร้อมที่จะทำงานในหน้าที่อื่นได้ (flexi-people) เครื่องจักรสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการผลิตได้หลายรูปแบบ (flexi-process) การจัดกระบวนทัพของตำแหน่งหน้าที่และหน่วยงานพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงให้สอดคล้องกับสถานการณ์ได้ตลอดเวลา (flexi-job/structure) องค์กรพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนเวลาทำงาน ให้เหมาะสมกับปริมาณงาน (flexi-working time)
สรุปการป้องกันไม่ให้องค์กรประสบ กับปัญหา "งานว่างคน" จำเป็นต้องวางแผนระยะยาว และนำเอาเครื่องมือ การบริหารจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ในเรื่องต่าง ๆ เข้ามาช่วย และต้องสามารถตอบได้ตลอดเวลาว่า ถ้างานจุดนี้ งานประเภทนี้ งานกลุ่มนั้นมากกว่าคนทำงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน องค์กรพร้อมรับมือแล้ว หรือยัง ถ้าตอบว่าพร้อมแล้วก็ไม่ต้องทำอะไร แต่ถ้าตอบว่ายังไม่พร้อมนั่นคือโจทย์ ที่องค์กรต้องนำไปกำหนดแนวทางและจัดทำแผนรองรับต่อไป หวังเป็นอย่างยิ่งว่าในอนาคตองค์กรต่าง ๆ คงจะสามารถป้องกันหรือลดการสูญเสียโอกาสทางธุรกิจ เสียเครดิต และเสียต้นทุนที่ไม่ควรเสียเนื่องจากปัญหา "งานว่างคน" อีกต่อไป นะครับ
หน้า 31

วันที่ 22 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2553 ปีที่ 33 ฉบับที่ 4186  ประชาชาติธุรกิจ