กลยุทธ์การกำจัดปัญหา งานว่างคน

               แต่มีอีกหนึ่งปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อองค์กรโดยตรง แต่ไม่ค่อยมีคนพูดถึงในสังคมวงกว้าง นั่นก็คือปัญหา “งานว่างคน” คือสถานการณ์ที่ปริมาณมีมากกว่าปริมาณคนทำงาน ทำให้งานบางส่วนเหลือหรือขาดคนทำงาน ปัญหานี้ส่งผลกระทบต่อองค์กรในหลายๆด้าน เช่น

• เสียโอกาส
  หลายองค์กรสูญเสียโอกาสทองของการสร้างรายได้ทั้งๆที่ออเดอร์มาจ่ออยู่ในมือแล้ว สาเหตุสำคัญคือองค์กรหาคนมาทำงานตามออเดอร์ไม่ได้ ทั้งๆที่เครื่องจักรพร้อม วัตถุดิบพร้อม เงินทุนพร้อม ขาดอย่างเดียวคือคน ที่หาคนมาทำงานไม่ได้อาจจะเป็นเพราะหาคนไม่ได้ หาคนไม่ทัน หาคนไม่พอกับงาน ฯลฯ
• เสียเครดิต
  เมื่อคนน้อยกว่างานหรืองานไม่มีคนทำ ผลที่เกิดขึ้นคือส่งสินค้าให้ลูกค้าไม่ทัน ส่งไม่ครบ คุณภาพไม่ดี ฯลฯ สิ่งเหล่านี้ย่อมส่งผลทำให้ลูกค้าความเชื่อมั่นของลูกค้า ทำให้องค์กรเสียภาพลักษณ์เสียเครดิตในระยะยาว
• ต้นทุนค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
  เมื่อเกิดปัญหางานน้อยกว่าคน การแก้ไขปัญหาส่วนใหญ่มักจะออกมาในรูปของการทำงานล่วงเวลา การจ้างคนเพิ่มเฉพาะกิจ  การส่งงานไปให้องค์กรภายนอกทำแทนฯลฯ ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นสิ่งที่ทำให้ต้นทุนของสินค้าเพิ่มขึ้น
• ประสิทธิภาพและคุณภาพการทำงานลดลง
  เมื่อคนน้อยกว่างาน ปัญหาที่เกิดขึ้นตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้คือคนที่มีอยู่จำกัดต้องทำงานเพิ่มขึ้นมากกว่าที่ควรจะเป็น ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง อาจจะทำให้เกิดความผิดพลาดเพิ่มมากขึ้น โอกาสเกิดอุบัติเหตุสูงขึ้น และประสิทธิภาพการทำงานต่อหน่วยจะลดลงเมื่อคนต้องทำงานเกินกว่ามาตรฐานที่เคยทำได้

               ถ้าวิเคราะห์กันจริงๆแล้วจะพบว่าปัญหา “งานว่างคน” เกิดจากหลายสาเหตุ เช่น

• งานเข้ามามากกว่าและเร็วกว่าที่คาดการณ์ไว้
  มีบางองค์กรเพิ่งเลิกจ้างพนักงานไปเพราะคาดการณ์ว่าออเดอร์คงจะกลับมาเหมือนเดิมต้องใช้เวลาอย่างน้อยเป็นปี แต่วันดีคืนดีออเดอร์ที่เคยสั่งปกติกลับมาเร็ว กลับมาหลังจากที่เลิกจ้างพนักงานไปแล้วเพียงสองเดือน ทำให้หาคนเข้ามาทดแทนไม่ทัน ถึงแม้จะเรียกคนเก่ากลับมาก็ยังไม่ครบและยังไม่พร้อมเหมือนก่อนการเลิกจ้าง
• หาคนไม่ทัน
  บางครั้งองค์กรวางแผนงานดีอยู่แล้ว รู้ว่างานจะมากจะน้อยช่วงไหน แต่กระบวนการในการสรรหาบุคลากรล่าช้า หาคนให้ไม่ทันตามที่ต้องการ อาจจะเป็นเพราะช่วงเวลานั้นเป็นช่วงเวลา “ตลาดเปิด” คือทุกองค์กรต่างออกไปหาคนในตลาดแรงงานกัน ต้องช่วงชิงคนกันสูง องค์กรที่มีเงินน้อยก็ไม่ได้คนตามที่ต้องการ หรือหาคนไม่ทันเพราะกระบวนการวางแผนและสรรหาคนยังไม่มีประสิทธิภาพ
• พัฒนาคนไม่ทันงาน
  เนื่องจากองค์กรไม่สามารถพัฒนาบุคลากรให้ทันกับการใช้งานได้ เช่น ไม่สามารถพัฒนาคนที่จะมาเป็นผู้จัดการได้ทันกับการขยายธุรกิจ ไม่สามารถพัฒนาคนทันกับการเติบโตขององค์กร ไม่สามารถพัฒนาคนใหม่มาแทนคนเก่าได้ ทำให้เกิดช่องว่างที่เรียกว่า “งานว่างคน” ได้เหมือนกัน
• คนที่มีทักษะเฉพาะลาออก
  โดยทั่วไปเราจะเห็นว่าระเบียบของการออกจากงานมักจะระบุ การลาออกต้องแจ้งล่วงหน้าเพียงเดือนสองเดือน แต่การที่จะหาคนมาแทนในตำแหน่งที่มีความชำนาญเฉพาะด้านอาจจะต้องใช้เวลาหลายเดือนหรือเป็นปี ทำให้เกิดช่องว่างของเวลาตั้งแต่คนเก่าลาออกไปจนถึงคนใหม่ทำงานได้เท่ากับคนเก่า ทำให้เกิดสุญญากาศในการทำงานโดยเฉพาะช่วงเวลาตั้งแต่คนเก่าลาออกไปจนถึงคนใหม่สามารถทำงานได้เท่ากับคนเก่า ซึ่งอาจจะทำให้เกิดภาวะ “งานว่างคน” เป็นปีก็ได้
• คนทำงานไม่เต็มที่
  ถ้าดูเฉพาะจำนวนคนเทียบกับงานดูเหมือนว่าน่าจะเพียงพอ แต่ถ้าคนบางคนทำงานได้ต่ำกว่าหรือน้อยกว่ามาตรฐานที่กำหนดไว้ จะทำให้มีงานบางส่วนเหลือหรือไม่มีคนทำ ยิ่งมีคนทำงานต่ำกว่ามาตรฐานมากเท่าไหร่ ยิ่งทำให้เกิดภาวะ “งานว่างคน” เพิ่มมากขึ้นเท่านั้น
• ระบบการทำงานยังไม่มีประสิทธิภาพ
  งานเป็นคอขวดทำให้บางหน่วยงานมีบางหน่วยงานเกิด “คนว่างงาน” เพราะต้องรอให้งานออกมาจากคอขวด ส่วนหน่วยงานที่เป็นคอขวดก็เกิด “งานว่างคน”  บางกรณีองค์กรใช้เวลาของคนทำงานหมดไปกับงานที่น่าจะใช้เครื่องจักร หรือเทคโนโลยีทดแทนได้ ทำให้งานที่ต้องใช้คนทำต้องว่างคน เพราะคนมัวแต่เสียเวลากับการทำงานที่ไม่ได้เพิ่มผลผลิต เช่น จัดทำเอกสาร รายงาน การจัดเก็บดูแลสถานที่ ฯลฯ  ผมเคยเห็นผู้บริหารที่เป็นองค์กรเถ้าแก่หลายแห่งทำงานยุ่งทั้งวันไม่มีเวลาไปคิดพัฒนาธุรกิจ เพราะมัวแต่เซ็นเอกสาร เดินตรวจงาน ตามงาน ดุด่าพนักงาน ดูแลทุกข์สุขความเป็นอยู่ของพนักงานด้วยตัวเอง อย่างนี้ก็ทำให้เกิด “งาน(บริหาร)ว่างคน” ได้เหมือนกันนะครับ

               จากผลกระทบและสาเหตุของปัญหา “งานว่างคน” ที่มักจะเกิดขึ้นกับองค์กรต่างๆนั้น บางสาเหตุสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะได้บ้าง แต่บางสาเหตุไม่สามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ จึงจำเป็นต้องอาศัยแนวคิดและวิธีการด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์เข้ามาช่วย เช่น

• การจัดทำระบบ Succession Plan
  องค์กรควรค้นหาดูว่า มีตำแหน่งงานใดบ้างที่เป็นงานที่ต้องอาศัยความรู้และประสบการณ์เฉพาะด้านที่หาคนจากภายนอกมาทดแทนไม่ได้ หรือหาได้แต่ต้องใช้เวลาในการพัฒนานาน และให้หาตัวตายตัวแทนของคนทำงานในตำแหน่งงานนั้นๆอย่างน้อยหนึ่งคน อาจจะรับคนภายนอกเข้ามาเรียนรู้งานก่อนหรือจะฝึกคนภายในที่ทำงานในตำแหน่งอื่นอยู่แล้วโดยการโยกย้ายมาชั่วคราวหรือถาวรก็ได้ พูดง่ายๆก็คือต้องสร้างคนมาแทนคนปัจจุบันก่อน ส่วนจะต้องสร้างก่อนนานแค่ไหนก็ให้ถามว่าถ้าคนปัจจุบันลาออกไปวันนี้ ต้องใช้เวลานานเท่าไหร่จึงจะให้คนใหม่ทำงานได้เหมือนกับคนที่เคยทำงานอยู่ นั่นคือเวลาที่ต้องสร้างคนมารองรับก่อนล่วงหน้า
• การจัดทำระบบ Skills Inventory
  องค์กรควรค้นหาดูว่ามีทักษะในการทำงานจุดไหน ตำแหน่งไหน เรื่องไหนบ้างที่เป็นทักษะที่สำคัญและจำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจ หลังจากนั้นให้ประเมินดูว่าในแต่ละทักษะมีคนจำนวนกี่คนที่มีทักษะนั้นๆ และขณะเดียวกันให้ประเมินดูว่าคนแต่ละคนมีกี่ทักษะ เพื่อนำไปเป็นข้อมูลในการวางแผนว่าในแต่ละปีองค์กรควรจะพัฒนาทักษะของคนแต่ละคนไปในแนวไหน เช่น คนนี้ต้องมีทักษะมากกว่าหนึ่งทักษะ(Multi-skills) คนนี้ต้องมีทักษะในระดับที่สูงขึ้นกว่าเดิม (Skill level) เมื่อมองเห็นข้อมูลของทักษะทั้งหมดในองค์กรและเห็นจำนวนคนที่อยู่ในแต่ละทักษะแต่ละระดับนั้น มีจำนวนเท่าไหร่ ก็ให้วางแผนต่อไปว่าองค์กรต้องการเพิ่มทักษะของคนในเรื่องใดที่น่าจะช่วยป้องกันหรือรับมือกับปัญหา “งานว่างคน” หรือ “งานล้นคน” โดยการลองสมมติเหตุการณ์ขึ้นมาดูว่าถ้างานที่ต้องใช้ทักษะนั้นทักษะนี้เพิ่มขึ้นกว่าที่เป็นอยู่สองหรือสามเท่า เรามีคนทำงานที่มีทักษะนั้นๆเพียงพอที่จะรองรับงานที่เพิ่มขึ้นแล้วหรือยัง
• จัดทำระบบ Job Competency
  เป็นการกำหนดมาตรฐานของความรู้และทักษะในงานของแต่ละตำแหน่งงาน เพื่อนำไปใช้ในการประเมินว่าคนทำงานแต่ละคนมีความรู้ ทักษะในงาน ต่ำกว่า เท่ากับ หรือสูงกว่ามาตรฐาน และนำผลการประเมินไปใช้ในการวางแผนพัฒนาความรู้ ทักษะเป็นรายบุคคล (Individual Development Plan) ทั้งนี้ เพื่อป้องกันปัญหา “งานว่างคน” เนื่องจากคนทำงานมีความรู้ความสามารถต่ำกว่ามาตรฐานที่กำหนดไว้
• การสรรหาแบบ Proactive Recruitment
  องค์กรควรจะทบทวนระบบการสรรหาเสียใหม่ โดยการวิเคราะห์ดูว่าตำแหน่งงานไหนบ้างที่ต้องใช้ระยะเวลานานในการสรรหา ตำแหน่งไหนบ้างที่หายาก แล้วนำมาจัดทำแผนการสรรหาเชิงรุก เช่น การลดเวลาในการสรรหาโดยการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรไว้ล่วงหน้า รายชื่อผู้ที่ผ่านการคัดเลือกจะเก็บไว้ในบัญชีของผู้สมัครที่พร้อมจะเรียกทำงาน บางองค์กรจัดตั้งโรงเรียนหรือสถาบันการศึกษาเป็นของตัวเองเพื่อผลิตคนที่มีความรู้และทักษะเฉพาะ บางองค์กรมีการให้ทุนนักเรียนนักศึกษาและให้ทำงานพร้อมๆไปกับการเรียน บางองค์กรก็สรรหาคนทดแทนจากบุคลากรภายใน
• สร้างองค์กรให้เป็น Flexi-Organization
  องค์กรควรพัฒนาระบบการบริหารจัดการให้เป็นองค์กรที่มีความยืดหยุ่นสูง เช่น คนทุกคนพร้อมที่จะทำงานในหน้าที่อื่นได้ (Flexi-people) เครื่องจักรสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการผลิตได้หลายรูปแบบ (Flexi-process) การจัดกระบวนทัพของตำแหน่งหน้าที่และหน่วยงานพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงให้สอดคล้องกับสถานการณ์ได้ตลอดเวลา (Flexi-job/structure) องค์กรพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนเวลาทำงานให้เหมาะสมกับปริมาณงาน (Flexi-working time)

               สรุป  การป้องกันไม่ให้องค์กรประสบกับปัญหา “งานว่างคน” จำเป็นต้องวางแผนระยะยาว และนำเอาเครื่องมือการบริหารจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์ในเรื่องต่างๆ เข้ามาช่วย และต้องสามารถตอบได้ตลอดเวลาว่าถ้างานจุดนี้ งานประเภทนี้ งานกลุ่มนั้นมากกว่าคนทำงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน องค์กรพร้อมรับมือแล้วหรือยัง ถ้าตอบว่าพร้อมแล้วก็ไม่ต้องทำอะไร แต่ถ้าตอบว่ายังไม่พร้อมนั่นคือโจทย์ที่องค์กรต้องนำไปกำหนดแนวทางและจัดทำแผนรองรับต่อไป หวังเป็นอย่างยิ่งว่าในอนาคตองค์กรต่างๆคงจะสามารถป้องกันหรือลดการสูญเสียโอกาสทางธุรกิจ เสียเครดิต และเสียต้นทุนที่ไม่ควรเสียเนื่องจากปัญหา “งานว่างคน” อีกต่อไปนะครับ