สาเหตุที่ต้องมีการวางแผนกำลังคน

สาเหตุที่ต้องมีการวางแผนกำลังคน

โดยปกติองค์การเกือบทุกแห่งมักจะต้องมีการวางแผนกำลังคนอยู่เสมอซึ่งอาจจะทำอย่างเป็นทางการหรือย่างไม่เป็นทางการก็ตาม ในที่นี้จะได้กล่าวถึงการวางแผนกำลังคนที่มีการกระทำอย่างเป็นทางการ ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากกว่าการวางแผนโดยไม่มีหลักเกณฑ์ ทั้งนี้เพราะการวางแผนกำลังคนอย่างมีหลักเกณฑ์และรูปแบบขั้นตอนที่แน่นอน นับว่าในปัจจุบันจะมีความสำคัญยิ่งขึ้น ทั้งนี้เพราะเหตุเนื่องจากตลาดแรงงานโดยเฉพาะแรงงานที่มีความชำนาญได้มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว  องค์การที่มุ่งจะให้มีประสิทธิภาพจึงควรเป็นองค์การที่ได้มีการทำการวางแผนกำลังคน เพื่อการสรรหาและว่าจ้างที่สมบูรณ์และมีการปฏิบัติงานอย่างจริงจัง ด้วย

เหตุผลสำคัญที่จำเป็นต้องมีการวางแผนกำลังคนอย่างเป็นทางการ ก็เพื่อที่จะมุ่งให้เกิดผลสำเร็จในประการต่างๆ ต่อไปนี้ คือ

1. เพื่อให้มีประสิทธิภาพและสมรรถนะสูงสุดในการใช้ทรัพยากรเกี่ยวกับ มนุษย์ในองค์การ
2. เพื่อสามารถตอบสนองความพึงพอใจของพนักงาน และเพื่อโอกาสที่จะได้มีการพัฒนาพนักงานได้มากขึ้นกว่าเดิม
3. เพื่อที่จะให้มีการวางแผนที่จะได้ทำการว่าจ้างได้อย่างถูกต้อง

ซึ่งรายละเอียดทั้ง 3 ประการสามารถขยายความได้ ดังนี้คือ

1. เพื่อประสิทธิภาพและสามารถในการใช้กำลังบุคคลในการทำงาน  อาจกล่าวได้ว่า การวางแผนกำลังคนนับเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญที่สุดของกิจกรรมของงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั้งปวง ถ้าหากมิได้มีการวางแผนกำลังคน ก็ย่อมเป็นการยากลำบากที่จะทราบได้ว่ากำหนดต่างๆที่จะรับพนักงานเข้ามาใหม่นั้นควรจะทำกันเมื่อใด และเพื่อตอบสนองความต้องการข้อใด เป็นจำนวนเท่าใด นอกจากนี้ จะมีผลกระทบไปถึงปัญหาด้านการคัดเลือกที่ไม่สามารถรู้ได้ว่า คนที่เราจะเลือกหรือคัดเลือกเพื่อเข้าทำงานนั้นควรจะเป็นบุคคลชนิดไหน สำหรับตำแหน่งต่างๆ ที่เกิดว่างขึ้น และเชื่อมโยงไปถึงการจะมีปัญหาต่อไปด้วยว่าแผนการจัดอบรมปฐมนิเทศควรจะทำเมื่อใด อย่างไร  การอบรมพนักงานควรจะจัดขึ้นอย่างไร  หรือในหัวข้อใดบ้าง การวิเคราะห์พนักงานในการวางแผนกำลังคน จะเห็นว่ามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อกิจกรรมทางการบริหารงานบุคคลอีก หลายๆอย่าง ซึ่งจะทำได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับความสมบูรณ์ในขั้นตอนแรกนี้  สิ่งเหล่านี้ล้วนแต่เป็นเหตุผลที่สนับสนุนให้เห็นถึงความสำคัญของการวางแผนกำลังคนดังกล่าว
2. ประโยชน์ในการพัฒนาพนักงานให้ดียิ่งขึ้นและให้มีความพอใจมากขึ้น  เหตุผลข้อนี้สามารถมองเห็นได้อย่างเช่นเดียวกันว่า ถ้าหากองค์การได้มีการวางแผนกำลังคนที่พร้อมสมบูรณ์และนำมาใช้ ก็ย่อมเป็นไปได้ที่พนักงานส่วนใหญ่ที่ทำงานอยู่ในบริษัทจะมีโอกสาได้ร่วมพิจารณาและกำหนดหนทางที่จะวางแผนก้าวหน้าในอาชีพ หรือมีส่วนร่วม มีส่วนช่วยเหลือในการฝึกอบรมและพัฒนาประสบการณ์ต่างๆ ซึ่งถ้าหากได้มีการวางแผนกำลังคนไว้ล่วงห้า พนักงาก็จะเข้าใจถึงความสามารถของตนที่จะทำประโยชน์ต่อนายจ้าง พร้อมกับจะรู้ได้ด้วยตนเองว่าควรจะใช้ความรู้ความสามารถให้เป็นประโยชน์ต่องานในหน้าที่อย่างไร ประโยชน์ดังกล่าวนี้ถ้าหากได้มีขึ้น จะสามารถสร้างความพอใจแก่นายจ้างได้และผลที่ตามก็คือ อัตราการว่างงาน การลาออก หรืออุบัติเหตุที่เกิดขึ้นจะมีน้อยลง ตลอดจนคุณภาพของงานต่างๆ ก็จะสูงขึ้นด้วย
3. การช่วยเหลือให้มีประสิทธิภาพในการดำเนินการว่าจ้าง  คือจะช่วยสามารถทำให้สมบูรณ์ถูกต้องยิ่งขึ้น ในแง่นี้ถึงแม้จะไม่ปรากฏชัดเจนนักในสังคมปัจจุบันของเราก็ตาม แต่ก็เป็นที่แจ้งชัดว่า เนื่องจากระดับการศึกษาและสภาพสังคมมีคุณภาพสูงขึ้น การสรรหาและคัดเลือกพนักงานได้อย่างถูกต้องและกระทำได้ทั่วถึงก็ย่อมมีความสำคัญต่อภาพพจน์ของบริษัทด้วย การมีการวางแผนกำลังคนที่สมบูรณ์ย่อมช่วยให้หน่วยงานหรือบริษัทสามารถที่จะมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานค่อนข้างสมบูรณ์ และนำมาใช้เพื่อการปฏิบัติงานในแง่มุมต่างๆ ได้อย่างถูกต้องและเป็นธรรมยิ่งขึ้น

กล่าวโดยสรุป การมีแผนงานกำลังคนที่ดีนั้นจะช่วยให้เกิดความมั่นใจได้ว่า การปฏิบัติงานตามขั้นตนบริหารงานบุคคลอื่นๆ เรื่อยๆไปจนมีพื้นฐานที่ดีจากการวางแผนที่ดี เนื่องจากการวางแผนกำลังคนเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารงานบุคคล และความมีประสิทธิภาพขององค์การ จึงสมควรอย่างยิ่งที่ธุรกิจทั้งหลายจะได้มุ่งสนใจจัดทำขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อที่จะให้มีผลอย่างสมบูรณ์ในฐานะของการเป็นนักบริหารงานบุคคล หรือนักบริหารที่มุ่งสนใจความก้าวหน้าในอนาคตที่จะได้มีส่วนรับผลดีจากการมีผู้บริหารที่มีความสามารถยิ่งขึ้น เพื่อที่จะดำรงความก้าวหน้าให้กับองค์การนั้นๆ ต่อไป

ที่มา :  รองศาสตราจารย์ ธงชัย  สันติวงษ์