การแบ่งประเภทโดยพิจารณาถึงลักษณะของความจำเป็น

การแบ่งประเภทโดยพิจารณาถึงลักษณะของความจำเป็น

สามารถแบ่งประเภทของความจำเป็นในการฝึกอบรมได้เป็น 3 ประเภท คือ ความจำเป็นประเภทขัดข้อง  ความจำเป็นประเภทป้องกัน  ความจำเป็นประเภทพัฒนา

ความจำเป็นประเภทขัดข้อง  ความจำเป็นประเภทนี้จะปรากฏออกมาในลักษณะที่เป็นข้อขัดข้องในการบริหารงาน และก่อให้เกิดความเสียหายแก่หน่วยงานอย่างชัดเจน ถ้าปัญหาดังกล่าวไม่ได้รับการบำบัดให้หมดสิ้นไป ความจำเป็นประเภทนี้จำเป็นต้องอาศัยการศึกษาวิเคราะห์และเมื่อพบว่าเป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมแล้ว ก็จะต้องรีบทำการฝึกอบรมบุคคลที่เกี่ยวข้องเสียก่อน จึงจะสามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าว ให้หมดสิ้นไป เช่นพนักงานควบคุมเครื่องอุปกรณ์โทรคมนาคม ไม่มีความรู้ความสามารถที่จะควบคุมเครื่องดังกล่าวได้  หรือหัวหน้างานขาดความรู้ความเข้าใจในหลักการบริหารงานเบื้องต้น โดยทั่วไปความจำเป็นประเภทนี้ มักจะเกิดจากตัวบุคคลขาดความรู้ความสามารถหรือขาดทักษะในการปฏิบัติงานเป็นสำคัญ

ความจำเป็นประเภทป้องกัน   เป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมที่จะปรากฏในอนาคตเป็นปัญหาที่มีเครื่องชี้หรือส่อว่าจะเกิดขึ้นอย่างแน่นอนในอนาคต ดังนั้น เพื่อป้องกันมิให้ปัญหานั้นเกิดขึ้นในอนาคต จึงทำการฝึกอบรมเสียก่อนในปัจจุบัน ความจำเป็นประเภทนี้มีลักษณะเหมือนกับความจำเป็นที่ปรากฏชัดแจ้งนั่นเอง ตัวอย่างที่  เห็นได้ชัดเจน ได้แก่  หน่วยงานจะติดตั้งเครื่องมือเครื่องใช้ใหม่ๆ ในการปฏิบัติงาน และจะเริ่มใช้เครื่องมือใน 6 เดือนข้างหน้า และพนักงานมาปฏิบัติหน้าที่อยู่ยังไม่คุ้นเคยกับเครื่องมือชนิดนั้น ฉะนั้นปัญหาที่จะเกิดขึ้นอย่างแน่นอนก็คือพนักงานจะทำงานไม่ได้ผลอย่างเต็มที่ (ปัญหาการทำงานไม่ได้ผลอย่างเต็มที่ในปัจจุบันยังไม่เกิดขึ้น)  ในระยะนี้ย่อมจะเกิดความจำเป็นในการฝึกอบรมสำหรับอนาคตขึ้น และเพื่อป้องกันมิให้เกิดปัญหาขึ้นทางหน่วยงานจึงต้องทำการฝึกอบรมเกี่ยวกับเครื่องมือเครื่องใช้ชนิดใหม่ๆ นั้น ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนอีกกรณีหนึ่งก็คือ พนักงานที่จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งจากพนักงานธรรมดาขึ้นเป็นหัวหน้างานในอีก 3 เดือนข้างหน้า จะเกิดความจำเป็นในการฝึกอบรมสำหรับอนาคตขึ้นเขาเหล่านั้นจะประสบปัญหาเกี่ยวกับการบริหารและการปกครองบังคับบัญชาคนอย่างแน่นอน  ดังนั้น เป็นการป้องกันมิให้เกิดปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นในอนาคต จึงต้องฝึกอบรมเกี่ยวกับการบริหารงานแก่บุคคลเหล่านี้เสียก่อนในปัจจุบัน

ความจำเป็นประเภทพัฒนา   เป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมที่มุ่งปรับระดับความสามารถของบุคคลและขององค์การทั้งในปัจจุบันและอนาคต ความจำเป็นประเภทนี้มิได้ก่อให้เกิดปัญหาในการปฏิบัติงานแต่อย่างใด องค์การสามารถปฏิบัติภารกิจต่างๆ ลุล่วงตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ทุกประการ พนักงานทุกคนก็ยังเกิดความพึงพอใจในงานของตน แต่เนื่องจากองค์การต้องการที่จะยกระดับความสามารถของบุคคลและผลงานขององค์การให้สูงขึ้นจากเดิม ซึ่งการจะให้เป็นไปดังว่านั้นได้ จำเป็นต้องอาศัยการฝึกอบรม ฉะนั้นจึงต้องว่ามีความจำเป็นในการฝึกอบรมเกิดขึ้นแล้ว โดยไม่ต้องทำการค้นหาอีก ตัวอย่างของโครงการฝึกอบรมที่จัดขึ้นมาเพื่อตอบสนองความจำเป็นประเภทนี้ ได้แก่ การจัดให้มีการบรรยายพิเศษในหัวข้อที่น่าสนใจให้พนักงานฟัง เช่น โครงการฝึกอบรมเพื่อยกระดับความสามารถของพนักงาน โครงการอบรมภาษาอังกฤษเป็นต้น

อาจกล่าวได้ว่าวิธีการแบ่งประเภทการฝึกอบรมทั้ง 2 แบบนั้นต่างก็เป็นการกล่าวถึงสิ่งเดียวกัน เพียงแต่เป็นการมองคนละแง่มุมเท่านั้น  โดยทั่วไปแล้วหน่วยงานบางแห่งอาจเกิดความจำเป็นในการฝึกอบรม อาจเกิดขึ้นหลายลักษณะในขณะเดียวกันก็เป็นได้  เพราะฉะนั้นบางครั้งบุคคลคนเดียวกันหรือกลุ่มเดียวกัน อาจต้องเข้ารับการฝึกอบรมในหลายๆ โครงการทั้งนี้ก็เพื่อตอบสนอง ความจำเป็นเหล่านั้น และบางครั้งการฝึกอบรมโครงการหนึ่งก็อาจจัดขึ้นเพื่อตอบสนองความจำเป็นหลายๆ ลักษณะก็มี