เทคนิคในการหาความจำเป็นในการฝึกอบรม

เทคนิคในการหาความจำเป็นในการฝึกอบรม

การสำรวจวิเคราะห์หาความจำเป็นทั้ง 5 ขั้นตอนที่กล่าวมาข้างต้น มีเทคนิคหรือวิธการที่นิยมใช้กัน 5 วิธี คือ

1. การสัมภาษณ์ (Interview)  การสัมภาษณ์ผู้ทำงานในระดับต่างๆนับว่าเป็นเครื่องมือในการหาความจำเป็นในการฝึกอบรมที่ดีวิธีหนึ่ง เพราะการสัมภาษณ์จะทำให้ทราบปัญหาได้ดีโดยเฉพาะในเรื่องเกี่ยวกับทัศนคติ ความรู้สึกนึกคิด ผู้สัมภาษณ์ไม่จำเป็นต้องถามหรือพูดถึงเรื่องการฝึกอบรมว่าเขาต้องการฝึกอบรมอะไร เพียงแต่ถามถึงปัญหาข้อขัดข้อง อุปสรรคในการทำงาน ความคิดเห็นเกี่ยวกับการทำงาน รวมทั้งความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีการแก้ไข เพื่อประมวลสิ่งเหล่านี้แล้วนำไปวิเคราะห์เพื่อจะได้ทราบว่าพนักงานมีความจำเป็นต้องฝึกอบรมในเรื่องใดบ้าง
2.  กรส่งแบบสอบถาม (Questionnaire)  การรวบรวมข้อมูลวิธีนี้นิยมใช้กันมากเพราะเหมาะกับการรวบรวมข้อเท็จจริงจากคนจำนวนมาก ซึ่งสามารถทำได้รวดเร็วและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อย แบบสอบถามโดยทั่วไปมีอยู่ 2 แบบ คือ แบบที่กำหนดคำตอบไว้ให้เลือกและแบบเปิดโอกาสให้ตอบโดยอิสระ

ข้อดีของการใช้แบสอบถาม คือ ผู้ตอบไม่ต้องประจันหน้ากับผู้สัมภาษณ์การแสดงความคิดเห็นอาจถูกต้องตรงกับความเป็นจริงมากกว่า  ทั้งนี้และทั้งนั้นก็ขึ้นอยู่กับการออกแบบสอบถามว่าจะสามารถได้ข้อมูลตรงกับจุดที่ต้องการหรือไม่ ประเด็นต่างๆที่นำมากำหนดในแบบสอบถามส่วนใหญ่ก็เป็นทำนองเดียวกับการสัมภาษณ์นั่นเอง

1. การสังเกต (Observation)  เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลวิธีหนึ่ง ซึ่งโดยปกติมักจะใช้ประกอบกับวิธีอื่น เพราะการสังเกตเพียงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอาจได้ข้อมูลไม่ครบถ้วนอย่างไรก็ดีการสังเกตบางครั้งก็ช่วยให้เห็นสภาพการณ์บางอย่าง ซึ่งไม่สามารถจะค้นพบจากการรวบรวมวิธีอื่น
2. การศึกษาค้นคว้า (Study)  หมายถึงการค้นคว้าข้อเท็จจริงจากเอกสารที่มีอยู่ในองค์การ เช่น รายงานประจำปี รายงานการปฏิบัติงานบันทึกการร้องทุกข์ และรายงานการประชุม เป็นต้น
3. การประชุม (Meetings)  เป็นวิธการรวบรวมข้อมูลอีกวิธีหนึ่ง ที่จะช่วยบอกข้อเท็จจริงอย่างคร่าวๆ การประชุมนั้นโดยปกติมักเป็นการประชุมผู้บังคับบัญชาของหน่วยงานในองค์การเพื่อพิจารณาปัญหาต่างๆ และหาวิธีการแก้ไข ซึ่งบางปัญหาก็อาจจะต้องแก้ไขด้วยการฝึกอบรม

วิธีที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลทั้ง 5 ประการ ดังกล่าวมานี้ การส่งแบบสอบถามนับว่าเป็นวิธีที่นิยมใช้กันแพร่หลายมากที่สุด อย่างไรก็ตามถ้าเป็นไปได้แล้ว หากนำวิธีการอื่นมาใช้ ประกอบด้วยก็ย่อมจะทำให้ข้อเท็จจริงที่ได้รับ มีความเที่ยงตรงยิ่งขึ้น