การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ในงาน สวัสดิการ
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ในงาน สวัสดิการ
เมื่อกล่าวถึงระบบสวัสดิการในองค์การ ย่อมไม่อาจเลี่ยงได้กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ อย่างแน่นอน ซึ่ง ทุกอย่างล้วนสัมพันธ์กับคน ในที่นี้ก็คือพนักงานนั่นเอง การจัดสวัสดิการในองค์การมีหลายรูปแบบซึ่ง มีทั้งที่กฎหมายกำหนด หรือ เป็นสวัสดิการที่บริษัทจัดขึ้น ให้กับพนักงานของตน เพื่อเป็นขวัญกำลังใจ หรือแม้กระทั่งการจูงใจ หรือธำรงรักษาบุคลากรของตน รูปแบบต่างๆ ของสวัสดิการ เช่น เงินค่ารักษาพยาบาล ค่าคลอดบุตร ค่าเยี่ยมไข้ งานมงคลสมรส เป็นต้น
ลักษณะสวัสดิการเหล่านี้ เมื่อมีจำนวน รูปแบบที่หลากหลายก็ยากที่จะควบคุม หรือ รายงานผลได้อย่างถูกต้องและทันท่วงที ส่งผลกระทบต่อความล่าช้าของงานที่ตนปฏิบัติ และยังก่อให้เกิดความไม่น่าเชื่อถือกับฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ ได้ เพราะข้อมูลที่นำเสนอนั้น ล่าช้า ไม่ถูกต้อง ไม่สามารถจัดการและควบคุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อให้เกิดความสะดวกในการบริหารงานสวัสดิการนั้น ทางนักบริหารทรัพยากรมนุษย์จึงควรที่จะ มีการจัดแบ่งหมดหมู่ ประเภทของสวัสดิการ อาทิเช่น สวัสดิการเฉพาะตัว สวัสดิการครอบครัวพนักงาน และนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับประยุกต์ใช้ ให้เหมาสม ซึ่งในที่นี้ไม่จำเป็นจะต้องมีโปรแกรมสำเร็จรูปที่ราคาแพง หรือ ต้องมีการจัดจ้างให้เขียนโปรแกรมต่างๆ ให้ยุ่งยากและเสียเวลา
ขั้นตอนการพัฒนาและประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ในงานสวัสดิการ สามารถทำได้ดังนี้
- พิจารณาประเภทสวัสดิการทั้งหมด แยกหรือจัดหมวดหมู่ตามความเหมาะสม
- เลือกใช้โปรแกรมที่มีอยู่ เช่น Microsoft Office เช่น Access , Excel ในการจัดเก็บข้อมูล
- การจัดเก็บนั้นควรแยกเก็บตามประเภท รวมถึงเรียงตามวัน เดือน ปี เพื่อการสืบค้น หรือ การนำเสนอรายงานได้อย่างรวดเร็ว
- ควรมีการบันทึกข้อมูล อย่างสม่ำเสมอ เพื่อความถูกต้อง ของข้อมูล
- เมื่อมีการจัดเก็บหรือรายงานผลได้อย่างแม่นยำ แล้ว ในขั้นต่อไป ควรพัฒนาระบบที่มีอยู่นั้นให้มีความสะดวก รวดเร็วในการใช้งาน เช่น ในการบันทึก หรือการรายงานผล และอาจรวมถึงการให้สัมพันธ์กันกับระบบประวัติพนักงาน ที่มีอยู่ในฝ่าย เพื่อให้สามารถตรวจสอบสถิติได้อย่างรวดเร็ว
สำหรับหน่วยงานที่มีระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในการบริหารทรัพยากรมนุษย์อยู่แล้ว ควรศึกษา รายละเอียดของโปรแกรมหรือระบบ ที่ใช้อยู่นั้นสามารถรองรับกับการบริหารจัดการด้านสวัสดิการได้เพียงใด ในมีขั้นตอนต่างๆดังต่อไปนี้
- ตรวจสอบโปรแกรมสำเร็จรูปต่างๆ ที่ใช้อยู่ว่าสัมพันธ์กับระบบการจัดการงานสวัสดิการ หรือไม่ เพียงใด
- วิเคราะห์ระบบที่มีอยู่ว่าหากนำมาใช้ประกอบกับงานสวัสดิการแล้วจะต้องเพิ่มเติมส่วนใด และมีระบบความปลอดภัย หรือระบบการใช้งาน หรือการเข้าถึงข้อมูล ปลอดภัยเพียงใด เพราะบางครั้งข้อมูลต่างๆ นั้นอาจเป็นความลับที่ไม่ควรเปิดเผยผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องได้รับทราบ เช่น ข้อมูลค่ารักษาพยาบาล ของพนักงานที่ป่วยเป็นโรคติดต่อร้ายแรง เป็นต้น
- เมื่อวิเคราะห์โปรแกรม หรือระบบที่ใช้อยู่แล้ว หากสามารถพัฒนา หรือใช้ร่วมกันได้ก็จะทำให้สามารถลดค่าใช้จ่าย และที่สำคัญยังทำให้เกิดความสัมพันธ์ในลักษณะงานภายในฝ่าย ทำให้เกิดความสามัคคี ยิ่งขึ้น และทำให้มีการทำงานอย่างเป็นระบบและเป็นขั้นตอน มีการส่งข้อมูลต่างๆ ให้แก่ผู้รับผิดชอบในระบบ หรือโปรแกรมที่ตนเองรับผิดชอบอยู่
- การจัดทำรายงาน ควรตรวจสอบถึงความต้องการขององค์การ หรือของฝ่ายว่าต้องการรูปแบบใด ควรจะสรุปให้ชัดเจน หากมีการปรับเปลี่ยน หรือมีความต้องการวันละหลายๆแบบ บางครั้งโปรแกรมหรือระบบไม่สามารถรองรับได้แต่ต้น ทำให้เกิดปัญหาล่าช้า หรือรายงานผิดพลาด และในที่สุดก็จะกลับมาใช้ระบบการบันทึก Excel หรือ Access เหมือนเดิมและจะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ในการทำงานดังที่กล่าวมาข้างต้น
ลักษณะการทำงานเช่นนี้สามารถลดกำลังคนที่จะดูแลงานด้านสวัสดิการลงได้ ปัจจุบันไม่ค่อยมีบริษัทพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปนี้ขายเป็นการเฉพาะ เพราะฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ไม่ค่อยให้ความสำคัญเท่าที่ควร เนื่องจากความถี่ในการใช้งานน้อยกว่าโปแกรมสำเร็จรูป ในด้านการจ่ายค่าจ้าง เงินเดือน
ดังนั้น นักบริหารทรัพยากรมนุษย์จึงควรเป็นทั้งนักวิเคราะห์ วางแผน และออกแบบระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่ตนเองใช้ได้ ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องปฏิสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่นเช่น แผนก IT ต้องมีการเขียนโปรแกรม เขียนรายงาน ต่างๆ บางครั้งความต้องการของเราไม่สามารถถ่ายทอดให้ แผนก IT เข้าใจได้ ทำให้ไม่สามารถเขียนโปรแกรมหรือ เขียนรายงานได้ตรงตามความต้องการของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
อย่างไรก็ตาม บริษัทพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปการจัดสวัสดิการพนักงาน ( Welfare Module) ให้สามารถเชื่อมโยงกับโปรแกรมสำเร็จรูปการจ่ายค่าจ้าง เงินเดือน เพราะถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของระบบบริหารค่าจ้าง เงินเดือน เท่ากับว่าเป็นการเพิ่มศักยภาพในการขายโปรแกรมสำเร็จรูปได้อย่างมาก.