ลักษณะการบริหารงานยุคเทคโนโลยีสารสนเทศ

ลักษณะการบริหารงานยุคเทคโนโลยีสารสนเทศ

ถ้าองค์การใดประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะทำให้เกิดประโยชน์มากมาย กล่าวคือ สามารถลดกำลังคนได้มากในกระบวนการปฏิบัติงาน พนักงานมีเวลามากพอที่จะคิดวิเคราะห์ ทบทวนงาน สะดวกต่อการติดต่อสื่อสารและติดตามงาน ช่วยลดพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มข้อมูล และช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น โดยเฉพาะลักษณะงานที่ต้องปฏิบัติเป็นประจำซ้ำซาก เราสามารถใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจัดการประมวลผล เพื่อสืบค้นข้อมูลได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

ข้อคิดอีกประการหนึ่ง คือ การจัดเก็บข้อมูลข่าวสารในลักษณะของข้อมูลดิบ ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์เต็มที่ หากแต่ต้องจัดเก็บในรูปของความรู้ หรือเป็นบทสรุปเชิงวิเคราะห์ จะให้ประโยชน์ได้มากกว่า กล่าวคือ ต้องจัดเก็บเฉพาะข้อมูลข่าวสารที่ผ่านกระบวนการวิเคราะห์ ตีค่า และประมวลผลแล้วเท่านั้นที่สมควรทำการจัดเก็บ และคุ้มค่าที่จะลงทุนโดยใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ

ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญต่อระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ มิใช่นำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในการบริหารงาน แต่ไม่เปลี่ยนพฤติกรรมการทำงาน ผลที่ได้ก็จะไม่คุ้มค่ากับค่าใช้จ่ายที่ลงทุนและเป็นการสูญเปล่าอย่างน่าเสียดาย

ตัวอย่างไม่ดีและไม่ควรเลียนแบบที่เรามักจะพบเห็นบ่อยครั้ง และถือเป็นการสูญเสียทรัพยากร กล่าวคือ พนักงานในสำนักงานจำนวนมากใช้คอมพิวเตอร์ทำงานแทนเครื่องพิมพ์ดีด โดยผู้บริหารร่างเอกสารด้วยมือ แล้วให้เลขา เอาไปพิมพ์ลงบนคอมพิวเตอร์ ซึ่งแสดงให้เห็นนิสัยในการทำงานที่เหมือนเดิม คือ ใช้คอมพิวเตอร์แทนเครื่องพิมพ์ดีด ซึ่งถือเป็นความสูญเปล่าโดยไม่รู้ตัว

เราจะต้องทำความเข้าใจอีกมากในการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์และสารสนเทศ เพื่อจัดการกระบวนการทำงาน ขอย้ำว่าเป็นการจัดการกระบวนการทำงาน ส่วนเนื้อหาสาระของงาน ยังคงต้องอาศัยมันสมองของมนุษย์อยู่ดี การที่คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศจะจัดการกระบวนการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต้องเป็นกระบวนการที่นิ่งและเป็นมาตรฐานระดับหนึ่งแล้ว มิใช่เป็นกระบวนการที่วันนี้ทำแบบหนึ่ง พรุ่งนี้ทำอีกแบบหนึ่ง คำว่านิ่ง คือ ต้องเปลี่ยนแปลงโดยใช้เวลาระยะหนึ่ง อาจเป็นเดือน เป็นปี หรือหลายปี

การพัฒนางานจนมีอาการนิ่งหรือคงที่ ลำดับต่อไปก็คือ การทำให้เป็นมาตรฐาน อาการนิ่งและคงที่แค่ไหน จึงจะคุ้มค่าต่อการลงทุนทางด้านคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ นั่นคือความยากที่ผู้บริหารจะตัดสินใจว่าจะลงทุนหรือไม่ อย่างไร หรือเมื่อใด

ในแวดวงนักคอมพิวเตอร์นักเขียนโปรแกรมสำเร็จรูป ต่างยอมรับว่าโปรแกรมที่ทำยากที่สุด คือ โปรแกรมทางด้านการตลาด และโปรแกรมการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์  เพราะลักษณะงานส่วนใหญ่เป็นข้อมูลเชิงคุณภาพ มากกว่าเชิงปริมาณ มีการปรับเปลี่ยนผกผันอยู่ตลอดเวลา และมีความไวต่อสภาพแวดล้อมค่อนข้างสูง

ผู้ทำงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ต้องมีความรู้ ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ทั้งนี้เพื่อช่วยย่นระยะเวลาในกระบวนการทำงาน และช่วยลดข้อผิดพลาดได โดยเฉพาะความผิดพลาดที่เกิดจากภาวะปกติวิสัยของมนุษย์ 

องค์การได้นำเอาความสามารถของคอมพิวเตอร์มาใช้แบบเฉพาะเครื่องเฉพาะจุด และได้พัฒนามาเป็นการจัดวางระบบเครือข่ายในรูปของ LAN  หรือจะขยายเครือข่ายให้ทั่วทั้งองค์การและใช้ได้มากหน้าที่ ไม่เฉพาะหน้าที่หนึ่งหน้าที่ใดของงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ เช่น การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การติดต่อสื่อสาร การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารและความรู้ เป็นต้น ที่เรารู้จักกัน คือ ระบบ อินทราเน็ต   พัฒนาการของระบบนี้เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารภายในได้ดีทีเดียว

โดย : ประเวศน์  มหารัตน์สกุล