ขั้นตอนในการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน
1. กำหนด / ทบทวนวิสัยทัศน์ ภารกิจและกลยุทธ์ขององค์กร
การกำหนดหน้าที่หลักขององค์กร หรือที่เรียกว่า ภารกิจนี้ จะต้องสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กร เช่น วิสัยทัศน์ของบริษัท คือ “ เป็นองค์กรที่มีความเชี่ยวชาญในการผลิต .....................................” ดังนั้น ภารกิจของเรา จะต้องบอกได้เลยว่าจะต้องทำอะไรบ้าง เพื่อจะบรรลุวิสัยทัศน์นี้ได้ เช่น เราจะมีวิธีการในการผลิต.......................อย่างไร จะฝึกอบรมให้พนักงานที่มีอยู่เชี่ยวชาญใน............................................อย่างไร ฯลฯ
ภารกิจนี้ เปรียบเสมือนใบกำหนดหน้าที่งานในระดับองค์กร ถ้าเรากำหนดภารกิจหลักไม่ครบถ้วน ย่อมส่งผลต่อความครบถ้วนของหน้าที่หลักของหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร
2. จัดทำใบกำหนดหน้าที่งานของแต่ละฝ่าย / ส่วน
2.1 ภารกิจหลักขององค์กรถูกกระจายสู่หน่วยงานต่างๆ ครบถ้วนหรือไม่
ในการกระจายภารกิจหลักสู่หน่วยงาน ควรเริ่มจากการนำเอาภารกิจหลักมาแตกออกเป็นภารกิจย่อยๆ แล้วนำมาทำตารางไขว้กับหน่วยงานที่เราต้องการจะมี เช่น
2.2 การจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสมหรือไม่
การจัดโครงสร้างการบริหารงานที่มีประสิทธิภาพนั้น จะต้องคำนึงถึงการใช้ทรัพยากรด้วย ทรัพยากรในที่นี้ หมายถึงทรัพย์สินต่างๆ เช่น เครื่องจักร อุปกรณ์ อาคารสถานที่ และกำลังคน ฯลฯ ซึ่งจะต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับภารกิจและขนาดขององค์กร
2.3 ถูกต้องตามหลัก Check and Balance หรือไม่
การกระจายภารกิจหลักขององค์กร ไปสู่ฝ่าย / ส่วนต่างๆ จะต้องคำนึงถึงหลักของการตรวจสอบและสมดุลได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของการบริหารทรัพย์สิน หรือเงิน ภารกิจที่แต่ละหน่วยงานรับผิดชอบนั้น จะต้องสามารถตรวจสอบได้โดยมีฝ่าย / ส่วนอื่นๆ เช่น ฝ่าย / ส่วนที่ทำหน้าที่ใช้วัตถุดิบ ไม่ควรจะทำหน้าที่ในการจัดซื้อวัตถุดิบ หรือไม่ควรเป็นผู้จัดเก็บวัตถุดิบเอง
เมื่อกระจายภารกิจหลักสู่หน่วยงานต่างๆ แล้ว ให้จัดทำใบกำหนดหน้าที่ของฝ่าย / ส่วน ตามตัวอย่าง ดังนี้
3. จัดทำใบกำหนดหน้าที่งานของแต่ละตำแหน่งงาน
การกระจายหน้าที่หลักของฝ่าย / ส่วนไปยังตำแหน่งงาน มีการดำเนินการเหมือนกับการกระจายภารกิจหลักขององค์กรสู่ฝ่าย / ส่วน โดยแบ่งออกเป็น 2 ขั้นตอน ดังนี้
3.1 จัดทำตารางไขว้ (Matrix) ระหว่างหน้าที่หลักของหน่วยงาน กับตำแหน่งงาน
3.2 กำหนดหน้าที่หลักและกิจกรรมหลักของตำแหน่งงาน
เมื่อกระจายหน้าที่หลักสู่ตำแหน่งงานเสร็จแล้ว ให้จัดทำใบกำหนดหน้าที่งานของตำแหน่งงานต่อไปว่าตำแหน่งงานนั้นมีกิจกรรมอะไรบ้างที่จะมารองรับหน้าที่หลักที่ได้รับมาจากฝ่าย / ส่วน เช่น
จุดเริ่มต้นของการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานที่มีประสิทธิภาพ อยู่ที่ระบบการกระจายภารกิจและหน้าที่หลัก จากระดับองค์กรสู่ตำแหน่งงานอย่างเป็นระบบ
อ้างอิงจาก : หนังสือเทคนิคการจัดทำ Job Description บนพื้นฐานของ Competency และ KPI
โดยคุณ ณรงค์วิทย์ แสนทอง