ส่วนต่างๆที่สำคัญของการเขียน J.D.

เอกสารบรรยายลักษณะงาน (Job Description)

เอกสารบรรยายลักษณะงานเป็นเอกสารที่เขียนขึ้นเพื่อพรรณนาเกี่ยวกับงานและหน้าที่ต่างๆที่ต้องทำในงานนั้นๆ แบบฟอร์มของเอกสารบรรยายลักษณะงานไม่ได้กำหนดไว้แน่นอน หากแต่ปรับเปลี่ยนไปตามความเหมาะสมของแต่ละหน้าที่งาน และในแต่ละองค์การ แต่อย่างน้องเอกสารบรรยายลักษณะงานต้องประกอบไปด้วย ส่วนประกอบสำคัญ 3 ส่วน ได้แก่

1. ส่วนของชื่องาน (Job Title)
2. ส่วนของรายละเอียดที่ระบุเกี่ยวกับงาน (Job identification section)
3. ส่วนของหน้าที่งาน (Job Duties)

 ซึ่งอธิบายแต่ละส่วนได้ดังนี้

ส่วนของชื่องาน (Job Title)

ในส่วนที่ระบุชื่องานนี้มีความจำเป็นอย่างมากในการกำหนดชื่องานที่ดีนั้น John Patton, C.L Littlefield  และ Allen Self  เสมอว่าควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

1. ควรมีการระบุให้เห็นหน้าที่งาน (Functional)  คือสามารถเป็นตัวชี้นำให้เห็นได้ชัดเจนได้มากที่สุดว่าลักษณะส่วนประกอบที่เป็นเนื้อหาของงานมีอะไรบ้าง
2. มีการแยกออกจากกันอย่างชัดเจน (Distinct)  หมายถึง ต้องสามรถแยกงานที่มีความแตกต่างจากงานอื่นที่อยู่ในกลุ่มให้แยกชัดเป็นงานๆไป
3. เข้ากันได้ (Familian)  นั่นคือ ชื่อของงานที่ตั้งขึ้นต้องสอดคล้องกับประเพณีปฏิบัติของธุรกิจนั้นทำอยู่
4. ต้องเป็นมาตรฐาน (Standard)  คือต้องเป็นเครื่องช่วยสนับสนุนกรเปรียบเทียบค่าจ้าง และเงินเดือนในระหว่างกิจการต่างๆ หรือในตลาดแรงงานด้วย

ส่วนของรายละเอียดที่ระบุเกี่ยวกับงาน (Job Identification)

ส่วนที่จะต่อจากชื่องาน ซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดที่จะทำให้ผู้อ่านได้ทราบถึงแผนกที่งานนั้นสังกัดอยู่ รหัสของงาน ชื่อของคนหรือตำแหน่งที่บังคับบัญชา รวมถึงวันที่จัดทำเอกสารบรรยายลักษณะงานนั้น บางครั้งก็จะบอกถึงค่าจ้าง หรือจำนวนผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาด้วย

ส่วนของหน้าที่งาน (Job Duties)

ส่วนที่จะประกอบไปด้วยคำที่บรรยายเกี่ยวกับหน้าที่งานทั้งหมด เป็นส่วนที่เขียนยากที่สุดในเอกสารบรรยายลักษณะงาน เพราะต้องระบุให้ชัดเจนถึงรายละเอียดหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติ โดยใช้ถ้อยคำน้อยที่สุด หลักทั่วไปแล้ว จะเรียงลำดับหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติเป็นข้อๆ และขึ้นด้วยด้วยคำกริยา บางครั้งหน้าที่งานนั้นๆ อาจระบุน้ำหนักขงงานหรือระยะเวลาในการปฏิบัติงานเป็นร้อยละก็ได้ เมื่อเครื่องมือต่างๆที่ใช้ในการทำงานในหน้าที่นี้ก็จะระบุไว้ในส่วนนี้ด้วยเช่นกัน

เอกสารระบุคุณสมบัติของงาน (Job Specification)

เอกสารระบุคุณสมบัติของงานคือ เอกสารที่ผู้ทำการวิเคราะห์งานการบรรจุคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับงานนั้นๆลงไป โดยทั่วไปแล้วข้อมูลที่จะนำมาทำเป็นเอกสารระบุคุณสมบัติของงานนี้ คือส่วนที่เราเรียกว่า ปัจจัยของงาน (Job Factors)  ซึ่งได้แก่ ทักษะที่จำเป็นสำหรับงาน , ประสบการณ์ของผู้ที่จะมาทำงาน หรือสมรรถนะทางกายภาพของผู้ที่ดำรงตำแหน่งนั้นๆ เป็นต้น เอกสารระบุคุณสมบัติของงานนี้มักนิยมใช้พ่วงท้ายต่อจากเอกสารบรรยายลักษณะงาน เพื่อความสะดวกต่อผู้อ่าน