ระยะเวลาของการประเมินผลแต่ละครั้ง

ระยะเวลาของการประเมินผลแต่ละครั้ง

ดังที่ได้กล่าวในตอนต้น ว่าวัตถุประสงค์ของการประเมินผลการปฏิบัติงานในเอกสารฉบับนี้มุ่งแต่เรื่องของการพิจารณาจ่ายค่าตอบแทนหลังจากการปฏิบัติงานไปได้ระยะหนึ่งเท่านั้น  มิได้มุ่งในเรื่องการประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อประกอบการฝึกอบรม ดังนั้นประเด็นที่จะกล่าวถึงต่อมาก็คือระยะเวลาของการประเมินผลแต่ละคราวควรห่างกันเท่าไรหรือเมื่อไรจึงจะประเมินผลสักที

เมื่อการประเมินผลการปฏิบัติงานไปสัมพันธ์กับเรื่องการพิจารณาค่าตอบแทน การประเมินผลดังกล่าวจึงไปสัมพันธ์กับเรื่องของงบประมาณของหน่วยงาน สัมพันธ์กับระบบบัญชีเงินเดือน สัมพันธ์กับขั้นและตำแหน่งที่มีอยู่อีก ดังนั้นจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะมีการประเมินผลบ่อยๆ ยิ่งกว่านั้นการประเมินผลการปฏิบัติงานบ่อยๆ ก็จะทำให้การประเมินผลหมดความหมายไป กลายเป็นงานประจำมากเกินไป ด้วยเหตุดังกล่าว โดยทั่วไปจึงจัดให้มีการประเมินผลมีละครั้ง แต่นั้นไม่ได้หมายความว่ากระบวนการประเมินผลจะต้องกระทำอย่างต่อเนื่องเพื่อสามารถวัดผลได้อย่างแท้จริง ว่าพนักงานคนใดมีความสามารถกว่าอีกคนหนึ่ง 

ดังนั้นการวัดผลงานจึงเป็นการวัดผลงานทั้งปี มิใช่วัดผลงานตอนสิ้นปี และเพื่อให้การประเมินเป็นไปอย่างเที่ยงตรงก็ควรมีการรวบรวมผลงานเป็นระยะๆ ไป เช่น เดือนละครั้ง สองเดือนครั้ง หรืออาจจะสามเดือนครั้ง  แต่ไม่ควรจะนานกว่านี้เพราะจะทำให้ข้อมูลบางส่วนขาดหายไป นอกจากนั้นขั้นตอนการติดตามผลงานอย่างสม่ำเสมอยังช่วยให้มีโอกาสแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นในระหว่างนั้นได้อีกด้วย  ซึ่งการไปติดตามผลงานตอนสิ้นปีทีเดียวย่อมไม่ช่วยให้เกิดการแก้ไขอะไรมากนัก

Edwin B. Flippo  ได้เสนอแนะว่าสำหรับพนักงานที่ทำงานอยู่แล้วควรจะมีการประเมินผลการปฏิบัติงานปีละ 2 ครั้ง แต่ถ้าเป็นพนักงานใหม่ก็อาจจะประเมินผลมากครั้งขึ้น

นอกจากนั้นการประเมินผลก็ไม่จำเป็นต้องประเมินพนักงานทุกคนพร้อมกัน แต่จะใช้การพิจารณาจากวันบรรจุเข้าปฏิบัติงานเป็นหลักและหลังจากนั้นทุกๆ หกเดือนจะมีการประเมินผลพนักงานคนนั้น วิธีนี้ทำให้หัวหน้างานรู้สึกไม่เป็นภาระที่จะต้องไปประเมินผลพนักงานของตนพร้อมกันไปทีเดียว.