หลักการเขียน job description (รวบรวมบทความน่ารู้ - ลิงค์ตัวอย่าง)
Job Description - Presentation Transcript
1.เทคนิคการจัดทำ Job Description
2...... โดยธรรมชาติของมนุษย์ ทุกคนย่อมมีจุดบกพร่องในตนเอง พวกเราทุกคนจึงไม่ต่าง จากถังน้ำที่มีรอยแตกรั่ว ไม่มีใครที่เกิดมาเป็นเช่นดังถังน้ำที่สมบูรณ์แบบไม่มีที่ติ แต่อย่างไรก็ตามความบกพร่องหรือรอยรั่วจะไม่เป็นปัญหา เมื่อทุกคนรู้ถึงจุดบกพร่องของตัวเอง แล้วปรับให้เข้ากับชีวิตใช้จุดบกพร่องเสริมสร้างพลังผลักดันพัฒนาตัวเองให้มากยิ่งๆขึ้นไป ..... .... โดยเฉพาะอย่างยิ่งในชีวิตการทำงาน อย่าได้คิด น้อยเนื้อต่ำใจในตำแหน่งหน้าที่ของตนที่อาจไม่เทียบเท่า กับใครอีกหลายๆคน แต่จงคิดเสียว่าองค์กรทุกองค์กรย่อม ประกอบด้วยคนอยู่มากมายหลายตำแหน่งหน้าที่ ทุกคนต่าง มีหน้าที่รับผิดชอบของตัวเองและต่างก็เป็นส่วนประกอบที่ สำคัญที่ทำให้องค์กรอยู่รอด จะขาดคนใดคนหนึ่งไปเสียไม่ได้
3.นอกจากนี้ในระดับของผู้บริหาร เรื่องนี้ยังได้แง่คิดที่ดีในการปกครองคน ในฐานะของผู้บริหาร ท่านควรจะเข้าใจจุดด้อยหรือจุดบกพร่องของผู้ที่อยู่ ใต้บังคับบัญชาของตัวเอง หรือที่เรียกว่า “ใช้คนให้เป็น” กระจายงานตาม ความถนัดของแต่ละคน เปิดใจให้กว้างมองหาจุดดีในจุดด้อย ไม่ปล่อยให้ จุดบกพร่องหรือรอยแตกรั่วทวีรอยแตกร้าว จนไม่สามารถใช้ประโยชน์ใดๆ ได้อีกต่อไป เพียงเท่านี้ก็ช่วยให้คนทุกคนที่ต่างก็มีรอยแตกร้าวสามารถอยู่ ร่วมกันได้ ในที่สุดรอยรั่วก็จะเป็นเพียงแค่รอยจุดเล็กๆที่ไม่สามารถ กระเทือนกระทบถังสังคมใบใหญ่ได้อีกต่อไป
4.เทคนิคการจัดทำ Job Description
1. Job Description คืออะไร ?
2. ทำไมต้องจัดทำ Job Description ?
3. ปัญหาและข้อจำกัดของ Job Description ?
4. ใครควรเป็นผู้จัดทำ Job Description ?
5. การจัดทำ Job Description มีขั้นตอนอะไรบ้าง ?
6. แบบฟอร์มของ Job Description มีอะไรบ้าง ?
7. จะกรอกข้อมูลลงใน Job Description อย่างไร ?
8 . การนำ Job Description ไปใช้ประโยชน์
5.เอกสารที่บ่งบอกหรือแสดงให้เห็นว่างานในตำแหน่งงานนั้นๆต้องทำ อะไรบ้าง งานนั้นสำคัญต่อองค์กรอย่างไร มีความสัมพันธ์กับหน่วย งานหรือตำแหน่งอื่นอย่างไร และคนที่ทำงานในตำแหน่งงานนั้น จะต้องมีคุณสมบัติอย่างไร
1. งานตำแหน่งนั้นมีงานหลักอะไรบ้าง
2. งานหลักแต่ละด้านมีกิจกรรมหลักอะไรบ้าง
3. องค์กรคาดหวังอะไรจากงานหลักในแต่ละด้าน
4. ตำแหน่งนี้อยู่ตรงไหนของโครงสร้างองค์การ
5. ระดับความรับผิดชอบต่อองค์กรมีมากน้อยเพียงใด
6. คนที่มีคุณสมบัติแบบไหนจึงจะทำงานในตำแหน่งงานนี้ได้ 1. Job Description คืออะไร ?
6.Job Description มีประโยชน์ในการนำไปใช้ในการกำหนดแนวทาง คัดเลือกคนเข้าทำงาน , นำไปใช้ในการพัฒนา ฝึกอบรมบุคลากร 2. ทำไมต้องจัดทำ Job Description ?
7.1. ไม่มีการกำหนดภารกิจหลักขององค์การและหน้าที่หลักของหน่วยงานที่ชัดเจน 2. ใบกำหนดหน้าที่งานไม่ได้นำไปใช้งานอย่างจริงจัง 3. พนักงานไม่เคยเห็นใบกำหนดหน้าที่งานของตัวเอง 4. ใบกำหนดหน้าที่งานเก็บอยู่ที่ฝ่ายบุคคลหรือ HR 5. ผู้ปฏิบัติงานเป็นผู้เขียนใบกำหนดหน้าที่งาน 6. ใบกำหนดหน้าที่งานไม่ตรงกับงานที่ทำจริง 7. มีการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างตำแหน่งงาน 8. ใบกำหนดหน้าที่งานของหัวหน้ากับลูกน้องเหมือนกัน 9. ไม่มีระบบการทบทวนระบบการบริหารใบกำหนหหน้าที่งาน 10. ลอกแบบมาจากองค์กรอื่น 3. ปัญหาและข้อจำกัดของ Job Description ?
8.1. ผู้บริหารระดับสูง 2. ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ 3. ผู้บังคับบัญชาของหน่วยงาน 4. ผู้ดำรงตำแหน่งงาน 3. ใครควรเป็นผู้จัดทำ Job Description ?
9.1. กำหนด / ทบทวนวิสัยทัศน์ ภารกิจ และกลยุทธ์ขององค์กร 2. จัดทำใบกำหนดหน้าที่งานของหน่วยงาน 3. จัดทำใบกำหนดหน้าที่ของตำแหน่งงาน 3. การจัดทำ Job Description มีขั้นตอนอะไรบ้าง ? 10.2.1 ภารกิจหลักขององค์การถูกกระจายสู่หน่วยงานต่างๆครบถ้วนหรือไม่ 2.2 มีการจัดสรรทรัพยากรให้เมหาะสมหรือไม่ 2.3 ถูกต้องตามหลัก Check and Balance หรือไม่ 2. การจัดทำ Job Description ของหน่วยงาน
11.2.1 จัดทำตารางไขว้ ( Matrix ) ระหว่างหน้าที่หลักของหน่วยงานกับตำแหน่ง งาน 2.2 กำหนดหน้าที่หลักและกิจกรรมหลักของตำแหน่งงาน 3. การจัดทำ Job Description ของตำแหน่งงาน
12.
สิ่งแรก ที่ต้องดำเนินการก่อนที่จะออกแบบใบกำหนดหน้า ที่งานคือ
ต้องกำหนดก่อนว่าใบกำหนดหน้าที่งานจะต้องตอบคำถามดังต่อไปนี้
ตำแหน่งนี้คือตำแหน่งอะไร อยู่หน่วยงานไหน ?
ทำไมองค์การต้องมีตำแหน่งงานนี้ ?
ตำแหน่งงานนี้มีหน้าที่หลักอะไรบ้าง ?
องค์การคาดหวังอะไรจากตำแหน่งงานนี้ ?
งานตำแหน่งนี้ยากตรงไหน ?
สายการบังคับบัญชาเป็นอย่างไร ?
มีการทำงานร่วมกับหน่วยงานใดบ้าง ?
คุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งมีอะไรบ้าง ?
6. แบบฟอร์มของ Job Description มีอะไรบ้าง ?
13.
ข้อมูลทั่วไป ( Job Title )
วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน ( Job Purpose )
ความรับผิดชอบหลัก ( Key Responsibilities )
ความยากของงาน ( Major Challenge )
ความสามารถหลักประจำตำแหน่ง ( Key Competencies )
ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา ( Subordinate’s Responsibilities
ผังการบริหารงาน ( Organization Chart ) เฉพาะระดับผู้จัดการ แผนกขึ้นไป
ตัวอย่าง แบบฟอร์มของ Job Description
14.
การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น ( Working Relationship )
อำนาจดำเนินการ ( Authorization )
คุณสมบัติประจำตำแหน่ง ( Job Specifications )
วุฒิการศึกษา ( Education Background )
ประสบการณ์การทำงาน ( Professional Exp.)
ความสามารถประจำตำแหน่ง ( Key Competencies )
คุณสมบัติอื่นๆ ( Others)
ตัวอย่าง แบบฟอร์มของ Job Description ( ต่อ )
15.
ในการประเมินค่างาน
ในการสรรหาพนักงานใหม่ในองค์การ
ในการพัฒนาฝึกอบรม
ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน
ในการพัฒนาความก้าวหน้าในอาชีพ
8. การนำ Job Description ไปใช้ประโยชน์
16.ดังนั้นทุกวันที่ข้าเดินทางกลับบ้าน ข้าจะใช้น้ำที่รั่วจากตัวเจ้า โปรยรดเมล็ดดอกไม้อยู่ทุกวัน จนมันเติบโตกลายเป็นดอกไม้ ที่ผลิดอกสวยสดใส ถ้าหากไม่มีเจ้าและรอยรั่วในตัวของเจ้า ข้าคงไม่มีวันได้เชยชมดอกไม้งามพวกนี้เป็นแน่ จริงไหม ?” ... ชายชรายิ้มและพูดกับถังน้ำอย่างเอ็นดูว่า ... เจ้าถังน้ำเอ๋ย ... อย่าได้น้อยเนื้อต่ำใจไปเลย หากเจ้าไม่มีประโยชน์จริงอย่างที่เจ้าพูด ข้าก็คงเลิกใช้เจ้าไปนานแล้ว แต่ตรงกันข้ามข้าก็ยังเลือกใช้เจ้าอยู่เหมือนเดิมทุกวัน ถ้าเจ้าลองสังเกตสักนิดเจ้าจะเห็นว่าตลอดทาง ที่ข้าหาบน้ำกลับเข้ามาในหมู่บ้าน ข้างทางจะมีดอกไม้สวยๆหลากหลายพันธุ์ขึ้นอยู่เต็มไปหมด และที่สำคัญดอกไม้เหล่านั้นเติบโตงอกงามอยู่เพียงฝั่งเดียว คือฝั่งที่ข้าหาบเจ้าไว้เท่านั้น นั่นเพราะอะไรล่ะ ? ไม่ใช่เพราะ น้ำที่รั่วออกมาจากเจ้ารึ ? ที่ช่วยทำให้ดอกไม้เหล่านั้นเจริญงอกงาม เจ้าอยู่กับข้ามานานข้ารู้ดีถึงจุดบกพร่องของเจ้า ข้าจึงเลือกใช้ให้เกิดประโยชน์ ข้ารู้ว่าข้ามักจะหาบเจ้าไว้บนไหล่ด้านซ้ายเสมอ ข้าจึงโปรยเมล็ดดอกไม้ลงบนทางเดินด้านซ้ายมือของข้าเท่านั้น
ตัวอย่าง มือการจัดทำแบบบรรยายลักษณะงาน(Job Description) - กระทรวง
2552 ซึ่งประกอบด้วยจัดทำคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) สำหรับตำแหน่งต่าง ๆ ... คำอธิบายในการกรอกแบบฟอร์มแบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description)
https://appserver.mnre.go.th/portals/wsod/Documents/APRIL/22_04_52.doc
https://medicine.swu.ac.th/webmed/news_proj/vnews.asp?id=510230020
เอกสารคำบรรยายลักษณะงาน (Job description) ระบุถึงอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบของ แต่ละตำแหน่งงานอย่างชัดเจน ...
www.bcnnakhon.ac.th/home/download/Plan/038.doc