จดหมายสมัครงาน (Cover Letter Tips)
จดหมายสมัครงานเป็นด่านแรกที่ว่าที่นายจ้างเราจะเห็นเป็นอันดับแรก ส่วนตัวแล้ว ผมมักจะชอบอ่านจดหมายภาษาอังกฤษซะมากกว่าเนื่องจากงานที่ทำและพอจะกรองได้ระดับหนึ่งว่า คนสมัครงาน เป็น มากน้อยแค่ไหนการเขียนจดหมายที่ดีและทำให้เกิดความสะดุดตา เป็นเรื่องที่ควรพิจารณาเอาไว้บ้าง เนื่องจากองค์กรชั้นนำ มีคนมากมายต่างเขียนจดหมายรุมสมัครมากมายก่ายกอง ฉะนั้นการคัดทิ้งจึงเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ครับ หากด่านแรกเราไม่ผ่านเสียแล้วก็ยากครับ ที่จะไปถึงขั้นต่อไป เนื่องจากการสมัครงาน วัตุประสงค์แรกเลยก็คือ ทำอย่างไรจึงจะได้ รับการเชิญมาสัมภาษณ์ ส่วนจะได้หรือไม่ได้ ก็เอาไว้เป็นขั้นตอนถัดไป
เผอิญไปเจอเว็บไซต์นึงซึ่งขาย Package สำหรับเขียน Cover Letter แบบโดนใจเพื่อให้นายจ้างสนใจจะอ่าน Resumeของเราต่อ พอสรุปใจความได้ดังต่อไปนี้
1.หัวเรื่องอะสำคัญมากครับ ส่วนใหญ่เราไม่ค่อยได้ให้ความสำคัญกับหัวเรื่องซักเท่าไหร่ อันนี้เป็นอาวุธทำลายกลยุทธ "อ่านผ่านแล้วลงถัง" ควรเขียนด้วยตัวหนา 2 บรรทัดเป็นอย่างมาก ควรจะเข้าเป้าตรงประเด็นว่าทำไมคุณเหมาะกับงานนี้ หรือ ทำไมไม่ควรพลาดการนัดสัมภาษณ์คุณ มีตัวอย่าง 2 ตัวอย่างข้างล่างนี้ครับ
The reasons why I believe I may be the candidate you are looking for regarding the [job title].
I would love the opportunity to be interviewed in person for the position of [job title].
2.การจ่าหน้าถึงผู้รับ คนส่วนใหญ่มักใช้คำเริ่มต้นจาก 3 กลุ่มนี้
2.1 Dear Sir/Madam , To Whom It May Concern
2.2 Dear HR Director , VP-HR ,Hiring Manager
2.3 Dear Khun Passakorn , Dear Mr.Mitchell
ข้อ 2.1 ดูจะเป็นข้อที่มีคนเลือกใช้มากที่สุด แต่ในมุมมองเจ้าเว็บไซต์ดังกล่าวกลับเป็นข้อที่ไม่ควรใช้มากที่สุดหากหลีกเลี่ยงได้ ยิ่งTo Whom It May Concern หากหลีกเลี่ยงได้ควรหลีกเลี่ยง คุณควรทำการบ้านหน่อยว่า WHOM ของคุณอะคือใคร เอาให้ครบทั้งชื่อและนามสกุล ควรลองหาดูตามเว็บไซต์หรืออาจโทรไปหา เพราะว่าจริงๆแล้วส่วนใหญ่ในประกาศรับสมัครงานว่า คุณควรส่งจดหมายไปหาใคร ถ้าลงแค่ตำแหน่ง คุณอาจลองโทรไปถามกับว่าจริงๆแล้ว HR Director บริษัทที่คุณจะสมัครเค้าชื่อ-นามสกุลอะไร แต่หากหาไม่ได้ได้แต่ชื่อตำแหน่งก็คงไม่เป็นไร เพียงแต่นี่คือเคล็ดลับที่จะทำให้คนอ่านซึ่งต้องอ่านจดหมายรับสมัครงานหลายๆฉบับต่อวัน รู้สึกประทับใจ ส่วนข้อ 3 นั่นแหละเหมาะที่สุด
3.จดหมายไม่ควรบรรยายเกินหนึ่งหน้า มีการเว้นบรรทัดและเว้นช่องหรือเคาะ Space Bar ตามความเหมาะสมให้หายใจหายคอกันบ้าง ควรมีประมาณ ไม่เกิน 3 ย่อหน้า ไม้งั้นจะดูเยอะและพาลทำให้ขี้เกียจอ่าน เขียนขายตัวเองให้มากที่สุดที่ตรงตามคุณสมบัติที่เค้าประกาศไว้และแน่นอน อย่าโม้ อันไหนไม่เจ๋งอย่าเขียนลงไป วัตถุประสงค์ของเนื้อความ อาจบรรยายผลงาน ความสำเร็จ และคุณสมบัติของคุณที่ตรงกับที่เค้าต้องการ จำไว้ว่าวัตถุประสงค์ของจดหมายสมัครงานคือ ทำให้เค้าเรียกคุณสัมภาษณ์ให้ได้ อย่างอื่นค่อยว่ากันที่หลัง เพราะหากคุณไม่ได้ถูกเรียก อย่างอื่นก็ไร้ความหมาย อาจจะลงท้ายจดหมายว่า เราสนใจที่จะได้รับการสัมภาษณ์ หรือ เราจะให้รายละเอียดเพิ่มเติมที่น่าสนใจแก่เค้า หากเราได้รับการสัมภาษณ์ อะไรแบบเนี้ย If possible, can we make an appointment for an interview in next week? I have researched (company name) and am excited about this opportunity. I would love the chance to interview for this position and am available at your earliest convenience.
4.การปฏิบัติการ Double Action Theory,
ถ้าคุณส่งจดหมายไปแล้ว 2-3 อาทิตย์แล้วเงียบให้ใช้มุขนี้เพิ่มเติม อาจได้ผลหรือไม่ได้ผลแต่ก็ดีกว่าเงียบหายไปกับสายลม ให้เขียนจดหมายซ้ำไปอีกฉบับ โดยบรรยายเริ่มต้นว่าI realize you have probably received many applications for the [job title ]. I am extremely interested in this position and would love the opportunity to be interviewed. I am following up with this letter and my attached resume in case my originals were lost in first time around. แล้วก็ต่อด้วยจดหมายเดิมที่เขียนไว้ครั้งแรก
5.หลังจากได้รับการสัมภาษณ์แล้วต้องมีจดหมายติดตามอีกหนึ่งฉบับ(Follow Up Letter) อาจแสดงความขอบคุณ ความกรุณาที่ให้โอกาสสัมภาษณ์และเน้นย้ำว่าคุณสนใจงานนี้มากๆ หลายคนที่สัมภาษณ์มักลืมจดหมายสำคัญฉบับบนี้เนื่องจากอาจไม่ได้ใส่ใจ แต่จงจำไว้ว่า โอกาสสร้างความประทับใจและความแตกกต่างจากผู้สมัครคนอื่นมีแค่ครั้งเดียว
อ่านแล้วดูมั่นมากใช่ไหมครับ แต่อย่างไรก็ดี ก็คงต้องขึ้นอยู่กับนายจ้างแต่ละรายและสถานการณ์ด้วยครับ ส่วนที่ยกตัวอย่างมานี้น่าจะเหมาะกับนายจ้างต่างชาติที่ชอบคนมั่นใจๆ หน่อยแหละครับ
Source reference โดย philharmonics