งานที่ยากลำบากที่สุดสำหรับนักบริหาร (ตอนจบ)

 ใช้เวลากันอย่างไร
        จากการวิเคราะห์เวลาที่ใช้ไปโดยผู้บริหารระดับต่างๆ พบว่า โดยเฉลี่ยแล้วเพียง 25% ของเวลาที่ใช้ไปนี้เป็นการใช้ไปกับงานที่สำคัญจริงๆ เท่านั้น ส่วนอีก 75% กลับเอาไปใช้ทำอะไรต่อมิอะไรที่ไม่น่าจะต้องทำเอง เพราะสามารถให้คนอื่นทำให้ได้และที่ร้ายไปกว่านั้นก็คือ ยิ่งเป็นผู้บริหารระดับสูงขึ้นไป เวลาที่ใช้ไปกับงานที่ไม่จำเป็นยิ่งมีเปอร์เซ็นต์สูงขึ้น และซ้ำร้ายไปกว่านั้น ผู้บริหารในหน่วยงานของรัฐใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำงานที่ไม่ค่อยสำคัญเมื่อเทียบกับงานสำคัญที่ควรทำ
       
        คุณเองหล่ะ ลองนึกทบทวนดูว่าได้ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานสำคัญจริงๆ เช่น การหาวิธีการปรับปรุงและพัฒนาองค์การ และคนในองค์การ หรือการคิดถึงสินค้าใหม่ๆ ที่น่าสนใจมากพอหรือยัง
       
       คุณสมชายน่าจะทำได้
        เมื่อตำแหน่งงานเกิดว่างลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งตำแหน่งในระดับบริหาร การเฟ้นหาตัวบุคคลเพื่อแทนตำแหน่งที่ว่างลงอาจไม่จำเป็นต้องทำอะไรให้วุ่นวาย เพราะคนซึ่งเป็นรองในตำแหน่งนั้นอาจทำงานได้ดี และสามารถทดแทนตำแหน่งที่ว่างลงได้อย่างไม่มีปัญหาใดๆ เลย แต่มีข้อแม้ว่าเขาต้องได้รับการฝึกฝนอย่างดีจากผู้บังคับบัญชาของเขาโดยการมอบอำนาจให้ทำงานต่างๆ มามากพอแล้ว จึงเป็นหน้าที่ของคุณในฐานะผู้บริหาร ซึ่งจะต้องฝึกฝนผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อให้เขาสามารถรับช่วงงานของคุณได้เมื่อคุณต้องไปรับตำแหน่งใหม่ที่สูงกว่า
       
        ในบางครั้งการเลือกหาคนจากองค์การอื่นหรือหน่วยงานอื่นเพื่อมารับตำแหน่งที่ว่างลงก็เป็นทางออกที่ดี ถ้าหากเราต้องการให้องค์การมีอะไรใหม่ๆ เพราะคนจากนอกองค์การอาจจะให้แนวทางและวิธีการบริหารงานใหม่ๆ ซึ่งไม่เคยมีมาก่อน แต่บางทีคนที่เราคิดว่ามีความสามารถอาจจะเก่งเฉพาะกับงานที่ทำอยู่เดิม แต่สำหรับงานใหม่ที่จะให้เขาทำ อาจทำเขาให้กลายเป็นคนไร้ฝีมือได้ในพริบตา ดังนั้นจะมัวเสียเวลาและเสียเงินเสียทองกับการหาคนใหม่จากที่อื่นอยู่ทำไม ลองใช้คนของคุณเองที่มีอยู่ เขาอาจทำได้ดีกว่าที่คุณคาดไว้ด้วยซ้ำไป
       
       ข้ามาคนเดียว
        มีผู้บริหารมากมายที่มีความคิดว่าตัวเองแน่อยู่คนเดียว ถ้าปราศจากตัวเองแล้วงานต่างๆ ในองค์การจะไม่สามารถดำเนินไปได้เลย เขาเลยต้องทำอะไรต่อมิอะไรอยู่คนเดียวโดยไม่ยอมมอบหมายให้ใครทำแทน และไม่มีใครสักคนในบรรดาผู้ใต้บังคับบัญชาที่ได้รับการฝึกฝนการทำงานของเขา ก็ลองคิดดูว่าผลงานจากหน่วยงานหรือองค์การของเขาจะเป็นอย่างไร ถ้าคุณเป็นผู้บริหารประเภทนี้และไม่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งซะที ทั้งที่ทำงานมานานเต็มทน ก็อย่าได้สงสัยว่าทำไมถึงได้เป็นอย่างนั้น
       
       ต้องเป็นผู้ช่วยของลูกน้อง
        วิธีการบริหารแบบเก่าๆ ที่ว่าผู้บริหารนั้นมีผู้ใต้บังคับบัญชาไว้คอยช่วยเหลือในหารทำงานนั้นจะต้องเลิกใช้เสียที จากผลการวิจัยทางการบริหารของบริษัทไอบีเอ็ม ซึ่งเป็นบริษัทยักษ์ใหญ่ทางคอมพิวเตอร์ พบว่าแท้จริงแล้วผู้บังคับบัญชาจะต้องเป็นผู้คอยให้การช่วยเหลือแนะนำการทำงานให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา โดยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นคนทำงานให้ตน หาใช่ในทางกลับกันไม่
       
        เหตุผลประการสำคัญ ก็คือ ถ้าผู้บังคับบัญชาลงมือทำงานเสียเอง เขาก็มีเพียงสองมือ สองเท้า และหนึ่งมันสมอง จะทำอะไรได้มากมายนัก แต่ถ้าเขามอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำ โดยตัวเองควบคุมดูแล และให้ความช่วยเหลือ เขาก็จะมีมือ มีเท้า และมันสมองมากมายที่จะทำงานให้เขาได้ ซึ่งแน่นอนว่างานที่ได้จะต้องดีกว่างานที่ได้จากการทำคนเดียว
       
       ผมทำเองเชียวนะเนี่ย
        ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณจะยอมทำงานอย่างสุดจิตสุดใจ ถ้าหากเขามีความรู้สึกว่าเขาทำงานด้วยตัวเองแทนที่จะคิดว่าผู้บังคับบัญชาเป็นคนทำ ผู้บังคับบัญชาเพียงแต่ให้คำแนะนำและให้คำปรึกษาแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา แต่อย่างไรก็ตามเขาจะต้องทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีความรู้สึกว่ากำลังทำงานด้วยตนเอง ไม่ได้ทำตามคำสั่งของใคร
       
        เล่าจื่อซึ่งเป็นนักปราชญ์ชาวจีนผู้ยิ่งใหญ่ได้กล่าวไว้เมื่อหลายร้อยปีมาแล้วว่าการเป็นผู้นำคนที่ดีจะต้องคอยเดินตามพวกเขาไว้ เล่าจื่อได้กล่าวไว้อีกว่า คนทั่วไปนั้นไม่รู้จักผู้นำที่เก่งที่สุดว่าเป็นอย่างไร แต่ผู้นำระดับรองลงมาผู้คนจะพากันสรรเสริญ รองลงไปอีกผู้คนก็จะพากันกลัว และสำหรับรองลงไปอีกผู้คนจะพากันเกลียด แต่เมื่อไรที่ได้ผู้นำที่มีความสามารถมากที่สุดพวกเขาจะพากันพูดว่า พวกเราทำด้วยตัวเอง
       
       คนที่แก้ปัญหาได้จริง
        การกระจายอำนาจการตัดสินใจและบริหารงานแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อให้รับผิดชอบกับงานที่ตนเองทำอยู่โดยตรงจะช่วยให้การตัดสินใจแก้ปัญหาต่างๆ ทำได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง เพราะผู้ที่ทำอยู่กับงานอย่างแท้จริงเท่านั้นที่จะรู้ถึงความเป็นไปของงานที่ตนเองทำอยู่ ดังนั้นการกระจายอำนาจการบริหารจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมากที่จะทำให้การทำงานในองค์การดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
       
       
       จากหนังสือ ‘สุดยอดนักบริหาร (Excellence in Management)’ โดย C.Northcote Parkinson และ M.K.Rustomji เรียบเรียงโดย ดร. พิชิต สุขเจริญพงษ์ สำนักพิมพ์ ซีเอ็ดยูเคชั่น

แหล่งข้อมูล: หนังสือพิมพ์ผู้จัดการ