ผู้สัมภาษณ์มืออาชีพจะต้องเตรียมคำถามไว้ล่วงหน้า นอกเหนือจากการจัดให้มีแบบช่วยสัมภาษณ์ที่ได้มาตรฐานแล้ว ยังจะต้องมีคำถามอื่นสำรองไว้ด้วย สำหรับคำถามที่ควรเน้นควรจะเป็นคำถามที่เหมาะแก่ยุคสมัยด้วย คือคำถามที่ช่วยค้นหาพฤติกรรมของผู้สมัคร (Behavioral Based Interview Questions) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของความสามารถ (Competency) และนักสัมภาษณ์สมัยใหม่ควรให้ความสำคัญมากกว่าเดิม เพราะการมีความสามารถครบถ้วนทุกๆ ด้านจะช่วยให้ผู้ดำรงตำแหน่งทำงานได้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่า และเป็นสิ่งที่จะช่วยสนับ สนุนวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์การ
ขอยกตัวอย่างความสามารถในเชิงพฤติกรรมและคำถามที่ใช้ถามเพื่อค้นหาว่าผู้สมัครมีความสามารถมากน้อยเพียงใด อนึ่ง ตัวอย่างคำถามต่อไปนี้จะเน้นการให้ผู้สมัครเล่าเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง มิใช่เรื่องสมมุติหรือเรื่องจริงอิงนิยายอย่างที่ใช้เปรียบเปรยกัน
ความสามารถในการโน้มน้าวชักจูง
ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่คุณสามารถโน้มน้าวชักจูงให้ผู้อื่นที่คุณไม่มีอำนาจในการให้คุณ ให้โทษ หรือผู้ที่ไม่ใช่ลูกน้องของคุณ หรือคนที่มีตำแหน่งสูงกว่าคุณมากทำตามความคิดของคุณด้วยความเต็มใจได้สำเร็จขณะที่ผู้อื่นพยายามแล้วแต่ไม่ประสบความสำเร็จ เช่นกรณีที่คุณสามารถเปลี่ยนใจผู้บริหารที่เงินเดือนสูงกว่าคุณได้ เป็นต้น
ความสามารถในการอดกลั้นอดทน
ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่คุณต้องเผชิญกับแรงเสียดสีที่หนัก ๆ และคุณสามารถอดทนต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้โดยไม่เกิดการโต้เถียง หรือต้องทะเลาะกันแบบหน้าดำหน้าแดง และคุณทำงานชิ้นนั้นสำเร็จได้ในที่สุด
ความสามารถในการใช้ดุลยพินิจ
การใช้ดุลยพินิจที่ดีเป็นเรื่องที่สำคัญ บางคนใช้ดุลยพินิจที่ไม่ดี (Poor Judgement) ช่วยยกตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าคุณได้ใช้ดุลยพินิจที่ดีในการแก้ปัญหาและระบุผลเสียหายที่ควรจะเกิดขึ้นถ้าคุณใช้ดุลยพินิจ
ที่ไม่ดี
แรงจูงใจหรือความต้องการที่จะให้ได้ผลงานที่สูงกว่าเดิมขึ้นไปเรื่อยๆ
ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่คุณตั้งเป้าหมายไว้สูงและเปลี่ยนเป้าหมายไปเรื่อยๆ และคุณก็ทำเป้าหมายนั้นได้
ความทุ่มเทในการทำงาน
ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่แสดงให้เห็นว่าคุณทุ่มเทในการทำงานมากกว่าปรกติธรรมดาหรือเป็นพิเศษ เมื่อเทียบกับบุคคลอื่น ๆ
ความสามารถในการวางแผนและจัดการ
ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่คุณต้องเผชิญกับงานที่ประดังเข้ามาหลาย ๆ อย่างและหลายๆ ด้านในเวลาเดียวกัน และคุณสามารถจัดลำดับความเร่งด่วนได้ว่าอะไรควรทำก่อนทำหลัง
ความสามารถในการตัดสินใจ
ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่คุณเป็นผู้ตัดสินใจในกรณีที่ลูกน้องของคุณมีความเห็นไม่เป็นเอกฉันท์และคุณต้องเลือกทางใดทางหนึ่งท่ามกลางความขัดแย้งที่รุนแรง
ความสามารถในการวิเคราะห์
ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่คุณต้องใช้ความรู้ในการวิเคราะห์เพื่อแก้ปัญหาและตัดสินใจ
ความสามารถในการครองใจผู้อื่น
เราอยากจะได้คนที่สามารถครองใจลูกน้องได้และทำงานได้สำเร็จในขณะเดียวกัน ช่วยยกตัวอย่างที่ยืนยันว่าคุณมีความสามารถดังกล่าว ลูกน้องรักคุณเพราะอะไรหรือคุณได้ทำอะไรลูกน้องจึงรัก
ความสามารถในการเผชิญปัญหาเกี่ยวกับบุคลิกภาพที่ต่างกัน
ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่คุณต้องเผชิญกับปัญหาบุคลิกภาพของบุคคลที่คุณติดต่อด้วย ผมหมายถึงกรณีที่คนคนนั้นมีบุคลิกภาพที่แปลกและแตกต่างไปจากคนทั่วไปมากแต่คุณก็สามารถจัดการได้
ภาวะผู้นำ
ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่คุณต้องลงโทษหรือเลิกจ้างลูกน้องคุณและการลงโทษหรือเลิกจ้างดังกล่าวถูกมองว่าถูกต้องและเป็นธรรมในสายตาของคนอื่นๆ และคุณก็ไม่ได้ถูกมองในแง่ร้ายเพราะเหตุนั้น
ความคิดริเริ่ม
สมัยนี้เน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและนวัตกรรมเพื่อการแข่ง ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่คุณคิดอะไรได้ที่แตกต่างไปจากเดิมซึ่งสามารถสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าภายใน (ผู้ที่คุณติดต่อด้วย) หรือลูกค้าภายนอก (ลูกค้าตัวจริง) ของคุณ ผมหมายถึงอะไรก็ได้ที่แสดงให้เห็นว่าคุณเป็นผู้มีความคิดริเริ่ม
ความสามารถในเชิงการขาย
ความสามารถในเชิงการขาย (Selling Skill) จำเป็นต้องใช้กันเกือบทุกๆ งาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานที่คุณสมัคร ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่คุณใช้ความสามารถดังกล่าวและมีผลทำให้คุณทำงานชิ้นนั้นได้สำเร็จ
การรับรู้ความรู้สึกของผู้อื่น
หลายๆ คนไม่มีความอ่อนไหวที่จะรับรู้ว่าคนอื่นรู้สึกอย่างไรซึ่งเป็นเรื่องที่อันตรายมากในแง่ของการปฏิ-สัมพันธ์หรือการติดต่อระหว่างบุคคลต่อบุคคล ช่วยยกตัวอย่างที่ยืนยันให้เห็นว่าคุณมีความสามารถเช่นว่านี้
การคิดเชิงกลยุทธ์
ช่วยยกตัวอย่างกรณีที่คุณใช้ความสามารถนี้ และทำให้งานของคุณประสบความสำเร็จทั้ง ๆ ที่น่าจะมีอุปสรรค
ความสามารถในการสื่อสาร
การขาดการสื่อสารเป็นเรื่องที่รู้ ๆ กันอยู่ว่าเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ช่วยยกตัวอย่างความสามารถของคุณในเรื่องการสื่อสารโดยเล่าให้ผมฟังว่า อะไรเกิดขึ้น คุณสื่อสารอะไร กับใคร ด้วยวิธีใด ผลออกมาอย่างไร และอะไรคือเบื้องหลังของความสำเร็จ
ยังมีความสามารถในเชิงพฤติกรรมที่ต้องการอีกหลายอย่าง ข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างคำถามที่ผู้สัมภาษณ์ควรมีอยู่ในมือซึ่งอาจจะในรูปของแบบช่วยสัมภาษณ์ (Interview Guide) หรือมีอยู่ในใจและพร้อมที่จะนำออกมาใช้
การจัดเตรียมคำถามไม่ใช่ของยาก ให้เริ่มจากการแจกแจงความสามารถต่าง ๆ ที่ต้องการเสียก่อนต่อจากนั้นก็จัดทำคำถามโดยการให้ผู้สมัครยกตัวอย่างเหตุการณ์จริง และให้ผู้สมัครเล่าว่าได้จัดการ ดำเนินการ แก้ไข หรือหาทางออกอย่างไรเพราะสิ่งที่กล่าวมานี้จะบ่งบอกถึงวิธีคิด และ/หรือกระบวนการคิดและความรู้ความสามารถของผู้สมัครซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญมาก
ยิ่งมีคำถามมากเท่าใดคุณก็จะเป็นผู้สัมภาษณ์มืออาชีพมากขึ้นเท่านั้น
ที่มา: HR. Management โดย: ชำนาญ พิมลรัตน์ นิตยสาร Recruit Update
ฉบับที่ 410 วันที่ 16-30 กันยายน 2547