หัวหน้าต้องสื่อสารไม่ใช่สื่อเสีย
คอลัมน์ Hr on strategy
โดย บดี ตรีสุคนธ์ ศูนย์พัฒนากลยุทธ์ทางธุรกิจ www.sbdc.co.th
ผู้เขียนได้กล่าวถึงสิ่งที่หัวหน้างานควรทำและไม่ควรทำ (do and don"t) ไว้ 2 ประการในตอนที่ผ่านมา คือ หัวหน้าต้องสร้างความเชื่อมั่นไม่ใช่ทำลายความเชื่อมั่น และหัวหน้าต้องเป็น coach ไม่ใช่เป็น cat ในตอนนี้จะกล่าวถึงสิ่งที่หัวหน้างานควรทำและไม่ควรทำในประการที่ 3 และประการที่ 4 ดังนี้
ประการที่ 3 หัวหน้าต้องสื่อสารไม่ใช่ สื่อเสีย
มีคำกล่าวที่ว่า "คนโง่พูดทุกคำที่คิด แต่คนฉลาดจะคิดทุกคำที่พูด" หรือ "ก่อนที่จะพูดเราเป็นนายคำพูด แต่หลังจากที่พูดไปแล้วคำพูดก็จะกลายเป็นนายเรา" ยิ่งในยุคสมัยนี้มีตัวอย่างให้เห็นอยู่บ่อยๆ บางคนกำลังมีอนาคตที่รุ่งโรจน์แต่ด้วยคำพูดบางอย่างที่เคยพูดในอดีต (จะตั้งใจหรือไม่ก็ไม่สามารถทราบได้) กลับมาทำให้ชีวิตต้องพบกับปัญหา
สิ่งนี้ทำให้ต้องตระหนักมากเข้าไว้ว่า การสื่อสารมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินกิจกรรมการงาน และเป็นสิ่งที่ทุกคนควรต้องเรียนรู้เพราะสามารถส่งผลกระทบต่อตนเองและผู้อื่นทั้งในเชิงบวกและเชิงลบ
ปัญหาเรื่องการสื่อสาร (communi cation problem) ถือเป็นปัญหาสำคัญประการหนึ่งที่ทุกองค์กรมักเผชิญก็คือ บางครั้งการสื่อสารที่ผิดพลาดเพียงเล็กน้อย หรือการสื่อที่เข้าใจไม่ตรงกันระหว่างผู้สื่อและผู้รับสื่อ ทำให้เกิดปัญหาใหญ่ๆ ตามมาอย่างไม่ได้ตั้งใจ
เราได้เรียนรู้และถูกตอกย้ำอยู่เสมอว่า การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะต้องเป็นการสื่อสารแบบ 2 ทาง (two ways communication) เพราะการสื่อสารแบบ 2 ทางนั้นผู้สื่อและผู้รับสื่อจะเข้าใจตรงกัน เนื่องจากทั้ง 2 ฝ่ายมีโอกาสแสดงความคิดเห็น โต้ตอบกันได้ แต่การสื่อสารแบบทางสองแพร่งนั้นผู้รับสื่อจะรู้สึกกำกวมเคลือบแคลงสงสัยเพราะไม่ทราบเจตนาของผู้สื่อว่าต้องการอะไรกันแน่ ทำให้ไม่สามารถนำสื่อที่ได้รับไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ตรงตามวัตถุประสงค์ ในการปฏิบัติงานหัวหน้าจะเป็นผู้มอบหมายงานให้กับลูกน้องซึ่งต้องอาศัยการสื่อสารมาช่วยสนับสนุนให้การมอบหมายงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ดังนั้น ก่อนมอบหมายงานใดๆ ก็ตาม หัวหน้าควรเตรียมรายละเอียดที่จะสื่อสารกับลูกน้องให้ครบถ้วน ถูกต้อง เข้าใจง่าย และกระชับ เมื่อสื่อสารไปแล้วการตรวจสอบความเข้าใจของลูกน้องถือเป็นสิ่งที่ควรทำโดยเปิดโอกาสให้ลูกน้องได้ซักถามเป็นระยะๆ
ถ้าหากพบว่ามีข้อมูลใดที่ทั้งสองฝ่ายยังเข้าใจไม่ตรงกันจะได้แก้ไขได้ทันเวลา ประเด็นหนึ่งที่อยากฝากไว้
ให้หัวหน้าทั้งหลายได้พิจารณาก็คือ เมื่อสื่อสารไปแล้วลูกน้องนำคำสั่งไปปฏิบัติผิดพลาด ก่อนจะตำหนิลูกน้องขอให้มองย้อนกลับมาถามตนเองก่อนว่าได้สื่อสารดีจริงหรือ ?
นอกจากนี้ หัวหน้าจะต้องสื่อข้อความในเชิงบวกกับลูกน้องและทีมงาน เมื่อสื่อสารไปแล้วต้องสร้างความร่วมมืออันดีระหว่างกัน
ที่กล่าวเช่นนี้ไม่ได้มีเจตนาส่งเสริมให้พูดโกหก เพียงแต่อยากเสนอให้หัวหน้าหาวิธีการสื่อสารเชิงสร้างสรรค์ (constructive communication) แก่ลูกน้อง ตัวอย่างเช่น ลูกน้องมาบอกหัวหน้าว่าบริษัทคู่แข่งที่รั้วติดกันจัดสวัสดิการให้พนักงานของเขาดีกว่าบริษัทของเรา ถ้าหัวหน้าสื่อสารกับลูกน้องว่า "ผมก็ทราบมาเช่นนั้นเหมือนกัน ถ้าคุณอยากได้สวัสดิการที่ดีกว่าก็หาทางย้ายไปทำงานกับบริษัทคู่แข่งซิ ผมเองถ้ามีโอกาสก็ไปเหมือนกัน"
การสื่อสารอย่างนี้เรียกว่า "สื่อเสีย" (poor communication) แต่ถ้าหัวหน้าสื่อสารว่า "ถ้าพวกเราอยากจะมีสวัสดิการที่ดีขึ้น เราต้องร่วมมือร่วมใจกันทำงานอย่างเต็มกำลังความสามารถ พยายามหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น ผมมั่นใจว่าหากพวกเราสามารถทำได้เช่นนี้ สวัสดิการของบริษัทก็มีโอกาสที่จะได้รับการดูแลให้ดีทัดเทียมคู่แข่งมากยิ่งขึ้น" เช่นนี้สามารถเรียกได้ว่าสื่อสารเชิงสร้างสรรค์
ประการที่ 4 หัวหน้าต้องพร้อมที่จะเสี่ยงไม่ใช่รอให้ทุกอย่างสมบูรณ์แบบ
มีคำกล่าวว่า "high risk high return" หมายถึง ยิ่งมีความเสี่ยงสูงผลตอบแทนที่ได้รับก็จะสูงตามไปด้วย เช่น การลงทุนเล่นหุ้นมักจะให้ผลตอบแทนสูงกว่าการลงทุนซื้อพันธบัตรรัฐบาล
แต่ในขณะเดียวกัน การเล่นหุ้นก็มีโอกาสทำให้ผู้ลงทุนขาดทุนได้มากกว่าการซื้อพันธบัตรรัฐบาลเช่นกัน การลงทุนใดๆ ก็ตามมักมีความเสี่ยงด้วยกันทั้งนั้น อยู่ที่ว่าจะมากหรือน้อย หากไม่อยากมีความเสี่ยงก็ไม่ต้องลงทุน แต่ก็จะต้องยอมรับความจริงว่าเราจะไม่ได้รับผลตอบแทนใดๆ กลับคืนมา ซึ่งคนส่วนใหญ่แล้วยังมีแนวโน้มให้ความสนใจที่จะลงทุนมากกว่าไม่ลงทุน
ด้วยเหตุนี้นักลงทุนจึงมักเลือกลงทุนในสิ่งที่เมื่อบวก ลบ คูณ หารแล้วเห็นว่าผลตอบแทนที่ได้รับมีความคุ้มค่ากับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
หลักการลงทุนประการหนึ่งก็คือ เมื่อมีโอกาสที่จะได้รับผลตอบแทนจากการลงทุน นักลงทุนต้องตัดสินใจว่าจะลงทุนหรือไม่ ? และจะลงทุนมากน้อยเท่าไร ? ภายใต้ข้อจำกัดต่างๆ ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคต่อการตัดสินใจลงทุนดังข้อความที่มักจะได้ยินอยู่เสมอว่า "การลงทุนมีความเสี่ยง ผู้สนใจควรศึกษาข้อมูลก่อนตัดสินใจลงทุน" แสดงให้เห็นว่า ผู้ลงทุนจำเป็นต้องอาศัยข้อมูลข่าวสารบวกกับประสบการณ์ของตนเข้ามาช่วยในการวิเคราะห์เพื่อให้การลงทุนได้รับผลตอบแทนที่คุ้มค่าที่สุดแม้ว่าข้อมูลที่มีอยู่ในขณะนั้นอาจจะไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ถึงขั้นบอกได้ว่ากำไรแน่ๆ หรือขาดทุนแน่ๆ ก็ตาม
หัวหน้าที่ไม่กล้ามอบหมายงานลูกน้องเพราะกลัวว่าลูกน้องจะทำงานผิดพลาด หัวหน้าที่ไม่กล้าตัดสินใจอะไรเมื่อลูกน้องมาขอคำแนะนำเพราะต้องรอให้ข้อมูลครบถ้วนสมบูรณ์ก่อนจึงจะตัดสินใจ กรณีที่กล่าวมาหากเกิดขึ้นบ้างก็คงไม่น่าแปลกใจอะไร แต่ถ้าเกิดขึ้นเป็นประจำสม่ำเสมอคงจะสร้างความอึดอัดใจให้กับลูกน้องแน่ๆ และถ้าหัวหน้าที่ไม่ตัดสินใจสามารถสร้างผลผลิตให้กับองค์การได้ในระดับสูงแสดงว่าปาฏิหาริย์มีจริง
สำหรับผู้เขียนแล้วเห็นว่าการให้ลูกน้องได้กล้าคิด กล้าทำ กล้าแสดงออกในขอบเขตที่เหมาะสมเป็นสิ่งที่หัวหน้าควรสนับสนุน ถึงแม้จะเสี่ยงต่อการเกิดความผิดพลาดบ้างก็ตาม เพราะลูกน้องจะได้ประสบการณ์เพื่อนำมาปรับปรุงการทำงานในครั้งต่อๆ ไปให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และจะทำให้เขาโตขึ้น แข็งแกร่งขึ้นต่อไปไม่ใช่รอให้ลูกน้องสมบูรณ์แบบแล้วจึงค่อยใช้งาน
โปรดติดตามอ่านตอนต่อไปฉบับหน้าครับ
หน้า 37
อ้างอิง matichon.co.th