ส่วนประกอบฮาร์ดแวร์ ส่วนประกอบของฮาร์ดแวร์ในระบบคอมพิวเตอร์ ส่วนประกอบของคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์

ส่วนประกอบฮาร์ดแวร์ ส่วนประกอบของฮาร์ดแวร์ในระบบคอมพิวเตอร์ ส่วนประกอบของคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์

1.    ฮาร์ดแวร์
2.    ซอฟแวร์
3.    บุคลากรคอมพิวเตอร์
4.    ข้อมูล
ฮาร์ดแวร์

 
ฮาร์ดแวร์ หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ประกอบขึ้นเป็นคอมพิวเตอร์มีลักษณะเป็นโครงร่างสามารถมองเห็นด้วยตาและสัมผัสได้ เช่น จอภาพ คีย์บอร์ด เครื่องพิมพ์ เมาส์ เป็นต้น ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นส่วนต่าง ๆ ตามลักษณะงาน คือ 
            หน่วยรับข้อมูล (Input Unit)
            หน่วยความจำหลัก (Memory Unit)
            หน่วยประมลผลกลาง (Central Processing Unit : CPI)
            หน่วยแสดงผล (Output Unit)
    โดยอุปกรณ์แต่ละหน่วยมีหน้าที่การทำงานแตกต่างกัน  หน่วยรับข้อมูลเป็นส่วนที่ทำหน้าที่นำข้อมูลมาจากภายนอกเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นตัวกลางเชื่อมโยงจากมนุษย์สู่เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องมือหรืออุปกรณ์ ในหน่วยรับข้อมูลนี้ มีหน้าที่แปลงข้อมูลที่ส่งเข้าไปให้อยู่ในรุปของสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ และนำเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อการประมวลผล  มีทั้งประเภทที่มนุษย์ต้องการทำการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ในลักษณะการพิมพ์การชี้ซึ่งอุปกรณ์ลักษณะนี้ที่รู้จักกันดี คือ แป้นพิมพ์ (Keyboard) และเม้าส์ (Mouse) นอกจากนี้ยังมีอุปกรณ์นำเข้าข้อมูลในลักษณะของการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบโดยตรง (Source-data Automation)
            เพื่อให้การส่งข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์ทำได้รวดเร็วยิ่งขึ้น โดยอุปกรณ์จะอ่านข้อมูลจากแหล่งกำเนิดและส่งเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์โดยตรงผู้ใช้ไม่ต้องเคลื่อนย้ายหรือคัดลอกหรือพิมพ์สิ่งใดลงไปอีกทำให้เกิดความรวดเร็วและถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น เครื่องป้อนข้อมูลประเภทนี้ คือ อุปกรณ์ OCR และสแกนเนอร์ (Scanner)
            หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)  หน่วยประมวลผลกลางเป็นศูนย์กลางการประมวลผลของทั้งระบบเปรียบเสมือนกองบัญชาการ หรือ ส่วนของศีรษะของมนุษย์ที่มีผู้บัญชาการ หรือสมองอยู่ภายใน
            ภายในหน่วยประมวลผลกลาง จะเป็นการทำงานประสานกันระหว่าง 2  ส่วนหลัก คือ    
            1. ส่วนควบคุม (Control Unit)
            2. ส่วนคำนวณและเปรียบเทียบข้อมูล (Arithmetic and Logical Unit or ALU)

            ส่วนควบคุม (Control Unit) 
            ส่วนควบคุมคือ ส่วนที่ทำหน้าที่สร้างและส่งสัญญาณไปควบคุมการทำงานของส่วนประกอบต่าง ๆ ในระบบคอมพิวเตอร์ คล้ายการส่งสัญญาณควบคุมจากสมองไปสู่ส่วนต่าง ๆ ของร่างกาย ส่วนควบคุมนี้ไม่ได้ทำหน้าที่ประมวลผลข้อมูล แต่มีหน้าที่ประสานงานให้ส่วนประกอบต่าง ๆ สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบ สัญญาณควบคุมจำนวนมาก สามารถเดินทางไปยังส่วนประกอบต่าง ๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ได้ด้วย ตัวส่งสัญญาณเรียกว่า บัส (Bus) ซึ่ประกอบด้วย Control Bus, Data Bus และ Address Bus ที่ทำหน้าที่ส่งสัญญาณควบคุม ส่งสัญญาณข้อมูล และส่งตำแหน่งที่อยู่ของข้อมูล ในส่วนความจำตามลำดับ ดังนั้นบัสจึงเปรียบเทียบเสมือนพาหนะที่ใช้ขนส่งข้อมูลไปสู่ส่วนประกอบต่าง ๆ ของระบบนั่นเอง
            ส่วนคำนวณและเปรียบเทียบข้อมูล (Artimetic and Logic Unit : ALU) ทำหน้าที่คำนวณและเปรียบเทียบข้อมูล โดยอาศัยหลักการทางคณิตศาสตร์และตรรกศาสตร์ ตามลำดับการประมวลผลด้วยหลักการทางคณิตศาสตร์คือการคำนวณที่ต้องกระทำกับข้อมูลประเภทตัวเลข เช่น การบวก ลบ คูณ หาร ฯลฯ ให้ผลลัพธ์ที่หลากหลาย แต่การประมวลผลด้วยหลักตรรกศาสตร์ คือ การเปรียบเทียบข้อมูลที่กระทำกับข้อมูลตัวอักษร สัญลักษณ์หรือตัวเลข ให้ผลลัพธ์เพียงสองสภาวะ เช่น 0-1, ถูก-ผิด หรือจริง-เท็จ เป็นต้น คอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง มักมีส่วนคำนวณและเปรียบเทียบ (ALU) มากกว่าหนึ่งชุด ซึ่งมักพบในเครื่องที่มีกาประมวลผลแบบ Multi-Processing (ประมวลผลงานเดียว โดยอาศัยตัวประมวลผลหลายตัว)
            หน่วยความจำหลัก (Main Memory หรือ Primary Storage) หน่วยความจำหลักเป็นส่วนความจำพื้นฐานในคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง เป็นหัวใจของการทำงานในรูปแบบอัตโนมัติ มีหน้าที่เก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่ป้อนเข้ามาเพื่อให้ส่วนประมวลผลนำไปใช้ และเก็บข้อมูลที่เกี่ยวกับคุณสมบัติกและระบบการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์
            หน่วยความจำหลักประกอบด้วย
1.    หน่วยความจำแบบถาวร (Read Only Memory – ROM)
2.    หน่วยความจำชั่วคราว (Random Access Memory – RAM)
            หน่วยความจำแบบถาวร  คือ หน่วยความจำที่นำข้อมูลออกมาใช้งานเพียงอย่างเดียว โดยได้มีการบันทึกข้อมูลไว้ล่วงหน้าแล้ว สามารถเก็บรักษาข้อมูลไว้ได้โดยไม่ต้องอาศัยพลังงานไฟฟ้าในการรักษาข้อมูล แม้เราจะปิดเครื่องหรือไม่มีไฟฟ้าไปหล่อเลี้ยง ข้อมูลที่อยู่ในรอมก็จะยังคงอยู่ไม่สูญหายไปไหน ในปัจจุบัน หน่วยความจำถาวรนี้เปิดโอกาสให้สามารถลบหรือแก้ไขข้อมูลได้ เช่น การปรับปรุง/แก้ไข ข้อมูลเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ (System Configuration)
            
            หน่วยความจำชั่วคราว  คือ หน่วยความจำที่สามารถบันทึกข้อมูล หรืออ่านข้อมูล ณ เวลาใด ๆ ได้ตามต้องการ การจดจำข้อมูลจึงไม่ถาวร ทั้งยังต้องอาศัยสัญญาณไฟฟ้าในการเก็บรักษาและอ่านข้อมูล ฉะนั้น ข้อมูลที่อยู่ในแรมจะสูญหายไปทันทีที่ปิดเครื่องหรือไฟฟ้าไม่ไปหล่อเลี้ยง แรมเป็นหน่วยความจำที่ใกล้ชิดและเกี่ยวข้องกับผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรงเนื่องจากการับข้อมูล การประมวลผลและการแสดงผลข้อมูลต่างต้องอาศัยพื้นที่ในหน่วยความจำทั้งสิ้น แรมเป็นหน่วยความจำที่บ่งชี้ประสิทธิภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่สำคัญขนาดความจุของแรมเปรียบเสมือนขนาดของโต๊ะทำงาน หากแรมมีความจุมาก ก็เหมือนโต๊ะทำงานที่มีพื้นที่ในการทำงานได้มาก  
            
            หน่วยเก็ข้อมูลสำรอง  แบ่งออกตามความเหมาะสมในการเข้าไปถึงข้อมูลได้ 2 ประเภท ดังนี้
1.    หน่วยเก็บข้อมูลสำรองที่เข้าถึงข้อมูลโดยลำดับเป็นหน่วยเก็บข้อมูลสำรองที่ต้องมีการจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูลโดยการเรียงลำดับ การสืบค้นหรือเข้าถึงข้อมูลจึงล่าช้าเพราะต้องเป็นไปตามลำดับก่อนหลังของการบันทึก ซึ่งหน่วยเก็บข้อมูลประเภทนี้ได้แก่ เทปแม่เหล็ก (magnetic taps) 
2.    หน่วยเก็บข้อมูลสำรองที่เข้าถึงข้อมูลได้โดยตรง เป็นหน่วยเก็บข้อมูลที่สามารถจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้โดยตรงไม่ต้องอ่านเรียงลำดับเหมาะกับงานที่ต้องอาศัยการประมวลผลแบบโต้ตอบ ที่ต้องการข้อมูลที่รวดเร็ว ซึ่งได้แก่ จานแม่เหล็ก ประเภทต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น ฟลอปปี้ดิสก์ ฮาร์ดดิสก์ ซีดีรอม และ ดีวีดี นั่นเอง
            เนื่องจากส่วนความจำในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้บันทึกข้อมูลในระบบประมวลผล ไม่สามารถรักษาข้อมูลไว้ได้หลังจากปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ ดังนั้น การบันทึกข้อมูลลงบนหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง จึงมีความจำเป็นในอันที่จะรักษาข้อมูลไว้ใช้ในอนาคต และทำให้สามารถนำข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งเคลื่อนย้ายไปสู่เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ๆ ในระบบเดียวกันได้อีกด้วย
            หน่วยแสดงแผล (Output Unit) หน่วยแสดงผลเป็น่วนที่แสดงข้อมูลสู่มนุษย์ เป็นตัวกลางการสื่อสารระหว่างคอมพิวเตอร์กับมนุษย์ เราเรียกเครื่องมือในส่วนนี้ว่า อุปกรณ์แสดงผล (Output Device)
            อุปกรณ์แสดงผลสามารถแบ่งออกได้ 2 ประเภท ตามลักษณะของข้อมูลที่แสดงออกมาสู่ผู้ใช้ ได้แก่
1.    อุปกรณ์แสดงผลที่มนุษย์จับต้องไม่ได้ (Softcopy Output Device) หมายถึงอุปกรณ์แสดงผลที่มนุษย์ไม่สามารถจับต้องข้อมูลที่แสดงนั้นได้ เช่น ข้อมูลตัวอักษรหรือภาพบนจอภาพ หรือ ข้อมูลเสียงจากลำโพง เราเรียกข้อมูลตัวอักษรหรือภาพบนจอภาพ หรือ ข้อมูลเสียงจากลำโพงเราเรียกข้อมูลประเภทนี้ว่า Softcopy
2.    อุปกรณ์แสดงผลที่มนุษย์จับต้องได้ (Hardcopy Output Device) หมายถึงอุปกรณ์แสดงข้อมูลที่มนุษย์สามารถจับต้องข้อมูลที่แสดงนั้นได้ เช่น ตัวอักษรหรือภาพบนจอภาพ เป็นต้น เราเรียกข้อมูลประเภทนี้ว่า Hardcopy
            ซอฟต์แวร์
            การแบ่งประเภทของซอฟท์แวร์
 
            ความหมายของซอฟต์แวร์ หมายถึง ส่วนที่มนุษย์สัมผัสไม่ได้โดยตรง (นามธรรม) เป็นโปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่ถูกเขียนขึ้นเพื่อสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานซอฟแวร์จึงเป็นเหมือนตัวเชื่อมระหว่างผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ และเครื่องคอมพิวเตอร์ ถ้าไม่มีซอฟต์แวร์เราก็ไม่สามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำอะไรได้เลย โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้สั่งงานคอมพิวเตอร์จึงเป็นซอฟต์แวร์ เพราะเป็นลำดับขั้นตอนการทำงานของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งทำงานแตกต่างกันได้มากมายด้วยซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน ซอฟต์แวร์จึงหมายถึงโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทุกประเภทที่ทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้
            ในบรรดาซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีผู้พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานกับคอมพิวเตอร์มีมากมาย ซอฟาต์แวร์เหล่านี้อาจได้รับการพัฒนาโดยผู้ใช้งานเอง หรือผู้พัฒนาระบบ หรือผู้ผลิตจำหน่ายหากแบ่งแยกชนิดของซอฟต์แวร์ตามสภาพการทำงาน พอแบ่งแยกชอฟต์แวร์ได้เป็นสองประเภท คือ
1.    ซอฟต์แวร์สำหรับระบบ (System Software)
2.    ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software)
            
            ซอฟต์แวร์ระบบ คือ ซอฟแวร์ที่บริษัทผู้ผลิตสร้างขึ้นมาเพื่อใช้จัดการกับระบบ หน้าที่การทำงานของซอฟต์แวร์ระบบคือดำเนินงานพื้นฐานต่าง ๆ ของระบบคอมพิวเตอร์ เช่น
1.    ใช้ในการจัดการหน่วยรับเข้าและหน่วยส่งออก เช่น รับการกดแป้นต่าง ๆ บนแผงแป้นอักขระ ส่งรหัสอักษรออกทางจอภาพ หรือเครื่องพิมพ์ ติดต่อกับอุปกรณ์รับเข้า และส่งออกอื่น ๆ เช่น เมาส์ อุปกรณ์สังเคราะห์เสียง
2.    ใช้ในการจัดการหน่วยความจำ เพื่อนำข้อมูลจากแผ่นบันทึกมาบรรจุยังหน่วยความจำหลัก หรือ ในทำนองกลับกัน คือ นำข้อมูลจากหน่วยความจำหลักมาเก็บไว้ในแผ่นบันทึก 
3.    ใช้เป็นตัวเชื่อมต่อระหว่างผู้ใช้งานกับคอมพิวเตอร์ สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น เช่น การขอดูรายการบนในแผ่นบันทึก การทำสำเนาแฟ้นข้อมูล
ซอฟต์แวร์ระบบพื้นฐานที่เห็นกันทั่วไป แบ่งออกเป็น ระบบปฏิบัติการ และตัวแปลภาษา ซอฟต์แวร์ทั้งสองประเภทนี้ทำให้เกิดพัฒนาการประยุกต์ใช้งานได้ง่ายขึ้น  
ระบบปฏิบัติการ หรือที่เรียกย่อว่า โอเอส (Operation System : OS) เป็นซอฟต์แวร์ใช้ในการดูแลระบบคอมพิวเตอร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องจะต้องมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการนี้ ระบบปฏิบัติการที่นิยมใช้กันมากและเป็นที่รู้จักกันดีเช่นดอส (Disk Operation System : DOS) วินโดวส์ (Windows) โอเอสทู (OS/2) ยูนิกซ์ (UNIX)
1)    ดอส เป็นซอฟต์แวร์จัดระบบงานที่พัฒนามานานแล้ว การใช้งานจึงใช้คำสั่งเป็นตัวอักษรดอสเป็นซอฟต์แวร์ที่รู้จักกันดีในหมู่ผู้ใช้ไมโครคอมพิวเตอร์
2)    วินโดวส์ เป็นระบบปฏิบัติการที่พัฒนาต่อจากดอส เพื่อเน้นการใช้งานที่ง่ายขึ้นสามารถทำงานหลายงานพร้อมกันได้ โดยงานแต่ละงานจะอยู่ในกรอบช่องหน้าต่างที่แสดงผลบนจอภาพ การใช้งานเน้นรูปแบบกราฟิก ผู้ใช้งานสามารถใช้เมาส์ เลื่อนตัวชี้ตำแหน่งเพื่อเลือกตำแหน่งที่ปรากฎบนจอภาพ ทำให้ใช้งานคอมพิวเตอร์ได้ง่ายวินโดวส์จึงได้รับความนิยมในปัจจุบัน
3)    โอเอสทู เป็นระบบปฏิบัติการแบบเดียวกันกับวินโดว์ส แต่บริษัทผู้พัฒนาคือ บริษัทไอบีเอ็ม เป็นระบบปฏิบัติการที่ให้ผู้ใช้สามารถใช้ทำงานได้หลายงานพร้อมกันและการใช้งานก็เป็นแบบกราฟิกเช่นเดียวกับวินโดว์ส
4)    ยูนิกส์ เป็นระบบปฏิบัติการที่พัฒนามาตั้งแต่ใช้กับเครื่องมินิคอมพิวเตอร์ ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์เป็นระบบปฏิบัติการที่สามารถใช้งานได้หลายงานพร้อมกัน และทำงานได้หลาย ๆ งานในเวลาเดียวกัน ยูนิกส์จึงใช้ได้กับเครื่องที่เชื่อมโยงและต่อกับเครื่องปลายทางได้หลายเครื่องพร้อมกัน
        
ระบบปฏิบัติการยังมีอีกมาก โดยเฉพาะระบบปฏิบัติการที่ใช้ในเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานร่วมกันเป็นระบบ เช่น ระบบปฏิบัติการเน็ตแวร์วินโดว์สเอ็นที
    ตัวแปลภาษา  ในการพัฒนาซอฟว์แวร์จำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการแปลภาษาระดับสูงเพื่อแปลภาษาระดับสูงให้เป็นภาษาเครื่อง ภาษาระดับสูงมีหลายภาษา ภาษาระดับสูงเหล่านี้เหล่านี้สร้างขึ้นเพื่อให้ผู้เขียนโปรแกรมเขียนชุดคำสั่งได้ง่าย เข้าใจได้ ตลอดจนถึงสามารถปรับปรุงแก้ไขซอฟต์แวร์ในภายหลังได้ ภาษาระดับสูงที่พัฒนาขึ้นมาทุกภาษาจะต้องมีตัวแปลสำหรับแปลภาษา ภาษาระดับสูงซึ่งเป็นที่รู้จักและนิยมกันมากในปัจจุบัน เช่น ภาษาปาสคาล ภาษาเบสิก ภาษาซี และภาษาโลโก้
1.    ภาษาปาสคาล เป็นภาษาสั่งงานคอมพิวเตอร์ที่มีรูปแบบเป็นโครงสร้างเขียนสั่งงานคอมพิวเตอร์เป็นกระบวนความผู้เขียนสามารถแบ่งแยกงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ แล้วมารวมกันเป็นโปรแกรมขนาดใหญ่ได้
2.    ภาษาเบสิก เป็นภาษาที่มีรูปแบบคำสั่งไม่ยุ่งยาก สามารถเรียนรู้และเข้าใจได้ง่าย มีรูปแบบคำสั่งพื้นฐานที่สามารถนำมาเขียนเรียงต่อกันเป็นโปรแกรม
3.    ภาษาซี เป็นภาษที่เหมาะสมที่ใช้ในการพัฒนาซอฟต์แวร์อื่น ๆ ภาษาซีเป็นภาษาที่มีโครงสร้างคล่องตัวสำหรับการเขียนโปรแกรม หรือให้คอมพิวเตอรน์ติดต่อกับอุปกรณ์ต่าง ๆ
4.    ภาษาโลโก้ เป็นภาษาที่เหมาะสมการเรียนรู้และ เข้าใจหลักการโปรแกรมภาษาโลโก้ ได้รับการพัฒนาสำหรับเด็ก นอกจากภาษาที่กล่าวมาแล้ว ยังมีภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบันอีกมากกมายหลายภาษา เช่น ภาษาฟอร์แทรน ภาษาโคบอล ภาษาอาร์พีจี
ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software)  คือ ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่ทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานต่าง ๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นด้านเอกสาร บัญชี การจัดเก็บข้อมูล เป็นต้น ซอฟต์แวร์ประยุกต์ สามารถจำแนกได้เป็น 2 ประเภท คือ 
-    ซอฟต์แวร์สำเร็จ
-    ซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะ
ในบรรดาซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่มีใช้กันอยู่ทั่วไป ซอฟต์แวร์สำเร็จ (Package) เป็นซอฟต์แวร์ที่มีความนิยมใช้กันสูงมาก ซอฟต์แวร์สำเร็จเป็นซอฟต์แวร์ ที่บริษัทพัฒนาขึ้น แล้วนำออกมาจำหน่วย เพื่อใช้ผู้ใช้งานซื้อไปใช้ได้โดยตรง ไม่ต้องเสียเวลาในการพัฒนาซอฟร์แวร์อีก ซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีจำหน่ายในท้องตลาดทั่วไป และเป็นที่นิยมของผู้ใช้มี 5 กลุ่มใหญ่ ได้แก่
-    ซอฟต์แวร์ประมวลคำ
-    ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน
-    ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล
-    ซอฟต์แวร์นำเสนอ
-    ซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูล
ซฮฟต์แวร์ประมวลคำ  เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์ใช้สำหรับการพิมพ์เอกสาร สามารถแก้ไข เพิ่ม แทรก ลบ และจัดรูปแบบเอกสารได้อย่างดี เอกสารที่พิมพ์ไว้จัดเป็นแฟ้มข้อมูล เรียกมาพิมพ์ก หรือแก้ไขใหม่ได้ การพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ก็มีรูปแบบตัวอักษร ให้เลือกหลายรูปแบบ เอกสารจึงดูเรียบร้อยสวยงาม ปัจจุบันมีการเพิ่มขีดความสามารถของซอฟต์แวร์ประมวลคำ อีกมากมาย ซอฟต์แวร์ประมวลคำที่นิยมอยู่ในปัจจุบัน เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ค
ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน  เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการคิดคำนวณ การทำงานของซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ใช้หลักการเสมือนมีโต๊ะทำงาน ที่มีกระดาษขนาดใหญ่วางไว้มีเครื่องมือคล้ายปากกา ยางลบ และ เครื่องคำนวณเตรียมไว้ให้เสร็จ บนกระดาษมีช่องให้ใส่ตัวเลข ข้อความหรือสูตรสามารถสั่งให้คำนวณตามสูตรหรือเงื่อนไขที่กำหนด ผู้ใช้ซอฟต์แวร์ตารางทำงานสามารถประยุกต์ใช้งานประมวลผลตัวเลขอื่น ๆ ได้กว้างขวาง ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ที่นิยมใช้ เช่น ไมโครซอฟต์เอกเซล
ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล  การใช้คอมพิวเตอร์อย่างหนึ่งคือการใช้เก็บข้อมูล และจัดการกับข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ จึงจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์จัดการข้อมูล การรวบรวมข้อมูลหลาย ๆ เรื่องที่เกี่ยวข้องกันไว้ในคอมพิวเตอร์เราก็เรียกว่าฐานข้อมูล  ซอฟต์แวร์จัดการข้อมูลจึงหมายถึงซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการเก็บการเรียกค้นมาใช้งาน การทำรายงาน การสรุปผลจากข้อมูล ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่นิยมใช้ เช่น ไมโครซอฟต์แอกเซส มายเอสคิวแอล ออราเคิล ฯลฯ 
ซอฟต์แวร์นำเสนอ  เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับเสนอข้อมูล การแสดงผลต้องการสามารถดึงดูดความสนใจ ซอฟต์แวร์เหล่านี้จึงเป็นซอฟต์แวร์ ที่นอกจากสามารถแสดงข้อความในลักษณะที่จะสื่อความหมายได้ง่ายแล้ว จะต้องสร้างแผนภูมิ กราฟ และรูปภาพได้ ตัวอย่างมาของซอฟต์แวร์นำเสนอ เช่น ไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ มายแมนเนเจอร์ มาร์โครมีเดียแฟรช 
ซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูล  ซอฟต์แวร์สื่อสารข้อมูลนี้หมายถึงซอฟต์แวร์ที่จะช่วยให้ไมโครคอมพิวเตอร์ติดต่อสื่อสารกับเครื่องพิวเตอร์อื่นในที่ห่างไกล โดยผ่านทางสายโทรศัพท์ซอฟท์แวร์สื่อสารให้เชื่อมโยงต่อเข้ากับระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เช่น อินเทอร์เน็ต ทำให้สามารถใช้บริการอื่น ๆ เพิ่มเติมได้ สามารถใช้รับส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ใช้โอนย้ายแฟ้มข้อมูล ใช้แลกเปลี่ยนข้อมูล อ่านข่าวสาร นอกจากนี้ยังใช้ในการเชื่อมเข้าหามินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเฟรม เพื่อเรียกใช้งานเครื่องเหล่านั้นได้ ซอฟต์แวร์สื่อสารที่นิยมมีมากกมายซอฟต์แวร์ เช่น โปรแกรมเพริช เอ็มเอสเอ็น แคมฟร็อก ฯลน
ซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะ  ซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะมักเป็นซอฟต์แวร์ที่ผู้พัฒนาต้องเข้าไปศึกษารูปแบบการทำงานหรือความต้องการของธุรกิจนั้น ๆ แล้วจัดทำขึ้น โดยทั่วไป จะเป็นซอฟแวร์ที่มีหลายส่วนรวมกันเพื่อร่วมกันทำงาน ซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะที่ใช้กันในทางธุรกิจ เช่น ระบบงานทางด้านบัญชี ระบบงานจัดจำหน่าย ระบบงานในโรงงานอุตสาหกรรม บริหารการเงิน และการเช่าซื้อ ความต้องการของการใช้คอมพิวเตอร์ในงานทางธุรกิจยังมีอีกมาก ดังนั้นจึงต้องมีความต้องการผู้พัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อพัฒนาซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะต่าง ๆ อีกมากมาย
การประยุกต์ใช้งานด้วยซอฟต์แวร์สำเร็จมักจะเน้นการใช้งานทั่วไป แต่อาจจะนำมาประยุกต์โดยตรงกับงานทางธุรกิจบางอย่างไม่ได้ เช่น ในกิจการธนาคารมีการฝากถอนเงิน งานทางด้านบัญชี หรือในห้างสรรพสินค้าก็มีงานขายสินค้า การออกใบเสร็จรับเงิน การควบคุมสินค้าคงคลัง ดังนั้นจึงจ้องมีการพัฒนาซอฟต์แวร์ใช้งานเฉพาะสำหรับงานแต่ละประเภทให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้แต่ละราย
บุคลากร  ได้แก่บุคคลที่มีความเกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ประกอบด้วย
1.    นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ
2.    นักเขียนโปรแกรมระบบ
3.    นักเขียนโปรแกรม
4.    ผู้จัดการฐานข้อมูล
5.    ผู้ปฏับัติการ
6.    ผู้ใช้
    นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst)  เป็นผู้ที่มีหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบงานใหม่หรือปรับปรุงระบบงานเดิม ต้องเป็นผู้มีความรู้ทางคอมพิวเตอร์และมีประสบการณ์การทำงาน พอสมควร
    นักเขียนโปรแกรมระบบ (System Programmer)  มีหน้าที่ในการเขียนโปรแกรมระบบควบคุมเครื่องจะคอยตรวจสอบและแก้ไขเมื่อระบบคอมพิวเตอร์มีปัญหาต้องเป็นผู้ที่มีความรู้เกี่ยวกับฮาร์ดแวร์เป็นอย่างดี
    นักเขียนโปรแกรม (Programmer)  เป็นผู้มีหน้าที่เขียนโปรแกรมตามรายละเอียดและข้อกำหนด ที่ System Analyst ได้ออกแบบให้เป็นผู้ที่มีความรู้ทางคอมพิวเตอร์เป็นอย่างดีแต่ไม่จำเป็นต้องรู้รายละเอียดดเกี่ยวกับฮาร์ดแวรืควรมีตรรกในการเขียนและแก้ไขข้อผิดพลาดของโปรแกรมที่อาจเกิดขึ้น
    ผู้จัดการฐานข้อมูล (Database Administrator or DBA)  เป็นผุ้ที่มีหน้าที่ในการบริหารและควบคุมฐานข้อมูลสามารถสร้างและแก้ไขโครงสร้างฐานข้อมูลได้
    ผู้ปฏิบัติการ (Operator)  เป็นเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์ที่มีหน้าที่ควบคุมการปิดเปิดเครื่องเมื่อระบบมีปัญหาจะแจ้งให้ผู้เขียนโปรแกรมระบบทราบนอกจากนี้ยังมีหน้าที่สำรองข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ขึ้นเก็บไว้ในสื่อบันทึกข้อมูล เช่น เทป เพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับข้อมูลได้ ซึ่งผู้ปฏิบัติการนี้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้สูงนักแต่ต้องกเป็นผู้ที่มีความรับผิดชอบและใส่ในในการทำงาน
    ผู้ใช้ (User) เป็นผู้ที่ใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ เป็นผู้ระบุความต้องการแก่นักวิเคราะห์ว่าต้องการใช้ระบบงานเป็นอย่างไร ให้คอมพิวเตอร์ช่วยทำอะไรได้บ้าง บรรดานักคอมพิวเตอร์ต้องสนองความต้องการแก่ผู้ใช้นี้
    ข้อมูล  
    องค์ประกอบทางด้านข้อมูล (Data)  เป็นข้อมูลที่จะต้องป้อนเข้าสู่คอมพิวเตอร์พร้อมกับโปรแกรมที่นักคอมพิวเตอร์ได้เขียนขึ้น เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการออกมาข้อมูลต้องเป็นข้อมูลที่มีความถูกต้อง จึงจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องออกมา ข้อมูลเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งในระบบคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งที่ต้องป้อนเข้าไปในคอมพิวเตอร์ พร้อมกับโปรแกรมที่นักคอมพิวเตอร์เขียนขึ้นเพื่อผลิตผลลัพธ์ที่ต้องการออกมา
    ข้อมูลที่สามารถนำมาใช้กับคอมพิวเตอร์ มี 5 ประเภทคือ 
1.    ข้อมูลตัวเลข (Numeric Data)
2.    ข้อมูลตัวอักษร (Text Data)
3.    ข้อมูลเสียง (Audio Data)
4.    ข้อมูลภาพ (Images Data)
5.    ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว (Video Data)
    ในการนำข้อมูลไปใช้นั้น เรามีระดับโครงสร้างของข้อมูลดังนี้
1.    บิต (Bit) ย่อมาจาก Binary Digit เป็นข้อมูลที่มีขนาดเล็กสุดในระบบคอมพิวเตอร์ เป็นข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและนำไปใช้งานได้ ซึ่งได้แก่ เลข 0 หรือเลข 1 เท่านั้น มักใช้เป้นหน่วยวัดความสามารถของไมโครโพรเซสเซอร์ในการประมวลผลข้อมูล เช่น 16 บิต หรือ 32 บิต เป็นต้น  ซึ่ง 8 บิต เท่ากับ 1 ไบต์ 1 ไขต์จะใช้แทนตัวอักขระหรือตัวเลข ตัวอย่างเช่น ไบต์ 01000001 คือ อักขระ A เลข 0 หรือ 1 ในไบต์ก็คือ 1 บิต ซึ่งแสดงถึงสถานะ 1 ใน 2 สถานะคือ 0= ปิด และ 1=เปิด การรวมตัวเลข 0 และ 1 ในลักษณะต่าง ๆ ให้เป็นชุด 8 ตัว จะแทนข้อมูลทั้งหมดในคอมพิวเตอร์
2.    ไบต์ (Byte) หรือ อักขระ (Character) ได้แก่ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือสัญลักษณ์พิเศษ 1 ตัว เช่น 0,1,…..9,A,B….Z และเครื่องหมายต่าง ๆ ซึ่ง 1 ไบต์จะเท่ากับ 8 บิต หรือตัวอักขระ 1 ตัวเป็นต้น
3.    ฟิลด์ (Field) ได้แก่ไบต์ หรือ อักขระตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปรวมกันเป็นฟิลด์ เช่น เลขประจำตัวชื่อพนักงาน เป็นต้น
4.    เรคคอร์ด (Record) ได้แก่ฟิลด์ตั้งแต่ 1 ฟิลด์ขึ้นไป ที่มีความสัมพัน์เกี่ยวข้องรวมกันเป็นเรคคอร์ด เช่น ชื่อ นามสกุล เลขที่ประจำตัว ยอดขาย ข้อมูลพนักงาน 1 คน เป็น 1 เรคคอร์ด
5.    ไฟล์ (Files) หรือ แฟ้มข้อมูล ได้แก่ เรคคอร์ดหลาย ๆ เรคคอร์ดรวมกัน ซึ่งเป็นเรื่องเดียวกัน เช่น ข้อมูล ของประวัติพนักงาน แต่ละคนรวมกันทั้งหมด เป็นไฟล์หรือแฟ้มข้อมูลเกี่ยวกับประวัติพนังงานของบริษัท เป็นต้น
6.    ฐานข้อมูล (Database) คือการเก็บรวบรวมไฟล์ข้อมูลหลาย ๆ ไฟล์ที่เกี่ยวข้องกันมารวมเข้าด้วยกัน เช่นไฟล์ข้อมูลของแผนกต่าง ๆ มารวมกันเป็นฐานข้อมูลของบริษัทเป็นต้น
    การวัดขนาดข้อมูล
    ในการพิจารณาว่าข้อมูลใดมีขนาดมากน้อยเพียงไร เรามีหน่วยในการวัดขนาดข้อมูลดังต่อไปนี้

    สรุปองค์ประกอบด้านข้อมูล มี 5 ประเภทดังนี้
1.    ข้อมูลตัวเลข
2.    ข้อมูลตัวอักษร
3.    ข้อมูลเสียง
4.    ข้อมูลภาพ
5.    ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว
    สรุปโครงสร้างด้านข้อมูลมี 6 ประเภท คือ
1.    บิต
2.    ไบต์
3.    ฟิลด์
4.    เรคคอร์ด
5.    ไฟล์
6.    ฐานข้อมูล

แหล่งที่มา : trueplookpanya.com