ข้อมูล คือ เหตุการณ์หรือข้อเท็จจริงซึ่งเหตุการณ์นั้นเกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของหรือสิ่งต่างๆที่เก็บรวบรวมไว้เป็นข้อมูล เพื่อที่จะนำไปใช้งานหรือใช้ประโยชน์ในภายหลัง เช่น วิทยุ โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ และคอมพิวเตอร์
สารสนเทศ หมายถึง สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้
ข้อมูล (Data) ในระบบคอมพิวเตอร์ หมายถึงสิ่งที่เป็นตัวเลข ข้อความ รูปภาพ เสียง เกี่ยวกับคน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ ทั้งหมดนี้จะมีจำนวนมากอาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร กราฟฟิก สิ่งเหล่านี้ยังไม่ได้รับการประมวลผลใดๆ จึงเป็น ข้อมูลที่ต้องการได้รับการประมวลผลเพื่อทราบผลลัพธ์ หรือต้องการจัดเก็บให้เป็นระบบระเรียบเพื่อใช้งานต่อไป
สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว โดยขั้นตอนในการประมวลคือมีการรวบรวมข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลว่าข้อมูลนั้นจริงเท็จอย่างไร แล้วนำไปดำเนินการประมวลผลโดย ใช้วิการจัดแบ่งข้อมุล แบ่งเป็นกลุ่มๆตามประเภทและจัดเรียงข้อมูลเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานและ สุดท้ายการคำนวณข้อมูล ซึ่งข้อมุลบางตัวนั้นอาจจะเป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลขจึงจะต้องมีการคำนวณเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สะดวกต่อการใช้งานและเป็นข้อมุลสุดท้ายที่ได้มานั้นดีที่สุด และหลังจากการประมวลผลแล้วนั้นเราก็ต้องจัดเก็บข้อมูล โดยอาจจะใช้การจัดเก็บลงเครื่องหรือสื่อบันทึกต่างๆ เพื่อจะได้ง่ายต่อการเรียกใช้งาน อีกด้วย
ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า "ข้อมูล" คือ ข่าวสาร ข้อความรูปภาพ เสียง หรืออะไรต่างๆ ที่อยู่ในหลายๆ รูปแบบ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ยังไม่ได้ผ่านการประมวลผล หรือจัดกลุ่ม เรียบเรียงอะไรทั้งสิ้น ยังไม่สามารถที่จะนำไปใช้งานได้ จะแตกต่างกับ "สารสนเทศ" นั้นคือ สารสนเทศ เป็นข้อมูลที่ได้รับการกลั่นกรอง หรือประมวลผลในรูปแบบหรือกรรมวิธีต่างๆแล้ว เป็นข้อมูลที่สะดวกต่อการใช้งาน ซึ่งถือว่าเป็นข้อมูลที่ดีที่สุด สามารถนำมาอ้างอึง ใช้งานได้เลย
ยกตัวอย่าง ประกอบ
ข้อมูล (Data)
คือ ข้อเท็จจริงที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ต่างๆ ซึ่งข้อมูลสามารถหาได้จากแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ วิทยุ คอมพิวเตอร์ หรือสิ่งรอบๆ ตัว
ส่วน สารสนเทศ (Information)
หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสม และถูกต้อง จนได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการ อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ และอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการของผู้ใช้
และการประมวลผล (Process) อาจเกิดจากกิจกรรม ต่อไปนี้
- การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล
- การจัดเรียงข้อมูล
- การสรุปผล
- การคำนวณ
- ฯลฯ
ยกตัวอย่างเช่น เราทราบมาว่า
คะแนนดิบรายวิชา คอมพิวเตอร์ 108 ของนักเรียนชั้นม.5/1 ของโรงเรียนแห่งหนึ่ง จำนวน 20 คน :
คะแนนดิบ ที่ว่า ก็คือ "ข้อมูล"
หากเราต้องการทราบว่าแต่ละคนจะได้เกรดอะไรบ้าง ็ก็ต้องนำคะแนนดิบมาคำนวณหาเกรด
การคำนวณหาเกรด ก็คือ "การประมวลผล"
เกรดที่ได้ ก็คือ "สารสนเทศ"
ข้อมูล อาจจะยังเอาไปใช้ประโยชน์ไม่ได้ แต่...
สารสนเทศ สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ เช่น ใช้ในการตัดสินใจ ใช้ในการวางแผน เ็ป็นต้น