สถานที่ทำงานที่สะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อยเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจ ไม่ว่าองค์กรของคุณจะดำเนินธุรกิจประเภทไหนแต่สิ่งที่คุณต้องการคือสภาพแวดล้อมในการการทำงานสำหรับคุณและพนักงานสามารถทำงานอย่างสะดวกสบาย สำนักงานก็เช่นกันที่ต้องการความใส่ใจมากขึ้นเพราะเป็นสถานที่ที่คุณต้องใช้เวลาส่วนใหญ่พบปะกับลูกค้าและผู้ที่อาจกำลังจะเป็นลูกค้าของคุณ
สภาพแวดล้อมในที่ทำงานสามารถสะท้อนระบบขององค์กรได้ ยังไม่รวมไปถึงการที่สำนักงานที่เป็นระเบียบสามารถช่วยเพิ่มผลผลิตในการทำงาน ใครบ้างที่ไม่ชอบการก้าวสู่ที่ทำงานที่เปล่งประกายความสะอาดและเป็นระบบระเบียบพร้อมในการเริ่มต้นกิจกรรมในแต่ละวัน
เราได้รวบรวมเคล็ดลับ 10 ข้อในการสร้างความสะอาดและช่วยดูแลสำนักงานของคุณให้เป็นระเบียบอยู่ตลอดเวลา
1. กำหนดลำดับความสำคัญ
ก่อนอื่นเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องจัดลำดับความสำคัญภายในสำนักงาน หากสำนักงานของคุณต้องใช้กระดาษจำนวนมากในการทำงาน ให้กำหนดคนรับผิดชอบในการเบิก-จ่ายและจัดระบบการใช้งานกระดาษ แต่คุณควรพยายามที่จะลดจำนวนกระดาษที่ใช้ภายในสำนักงานให้น้อยที่สุด
แนวคิดการเก็บข้อมูลต่างๆ ในแฟ้มข้อมูลดิจิตอลและสั่งพิมพ์ออกมาใช้เมื่อยามต้องการเป็นสิ่งที่ควรทำ ตามเคล็ดลับในอันดับที่ 5 หรือหากส่วนใหญ่แล้วคุณจัดเก็บข้อมูลเป็นไฟล์ดิจิตอลอยู่แล้วก็เป็นสิ่งที่ดีที่จะแนะนำมาให้พนักงานคุณใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดระบบข้อมูลต่างๆ ของพวกเขาไว้ในเครือข่ายซึ่งจะง่ายต่อการเข้าถึงและย้ำให้พวกเขาสำรองข้อมูลเป็นระยะๆ
2. กำจัดขยะ
อาจจะต้องใช้เวลาทำใจที่จะคัดทิ้งเอกสารบางชิ้นที่มีคุณค่า แต่หากได้เริ่มต้นทำคุณจะเห็นว่ามันง่ายมากที่จะสร้างเอกสารฉบับใหม่ๆ ขึ้นมาอีก เนื่องจากเอกสารเก่าไม่มีความจำเป็น ไม่ทันสมัย และตัวอักษรก็เริ่มจาง ให้โยนทิ้งบางสิ่งที่เกินความจำเป็น หากเป็นข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลทางการเงินหรืออื่นๆ ที่ไม่สามารถจะทิ้งไปเฉยๆ ได้ให้ฉีกออกเป็นชิ้นเล็กๆ หากคุณไม่มีเครื่องทำลายเอกสาร หรืออาจลงทุนซื้อมาใช้สักหนึ่งเครื่อง
3. กันเวลา
เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดเวลาแต่ละวัน/สัปดาห์/เดือน ที่จะจัดการเก็บกวาดและจัดระบบสำนักงานตามที่ต้องการ วันศุกร์บ่ายหรือเช้าวันจันทร์เป็นช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการเก็บกวาดไม่จำเป็นต้องอธิบายใช่ไหมว่าทำไม, มีใครบ้างที่ชอบทำงานวันจันทร์ตอนเช้าและวันศุกร์ตอนบ่าย ขอบอกอย่างตรงไปตรงมาว่าแม้แต่หัวหน้างานก็ยังไม่พร้อมจะทำงานเช่นกัน
4. หลีกเลี่ยงอากาศคุณภาพไม่ดีในสำนักงาน
ไม่ใช่เรื่องแปลกที่อากาศภายในบ้านหรือสำนักงานมีสารพิษมากกว่าอากาศภายนอก เนื่องจากวัสดุและสารพิษและการที่บ้านและอาคารใช้ฉนวนที่ดีกว่าที่เคยเป็นมา (ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีในแง่พลังงาน) ให้เปิดหน้าต่างบ่อยครั้งเท่าที่จะสามารถทำได้เพื่อรับอากาศบริสุทธ์และถ่ายเทอากาศเสียออกไป ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งเมื่อทำความสะอาดที่พักอาศัย
5. ใช้ระบบดิจิตอล
พวกเราอาศัยอยู่ในยุคดิจิตอล แล้วทำไมถึงยังสั่งพิมพ์เอกสารทั้งหมดออกมาใส่แฟ้มแล้วจัดวางไว้ในชั้นวางเอกสารและใช้พื้นที่จำนวนมหาศาลในสำนักงานของคุณ เก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณใส่ไว้ในแฟ้มดิจิดอลและสั่งพิมพ์ออกมายามเมื่อต้องการใช้ ซึ่งรวมไปถึงไฟล์ประเภทอื่นๆ อาทิ วิดีโอและเพลง อย่าเก็บไว้ในรูป DVD หรือ CD ให้เปลืองพื้นที่สำนักงาน
ให้เก็บข้อมูลต่างๆ นี้ไว้ในฮาร์ดดิสที่สามารถเข้าถึงได้โดยทุกคนในสำนักงาน หากคุณยังไม่ได้ใช้สิ่งเหล่านี้ให้หาผู้รู้ด้าน IT มาจัดระบบเน็ตเวิร์คเพื่อเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องในสำนักงาน
6. ใส่ใจกับคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์
คุณเคยใช้เวลาพิจารณาจำนวนเชื้อโรคที่ซุกซ่อนอยู่ในแป้นคีย์บอร์ดหรือบนปุ่มโทรศัพท์หรือไม่ หากคุณได้ลองทำเชื่อว่าคุณน่าจะไม่ต้องการสัมผัสมันอีกเลย ไม่รวมไปถึงกรณีคอมพิวเตอร์อาจเสียหายหากคุณไม่ทำความสะอาดเสียบ้าง อาจมีฝุ่นผงมาอุดตันช่องระบายอากาศด้านหลังคอมพิวเตอร์ของคุณ CPU ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ร้อนขึ้น และความร้อนนี้เองที่เป็นปัญหาใหญ่ในการสร้างความเสียหายให้กับคอมพิวเตอร์
แต่อย่าเพิ่งตรงไปขัดถูหรือใช้ผลิตภัณฑ์ทำความสะอาด ควรพึงระมัดระวังการใช้งานอุปกรณ์ไฟฟ้าของคุณเพราะว่าอาจสร้างความเสียหายให้กับเครื่องใช้ไฟฟ้าได้หากใช้ผลิตภัณฑ์ไม่ถูกต้อง หากมีข้อสงสัยให้ขอความช่วยเหลือจากมืออาชีพด้านการทำความสะอาด
7. ทำอากาศภายในอาคารให้เป็นธรรมชาติ
หาซื้อน้ำยาปรับอากาศ พิมเสน หรือสมุนไพรอื่นๆ ที่คุณชื่นชอบ กลิ่นสดชื่นของช็อคโกแลตก็เป็นที่ทราบดีว่าสามารถสร้างความรู้สึกเป็นมิตรได้ ถึงแม้ว่าต้นไม้จะไม่ได้สร้างกลิ่นที่แตกต่างออกไปแต่ส่งผลดีในการแพร่กิ่งก้านเพื่อฟอกอากาศภายในอาคาร ดอกดาหลีใบเล็ก (Peace Lily) เป็นตัวเลือกหนึ่งที่มักถูกนำมาใช้
8. กระตุ้นให้พนักงานจัดระบบพื้นที่ในการทำงาน
สนับสนุนให้พนักงานทุกคนจัดทำโต๊ะทำงานให้สะอาดและมีระเบียบอยู่เสมอ วางแฟ้มเอกสารไว้ที่อื่นเมื่อสิ้นสุดวัน สถานที่ทำงานที่มีระเบียบจะเพิ่มประสิทธิผลของงาน นอกจากนี้ยังเพิ่มความประทับใจที่ดีให้แก่ลูกค้าและลูกค้าในอนาคต
9.จัดการทำความสะอาดใหญ่พื้นที่สาธารณะเป็นระยะ
ทำให้แน่ใจว่าสำนักงานและพื้นที่ใช้งานร่วมกันได้รับการทำความสะอาดอย่างจริงจังอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง ซึ่งจะนำมาซึ่งผลตอบแทนที่ดีในตอนท้าย
10. จ้างบริษัทผู้เชี่ยวชาญทำความสะอาดสำนักงาน
เพื่อให้แน่ใจว่าสำนักงานของคุณจะสะอาดสดใสและเป็นระเบียบตลอดเวลาสิ่งที่ดีที่สุดคือการว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญ เหมือนดังเช่นที่คุณสามารถปฏิบัติงานได้ดีในอาชีพของคุณ มืออาชีพในการทำความสะอาดสำนักงานย่อมมีความรู้มากกว่าในเรื่องการทำความสะอาด ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถส่งมอบงานด้วยผลงานที่ดีกว่า
ที่มาhttps://www.sara-dd.com/index.php?option=com_content&view=article&id=279:10-useful-office-cleaning-tips&catid=40:marketing-article&Itemid=71