1. หน้าหลัก
  2. บทความธุรกิจ

การทำงาน ปัญหา ออฟฟิศ แชต ปัญหาสำคัญการทำงาน

780 ผู้ชม

การทำงาน ปัญหา ออฟฟิศ แชต ปัญหาสำคัญ การทำงาน


  จากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่นึกครึ้ม ให้คนเล่นกันสนุกๆ แต่ไฉนเลยกลับบานปลายจนทำให้สาวทำงานติดงอมแงม และกลายเป็นดาบสองคมในเวลาต่อมา 
         สาว รุ่นใหม่คงไม่มีใครใช้โปรแกรมแชตไม่เป็น เช่น MSN ซึ่งโปรแกรมนี้ช่วยให้คุณได้พูดคุยกับเพื่อนสนิทลูกค้า และเพื่อนร่วมงาน ได้อย่างรวดเร็วในเวลาพร้อมกันได้หลายๆคน จากการวิจัยเรื่อง Instant Messaging & Blog Surveyed ในปี 2006 โดย American Management Association พบว่าจาก 416 บริษัทมีพนักงานทั่วไปจำนวน 35% ที่นิยม ใช้โปรแกรมโต้ตอบข้อความระหว่างการทำงาน และเมื่อคำนวณแล้วพบว่า มีการส่งข้อความ จำนวนหนึ่งพันล้าน ข้อความต่อปี จึงเกิดความคิดออกเป็นสองขั้วขึ้น โดยบางบริษัทเห็นว่าการเล่นโปรแกรมนี้เป็นอุปสรรค ทำให้เสียเวลา ในการทำงาน แต่บางบริษัทเห็นว่ามันมีประโยชน์ ที่จะใช้โต้ตอบ และส่งไฟล์ข้อมูลได้รวดเร็วกว่าวิธีอื่นๆ ฉะนั้น สำหรับคนทำงานอย่างเรา ก็ต้องรู้จักใช้โปรแกรมเหล่านี้ให้เป็น เพื่อไม่ให้เกิดโทษตามมาภายหลัง ดังนี้ 
ดูนโยบายบริษัท
ทุกบริษัทมีนโยบายเกี่ยวกับการเลือกใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ซึ่งคุณก็ควรศึกษาก่อนว่ามีกฏห้ามเล่น ดาวน์โหลด หรือแบบไฟล์อะไรหรือไม่ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหากับระบบตอนหลัง ที่จะทำให้ข้อมูลหลักเสียไป 
ใช้ข้อดีของโปรแกรมแชต
         หลายออฟฟิตพยายามสนับสนุนให้พนักงานใช้โปรแกรมแชต ถึงขนาดบางบริษัทมีบริการโปรแกรมแชตส่วนตัว ภายในออฟฟิต เพื่อป้องกันเรื่องลิขสิทธิ์ และง่ายต่อการตรวจสอบ เพราะเห็นถึงประโยชน์ต่อการติดตามงาน ที่ได้รับมอบหมายไปแล้ว และใช้เวลาในการโต้ตอบน้อยมาก 
ข้อความอาจตกค้างในเครื่อง
         สำหรับสาวๆ ที่ติดตั้งโปรแกรมแชต โปรดรู้ไว้ด้วยว่า ข้อความที่คุณพิมพ์ไม่ว่า จะอยู่หน้าจอเครื่องของคุณ หรือเพื่อนร่วมงาน ก็ตามมีสิทธิ์ที่จะโชว์ข้อความนั้น ออกมาให้คนอื่นๆ ที่เดินผ่านเห็นโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าเป็นข้อมูล หรือรูปภาพส่วนตัว ที่ไม่ควรโชว์ให้ใครๆ ในที่ทำงานเห็น 
ระวังไวรัสจอมทำลาย
         เมื่อคุณมีการรับส่งข้อความ หรือไฟล์งานผ่านโปรแกรมแชต แล้วสิ่งที่มักจะแถมมาด้วย คือไวรัส ที่พร้อมจะ เข้าทำลายข้อมูล ภายในเครื่องของคุณ ยิ่งกว่านั้นอาจจะแพร่กระจาย เข้าไปในเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นๆ อีกด้วย ดังนั้น ถ้าคุณชอบส่งไฟล์ หรือรักการดาว์นโหลด ควรจะอัพเดตโปรแกรมต้านไวรัสอยู่เสมอ 
อย่าตั้งชื่อเป็นภัย
         ทุกๆ โปรแกรมแชต จะให้คุณตั้งชื่อที่เป็นตัวของคุณเอง รวมทั้งโปรแกรมบางค่าย ยังสามารถโชว์รูปภาพหน้าตา พร้อมใส่อารมณ์ความรู้สึกลงไปได้ด้วย ขอเตือนว่าให้คุณตั้งชื่อ และใส่รูปแบบกลางๆ อย่าแสดงความรู้สึกให้มากมายนัก เพราะว่าลูกค้าและเพื่อนร่วมงานคงไม่อยากส่งงานให้แก่คนที่ใช้ชื่อว่า “เบื่องานเหลือเกิน” หรือ “เมื่อไรจะเลิกแก้งานเสียที” 
แยกแยะเพื่อนกับลูกค้า
         ตั้งกรุ๊ปภายในโปรแกรมแชต และจัดระเบียบให้ลูกค้าอยู่ในส่วนการทำงาน เช่น Co-Workers, Clients และเพื่อนสนิท อยู่ในอีกส่วนหนึ่ง เช่น Personal, Buddy เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น ยามเราคลิก และพิมพ์อย่างรวดเร็ว โดยไม่ได้เช็กชื่อก่อน เมื่อแยกกรุ๊ปเป็นส่วนๆ แล้วโอกาสผิดพลาดก็จะน้อยลง 
ระมัดระวังการคุย
         เมื่อธรรมชาติของสาวๆ รักในการสื่อสาร และการแชต ก็เป็นช่องทางหนึ่งที่สามารถโต้ตอบได้รวดเร็ว เหมือนการพูดคุยปกติ ดังนั้น คุณควรจะระมัดระวังคำนินทา หรือคำว่ากล่าวต่างๆ ที่สามารถหลุดออกไปสู่เพื่อนๆ วงนอกได้ เพราะสถานะของทุกคน ล้วนออนไลน์เหมือนกันหมด เพียงแต่คุณพิมพ์ให้ผิดคน หรือข้อความที่คุณส่งไปกลายเป็นคนอื่น ได้อ่านหน้าจอ คอมพิวเตอร์ แทนเพื่อนของคุณ แบบนี้งานเข้าแน่ๆ
ที่มา https://guru.thaibizcenter.com/articledetail.asp?kid=1056

มาแรงรอบสัปดาห์

อัพเดทล่าสุด