เทคนิคการพูดคุยกับลูกน้องเพื่อสรุปผลงานประจำปี
ณรงค์วิทย์ แสนทอง
narongwit_s@hotmail.com
ปัญหาที่น่าหนักใจประการหนึ่งของคนที่เป็นทั้งหัวและหน้า(หัวหน้า) คงจะหนีไม่พ้นเรื่องการประเมินผลการปฏิบัติงานลูกน้อง โดยเฉพาะในช่วงสิ้นปี หัวหน้าต้องทำหน้าที่ไฟต์บังคับที่จะต้องสรุปว่าลูกน้องแต่ละคนควรจะได้รับผลงานในระดับใด จริงๆแล้วความหนักใจมันมีมาตั้งแต่เริ่มต้นปีมาแล้ว แต่ระดับความหนักใจนี้จะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆตามระยะเวลาที่ผ่านไปในแต่ละเดือน แล้วมาขึ้นสูงสุดก็เดือนสุดท้ายที่จะต้องประเมินผลนี่เอง
องค์การไหนที่มีระบบประเมินผลการปฏิบัติงานที่ดีมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และพนักงานยอมรับ ถือว่าโชคดีไป ในขณะที่หลายองค์การยังต้องเผชิญชะตากรรมอันนี้อยู่ ผู้บริหารหลายๆคนมักจะถามหาระบบประเมินผลที่ดีทุกปีในช่วงที่มีการประเมินผลงานประจำปี แต่จนแล้วจนรอดถามทุกปีก็ยังเหมือนเดิมทุกปี เพราะไม่มีใครยอมเปลี่ยนแปลง หรือเพราะผู้บริหารเองก็อาจจะไม่ให้ความสนใจที่จะเปลี่ยนแปลงอย่างจริงจัง มีพูดๆเฉพาะช่วงที่มีปัญหาขึ้นมาเท่านั้น
ในเมื่อเราในฐานะหัวหน้าไม่สามารถหลีกหนีบ่วงกรรมอันนี้ได้แล้ว ก็ต้องตั้งหลักให้ดี เพื่อหาทางบริหารจัดการให้เกิดปัญหาน้อยที่สุด หรือถ้าเป็นไปได้ก็ต้องให้ทุกฝ่ายเกิดความพึงพอใจให้มากที่สุดไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารหรือพนักงานผู้ถูกประเมิน รวมถึงพึงพอใจต่อการทำหน้าที่ของตัวเราเองในฐานะผู้ประเมินด้วย
เพื่อเป็นแนวทางในการพูดคุยกับลูกน้องในการสรุปผลงานประจำปี หัวหน้าควรดำเนินการดังนี้
- วางแผนการพูดคุย
เป็นการเตรียมข้อมูลเพื่อตรวจสอบดูว่าเป้าหมายงานของลูกน้องแต่ละคนนั้นมีอะไรบ้าง ลูกน้องเคยทราบมาก่อนหรือไม่ว่าเขาจะต้องถูกประเมินเรื่องอะไร รวบรวมผลงานที่เกิดขึ้นเปรียบกับเป้าหมาย รวมถึงการรวบรวมพฤติกรรมเด่นๆที่พอจะจำได้ว่าแต่ละคนมีพฤติกรรมเด่นๆที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จหรือความล้มเหลวของงานอะไรบ้าง
หัวหน้าควรจัดเตรียมข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายงาน ผลงานที่เกิดขึ้นหรือพฤติกรรมเด่นๆทั้งทางด้านบวกและลบแยกเป็นรายบุคคล และจัดทำแนวทางการพูดคุย (Script) พร้อมกันนี้ควรจะเตรียมคำตอบสำหรับคำถามที่ลูกน้องอาจจะถาม เช่น ทำไมหัวหน้าจึงคิดว่าผม(ดิฉัน)ยังวางแผนยังไม่ค่อยดี เราก็ต้องเตรียมยกตัวอย่างงานหรือโครงการบางโครงการที่ลูกน้องคนนั้นเคยทำและทำไม่ได้ตามแผนมาอธิบายให้ฟังหรือเอาหลักฐานมาให้ดู
ขั้นตอนการวางแผนนี้ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากเพราะถ้าเราวางแผนไม่ดี ข้อมูลไม่ครบ เราอาจจะตอบคำถามลูกน้องไม่ได้ ทำให้ลูกน้องเกิดความไม่ชัดเจนและไม่ยอมรับผลการปฏิบัติงานที่ได้ ถ้าเป็นไปได้คนที่เป็นหัวหน้าควรมีการวางแผนพูดคุยกับลูกน้องตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วน
- ซักซ้อมการพูดคุย
เมื่อเตรียมข้อมูลต่างๆเรียบร้อยแล้ว ควรจะมีการซักซ้อมหรือฝึกพูดก่อน อาจจะพูดให้คนอื่นฟังหรือพูดคนเดียวก็ได้ ถ้ามีใครยอมมานั่งฟังให้เราพูดคุยก็จะเป็นการดี เพราะคนที่มานั่งฟังเราเขาไม่รู้อะไรเลย ดังนั้น เขาจะมีคำถามมากมายเกิดขึ้น เช่น ที่คุณบอกว่าลูกน้องคนนี้มนุษยสัมพันธ์ไม่ค่อยดีนั้น เขาไม่ดีอย่างไร หรือที่คุณบอกว่าลูกน้องคนนั้นทำงานไม่ได้ตามเป้าหมายนั้น ลูกน้องเขารู้มาก่อนหรือไม่เปล่าว่าเป้าหมายงานของเขาคืออะไร ฯลฯ คำถามจากคนวงนอกในลักษณะนี้ เป็นคำถามที่ช่วยเปิดประเด็นให้เรามองเห็นได้ครอบคลุมมากยิ่งขึ้น เพราะถ้าเราคิดอยู่คนเดียวเราอาจจะมองเพียงมุมใดมุมหนึ่งเท่านั้น
นอกจากนี้การฝึกซ้อมพูดคุยกับลูกน้องนี้จะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับผู้ประเมินได้เป็นอย่างดี เพราะคำพูดทุกคำพูดได้ผ่านการฝึกฝนมาแล้ว เราสามารถฝึกอารมณ์ให้เข้ากับเหตุการณ์ที่จะพูดคุยได้ก่อน ซึ่งจะไม่ทำให้ลูกน้องรู้สึกว่าเราเสแสร้ง พูดง่ายๆว่าเราเปรียบเสมือนดารานักแสดงคนหนึ่งที่ต้องสวมบทบาทของหัวหน้าในการประเมินผลงาน ส่วนตัวเราจะเป็นอย่างไรนั้นเป็นคนละเรื่องกัน แต่ต้องจำไว้ว่าบทบาทและหน้าที่ของเราคือ การเป็นหัวหน้าที่จะต้องทำหน้าที่ในการประเมินผลการปฏิบัติงานของลูกน้อง ถึงเราจะชอบหรือไม่ชอบบทนี้ก็ตามแต่ก็ต้องแสดงให้สมจริง
- การพูดคุยกับลูกน้อง
ถ้าเรามีการวางแผนและเตรียมตัวมาดีเท่ากับว่ามีชัยไปแล้วกว่าครึ่ง โอกาสจะตกม้าตายหรือตายน้ำตื้นคงจะไม่มี แต่โอกาสที่ลูกน้องจะไม่ยอมรับในผลงานที่เราให้ก็อาจจะยังมีอยู่บ้าง การพูดคุยกับลูกน้องในการสรุปผลงานประจำปีควรจะดำเนินการดังนี้
-
แจ้งให้ลูกน้องทราบล่วงหน้าว่าจะพูดคุยเรื่องผลงานกับคนไหนวันเวลาใด ที่ไหน และให้เตรียมข้อมูลอะไรมาบ้าง
-
เมื่อลูกน้องเข้ามาแล้วให้สอบถามสารทุกข์สุกดิบก่อน เพื่อให้ลดความตื่นเต้น เป็นการสร้างความคุ้นเคยกันก่อนก่อนที่จะเริ่มนำเข้าสู่เรื่องประเมินผล
-
ให้ลูกน้องเล่าผลการปฏิบัติงานในปีนี้ว่าเป็นอย่างไรบ้าง มีปัญหาอุปสรรคอะไรบ้าง แล้วให้เขาลองประเมินตัวเองดูว่าเขาคิดว่าผลงานของเขาเป็นอย่างไร เพราะเหตุใด เพื่อจับประเด็นให้ได้ว่าทำไมเขาจึงคิดเช่นนั้น เราจะได้หาคำตอบมาอธิบายให้ตรงประเด็นที่ลูกน้องอ้างมาได้ถูกต้อง เช่นลูกน้องบอกว่าเขาน่าจะได้ผลงานระดับดีมาก เพราะเขาทุ่มเทกับงานในปีนี้มากกว่าปีก่อน เราจะได้ชี้แจงเรื่องวัตถุประสงค์ของการประเมินผลงานว่าเป็นผลของการเปรียบเทียบเป้าหมายกับผลของงานที่ได้จริง สำหรับการทุ่มเทนั้นเป็นสิ่งที่เรายอมรับและรู้สึกชื่นชม ซึ่งจะนำมาพิจารณาด้วยเหมือนกัน แต่จะเป็นหัวข้อรองจากผลของงาน
-
การพูดคุยจะต้องสรุปผลงานให้ลูกน้องรับทราบอย่างชัดเจนว่าผลงานที่เขาได้รับนั้นคือผลงานในระดับใด และความหมายของระดับผลงานนั้นๆคืออะไร เพราะบางคนพอรู้ว่าได้เกรด B รู้สึกว่าตัวเองได้ผลงานแย่ ทั้งๆที่ความหมายของคำว่า B นั้นหมายถึงผลงานโดยรวมเขาสามารถทำงานได้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ ไม่ใช่ทำงานได้ต่ำกว่าเป้าหมาย ส่วนระดับผลงาน A นั้นหมายถึงผลงานโดยรวมสามารถทำได้ดีกว่าเป้าหมายมาก
-
สุดท้ายก่อนจะจบการพูดคุย คนที่เป็นหัวหน้าควรจะมีการแสดงความขอบคุณในการทุ่มเททำงานในปีที่ผ่านมาและสร้างแรงจูงใจให้ลูกน้องรู้สึกมีกำลังใจและพร้อมที่จะทำงานในปีต่อๆไปด้วย
สรุป การพูดคุยเพื่อสรุปผลการปฏิบัติงานของลูกน้องเป็นเรื่องที่มีความสำคัญสำหรับผู้ที่เป็นหัวหน้าทุกคน เพราะจุดนี้ถือเป็นการทดสอบครั้งสุดท้ายในรอบปีว่าเราสามารถบริหารงานและบริหารคนได้ดีหรือไม่ เพราะการพูดคุยกับลูกน้องในเรื่องผลงานนี้ ต้องอาศัยฝีมือล้วนๆ ไม่มีโชคช่วย ถือเป็นความสามารถเฉพาะตัวใครเลียนแบบได้ยาก เพราะต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ ผมอยากให้คนที่เป็นหัวหน้าคิดอยู่เสมอว่าถ้าเราบริหารงานได้แต่คนไม่ยอมรับการประเมินผลงาน หรือคนยอมรับผลการประเมินแต่ผลงานโดยรวมของหน่วยงานไม่เป็นไปตามเป้าหมาย เป็นสัญญานเตือนอย่างหนึ่งที่จะบอกเราว่าเรายังตัองปรับปรุงบทบาทการแสดงในตำแหน่ง "หัวหน้า" ให้ดีขึ้นกว่านี้อีก มิฉะนั้นแล้วหนทางไปสู่การเป็นพระเอกหรือนางเอก (ผู้บริหารระดับสูง) ในโลกของการทำงานนั้นจะไม่สดใสเหมือนที่เราวาดฝันเอาไว้นะครับ