กับดักของการบริหารเวลา

กรุงเทพธุรกิจออนไลน์ : ดูเหมือนว่าคำบ่นที่จะได้ยินกันบ่อยมากในปัจจุบันคือเรื่องของ "เวลาไม่พอ" คำบ่นนี้จะได้ยินทั้งจากผู้บริหารทุกระดับ นิสิตนักศึกษา แม่บ้าน หรือแม้กระทั่งนักเรียนตัวเล็กๆ แต่ในขณะเดียวกันเราก็เห็นคนหลายคนที่ดูเหมือนว่าชีวิตจะวุ่นวาย แต่ก็มีความสามารถในการทำงานให้สำเร็จในหลายๆ อย่างได้ภายในช่วงเวลาที่เท่ากันได้

ดังนั้น ก็นำไปสู่คำถามสำคัญครับว่า ทำอย่างไรถึงจะบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล? แต่ก่อนที่เราจะมาพิจารณาว่าทำอย่างไรถึงจะสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เรามาดูกันก่อนไหมครับว่า อะไรคือปัญหาสำคัญที่ทำให้หลายๆ คนมีความรู้สึกว่าเวลาในวันๆ หนึ่ง ไม่เคยพอและทำงานไม่เสร็จซักกะที

Donald E. Wetmore ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลานั้นระบุไว้เลยครับว่า การบริหารเวลาที่ดีนั้นไม่ใช่การทำงานหนักหรือมากขึ้นนะครับ แต่เป็นการทำงานอย่างฉลาดขึ้นต่างหาก ดังนั้น ด้วยเวลาที่มีอยู่เท่าๆ กัน การที่เราจะทำงานได้มากนั้นไม่ใช่การทำงานให้หนักขึ้นนะครับ เพียงแต่ทำงานให้ฉลาดขึ้นมากกว่า และสิ่งที่สำคัญ คือการบริหารเวลาที่ดีนั้นอยู่ที่การเลือกที่จะไม่ทำในสิ่งใด มากกว่าการเลือกที่จะทำสิ่งใด

Dr. Wetmore เขาได้ให้คำแนะนำไว้ว่าข้อผิดพลาดในการทำงานหรือดำเนินชีวิตของเรา ที่จะนำไปสู่การบริหารเวลาที่ไม่ดีนั้นมีด้วยกันห้าประการด้วยกันครับ

ประการแรกคือ การเริ่มต้นวันโดยไม่มีการวางแผนไว้ล่วงหน้า ท่านผู้อ่านลองสำรวจตัวเองดูนะครับว่าในทุกๆ วันที่ท่านไปทำงานนั้น มีการวางแผนไว้ล่วงหรือไม่ว่าในแต่ละวันเราจะทำอะไรบ้าง หรือเรื่องใดเป็นประเด็นสำคัญที่จะทำให้เสร็จในวันนั้นบ้าง? เนื่องจากถ้าเราเริ่มต้นวัน ด้วยการไม่วางแผนไว้ล่วงหน้าให้ชัดเจน เมื่อไปถึงที่ทำงานเรามักจะตอบสนองต่อสิ่งที่ผู้อื่นเรียกร้องจากเรามากกว่าสิ่งที่เราอยากจะทำ เหมือนกับว่าการไปถึงที่ทำงาน โดยขาดแผนการทำงานที่ชัดเจน จะทำให้โหมดการทำงานของเราเป็นเชิงรับ

และถ้าเราไม่รู้จักที่จะเป็นผู้นำในการบริหารเวลาของตนเอง ก็ย่อมมีคนอื่นเขามาช่วยบริหารหรือใช้เวลาของเรา ดังนั้น สิ่งที่ท่านจะประสบคือ ท่านจะทำงานหนักแต่สิ่งที่ท่านทำนั้นไม่ได้เป็นสิ่งที่ท่านควรทำ ดังนั้น ในช่วงเช้าของทุกวันลองวางแผนหรือนึกไว้ล่วงหน้านิดหนึ่งนะครับว่า ในวันนั้นเราจะทำอะไรอย่างไรบ้าง อย่าไปถึงที่ทำงาน และปล่อยให้ผู้อื่นบริหารเวลาของเราครับ

ประการที่สองคือการสร้างความสมดุลให้กับชีวิต มีการแบ่งว่าเวลาในชีวิตของเรานั้นประกอบด้วยเจ็ดด้านที่สำคัญครับ นั้นคือ สุขภาพ ครอบครัว การเงิน สติปัญญา สังคม วิชาชีพ และจิตใจ (Spiritual) ท่านผู้อ่านลองสำรวจตัวเองดูนะครับว่า ท่านผู้อ่านได้แบ่งเวลาในชีวิตของท่านตามเจ็ดด้านข้างต้นหรือไม่? แต่ก็ไม่ได้หมายความใน 24 ชั่วโมงของวัน เราจะต้องแบ่งเวลาให้ครบทั้งเจ็ดด้านนะครับ

แต่ในระยะยาวแล้วการแบ่งเวลาให้เกิดความสมดุลระหว่างทั้งเจ็ดด้านนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญครับ และที่สำคัญคือทั้งเจ็ดด้านนั้นมีความสัมพันธ์กันครับ นั้นคือถ้าเราไม่แบ่งเวลาให้กับสุขภาพ ก็จะนำไปสู่ครอบครัว และสังคมที่แย่ไปด้วยครับ

ประการที่สามคือต้องไม่ทำงานบนโต๊ะหรือบริเวณที่รกครับ ประเด็นนี้น่าสนใจครับเนื่องจากมีผลวิจัยชี้ให้เห็นว่าการที่เราทำงานบนโต๊ะที่รกนั้น เราจะต้องใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงครึ่งต่อวันในการค้นหาของต่างๆ หรือถูกรบกวนสมาธิในการทำงาน และถ้าวันละชั่วโมงครึ่งพอรวมเป็นหนึ่งสัปดาห์ก็เป็นเจ็ดชั่วโมงครึ่งต่อสัปดาห์เชียวครับ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะใช้เวลาหาของอยู่ชั่วโมงครึ่งต่อวันนะครับ แต่เป็นการเก็บเล็กผสมน้อยครับ ครั้งละนาที สองนาที ซึ่งก็ดูเหมือนไม่เยอะ แต่จริงๆ แล้วเป็นเหมือนน้ำรั่วครับ ค่อยๆ หยดไปเรื่อยๆ แต่พอรวมกันแล้วก็เป็นชั่วโมงครึ่งต่อวันเลยครับ

ประการที่สี่คือ การนอนไม่พอครับ จริงๆ แล้ว คนส่วนใหญ่นอนกันพอนะครับ แต่เป็นการนอนพอในเชิงปริมาณ แต่ไม่พอในเชิงคุณภาพครับ ท่านผู้อ่านสังเกตตัวท่านเองก็ได้ครับเวลาท่านหลับในแต่ละคืนนั้นจริงๆ แล้วหลับสนิทอย่างมีคุณภาพเพียงใด ปัญหาของการนอนอย่างไม่มีคุณภาพนั้นส่วนใหญ่เกิดจากทำงานแล้วเครียด พอเครียดแล้วก็ทำให้นอนหลับไม่สนิทจริงๆ แต่ถ้าท่านวางแผนการทำงานในแต่ละวันได้ดี และทำงานเสร็จตามแผนที่วางไว้ พอถึงตอนเย็นเราจะมีความรู้สึกปลอดโปร่ง ทำงานที่ตั้งใจไว้สำเร็จ หลับได้อย่างมีคุณภาพมากขึ้น

ประการสุดท้าย คือ การทานข้าวไปพร้อมกับการทำงาน ซึ่งเป็นทางออกของคนที่เวลาน้อยหลายๆ ท่านที่จะนั่งทำงานไปด้วยทานข้าวเที่ยงไปด้วย ซึ่งผลวิจัยต่างๆ พบว่าการทำแบบนั้นให้ผลในทางลบด้วยซ้ำไปครับ ทั้งนี้ เรามักจะนั่งทำงานกันตั้งแต่เช้า พอถึงตอนเที่ยงเราควรจะมีเวลาอย่างน้อย 15 นาทีในการเปลี่ยนอิริยาบถ การได้ลุกออกไปทานข้าวข้างนอก การได้เปลี่ยนอิริยาบถหรือบรรยากาศบ้างเพียงแค่ 15 นาที ก็เหมือนกับการได้ชาร์จแบตเตอรี่ใหม่อีกครั้ง เพื่อให้เราพร้อมจะทำงานต่อไปตอนบ่ายได้อย่างเต็มที่

เป็นอย่างไรครับกับดักในการบริหารเวลาทั้งห้าประการ หลายๆ เรื่องเป็นสิ่งที่เราอาจจะนึกไม่ถึงนะครับ แต่เป็นประเด็นเล็กๆ น้อยๆ ที่ถ้าเราทำได้ดีก็จะช่วยให้เราบริหารเวลาได้ดีขึ้น สัปดาห์นี้ขอเพียงแค่เกริ่นเรื่องของการบริหารเวลาก่อนนะครับ สัปดาห์หน้าเรามาดูในรายละเอียดของการบริหารเวลาต่อนะครับ

ที่มา : หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ